Архивация документов

Вы можете архивировать заказы на продажу и покупку, предложения с расценками, заказы на возврат и общие заказы. Если вы используете функции управления проектами, вы также можете архивировать свои проекты. Документы и проекты можно архивировать несколько раз, при этом каждый раз сохраняется другая архивная версия.

Если для документов продажи оригинал все еще существует и не учтен, можно использовать действие Восстановить, чтобы перезаписать его архивной версией документа.

Примечание

Восстановить можно только торговые документы и проекты. Действие недоступно для архивных документов покупки.

Для архивных документов, для которых оригинал удален, содержимое можно использовать путем копирования данных, например с помощью действия Копировать из документа.

Настройка автоматического архивирования документов

Вы можете автоматизировать архивирование, чтобы новая версия архивного документа создавалась, когда кто-то выполняет следующие действия:

• Изменяет или удаляет документ или проект.
• Печатает, загружает или отправляет документ по электронной почте.
• Преобразует предложение с расценками в заказ или счет.
• Учитывает заказ.

Следующие шаги описывают, как настроить автоматическое архивирование документов продажи со страницы Настройка продаж и дебиторской задолженности. Действия для документов и проектов покупки аналогичны. Для документов о покупке используйте страницу Покупка и кредиторская задолженность. Для проектов используйте страницу Настройка проекта.

1. Выберите значок значок введите Настройка модуля "Продажи и дебиторская задолженность", а затем выберите связанную ссылку.
2. На экспресс-вкладке Архивирование укажите, следует ли включать автоматическое архивирование для различных типов документов продаж. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

В следующей таблице приведены возможные значения для поля Архивировать предложения.

Параметр	Описанием
Никогда	Не архивировать предложения по продаже при их удалении.
Вопрос	Предлагает пользователю выбрать, требуется ли архивировать предложения по продаже перед их удалением.
Всегда	Автоматически архивировать предложения по продаже при их удалении.

Архивирование заказа на продажу вручную

Следующая процедура описывает, как вручную архивировать заказ на продажу. Шаги аналогичны для всех документов и проектов, которые можно архивировать.

1. Выберите значок , значок введите Заказы на продажу, а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте заказ на продажу, который требуется архивировать.
3. Выберите действие Архивировать документ.

Заказ на продажу архивирован. Его можно просмотреть на странице Архивные заказы на продажу.

Восстановление неучтенного документа или проекта продажи из архива

Далее описывается процедура восстановления архивного заказа на продажу в оригинальный заказ на продажу. Восстановление документа возможно только в том случае, если исходный документ не учтен. Эти шаги аналогичны для всех заказов, общих заказов, заказов на возврат и предложений, а также для проектов.

1. Выберите значок значок введите Архивы заказов на продажу, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите архивированный заказ на продажу или ту его версию, которую требуется восстановить, затем выберите действие Восстановить.

Содержимое оригинального заказа на продажу или проекта заменяется содержимым архивной версии.

Для удаления архивных версий

Используйте политику хранения для удаления архивных версий, которые вам больше не нужны. Политики хранения позволяют администраторам определять, в течение какого времени должны храниться данные. Например, администратор может настроить политику, которая удаляет данные после окончания срока хранения. Подробнее можно узнать в статье Определение политик хранения.

При создании политик хранения для архивных документов и проектов необходимо помнить следующее:

• Если исходный документ не удален, Business Central не удалит его архивированные версии. Срок хранения архивных версий не истекает, пока существует оригинал.
• При настройке политики хранения можно указать, что политика должна удалять все архивированные версии, кроме самой последней. Например, у вас может быть 10 версий, и вы хотите хранить копию самой последней.
• Business Central рассчитывает дату окончания срока хранения документов исходя из даты самой последней архивированной версии.

См. также

Трассировка строк документов
Продажи
Общая бизнес-функциональность
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь