Общие сведения о совместном редактировании в SharePoint Server
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint в Microsoft 365
Аудитория: ИТ-специалисты
Совместное редактирование в SharePoint Server позволяет нескольким пользователям работать над документом в любое время, не мешая изменениям друг друга. Совместное редактирование устраняет препятствия для совместной работы с документами на сервере. Эта функция помогает организациям избежать непреднамеренного использования нескольких версий документов, уменьшая необходимость совместного использования вложений. Эта функция не требует дополнительной настройки сервера и является состоянием по умолчанию для документов, хранящихся в SharePoint Server. Вы управляете совместным редактированием, используя те же средства и технологии, которые уже используются для управления SharePoint.
В Office доступна функциональность совместного редактирования для Word, PowerPoint, OneNote и Visio. Если в SharePoint Server настроено использование сервера Office Web Apps, пользователи также могут совместно редактировать документы в Word Web App, PowerPoint Web App, Excel Web App и OneNote Web App.
Важно!
Эта статья предназначена для ИТ-специалистов, занимающихся управлением SharePoint Server. Нужна справка по совместному редактированию? Общие сведения см. в статье Совместная работа файлов для SharePoint в Microsoft 365. Возможно, вы ищете совместную работу и совместное редактирование документов, которые помогут вам понять и использовать совместное редактирование и управление версиями и применить к SharePoint в Microsoft 365.
Функциональность совместного редактирования в SharePoint Server
В традиционной совместной работе к документам предоставляется общий доступ через вложения электронной почты. Отслеживание версий и правок от нескольких авторов является трудным и трудоемким для пользователей. Email системам приходится бороться с хранением нескольких копий одного документа, не говоря уже об увеличении сетевого трафика по мере многократной отправки документов.
Хранение документов для совместной работы в SharePoint устраняет эти проблемы, предоставляя согласованный доступ к актуальным версиям документов, позволяя пользователям отслеживать более ранние версии и централизованное управление. Хранение одного документа вместо множества вложений также позволило сократить накладные расходы, связанные с сетевой работой и хранением.
Но это решение не было совершенным. Если у одного автора открыт документ, другие авторы не могут работать с ним. Забыв закрыть документ или вернуть его, другие пользователи могут заблокировать на неопределенный срок, что может потребовать помощи ит-отдела для исправления.
Функция совместного редактирования в SharePoint Server позволяет нескольким пользователям работать с документом в любое время, не мешая другим пользователям вносить свои изменения. Этот подход позволяет оптимизировать многие распространенные сценарии совместной работы с документами. Например:
Два или более авторов работают над различными частями составного документа. В то время как один автор работает над частью A документа, другой автор может работать с частью Б, не прерывая работу другого.
Несколько авторов работают над составным слайд-шоу. Каждый автор добавляет слайды в презентацию и редактирует их вместо того, чтобы работать над отдельными презентациями и пытаться объединить их позже.
Документ разослан нескольким экспертам и заинтересованным лицам, и каждый из них предоставляет некоторые изменения или дополнения. Изменения пользователя не теряются, так как все они работают с центральным документом, сохраненным на сервере.
Совместное редактирование в SharePoint Server с точки зрения пользователя
С точки зрения пользователя процесс совместного редактирования устроен просто и удобно. Когда пользователь хочет работать с документом в Word, PowerPoint, OneNote, Visio или на одном из веб-приложения Office, он открывает его из SharePoint Server, как обычно. Если другой пользователь уже открыл этот документ, оба пользователя смогут одновременно редактировать этот документ. У этого принципа есть одно исключение: совместное редактирование в Excel Web App возможно лишь в случае, если все пользователи используют Excel Web App для доступа к книге. Если кто-либо использует Excel (клиентское приложение) для доступа к книге, совместное редактирование в Excel Web App отключается для этой книги, пока она открыта в клиентском приложении.
Когда пользователь сохраняет документ Word или PowerPoint, остальные пользователи, работающие с этим документом, получают уведомление о появлении новых изменений. Эти пользователи могут немедленно обновить представление документа, чтобы отобразить изменения, или продолжить работу и обновить представление позже. Автоматическое сохранение PowerPoint Web App и Excel Web App, чтобы пользователи могли автоматически просматривать любые изменения. Авторы видят работу друг друга, и все знают, кто работает над документом. Средства управления версиями и отслеживания в SharePoint Server защищают документ, благодаря чему авторы могут выполнять откат нежелательных изменений. Когда Skype для бизнеса доступна, пользователи видят состояние соавторов в Интернете и начинают беседы с мгновенными сообщениями, не выходя из документа.
В OneNote и OneNote Web App общие записные книжки позволяют пользователям легко обмениваться заметками. Когда пользователь редактирует страницу записной книжки, эти изменения автоматически синхронизируются с другими пользователями этой записной книжки, чтобы у всех пользователей был полный набор заметок. Изменения, внесенные несколькими пользователями на одной странице, отображаются автоматически для совместной работы практически в режиме реального времени. Управление версиями и другие общие функции в OneNote позволяют пользователям откатывать изменения, показывать новые изменения и определять, кто внес определенное изменение.
Клиентское приложение Excel не поддерживает совместное редактирование книг в SharePoint Server. Тем не менее, в клиентском приложении Excel используется функция общих книг для совместно редактирования книг, хранящихся в локальной среде или в сетевых расположениях (с UNC-путями), не в реальном времени. Совместное редактирование книг в SharePoint доступно при использовании Excel Web App.
Важные вопросы планирования совместного редактирования в SharePoint Server
Функция совместного редактирования в SharePoint разработана таким образом, что обеспечивает простоту настройки и требует минимального администрирования. Однако при настройке и контроле функции совместного редактирования следует учитывать некоторые факторы:
Разрешения . Каждому пользователю, который хочет изменить документ, требуются разрешения на редактирование для библиотеки документов, в которой хранится этот документ. Самый простой способ гарантировать это — предоставить всем пользователям доступ к сайту SharePoint, где хранятся документы. В случаях, когда только подмножество пользователей должно иметь разрешение на совместное редактирование документов в определенной библиотеке, разрешения SharePoint можно использовать для управления доступом. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о разрешениях сайта в SharePoint Server.
Управление версиями . Управление версиями SharePoint Server отслеживает изменения документов во время их редактирования и даже сохраняет более ранние версии для справки. По умолчанию эта функция отключена в SharePoint Server. SharePoint Server поддерживает два типа управления версиями: основной и дополнительный. Для библиотек документов, используемых для совместного редактирования в OneNote, должно остаться неактивным управление версиями, так как это может помешать синхронизации и работе с версиями OneNote. Это ограничение применяется только к дополнительным версиям. Основное управление версиями можно использовать с OneNote. Дополнительные сведения см. в разделе Как работает управление версиями в списке или библиотеке?.
Количество версий . Количество сохраненных версий документов влияет на требования к хранилищу на сервере. Настройте это число в параметрах библиотеки документов, чтобы ограничить количество версий. Часто обновляемые записные книжки OneNote могут привести к хранению на сервере множества версий. Чтобы избежать использования ненужного места на диске, задайте максимальное количество версий в библиотеках документов, используемых для хранения записных книжек OneNote. Дополнительные сведения см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.
Период управления версиями . Период управления версиями определяет, как часто SharePoint Server создает версию документа Word или PowerPoint, в которой выполняется совместное редактирование. При установке этого периода на низкое значение версии чаще фиксируются для более подробного отслеживания версий, но может потребоваться больше хранилища сервера. Период управления версиями не влияет на записные книжки OneNote. Измените это значение с
coAuthoringVersionPeriodпомощью свойства на сервере. Дополнительные сведения о настройке этого параметра см. в статье Настройка периода совместного редактирования версий в SharePoint Server.Проверка . Когда пользователь извлекает документ для редактирования, он блокируется для редактирования этим пользователем. Эта функция предотвращает совместное редактирование. Не включайте функцию Требовать получение в библиотеках документов, в которых будет использоваться совместное редактирование. По умолчанию параметр Требовать извлечение не включен в SharePoint Server. Пользователи не должны проверять документы вручную при использовании совместного редактирования. Дополнительные сведения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.
Вопросы планирования совместного редактирования в записных книжках OneNote
В отличие от Word и PowerPoint, OneNote хранит сведения о версии в самом файле. По этой причине администраторы должны следовать приведенным ниже рекомендациям при хранении записных книжек OneNote в библиотеке документов SharePoint Server:
Не включайте дополнительное управление версиями. По умолчанию в SharePoint Server отключено дополнительное управление версиями.
Основное управление версиями в SharePoint Server включено по умолчанию. Задайте приемлемое максимальное количество версий для хранения.
Рекомендации по производительности и масштабируемости для совместного редактирования в SharePoint Server
SharePoint Server и приложения Office позволяют снизить влияние совместного редактирования на производительность и масштабируемость. Клиенты Office не отправляют и не скачивает с сервера сведения о совместном редактировании, пока не будут редактироваться несколько авторов. Если только один пользователь редактирует документ, влияние на производительность аналогично более ранним версиям SharePoint.
Чтобы снизить влияние на сервер, клиенты Office реже синхронизируют действия совместного редактирования, когда сервер находится под большой нагрузкой или когда пользователи не активно редактируют документ. Это время синхронизации помогает снизить общее влияние на производительность.