Общие сведения об управлении цифровыми активами в SharePoint Server 2013Overview of managing digital assets in SharePoint Server 2013

Относится к следующим ПРОДУКТАМ: Да2013 не2016 не2019 неSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 no2016 no2019 noSharePoint Online

В этой статье описываются цифровые активы (которые также называют мультимедийными ресурсами) и ключевые понятия, используемые при управлении цифровыми активами в SharePoint Server 2013. Здесь также поясняются аспекты управления цифровыми активами с помощью библиотеки активов в SharePoint Server 2013, описываются основные пользователи библиотеки активов и распространенные сценария использования библиотеки активов в SharePoint Server 2013.This article describes digital assets (also known as rich media) and defines key terms that are used in relation to managing digital assets in SharePoint Server 2013. It also explains aspects of managing digital assets by using the assets library in SharePoint Server 2013, describes the primary users of an asset library, and outlines common scenarios for using the asset library in SharePoint Server 2013.

Дополнительные сведения о планировании решения для управления цифровыми активами см. в статье Планирование библиотек цифровых активов в SharePoint Server 2013.For more information about how to plan a solution for managing digital assets, see Plan digital asset libraries in SharePoint Server 2013.

Все больше офисных работников создают или используют изображения и другие мультимедийные активы в повседневной работе. Однако часто на уровне отдела или предприятия нет централизованного репозитория, оптимизированного для хранения таких активов. Централизованный репозиторий позволяет пользователям легко находить и применять мультимедийные активы, созданные другими. Библиотека активов в SharePoint Server 2013 может сэкономить время и другие ресурсы организации, предоставляя специализированный репозиторий для хранения цифровых активов и управления ими. Пользователям больше не придется выискивать активы в различных местах в сети или создавать их с нуля. Используя централизованный репозиторий для управления цифровыми активами, организация также обеспечивает более жесткий контроль над фирменной символикой в контенте и может предоставлять только утвержденные активы соответствующим пользователям.Increasing numbers of office workers create or reuse images and other rich media assets as part of their daily tasks. Often, however, no centralized repository exists at the departmental or enterprise level that is optimized for storing these assets. A centralized repository lets users easily discover and reuse rich media assets that others have already created. The asset library in SharePoint Server 2013 can save an organization time and other resources by providing a specialized repository for storing and managing digital assets. Users no longer have to look for assets in multiple locations over the network, or re-create assets from scratch. By using a centralized repository for managing digital assets, the organization also exerts tighter control over brand-sensitive content and can make sure that only approved assets for products are made available to the appropriate users.

Сведения об управлении цифровыми активамиAbout managing digital assets

Цифровой актив — это изображение, аудио- или видеофайл или другой мультимедийный фрагмент, доступный для повторного применения, который организация использует в приложениях. Библиотека активов в SharePoint Server 2013 позволяет пользователям легко создавать, находить и применять существующие цифровые активы в организации.A digital asset is an image, audio, or video file, or other reusable rich content fragment that an organization uses in applications across the enterprise. The asset library in SharePoint Server 2013 enables users to easily create, discover, and reuse existing digital assets within the organization.

В SharePoint Server 2013 вы можете использовать библиотеку активов для хранения и совместного применения цифровых активов. Библиотека активов — это шаблон библиотеки SharePoint Server 2013, использующий специальные типы контента для хранения и классификации мультимедийных активов.In SharePoint Server 2013 you use an asset library to store and share digital assets with users. The asset library is a SharePoint Server 2013 library template that is customized to use content types designed specifically for storing and cataloging rich media assets.

Эффективное решение для управления цифровыми активами определяет следующие сведения:An effective solution for managing digital assets specifies the following:

  • метаданные для каждого вида активов;The metadata to provide for each kind of asset.

  • объем хранилища, необходимый для активов, и возможные проблемы с производительностью, которые нужно учитывать для предоставления активов пользователям;The amount of storage space that is required for the assets, and the performance issues to consider for serving the assets to users.

  • место хранения активов на каждом этапе жизненного цикла;Where to store assets at each stage of the life cycle of an asset.

  • способ управления доступом к активу на каждом этапе его жизненного цикла;How to control access to an asset at each stage of its life cycle.

  • способ перемещения активов в организации при создании, изменении, утверждении, публикации и удалении активов участниками групп;How to move assets within the organization as team members contribute to creation, review, approval, publication, and disposition of assets.

  • политики, применяемые к активам для аудита действий, связанных с активами, корректного сохранения или удаления активов и защиты важных для организации активов;Which policies to apply to assets so that asset-related actions are audited, assets are retained or disposed of correctly, and assets that are important to the organization are protected.

  • принципы обработки активов как корпоративных записей, которые необходимо хранить в соответствии с нормативными требованиями и корпоративными рекомендациями.How assets are treated as corporate records, which must be retained according to requirements and corporate guidelines.

Сведения о планировании решения для управления цифровыми активами с использованием SharePoint Server 2013 см. в статье Планирование библиотек цифровых активов в SharePoint Server 2013.For information about how to plan a digital asset solution by using SharePoint Server 2013, see Plan digital asset libraries in SharePoint Server 2013.

Пользователи библиотеки активовUsers of an asset library

Пользователи библиотеки активов в SharePoint Server 2013 обычно попадают в одну из трех категорий:Users of an asset library in SharePoint Server 2013 generally fall into one of the following three categories:

  • Создатели активов. К ним относятся пользователи, которые создают отдельные активы, например художники, специалисты по видео или авторы рекламных текстов, отправляющие активы в библиотеку активов. Например, художник может создать эмблему продукта с различным разрешением и разными размерами, цветную и черно-белую версию, а затем загрузить все варианты в библиотеку активов, чтобы другие участники группы маркетинга могли ее использовать.Asset creators. This includes people who create individual assets, such as graphic artists, video producers, or marketing copywriters, and who submit assets to the asset library. For example, a graphic artist might create a product logo in multiple resolutions and sizes, and in both color and black and white, and then upload all versions of the logo to the asset library for use by other members of a product marketing team.

  • Менеджеры активов. К ним относятся сотрудники, которые управляют активами в библиотеке. Они отвечают за весь рабочий процесс с момента первой загрузки актива до публикации и истечения срока действия актива. Они также отвечают за управление активами и их организацию в библиотеке. Например, менеджер активов может классифицировать несколько версий эмблемы продукта в библиотеке, добавить важные метаданные, например ключевые слова, и задать дату, после которой актив нельзя будет использовать.Asset managers. This includes people who manage the assets in the library. They are in charge of the end-to-end workflow from the time that an asset is first submitted, through publication, to the time when an asset expires. They are also in charge of managing and organizing assets in the library. For example, an asset manager might take multiple versions of a product logo and categorize them appropriately in the library, add important metadata such as keywords, and set a date after which the asset cannot be used.

  • Потребители активов. К ним относятся люди, которые находят и используют активы из библиотеки для создания других рабочих продуктов. Например, веб-дизайнеры могут использовать эмблему продукта при создании маркетинговых страниц для веб-сайтов продукции.Asset consumers. This includes people who have to find and use assets from the library to create other work products. For example, web designers can use a product logo from the asset library when they create marketing pages for product websites.

В зависимости от сценария категории пользователей могут пересекаться. Например, пользователи с разрешением на отправку активов в библиотеку также могут классифицировать активы, отправляемые в архив, и управлять ими. Создатели активов также могут быть их потребителями, если они ищут и используют активы, добавленные в другие рабочие продукты, которые в свою очередь загружаются как отдельные активы. Например, специалист по видео может использовать эмблему продукта при создании рекламного видео, а затем загрузить его в библиотеку как отдельный актив.Depending on the scenario, there can be crossover between these users. For example, users who have permission to upload assets to the library may also have permission to categorize and manage the assets they submit to the archive. Asset creators can also be asset consumers if they look for and use assets that are added to other work products, which in turn are uploaded as separate assets. For example, a video producer might use a product logo while making a marketing video for a product, and then upload the video to the library as a separate asset.

Управление цифровыми активами в SharePoint Server 2013Managing digital assets in SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 предоставляет шаблон библиотеки с именем "Библиотека активов", который использует новые типы контента изображений, аудио и видео, разработанные специально для хранения и классификации мультимедийных активов. Эти типы контента применяют новые типы столбцов, такие как "Предварительный просмотр", "Размер изображения", "Дата снимка" и "Длительность (с)", связанные с метаданными для определенного актива. Библиотека активов также поддерживает режим предварительного просмотра, в котором при наведении указателя на актив отображаются эскиз изображения и некоторые метаданные. Активам можно назначить ключевые слова, чтобы упростить их поиск. Это может сделать создатель актива при загрузке нового актива или же менеджер активов позднее. Пользователи могут оценивать активы, что предоставляет дополнительные метаданные для них. Их можно использовать при отображении активов в веб-части. Например, если у вас есть библиотека обучающих видео, которые пользователи просмотрели и оценили, вы можете использовать веб-часть для отображения видео с лучшими оценками на веб-странице.SharePoint Server 2013 provides a library template named Asset Library that is customized to use new image, audio, and video content types designed specifically for storing and cataloging rich media assets. These new content types use new column types such as Preview, Picture Size, Date Picture Taken, and Length (seconds) that contribute to the metadata for a particular asset. The asset library also has a preview mode that displays a thumbnail and some of this metadata when you rest the pointer over an asset. Enterprise keywords can be assigned to assets to make them more easily discovered by searching. Keywords can be assigned by an asset creator when a new asset is uploaded, or keywords can be added later by an asset manager. Users can rate assets, a capability that provides additional metadata for assets. The metadata can then be used when assets are displayed in a Web Part. For example, if you have a library of training videos that users have viewed and rated, you can use a Web Part to display the top-rated videos on a web page.

Создатели и менеджеры активов работают напрямую в библиотеке активов, загружая, классифицируя их и управляя ими. Потребители активов могут просматривать библиотеку в поисках активов для своих проектов в других приложениях. Они могут просматривать библиотеки активов в приложениях Office и вставлять активы в открытое приложение, например Word или PowerPoint.Asset creators and asset managers work directly in the asset library to upload, categorize, and manage assets. Asset consumers can browse the library to find assets for inserting into projects in other applications. Asset consumers can browse an asset library from Office applications and insert an asset into the open application, such as Word or PowerPoint.

Цифровые активы можно отображать для пользователей в SharePoint Server 2013 одним из следующих способов:You can display digital assets to users in SharePoint Server 2013 in the following ways:

  • разрешить пользователям просматривать библиотеки активов;Allow users to browse the asset library.

  • вставить веб-часть на веб-страницу на сайте группы;Insert a Web Part into a web page on a team site.

  • использовать элемент управления полем видео на странице публикации сайта публикации;Use the video field control on a publishing page on a publishing site.

  • использовать веб-часть "Запрос содержимого".Use the Content Query Web Part.

Методы, используемые для отображения активов пользователям библиотеки активов, зависят от типов пользователей, способов применения активов из библиотеки и того, какой из методов отображения является наиболее подходящим для конкретного сценария.The specific methods that you use to display assets to users of the asset library will vary depending on who the users are, how they have to use assets from the library, and which methods for displaying assets are most appropriate for a scenario.

Кроме элементов, которые являются частью библиотеки активов можно воспользоваться преимуществами функций SharePoint Server 2013, таких как рабочие процессы маршрутизации, правил и политик.In addition to the features that are part of the asset library, you can take advantage of SharePoint Server 2013 features such as workflows, routing, rules, and policies. Они помогают управлять активами, поступающими в библиотеку, отслеживать изменения активов, автоматизировать их публикацию после утверждения и устанавливать срок действия активов.These features help manage the assets as they come into the asset library, track the progress of assets, automate publication of assets on approval, and set the expiration for assets.

Сценарии использования библиотеки активовScenarios for using the asset library

Пользователи с разрешениями на редактирования могут добавить библиотеку активов в любое семейство сайтов или на любой сайт SharePoint Server 2013. В следующей таблице приводятся вероятные сценарии, в которых может использоваться библиотека цифровых активов.Users with Edit permissions can add an asset library to any SharePoint Server 2013 site collection or site. The following table describes possible scenarios in which you might use a digital asset library.

СценарийScenario ОписаниеDescription
Библиотека корпоративной фирменной символикиCorporate brand library
В библиотеке активов хранятся корпоративные активы с фирменной символикой, например эмблемы, изображения и другие цифровые активы, а рабочие процессы и политики помогают управлять контентом. Творческие группы могут отправлять активы в библиотеку, где они проверяются и публикуются. Менеджеры контента контролируют и редактируют активы, чтобы корректно отметить и упорядочить их. Информационные работники и внешние партнеры, которые хотят воспользоваться эмблемами или другой фирменной символикой, используют библиотеку для поиска нужного контента.The asset library stores branded corporate assets such as logos, artwork, and other digital assets, and workflows and policies help manage the content. Creative teams can submit digital assets to the asset library where they are reviewed and published. Content stewards manage and edit the digital assets to make sure that they are correctly tagged and organized. Information workers and extranet partners who want corporate logos or brand assets use the library to find the content they require.
Портал подразделенияDivisional portal
Библиотека активов — это репозиторий для хранения изображений и мультимедийных файлов для одного портала. В этом сценарии любой участник или дизайнер может загрузить эмблемы и изображения в библиотеку, чтобы их могли просматривать и использовать другие. Контентом обычно управляют участники, а для добавления контента и управления им обычно требуются простейшие рабочие процессы и политики. Например у библиотеки портала подразделения может множество участников, но всего несколько утверждающих. Авторы и веб-дизайнеры сайта просматривают, загружают контент библиотеки и вставляют его в рабочие продукты, например документы или презентации.The asset library is a repository for images and rich media files for a single portal site. In this scenario, any contributor or designer can upload logos and images to the library for other people to view and use. The content is typically managed by contributors, and there is minimal workflow or policy associated with adding and managing content. For example, the divisional portal library might have multiple contributors but only a few approvers. Authors and web designers of the site use content in the library by viewing, downloading, and inserting it into their work products, such as documents or presentations.
Сайт группыTeam site
Аналогично порталу подразделения, но меньшего размера. Библиотека активов — это репозиторий для хранения изображений и мультимедийных файлов для сайта группы. В этом сценарии любой участник группы может загружать активы в библиотеку, чтобы их могли просматривать и использовать другие участники группы. Контентом управляют участники, используются простейшие рабочие процессы и политики. Участники группы просматривают, загружают контент библиотеки и вставляют его в рабочие продукты, например документы или презентации.Similar to a divisional portal but smaller. The asset library is a repository for images and rich media for a single team site. In this scenario, any team member can upload assets to the library for other team members to view and use. The content is managed as necessary by contributors, and there is minimal workflow or policy. Team members use content in the library by viewing, downloading, and inserting it into their work products, such as documents or presentations.
Корпоративный архивCorporate archive
В библиотеке активов хранятся изображения, видео, документы и другие активы с историческим значением для организации. Пользователи могут отправлять текущие и предыдущие элементы, которые собираются, сканируются, упорядочиваются и отмечаются кураторами, управляющими библиотекой, чтобы другие пользователи могли искать и просматривать архивный контент.The asset library stores pictures, video, documents, and other assets that have historical value to the organization. Users can submit current and past items, which are collected, scanned, organized, and tagged by curators who manage the library so that other users can browse, search, and view archived content.
Сайт подразделения для общего доступа к мультимедиаDivisional media sharing site
В библиотеке активов хранятся аудио- и видеофайлы. В этом сценарии любой может добавлять активы в библиотеку, процесс управления элементами библиотеки очень прост или вообще отсутствует. Для библиотеки включены оценки, которые объединяются с социальными тегами для формирования структуры и представления активов в библиотеке.The asset library stores audio and video files. In this scenario, anyone can contribute to the library, and there is minimal or no management of items in the library. Ratings are enabled for the library, and are combined with social tagging of assets to drive the structure and presentation of assets within the library.