Поиск в общедоступных папках и их удержание с помощью обнаружения электронных данных на месте

  • Статья

Функцию обнаружения электронных данных на месте можно использовать для поиска и удержания содержимого в общедоступных папках. Подобно содержимому в почтовых ящиках пользователей содержимое общедоступных папок может пригодиться, если вашей организации приходится решать юридические вопросы, например во время судебных разбирательств или правовых расследований.

Перед началом работы

  • Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи "Обнаружение электронных данных на месте" в разделе Политика обмена сообщениями и разрешения на соответствие требованиям Exchange Server.

  • К почтовым ящикам и общедоступным папкам можно применить один и тот же поисковый запрос на обнаружение электронных данных.

  • Удержание на месте можно использовать для удержания содержимого общедоступных папок. Но если выполняется поиск во всех почтовых ящиках организации, будет невозможно помещать источники контента на удержание.

Использование Центра администрирования Exchange для поиска и хранения содержимого в общедоступных папках

  1. Перейдите в раздел Управление соответствием> наместе обнаружение электронных данных & удержание.

  2. Щелкните Значок "Создатьдобавить

  3. На странице Имя и описание введите имя для поиска, добавьте описание (необязательно) и нажмите кнопку Далее.

  4. На странице Почтовые ящики и общедоступные папки в разделе Общедоступные папки выберите Поиск во всех общедоступных папках. Кроме того, можно указать, следует ли выполнять поиск в почтовых ящиках:

    • Чтобы исключить почтовые ящики из поиска, выберите пункт Не выполнять поиск в почтовых ящиках.

    • Чтобы выполнить поиск в определенных почтовых ящиках, выберите пункт Указать почтовые ящики для поиска, а затем добавьте нужные почтовые ящики.

      Примечание.

      Как описывалось ранее, если выбрать параметр Поиск во всех почтовых ящиках, будет невозможно включить удержание на месте для результатов поиска.

    Используйте In-Place eDiscovery для поиска и удержания в общедоступных папках.

  5. На странице Поисковый запрос заполните следующие поля:

    • Включить все содержимое. Выберите этот параметр, чтобы включить все содержимое в выбранные источники в результатах поиска. Если выбрать этот вариант, указать дополнительные критерии поиска будет невозможно.

    • Фильтр на основе условий. Выберите этот параметр, чтобы указать критерии поиска, включая ключевые слова, даты начала и окончания, адреса отправителей и получателей, а также типы сообщений.

  6. На странице Параметры хранения на месте можно выбрать пункт Поместить содержимое, совпадающее с запросом поиска, в выбранные почтовые ящики на хранение, чтобы использовать для хранения все общедоступные папки в организации. Если этот флажок снят, содержимое не будет помещаться на хранение. Если необходимо поместить содержимое на хранение, выберите один из следующих вариантов, чтобы указать продолжительность хранения:

    • Удержание на неопределенный срок. Нажмите эту кнопку, чтобы поместить элементы, возвращенные поиском, на неопределенное удержание. Элементы на удержании будут сохраняться до исключения почтового ящика из поиска или до отмены поиска.

    • Укажите количество дней хранения элементов относительно даты их получения. Нажмите эту кнопку, чтобы хранить элементы в общедоступных папках в течение определенного периода. Например, эту функцию можно использовать, если для вашей организации необходимо, чтобы содержимое общедоступных папок сохранялось не менее семи лет.

  7. Нажмите кнопку Готово, чтобы сохранить параметры поиска и получить оценочные сведения об общем размере и количестве элементов, которые будут возвращены операцией поиска или поставлены на удержание на основании указанных вами критериев.

    Оценочные сведения отображаются в области сведений на странице Обнаружение электронных данных и хранение на месте. Выберите поиск и нажмите кнопку Обновитьзначок обновления, чтобы обновить сведения о поиске, отображаемом в области сведений.

Поиск и удержание содержимого в общедоступных папках с помощью командной консоли Exchange

Ниже приведены три примера поиска и удержания содержимого общедоступных папок с помощью командной консоли Exchange.

Пример 1

В этом примере создается оценочный запрос поиска во всех общедоступных папках в организации для обнаружения элементов, которые были отправлены между 1 января 2015 г. и 30 июня 2015 г. и которые содержат фразу "нарушение патентных прав". В этот поиск не включаются почтовые ящики. Для запуска оценочного поиска используется командлет Start-MailboxSearch.

New-MailboxSearch -Name "Northwind Subpoena-All PFs" -AllPublicFolderSources $true -AllSourceMailboxes $false -SearchQuery "patent infringement" -StartDate "01/01/2015" -EndDate "06/30/2015" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -EstimateOnly

Start-MailboxSearch "Northwind Subpoena-All PFs"

Пример 2

В этом примере все содержимое помещено на хранение в общедоступные папки на неограниченное время. Для запуска поиска и помещения содержимого на хранение используется командлет Start-MailboxSearch.

New-MailboxSearch -Name "Hold for all PFs" -AllPublicFolderSources $true -AllSourceMailboxes $false -EstimateOnly -InPlaceHoldEnabled $true

Start-MailboxSearch "Hold for all PFs"

Пример 3

В этом примере во всех почтовых ящиках и общедоступных папках выполняется поиск содержимого со словами "прайс-лист" и "Contoso", которое было отправлено после 1 января 2015 г. Для запуска поиска и копирования его результатов в почтовый ящик найденных сообщений используется командлет Start-MailboxSearch.

New-MailboxSearch -Name "Contoso Litigation" -AllSourceMailboxes $true -AllPublicFolderSources $true -SearchQuery '"price list" AND "contoso"' -StartDate "01/01/2015" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox"

Start-MailboxSearch "Contoso Litigation"

Дополнительная информация

  • Искать содержимое и помещать его на удержание можно только во всех общедоступных папках организации. Для поиска невозможно выбрать отдельные общедоступные папки.

  • Если переместить общедоступные папки в другой почтовый ящик общедоступной папки, то это никак не повлияет на функцию поиска или постановки на удержание для перемещенных общедоступных папок.

  • Почтовые ящики общедоступных папок идут в счет лимита на количество исходных почтовых ящиков для поиска электронных данных.

  • Общедоступные папки, помещенные на удержание на месте, невозможно удалить. Чтобы удалить общедоступную папку, необходимо сначала отключить удержание.

  • Включение поддержки почты для общедоступных папок не влияет на возможность обнаружения и хранения в них электронных данных. Выполнять поиск и удержание содержимого можно в общедоступных папках как с поддержкой почты, так и без нее.