Планирование управляемых метаданных в SharePoint ServerPlan for managed metadata in SharePoint Server

Относится к следующим ПРОДУКТАМ: Да2013 Да2016 Да2019 неSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint Online

С помощью управляемых метаданных в SharePoint Server можно создать единую таксономию терминов, которые можно использовать во всей ферме SharePoint. В этой статье вы узнаете о решениях, которые необходимо принять для настройки приложения-службы управляемых метаданных в SharePoint Server.With managed metadata in SharePoint Server, you can create a unified taxonomy of terms that you can use throughout your SharePoint farm. In this article, we walk through the configuration decisions that you need to make before you configure the managed metadata service application in SharePoint Server.

Перед настройкой управляемых метаданных важно понять, что они собой представляют и как работают в SharePoint. Прежде чем прочитать эту статью, ознакомьтесь со статьей Введение в управляемые метаданные.Before you configure managed metadata, it's important to understand what managed metadata is and how it works in SharePoint. Before you read this article, be sure to read Introduction to managed metadata.

Обзор службы управляемых метаданных в SharePoint ServerOverview of the managed metadata service in SharePoint Server

В SharePoint Server управляемые метаданные реализуются через приложение-службу и веб-службу управляемых метаданных, которые запускаются в интерфейсной роли сервера и роли приложения. Если вам нужны отдельные наборы терминов для специального применения, можно создать несколько приложений-служб. Каждое приложение-служба имеет свою базу данных, которая содержит набор терминов, отдельные термины, ключевые слова и т. д.In SharePoint Server, managed metadata is implemented through a service application and the Managed Metadata Web Service which runs on the Application and Front-end server roles. You can create multiple managed metadata service applications if you need separate term sets for specialized use. Each service application has its own database containing the term set, terms, keywords, and so on.

Подключения между приложением-службой управляемых метаданных и веб-приложениями выполняются путем подключения к управляемым метаданным. С помощью этих подключений можно при необходимости сопоставлять различные приложения-службы метаданных и веб-приложения, а также настраивать функции, связанные с политикой создания наборов ключевых слов и терминов.Connections between the managed metadata service application and your web applications are handled by managed metadata connections. Using these connections, you can map different managed metadata service applications to different web applications if needed, and configure features around keyword and term set creation policy.

Если у вас есть несколько ферм SharePoint Server и вам нужно предоставить им доступ к общему хранилищу терминов управляемых метаданных, можно опубликовать приложение-службу в одной ферме, к которой могут подключиться другие. (Для этого требуется отношение доверия между фермами.)If you have multiple SharePoint Server farms and you want to share a managed metadata term store between them, you can publish the service application in one farm and the others can connect to it. (This requires a trust relationship between the farms.)

Приложение-служба управляемых метаданных также предоставляет функции публикации для концентраторов типов контента — семейств сайтов, где можно создавать стандартные типы контента и открывать к ним доступ различным семействам сайтов.The managed metadata service application also provides publishing functionality for content type hubs, which are site collections where you can create standard content types and share them among other site collections.

Давайте посмотрим, какие решения необходимо принять, прежде чем приступить к настройке управляемых метаданных.Let's look at the decisions you need to make in these areas before you configure managed metadata.

Изоляция наборов терминов управляемых метаданныхIsolating managed metadata term sets

В хранилище терминов можно создавать их различные наборы, которые можно распределять по группам. Такое разделение обеспечивает безопасность, так как вы можете определять, кто может управлять группами и добавлять в них наборы терминов. Вообще, у пользователей есть доступ к этим терминам, и они могут их использовать. Если же вы хотите ограничить доступ к набору терминов для определенной группы пользователей, это можно сделать двумя способами.Within a term store, you can create a variety of different term sets. These term sets can be organized in groups. Groups offer some security isolation by allowing you to specify who can manage or contribute to them. However, users in general can access and use the terms themselves. If you want to restrict a term set to a specific group of users, there are two options.

Во-первых, можно позволить пользователям создавать локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов. Эти наборы терминов будут недоступны в других семействах сайтов. (Мы подробнее рассмотрим этот вариант в следующем разделе.)First, you can allow users to create term sets that are local to a site collection. These term sets are not available in other site collections. (We talk more about this option in the next section.)

Во-вторых, можно обеспечить еще большее разделение наборов терминов, разместив их в отдельном приложении-службе управляемых метаданных. Таким образом, получится совершенно обособленное хранилище терминов в отдельной базе данных, к которой можно ограничить доступ определенным группам пользователей.Second, you can provide even greater isolation for a term set by housing it in a separate managed metadata service application. This gives you a completely separate term store in a separate database which you can restrict to a particular set of users.

Если у вас есть особо важные области, например юридические материалы или данные о персонале, для которых необходимо хранилище терминов с ограниченным доступом, следует рассмотреть второй вариант. Пользователям этого хранилища терминов можно предоставить доступ и к главному хранилищу.If you have sensitive areas such as legal or human resources where you want a term store with limited access, consider this second approach. Users of this term store can also be granted access to your main term store.

РешениеDecision

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли вам несколько приложений-служб управляемых метаданных для отдельных хранилищ терминов. (При необходимости вы сможете добавить дополнительные приложения-службы в будущем.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you need more than one managed metadata service application for separate term stores. (You can add additional service applications in the future if needed.)

Использование локальных наборов терминовUsing local term sets

Кроме глобальных наборов терминов, доступных во всех коллекциях сайтов, вы можете создавать локальные наборы для определенных коллекций. Создавая столбец управляемых данных для списка SharePoint, пользователи могут создать свой локальный набор терминов, не используя глобальные наборы.Beyond the global term sets that are available across all of your site collections, you can create term sets that are local to a site collection. When users create a managed metadata column for a SharePoint list, they have the option of creating a new term set rather than using global term sets.

Это может быть полезным, если вы хотите использовать управляемые метаданные, которые не применимы ко всей организации, например метаданные для определенного проекта или события.This can be useful if you want to use managed metadata in ways that don't apply to the entire organization, such as metadata for a particular project or event.

С помощью локальных наборов терминов различные команды и бизнес-группы могут создавать свои управляемые метаданные без необходимости запрашивать формальные обновления глобального набора терминов. При этом глобальные наборы можно использовать для основных направлений вашего бизнеса.By using local term sets, different teams and business groups can create their own managed metadata without needing to request formal updates to a global term set, and you can keep the global term sets focused on core areas of your business.

Если вы не хотите, чтобы пользователи могли создавать свои локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов, можно отключить эту возможность при настройке подключения к метаданным.If you don't want to allow users to create their own term sets that are local to site collections, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection.

РешениеDecision

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли включить возможность создания локальных наборов терминов для пользователей. (Для каждого создаваемого приложения-службы можно задать различные настройки.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow local term sets to be created. (You can have different setting for each service application that you create.)

Ключевые слова и фолксономия управляемых метаданныхManaged metadata keywords and folksonomy

Заполняя столбец управляемых метаданных в списке SharePoint, пользователи должны использовать одно или несколько определенных значений в хранилище терминов, к которому подключен этот столбец. Это одно из главных преимуществ управляемых метаданных: вы можете быть уверены, что значение выбрано из предопределенного списка.When you use a managed metadata column in a SharePoint list, users who fill out that column have to use one of the available values defined in the term store that the column is connected to. This is one of the primary advantages of managed metadata - you're certain the value was chosen from a predefined list.

Но управляемые метаданные SharePoint также поддерживают функции добавления тегов, которые позволяют помечать элементы SharePoint, например создаваемые документы с ключевыми словами, которых нет в существующем хранилище терминов. Эти ключевые слова накапливаются в списке в хранилище терминов, при этом вы можете упорядочивать их, при необходимости объединяя и добавляя в существующие или новые наборы терминов. Этот подход известен как фолксономия — метод, при котором пользователи могут создавать нужные ключевые слова без необходимости проходить формальную процедуру обновления определенного набора терминов.However, SharePoint managed metadata also supports tagging functionality where users can tag SharePoint items such as documents with keywords that they create that aren't in the existing term store. These keywords accumulate in a list in the term store, and you can manage them by consolidating them and adding them to existing or new term sets as needed. This allows a folksonomy approach where users can create new keywords as needed without having to go through a formal process to update a particular term set.

Если вам нужен более формальный подход к управляемым метаданным, вы можете отключить эту функцию при настройке подключения к управляемым метаданным. В этом случае пользователям придется выбирать из терминов, существующих в хранилище, и добавлять эти значения в определенные поля, создаваемые для этой цели.If you want to take a more formal approach to managed metadata, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection. In this case, users will have to pick from the existing terms in the term store and add those values to specific fields that you create for that purpose.

РешениеDecision

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли разрешить пометку элементов SharePoint с помощью ключевых слов, которые отсутствуют в хранилище терминов.Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow tagging of SharePoint items with keywords that are not in the term store.

Публикации типов содержимого управляемых метаданныхPublishing managed metadata content types

С помощью службы управляемых метаданных можно предоставить общий доступ не только к управляемым метаданным, но и к типам контента. Указав семейство веб-сайтов в качестве концентратора типов контента при настройке приложения службы управляемых метаданных, вы можете предоставить общий доступ для других семейств веб-сайтов ко всем типам контента в коллекции.In addition to sharing managed metadata, you can also use the managed metadata service to share content types. By specifying a site collection as the content type hub when you configure the managed metadata service application, you can share all content types in the site collection's content type gallery, making them available to other site collections.

РешениеDecision

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли создать концентратор типов контента. (Вы можете также добавить его позднее.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to create a content type hub. (You can also add one later.)

См. такжеSee also

Версия этой статьи для SharePoint Online приведена в статье Общие сведения о управляемых метаданных. For the SharePoint Online version of this article, see Introduction to managed metadata.