Редактирование и аудит кассовых проводок и проводок управления кассами

В этой статье описывается редактирование и аудит кассовых проводок и проводок управления кассами в Microsoft Dynamics 365 Commerce.

Обзор

Клиенты Dynamics 365 Commerce используют и собственные, и сторонние POS-приложения. В случае собственного приложения проводки магазина переносятся в Commerce Headquarters из каналов в процессе пакетной обработки. В случае сторонних приложений проводки переносятся в Commerce Headquarters через интеграцию. В обоих случаях после переноса проводок в Commerce Headquarters необходимо выполнить процесс проверки целостности. В ходе этого процесса выполняется несколько проверок проводок, и в журнал операций переносятся только успешно проверенные проводки для разноски в Commerce Headquarters.

Проверка проводок Commerce может оказаться неудачной по разным причинам. Ошибка в коде интеграции или в POS-приложении может привести к несогласованности данных. Либо ошибка пользователя может привести к несогласованности данных. Например, пользователь удаляет продукт после его синхронизации с каналом или закрывает финансовый период без разноски проводок за этот период. Хотя эти проводки помечаются и исключаются из журналов операций, они могут повлиять на повседневные операции разноски операций. В Commerce можно редактировать проводки, которые не прошли проверку, и при этом сохранять историю всех изменений.

Изменение проводок

В Commerce 10.0.5 можно редактировать только кассовые проводки, такие как продажи и возвраты. Заказы клиентов и интернет-заказы редактировать невозможно. В Commerce 10.0.6 и более поздних версиях также можно редактировать проводки управления кассами.

Чтобы изменить проводки в Commerce Headquarters, выполните следующие действия.

1. Установите Microsoft Dynamics Office Add-in.

2. В Commerce Headquarters откройте рабочую область Финансовая информация магазина. Плитка Ошибки проверки проводок содержит предварительно отфильтрованное представление страницы проводки, для которой не соблюдается одно или несколько правил проверки.

3. Откройте страницу проводки, выберите запись, которая не прошла проверку, выберите Office Add in и нажмите Изменить выбранную проводку. Откроется файл Excel, содержащий сведения о выбранной проводке. Этот файл содержит следующие листы:

   • Строки — на этом листе имеются строки заголовка и продуктов для проводки, а также соответствующие данные по проводке.
   • Платежи — на этом листе содержатся сведения о строках платежей для проводки.
   • Скидки — на этом листе содержатся сведения о скидках для проводки.
   • Налоги — на этом листе содержатся сведения о налогах для проводки.
   • Накладные расходы — на этом листе содержатся сведения о накладных расходах для проводки.

4. В файле Excel измените соответствующие поля, а затем отправьте эти данные назад в Commerce Headquarters с помощью функции публикации в надстройке Dynamics Excel. После публикации данных изменения будут отражены в системе. Во время публикации вносимые пользователями изменения не проверяются.

5. Чтобы просмотреть полный журнал аудита, выберите Просмотреть журнал аудита в заголовке Проводка розничной торговли для изменений на уровне заголовка или откройте соответствующий раздел и запись на соответствующей странице проводки. Например, все изменения, связанные со строками продаж, будут отображаться на странице Проводки по продажам, а все изменения, связанные с платежами, будут отображаться на странице Проводки по оплате. Для изменений сохраняются следующие сведения аудита:

   • Дата и время изменения
   • Поле
   • Старое значение
   • Новое значение
   • Кем изменено

6. После внесения и публикации изменений выберите команду Проверить проводки магазина, чтобы убедиться в том, что эти изменения правильны и согласованы.

Примечание

Редактировать можно только проводки, не прошедшие проверку. Если необходимо изменить проводку, которая прошла проверку, измените статус проверки такой проводки на Ошибка или Нет, затем опубликуйте изменение. После этого можно изменить данные в заголовке или любых других дочерних записях проводки и опубликовать заголовок или записи.

Массовое изменение проводок, связанных с журналом операций

В Commerce 10.0.6 и более поздних версиях поддерживается массовое изменение проводок на уровне журнала операций.

Для массового изменения проводок, связанных с журналом операций, в Commerce Headquarters, выполните следующие действия.

1. Откройте страницу Журналы операций и выберите журнал операций, содержащий проводки, которые необходимо изменить.

2. Нажмите кнопку Открыть в Microsoft Office.

3. В зависимости от того, что необходимо изменить, выберите один из следующих параметров:

   • Изменить кассовые проводки — этот параметр позволяет изменять все кассовые проводки, включенные в журнал операций. Доступны следующие листы Excel:

     • Проводка — на этом листе приведена вся информация уровня заголовков по всем проводкам продаж.
     • Проводка продаж — на этом листе приведена вся информация уровня строк по всем проводкам продаж.
     • Проводки по оплате — на этом листе приведена вся информация строк оплаты по всем проводкам продаж.
     • Проводки по скидкам — на этом листе приведена вся информация строк скидок по всем проводкам продаж.
     • Налоговые проводки — на этом листе приведена вся информация строк налогов по всем проводкам продаж.
     • Проводки накладных расходов — на этом листе приведена вся информация строк накладных расходов по всем проводкам продаж.

   • Изменить проводки управления кассами — этот параметр позволяет изменять все проводки управления кассами, включенные в журнал операций. Доступны следующие листы Excel:

     • Проводка — на этом листе приведена вся информация уровня заголовков по всем проводкам управления кассами.
     • Проводки по платежному средству для внесения в банк — на этом листе приведена вся информация по проводкам внесения средств в банк.
     • Проводки по платежному средству для внесения в сейф — на этом листе приведена вся информация по проводкам внесения средств в сейф.
     • Декларирование платежных средств — на этом листе приведена вся информация по проводкам декларирования платежных средств.
     • Проводки по доходам/расходам — на этом листе приведена вся информация по строкам проводок по доходам и расходам.
     • Проводки по оплате — на этом листе приведена вся информация по платежам для операции Оплата накладной, а также по проводкам по доходам и расходам.

4. Измените требуемые проводки.

   Примечание

   При публикации массово измененных проводок проверка не выполняется. Необходимо следить за точностью изменений и согласованностью данных на всех листах. Например, если вам нужно изменить дату проводки в ситуации, когда финансовый или учетный период для открытой проводки был закрыт, необходимо изменить эту дату на всех листах Excel, на которых есть столбец Бизнес-дата. Чтобы проверить проводки после их изменения, воспользуйтесь командой Заново проверить проводки на странице Журналы операций. Дождитесь завершения задания проверки, прежде чем публиковать журнал операций.

5. Если агрегирование уже создано, откройте страницу Агрегированные проводки и выберите Повторно создать XML заказа на продажу.

Массовое изменение проводок, не связанных с журналом операций

В Commerce 10.0.10 и более поздних версиях поддерживается возможность массового изменения проводок, которые не прошли проверку, но не связаны с журналом операций.

Для массового изменения проводок, не связанных с журналом операций, в Commerce Headquarters, выполните следующие действия.

1. Откройте страницу Все магазины и выберите магазин, для которого необходимо изменить проводки.
2. Нажмите кнопку Открыть в Microsoft Office и выберите Изменить кассовые проводки.
3. Измените необходимые проводки и опубликуйте их.

Дополнительные ресурсы

Редактирование и аудит проводок интернет-заказов и асинхронных проводок заказов клиентов

Изменение финансовых аналитик для проводок розничной торговли

Создание книги Excel для редактирования проводок розничной торговли

Добавление полей в книгу Excel для редактирования проводок розничной торговли