Определение области проекта

Схема пути обновления с выделением Project определения.

Эта статья является частью этапа определения Project, которое необходимо выполнить после создания спонсорской группы и группы проектов заинтересованных лиц, которые вы определили, являются ключевыми для успеха проекта. Прежде чем при этом подтверждать, что вы выполнили следующие действия:

За время, необходимое для определения концепции проекта, области, целей и управления, все заинтересованные лица проекта будут согласованы и работают над одинаковыми конечными результатами. Это особенно важно, если группа технической подготовки и группа подготовки пользователей будут работать независимо друг от друга, чтобы свести свои части воедино. Завершив этот раздел, обратитесь к этому разделу на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что вы на нем и хотите достичь нужного конца. Используйте цели, которые вы определите ниже, для оценки результатов и при необходимости их уменьшения.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Чего вы хотите достичь в этом проекте (другими словами, зачем это нужно)?
  • Как выглядит успех?
  • Каковы риски и как вы планируете их устранять?
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Обсудите следующие разделы со своей командой проекта и спонсорами.
  • Документировать свое представление, область, цели и риски для этого проекта.
  • Возвращайте свою проектную команду, чтобы проверить, вовлечена ли она в нее.

Project зрения

Ваше представление — это "об целом" или конечное состояние, которое дает ответ на вопрос "Зачем мы реализации этот проект?" Идеальное представление адресовает бизнес-драйверам и точкам зрения, которые добавляются пользователями, как показано в следующих примерах:

  • Бизнес-драйвер организации: стандартизация Microsoft Teams согласуется с преобразованием цифрового рабочего места и позволяет повысить эффективность работы, избавиться от избыточных решений и сэкономить 5 миллионов долларов США.
  • Добавление значений: Microsoft Teams (1) экономит время, предоставляя единое расположение для заметок к проекту, Office документы, участников группы, бесед и собраний; (2) упрощает взаимодействие с помощью централизованного списка контактов и отслеживания сохраняемого чата для быстрого доступа к беседам и (3) устраняет проблему, из-за того что вы пытаетесь найти потерянные вложения электронной почты путем хранения файлов и доступа к ним в одном месте.

Чтобы уточнить свое представление, рассмотрите следующие моменты обсуждения:

  • Описание текущего бизнес-процесса

  • Проблемы, существующие в бизнес-процессе

  • Каким образом технология позволяет преодолеть эти трудности

  • Измеримые бизнес-результаты, ожидаемые в случае преодоления этих трудностей

Совет

Определите случаи использования и лица для дальнейшего уточнения концепции проекта.

Project области

Ваше представление может быть реализовано только на разных этапах. Область проекта в настоящее время определяет фокус проекта и служит для того, чтобы группа проекта уделяла особое внимание текущим задачам, позволяя вам реализовать свое долгосрочное представление. Например, вам может потребоваться выполнить пилотный проект, развернуть определенную нагрузку, например голосовую или на собрание, или включить Teams вместе с Skype для бизнеса при планировании обновления. В рамках области проекта необходимо оценить:

  • Различные режимысосуществования и оптимальные для вашей организации.
  • Лучший способ совместной Skype для бизнеса Teams, прежде чем переходить к Teams.
  • Следует ли проводить пилотный проект для проверки технической и пользовательской готовности в организации.

Project целей

Ваши цели определяют нужный результат и позволяют измерять успех проекта. Цели можно определить как цели и ключевые результаты, а показатели успешности проекта — в качестве ключевых индикаторов успешности. Очень важно получить полное участие заинтересованных лиц проекта в определении ООК и ключевых показателй ключевых партнеров, чтобы обеспечить их право собственности и выровнять эти показатели успешности с определенными задачами проекта. Цели должны включать в себя сочетание технических и пользовательских успехов.

  • ООК содержат цели, которые вы установили в начале проекта, и ключевые результаты, измеряемые по определенной погудности (например, ежемесячно или ежеквартно). Просматривая ключевые результаты, вы можете убедиться, что результаты проекта находятся в графике, а также определить и устранить проблемы, чтобы обеспечить его отслеживание. Обычно они классифицируются как "достигнуто" или "не достигнуто".
  • Ключевые показатели качества и успешности ключевых результатов, а также дополняют двоичный характер ООКП, издав подробные и плохие результаты. При определении KSIs рекомендуется использовать условия "конкретные, измеримые, назначаемые, реалистичные, связанные со временем" (SMART):
    • Конкретный: целевой адрес для определенной области для улучшения
    • Измеримое: количественная оценка или хотя бы предложение индикатора хода выполнения
    • Назначение: укажите, кто будет это делать
    • Реалистичные: укай, какие результаты можно достичь в реалистичных результатах при наличии доступных ресурсов
    • Time-related: specify when the results can be achieved

В следующей таблице показаны примеры ООКР и KSIs для начальных этапов Skype для бизнеса Teams обновления.

Цель Ключевой результат To-do
Пилотные Teams наряду Skype для бизнеса в режиме только для совместной работы FY19Q2: пилотный проект для 500 пользователей проводится и завершится
  • Определение пилотных пользователей
  • Создание пилотного плана тестирования
  • Включить пилотных пользователей на Teams
  • Реализация пилотного проекта
  • Выполнение пилотного опроса отзывов
  • Измерение успешности пилотного проекта
Успешное запуск режима совместной работы для всех пользователей в организации наряду с Skype для бизнеса
  • 60 % Skype для бизнеса пользователей используют Teams в течение 30 дней с 2009 г.
  • Удовлетворенность пользователей Teams — ≥80 %
  • Разработка и выполнение широкого плана коммуникации и обучения
  • Включить все пользователи для Teams в режиме только для совместной работы
  • Отслеживание использования ежемесячно
  • Сбор отзывов пользователей
  • Отслеживание состояния и качества сети
  • При необходимости устранять последствия
Тип Ключевой индикатор успешности Способ измерения Критерии успешности Измерение
Сеть и качество Процент неудовлетворительного качества звонков должен быть минимальным Панель мониторинга качества звонка (CQD) <3 % звонков с Teams Еженедельно, а затем ежемесячно
Использование и информирование Возможности чата, собраний и звонков равны или лучше, чем Skype для бизнеса Опрос 80 % согласны или полностью согласны с этим Еженедельный с пилотным проектом после его разротки
Использование и внедрение Работники активно используют продукт Microsoft 365 отчетов или CQD Участие 90 % пилотных пользователей, лучше, чем текущее решение Еженедельно, а затем ежемесячно
Использование и обучение У меня было достаточно ресурсов для обучения и справки для успешного использования Teams После пилотного опроса 80 % согласны или полностью согласны с этим После пилотного проекта, после его разротки
Удовлетворенность пользователей Я бы порекомендовал Teams другим Net Promoter Score (NPS) via post-pilot survey NPS > 0 После пилотного проекта, после его разротки
Бизнес-драйвер Экономия затрат Расчеты с поставщиками $X million cost spending in third-party solutions Шесть месяцев, затем один год, затем пять лет после раздатки

Совет

Чтобы обеспечить отслеживание проекта, рассмотрите возможность определения не только более крупных, долгосрочных целей, но и меньших, кратких вех. Это может быть показатель, который вы будете захватывать в рамках пилотного проекта пользователя. При рассмотрении временной шкалы используйте Microsoft 365, если вы ожидаете возможности, которые еще не доступны в Teams.

Риски и их снижения

При любых проектах могут возникнуть непредвиденные события или другие факторы, которые могут привести к его отбросу. Важно заблаговременно оценить потенциальные риски и определить план снижения риска для решения проблем, которые могут возникнуть, чтобы проект мог двигаться в достижении поставленных целей. Регистрация рисков — отличное средство для отслеживания рисков проекта, а также их вероятности и потенциального влияния, а также для регистрации плана снижения риска. В таблице ниже показан пример регистра рисков.

Риск Вероятность Влияние Общий уровень План по устранению рисков
Качество сети Средняя Высокий уровень Высокий уровень Выполните упражнение по планированию сети.
Низкое внедрение пользователей Высокий уровень Высокий уровень Высокий уровень упреждающий подход к работе с пользователями на этапах пилотного развертывания и развертывания; реализовать целевую кампанию по информированию и обучению, чтобы создать желание;

Шкале

В зависимости от области пути обновления не забудьте установить временную шкалу для ключевых вех (например, включение Teams вместе с Skype для бизнеса для всех пользователей) в дополнение к дате завершения. Определенная временная шкала помогает команде проекта добиться согласованного конца и информирует о правильном графике отследки, помогая обеспечить соответствие проекта графику. Рассмотрим временную шкалу, которая не слишком ускоряется (где задачи могут быть пропущены) или слишком рано (где скорость может быть потеряна). Идеально подходит временная шкала для:

  • Готовность продукта к соблюдению требований к требованиям и сценариям для пользователей: обратитесь к плану развития продукта, чтобы узнать, когда Teams будет готова для вашей организации.
  • Группы обновления: определите, будете ли вы Teams пользователей с помощью групп обновления, что может повлиять на временную шкалу общего пути обновления.
  • Организационные факторы, такие как зависания изменений, завершение финансового года, жизненный цикл развертывания: обсуждение и учет внутренних процессов, которые могут повлиять на временную шкалу обновления.
  • Другие изменения, которые происходят в одно и то же время: думайте о том, как совмещать изменения или интервалы, чтобы упростить положительное впечатление пользователей и минимизировать влияние на производительность.
  • Ресурсы: подтвердите выделение ресурсов у заинтересованных лиц проекта, чтобы у группы проекта, которую вы собрали, было достаточно пропускной способности для выполнения всех необходимых задач.

В качестве справочной точки предлагается образец временной шкалы для этапов до обновления, обновления и после обновления, которые нужно Pro, и мы рекомендуем вам при необходимости скорректировать их в соответствие с конкретными потребностями организации.

После завершения описанных выше действий у вас должна быть надстройка для проекта. Продолжайте работу с технической подготовкой и планированием готовности организации.

Skype для бизнеса Online была отменена 31 июля 2021 г. Для максимально эффективного использования обновлений и обеспечения надлежащего времени для завершения обновления рекомендуется начать свою работу Microsoft Teams сегодня.