Поделиться через

Планирование жизненного цикла проекта в Project Web App

  • Статья

Сводка. Узнайте, как планировать проекты, ресурсы и настраиваемые поля для новых проектов и как архивировать завершенные проекты в Project Web App.
Относится к: Project Server 2016, Project Server 2013

Известно множество методологий и систем, разработанных для эффективного управления жизненным циклом проекта. В этой статье не ставится цель выделить какой-то из этих подходов как предпочтительный. Эта статья написана для администраторов Project Server и содержит список действий по созданию, обслуживанию и архивации проектов. Эти задачи носят общий характер и остаются одинаковыми или по крайней мере подобными, независимо от методологии, используемой в той или иной организации. Планирование этих операций поможет обеспечить управление проектами, соответствующее целям организации, и будет полезно конечным пользователям в накоплении ценного практического опыта. Эта статья предупреждает тех, кто отвечает за планирование развертывания и настройки Project Server, о том, что потребуется сделать некоторые варианты, связанные с этими функциями.

Проекты имеют множество способов перехода от концепции к реальности. Иногда этот процесс является неофициальным и может быть результатом мозгового штурма на доске, который произошел в течение часа. В других случаях проект создается после многих лет изучения и тщательного анализа. Если он не планируется и не управляется, этот процесс создания может стать хаотичным. Этот хаос может стоить вашей организации разными способами: снижение эффективности, неправильное выделение ресурсов, несогласованные приоритеты, дублирование усилий, противоречивые подходы и упущенные возможности. Ниже приведены некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать при использовании Project для создания проектов для организации.

Планирование переноса проектов списка задач в Project Web App

Project Server позволяет импортировать проекты, созданные с помощью списков SharePoint, в экземпляр Project Web App. С помощью этой функции вы можете быстро создавать проекты и управлять ими, если они остаются небольшими. По мере их увеличения можно постепенно переносить, чтобы стать полными проектами Project Server.

Project Server поддерживает только один экземпляр Project Web App для каждого семейства веб-сайтов. При планировании проектов списка задач SharePoint учитывайте, в каком семействе веб-сайтов их нужно создать, чтобы связанные между собой проекты можно было импортировать в один экземпляр Project Web App.

Мы также рекомендуем создать инструкции для организации о том, как долго вы будете управлять проектами в списке SharePoint, перед их импортом в Project Web App.

Планирование использования ресурсов в Project Web App

Корпоративные ресурсы — это люди, оборудование и материалы, которые используются для выполнения задач корпоративного проекта. Корпоративные ресурсы входят в пул ресурсов организации и хранятся централизованно в каждом экземпляре Project Web App. Можно создать корпоративный пул ресурсов, который руководители проектов будут использовать при назначении ресурсов для задач в проектах, путем добавления ресурсов в корпоративный пул или их импорта. Перед тем как добавлять ресурсы в корпоративный пул, необходимо определить содержимое в глобальном корпоративном шаблоне.

Перед тем как создать корпоративный пул ресурсов организации и приступить к его обслуживанию, необходимо тщательно продумать и задокументировать настраиваемые поля корпоративных ресурсов и создать их. Кроме того, для крупных организаций начальное заполнение корпоративного пула ресурсов так же важно, как и процесс обеспечения точности и актуальности данных пула. Отслеживание существенных изменений данных о ресурсах, которые хранятся и управляются в корпоративном пуле, может занять все рабочее время.

Перед созданием корпоративного пула ресурсов для Project Web App необходимо определить отправную точку. Процесс добавления ресурсов в пул зависит от того, в каком положении находится организация.

  • Начиная с новых проектов Для этого сценария необходима минимальная подготовка. Процесс упрощается, если вы можете собрать все необходимые сведения о ресурсах в одном документе. Вы можете создать список на бумаге. Затем вы импортируете идентифицированные ресурсы из Active Directory или из хранилища членства, если вы используете проверку подлинности с помощью форм. Кроме того, эти сведения можно собрать с помощью Excel. Затем вы импортируете полученную электронную таблицу в Project профессиональный и сохраните ее в Project Web App.

  • Создание корпоративного пула ресурсов В этом сценарии вы создаете корпоративный пул ресурсов в Project профессиональный. Используя Project профессиональный, подключитесь к Project Web App и ознакомьтесь с корпоративным пулом ресурсов. Введите ресурсы и сохраните его.

Планирование настраиваемых полей в Project Web App

Project Web App включает таблицы и поля подстановки, которые можно настроить. Настраиваемое поле может содержать данные о задаче, ресурсе, назначении. В Project Web App полями, которые могут содержать настраиваемые данные, являются текст, флаги, числа, даты, стоимость, даты начала и окончания, а также продолжительность. Эти поля можно настроить так, чтобы получать нужную информацию с использованием формул, вычислений определенного значения или графических индикаторов.

Можно написать собственные формулы, включая ссылки на другие поля, и использовать их для вычисления значения поля. Можно создать список значений настраиваемых полей, чтобы обеспечить точность и быстроту ввода данных. Можно отобразить в поле графический индикатор вместо реальных данных. Таким образом можно будет сразу определить, соответствуют ли данные поля определенным условиям, например не выходят ли они из указанного диапазона и не слишком ли сильно загружены ресурсы. Кроме того, можно создать иерархическую структуру полей информации о проекте. Например, с данными проекта можно связать коды расходов. Создав эту структуру и применив настраиваемые поля к данным, можно будет без труда использовать их для сортировки, фильтрации и группирования данных проекта.

В Project Web App существует два типа настраиваемых полей: локальные и корпоративные. Локальные поля использует руководитель проектов в рамках конкретного проекта. Корпоративные поля использует отдел управления проектами (PMO) для сбора данных сводной отчетности организации. Для настраиваемых полей корпоративных задач и проектов Project Web App поддерживает определение области для конкретной программы (коллекции проектов). Таким образом можно создавать корпоративные настраиваемые поля, которые применяются к подмножеству проектов.

(Дополнительные сведения о Настраиваемые поля в Project Server и Project Online.)

Отмена проектов в Project Web App

При удалении проектов нужно рассмотреть возможность применения определенных мер. Базовая очистка при удалении проекта может помочь повысить эффективность Project Server. Кроме того, проекты можно защитить, чтобы их видели только те, кому нужна информация (например, историческая). Удаление других неиспользуемых корпоративных объектов, например ресурсов и назначений, может помочь предотвратить снижение производительности сервера.

Планирование архивации в Project Web App

В Project Web App можно сделать резервные копии многих корпоративных объектов. Например:

  • Проекты

  • корпоративный пул ресурсов и календари;

  • корпоративные настраиваемые поля;

  • корпоративные глобальные шаблоны;

  • определения представлений;

  • параметры системы;

  • параметры категорий и групп.

Резервное копирование этих объектов позволяет избирательно восстанавливать определенные элементы и хранить несколько версий этих элементов.

Резервное копирование выполняется на странице Параметры Project Server в Project Web App. Существует два метода:

  • запланированное резервное копирование;

  • административное резервное копирование.

Административное резервное копирование позволяет создавать резервные копии корпоративных объектов в любое время. Запланированное резервное копирование, как следует из названия, дает возможность создавать резервные копии корпоративных объектов ежедневно в запланированное время. Резервное копирование корпоративных объектов рекомендуем выполнять регулярно и планировать его на то время, когда загрузка сервера невысока.

При создании резервной копии объект сохраняется в области архивирования той базы данных контента SharePoint, где находится Project Web App.

Когда проект закончится, его можно удалить несколькими способами.

  • Удаление корпоративных объектов из Project Web App, но сохраните архивную копию.

  • Полное удаление корпоративных объектов и использование для архивных целей только резервных копий базы данных.

  • Размещение проекта в специальной категории Project Web App, доступ к которой разрешен лишь нескольким пользователям.

Размещение проектов в специальной категории Project Server

Чтобы разрешить только определенным пользователям просматривать устаревший проект, можно создать специальную категорию Project Web App для этой цели. Добавьте проект и всех пользователей, которым не нужен доступ к проекту, и отмените все их разрешения. Дополнительные сведения о пользователях, группах и категориях см. в разделе Планирование групп, категорий и RBS в Project Server.

Примечание.

Для создания категории приложение Project Web App должно быть в режиме разрешений Project Server.

Планирование очистки в Project Web App

Удаление неиспользуемых корпоративных объектов после завершения проекта может помочь предотвратить снижение производительности сервера. В долгосрочной перспективе особенно полезно удалять назначения. Кроме того, целесообразно удалять неиспользуемые ресурсы. Удаление неиспользуемых корпоративных объектов после завершения проекта освобождает и дисковое пространство сервера базы данных.