Фаза 1 — Концепция

На первой фазе структуры адаптации выполняется определение и установка приоритетов сценариев, а также изучение доступных ресурсов при планировании развертывания. Эта стадия очень важна для всего процесса, поскольку вы задаете бизнес-цели для оценки успеха.

Ключевые этапы на фазе концепции:

  • Создание рабочей группы
  • Определение бизнес-стратегии
  • Определение готовности

Перейдите по этой ссылке, чтобы загрузить PDF-версию руководства по адаптации Dynamics 365.

Создание рабочей группы

Необходимо определить, кто должен участвовать в процессе адаптации. Для перехода на новый способ работы требуется интерес и поддержка всех сотрудников организации. Мы определили четыре основные группы, которые объединят технологию и желаемые бизнес-результаты.

Каждая группа имеет определенную роль в реализации и должна привлекаться своевременно и часто. В этом разделе описываются конкретные роли участников этих групп:

  • Исполнительные спонсоры
  • Ответственный за результат
  • Ранние последователи адаптации
  • Чемпионы

Как исполнительные спонсоры повышают успешность проекта

Задачи исполнительных спонсоров:

  • Помощь рабочей группе проекта в определении и установке приоритета основных бизнес-потребностей.
  • Участие в презентации концепции руководителям организации.
  • Активное использование возможностей Dynamics 365 для более быстрой и плавной адаптации.
  • Популяризация процесса адаптации. Исследования показывают, что 87 % успешных проектов трансформации отличаются видимым участием исполнительных спонсоров.

Убедитесь, что исполнительные спонсоры понимают ABC:

  • A — активное и видимое участие.
  • B — совместная работа с исполнительными руководителями.
  • C — непосредственное общение с сотрудниками.

Ответственные за результат и почему они важны

Ответственные за результат обеспечивают реализацию бизнес-целей, помогая сотрудникам эффективно использовать новое решение Dynamics 365.

Задачи ответственных за результат:

  • Определение и привлечение подходящих заинтересованных лиц.
  • Преобразование бизнес-целей организации в сценарии Dynamics 365.
  • Создание плана адаптации для повышения эффективности работы и использования преимуществ Dynamics 365.
  • Обеспечение успешной реализации информационного взаимодействия и обучения.

Кто такие ранние последователи адаптации?

Выбор правильных участников программы ранней адаптации очень важен для получения ценной аналитики и информирования о запуске на уровне организации.

В следующем списке описываются типы сотрудников для участия в программе:

  • Пользователи из различных отраслей и отделов, предпочтительно те, которые совместно работают над проектом или бизнес-процессом.
  • Вероятные чемпионы или руководители, которые будут сторонниками изменений во время широкого запуска во всей организации.
  • Пользователи, которые обычно испытывают трудности с технологией. Важно понимать и учитывать их потребности во время запуска.
  • ИТ-специалисты и специалисты службы поддержки, которые будут поддерживать пользователей во время запуска.

Важно!

Не включайте генерального директора и высшее руководство. Хотя невольно возникает желание привлечь генерального директора, рекомендуется не включать его в программу ранней адаптации, поскольку это даст вам возможность устранить все проблемы до их обнаружения во время развертывания.

Кто такие чемпионы?

Чемпионы пропагандируют новые способы работы и помогают обучать сотрудников. Они повышают осведомленность, понимание и вовлеченность участников сообщества.

Задачи чемпионов:

  • Обеспечение широкой общественной поддержки процесса адаптации.
  • Создание круга влияния в рабочих группах.
  • Реализация новых способов работы в рабочих группах.
  • Определение бизнес-задач и возможных решений.
  • Предоставление отзывов рабочей группе проекта и спонсорам.
  • Снижение нагрузки на основную рабочую группу проекта за счет активной и постоянной вовлеченности.

Другие участники группы для привлечения

Многие сотрудники организации будут иметь важные обязанности во время запуска новой технологии. В следующей таблице приводится сводка по этим ролям. Мы создали шаблон, чтобы вы могли определить и задокументировать свою рабочую группу в книге планирования адаптации.

Задача Помощь при взаимодействии Отдел
Исполнительный спонсор Изложение общей концепции и ценности Dynamics 365 для компании Высшее руководство
Ответственный за результат Обеспечение реализации бизнес-целей при развертывании Dynamics 365 Любой отдел
Руководитель программы Контроль выполнения всего процесса запуска и развертывания Dynamics 365 ИТ
Чемпионы Пропаганда Dynamics 365 и работа с возражениями Несколько отделов
Руководитель обучения Управление учебным материалом по Dynamics 365 и обучение ИТ или др.
Руководители отделов (заинтересованные лица) Определение того, как конкретные отделы будут использовать Dynamics 365, и поощрение вовлеченности Все отделы (руководство)
ИТ-специалисты Контроль за всеми техническими аспектами развертывания, включая интеграции ИТ
Директор по связям с общественностью Контроль распространения сведений о Dynamics 365 на уровне компании Корпоративный отдел по связям с общественностью, ИТ или др.

Примечание

Хотя рекомендуется наличие всех этих ролей во время развертывания, возможно, вам потребуются лишь некоторые из них, чтобы начать работу с определенными решениями. Полное описание см. в дополнительных сведениях о ролях участников рабочей группы адаптации.

Определение стратегии решения

На этом шаге вы объединитесь с основной рабочей группой для уточнения целей и определения важных бизнес-целей и задач, а также начнете выделять области для возможных улучшений рабочих процессов. Вам потребуется провести семинар для более детального обсуждения текущих задач, стратегий и целей. На этом семинаре должны присутствовать руководители отделов, представители отраслей, ИТ-специалисты и другие заинтересованные лица, которые могут помочь разработать стратегию использования Dynamics 365 в организации.

Во время обсуждения можно использовать следующие вопросы:

  • Как решение связано с более широкой стратегией, целями и задачами организации?
  • Как оно влияет на работу и результаты заинтересованных лиц?
  • В какой мере оно включает более широкие комплексные процессы и жизненный цикл продуктов или клиентов?

Определение сценариев

Сценарии описывают способы использования Dynamics 365 сотрудниками для решения бизнес-задач и достижения организационных, культурных, материальных или индивидуальных результатов адаптации.

Почему важны сценарии?

  • Они позволяют рабочим группам понять, как Dynamics 365 может помочь достигнуть лучших результатов.
  • Сценарии используются как входные данные и повышают осведомленность о Dynamics 365.
  • Они поддерживают мероприятия по осведомленности и готовности, рассматривая продукты в контексте; сотрудники знают, когда и как их использовать.

Примечание

Библиотека содержимого Dynamics 365 представляет собой коллекцию рекомендованных сценариев использования, демонстрирующих то, как можно максимально эффективно использовать продукты самым оптимальным способом. Чтобы узнать, как оптимизировать работу компании с помощью Dynamics 365, получите доступ к бесплатным вебинарам, электронным книгам, аналитическим отчетам и многому другому в библиотеке содержимого. Приступая к работе: explore.dynamics.com

Создание сценариев для нескольких рабочих групп и отделов

Используйте изображение ниже, чтобы задокументировать бизнес-сценарии для определенных отделов и записать их в книге планирования адаптации.

Создание сценариев

Определение критериев успеха

Чемпионы пропагандируют новые способы работы и помогают обучать сотрудников. Они повышают осведомленность, понимание и вовлеченность участников сообщества. Задачи чемпионов:

  • Определение ключевых показателей эффективности (КПЭ), которые должны улучшиться в результате принятия различных бизнес-сценариев.
  • Задание контрольных точек КПЭ и определение того, насколько хорошо пользователи знакомы с Dynamics 365.
  • Выбор критериев, которые помогут продемонстрировать руководству организации степень влияния решения Dynamics 365.
  • После развертывания используйте опросы конечных пользователей, чтобы определить удовлетворенность и оценить прогресс по контрольным точкам.

См. примеры КПЭ в книге планирования адаптации.

Задание контрольных точек КПЭ

Выберите критерии, чтобы продемонстрировать влияние реализации Dynamics 365 по каждой мере успеха. Чтобы вы могли эффективно отслеживать ход выполнения и сообщать об успехах, мы предлагаем следующие идеи и предоставляем шаблоны системы показателей в книге планирования адаптации.

Мера успеха Способ Пример цели
Перекрестные продажи и дополнительные продажи
Поиск и совместное использование возможностей перекрестных продаж соответствующих продуктов с рабочими группами продаж в различных подразделениях, Customer 360 с рекомендациями на базе ИИ.
Количественное решение Dynamics 365 Sales
  • Увеличение дохода от каждого клиента.
  • Увеличение возможностей дополнительных продаж.
  • Увеличение стоимости заказа/коэффициента дополнительных продаж.
  • Создание интересов для дополнительных продаж.
Повышение дохода от существующих клиентов с 15 до 20 %.
Затраты на обслуживание
Повышение эффективности агентов, обслуживающих клиентов, благодаря более продуктивному взаимодействию с пользователем, использованию менее дорогостоящих каналов, например ботов, и росту самообслуживания.
Количественное решение Dynamics 365 Customer Service
  • Переход на менее дорогостоящие каналы.
  • Увеличение случаев разрешения проблем с первого раза.
  • Сокращение времени разрешения проблем.
  • Повышение эффективности обслуживания.
Разрешение 60 % обращений клиентов после одного (первого) звонка.
Повышение производственной мощности
Увеличение объема выпускаемой продукции с заблаговременным выявлением проблем, повышением видимости и более полными аналитическими сведениями для улучшения планирования ресурсов.
Количественное решение Dynamics 365 Finance
  • Повышение производительности завода.
  • Сокращение затрат на простой.
  • Оптимизация планов производства.
  • Более быстрое реагирование на проблемы производства.
  • Минимизация времени на установку/переход.
  • Оптимизация долгосрочной мощности.
Увеличение валовой прибыли с 50 до 60 % за счет увеличения выпуска при использовании существующих производственных мощностей.

Определение готовности

Готовность — это желание и подготовленность пользователей и организации к переходу на Dynamics 365.

Почему важны сценарии в этом случае?

  • Подходы каждой организации меняются по-разному в зависимости от региона, стиля работы, профессионального профиля и других элементов организации.
  • Определите, насколько вероятно (или нет), что ваши пользователи быстро изменят стиль работы и примут новую технологию.
  • Вам потребуется создать план развертывания, отражающий готовность организации.

Сопротивление — это нормально. Прогнозируйте и планируйте заранее!

Факторы готовности

Ниже приводятся ключевые факторы, которые помогут понять, насколько подготовлена организация к переходу на Dynamics 365:

  • Четкое представление процесса перехода компании.
  • Четкое представление процесса перехода отдельных пользователей.
  • Общий объем необходимых изменений.
  • Согласование с руководством.

Для оценки организации используйте книгу планирования адаптации.

Следующий шаг

Фаза 2 — Адаптация

См. также