Настройка Dynamics 365 (сетевая версия) для работы с SharePoint Online

Применимо к Dynamics 365 (сетевая версия), версия 9.0

При использовании SharePoint Online с Microsoft Dynamics 365 (Online) можно:

  • Создавать, отправлять, просматривать и удалять документы, хранящиеся в SharePoint, из Microsoft Dynamics 365.

  • Использовать функции управления документами SharePoint в Microsoft Dynamics 365, например получение и возврат документа, просмотр журнала версий документа и изменение свойств документа.

  • Разрешить пользователям, которые не являются пользователями Microsoft Dynamics 365 (например, клиентам, желающим просмотреть заявку), напрямую обращаться к документам SharePoint, если у них есть соответствующие разрешения.

Важно!

Этот раздел предназначен для организаций, желающих выполнить первоначальное развертывание или обновление до интеграции SharePoint на основе сервера. После включения интеграции SharePoint на базе сервера невозможно вернуться к предыдущему клиентскому методу аутентификации.

Для некоторых организаций может быть лучше использовать решение Компонент списков Microsoft Dynamics CRM. Дополнительные сведения: Настройка интеграции SharePoint с помощью компонента списков.

Совет

Символ видео Посмотрите следующую видеозапись: Подключение Dynamics 365 (сетевая версия) к SharePoint Online

Чтобы настроить Dynamics 365 (Online) для использования SharePoint Online, выполните следующие действия.

Назначьте разрешения пользователя для сайта SharePoint группы

Пользователи Microsoft Dynamics 365 (Online) и Office 365 не получают автоматически доступ к сайтам SharePoint. Необходимо, работая в рамках сайта SharePoint, назначить конкретные уровни разрешений отдельным пользователям или рабочим группам.

Назначение пользователей на сайт рабочей группы

  1. Перейдите в центр администрирования Office 365 и войдите в систему, используя учетные данные глобального администратора Office 365.

  2. Откройте средство запуска приложений Office 365 и выберите SharePoint.

    1. В меню слева щелкните Сайт рабочей группы.
  3. На домашней странице щелкните ОБЩИЙ ДОСТУП (верхний правый угол).

    Параметры общего доступа SharePoint

  4. Для просмотра разрешений по умолчанию для сайта группы выберите Большому количеству людей.

    Сайт для обмена данными с рабочей группой

  5. По умолчанию все пользователи в организации Office 365 могут добавлять и изменять документы на сайте SharePoint группы. Для приглашения других пользователей выберите Пригласить людей и добавьте внешних для вашей организации пользователей, чтобы открыть им общий доступ к документам.

Дополнительные сведения о разрешениях SharePoint см. в документе Введение: управление доступом пользователей с разрешениями

Настройка Dynamics 365 (сетевая версия) для управления документами SharePoint

Для организаций Dynamics 365 (Online) в Dynamics CRM Online за весну 2014 г. введена новая интеграция SharePoint на основе сервера (с использованием проверки подлинности между серверами), которая исключает необходимость в установке или продолжении использования Компонент списков Microsoft Dynamics CRM.

В случае новой организации, в которой еще не развернуто управление документами, см. Настройка новой организации.

Если в организации уже используется управления документами с Компонент списков Microsoft Dynamics CRM, можно перейти на интеграцию SharePoint на основе сервера. Дополнительные сведения: Переключение с компонента списков или изменение развертывания

Важно!

Компонент списков Microsoft Dynamics CRM строит библиотеку SharePoint, используя внутреннее имя объекта с включенной поддержкой документов, используемое в Dynamics 365. При интеграции с SharePoint на основе сервера используется отображаемое имя сущности. При обновлении до интеграции с SharePoint на основе сервера необходимо обязательно проверить, что отображаемые имена в библиотеке документов в SharePoint соответствуют отображаемым именам сущностей в Dynamics 365. Дополнительные сведения: Ошибка проверки при попытке настроить интеграцию с SharePoint на основе сервера для Microsoft Dynamics CRM Online и SharePoint Online.

Имя и отображаемое имя сущности библиотеки SharePoint

Эти имена должны совпадать.

Настройка новой организации

Если в организации Dynamics 365 не развернуто управление документами, когда администратор Dynamics 365 выполняет вход в систему, отображается оповещение для обеспечения интеграции SharePoint на основе сервера.

Включить оповещение интеграции с SharePoint на основе сервера

Примечание

Если вы не видите оповещения и ранее не включили интеграцию SharePoint на основе сервера, очистите кэш браузера или откройте Dynamics 365 с помощью Internet Explorer в режиме просмотра InPrivate, чтобы отобразить оповещение еще раз. После настройки интеграции на основе сервера оповещение больше не выводится.

  1. В оповещении «Включите интеграцию с SharePoint на основе сервера» нажмите Далее.

  2. Выберите В сети для места расположения сайтов SharePoint, затем выберите Далее.

    Выберите "В сети" в качестве расположения сайтов SharePoint

  3. Если Microsoft Dynamics 365 (Online) не подключен к сайту SharePoint Online, введите URL-адрес (например https://contoso.sharepoint.com) сайта SharePoint, который будет использоваться для автоматического создания папок, затем выберите Далее.

    Совет

    Для просмотра коллекций сайтов SharePoint выберите в Центр администрирования Office 365 пункт Центры администрирования > SharePoint, затем щелкните Коллекции сайтов.

    Введите URL-адрес сайта SharePoint

  4. Выполняется проверка, является ли URL-адрес допустимым сайтом SharePoint Online, и не существует ли такого же клиента Office 365, что и ваша организация Dynamics 365. После включения интеграции SharePoint на основе сервера невозможно вернуться к предыдущей клиентской интеграции. Выберите Включить.

После включения интеграции SharePoint на основе сервера пункты для установки компонентов списков и включения интеграции на основе сервера больше не отображаются в качестве пунктов в управлении документами.

После включения интеграции SharePoint на основе сервера необходимо включить объекты, которые должны быть доступны для интеграции управления документами. Дополнительные сведения: Включение управления документами в сущностях

Использование управления документами

Теперь можно добавить места хранения документов в объекты, включенные выше, и запустить управление документами. Сначала откройте запись, поддерживающую управление документами (например, «Контакт»).

  1. Перейдите в веб-приложение Microsoft Dynamics 365 (Online).

  2. Выберите организацию, например образец организации Adventure Works.

  3. На панели навигации выберите стрелку вниз рядом с именем организации, затем выберите Документы.

    Выберите документы для организации

  4. Щелкните Отправить, затем перейдите к документу для отправки в новую папку на сайте Office 365SharePoint Online группы.

    Добавление документа

  5. Выберите расположение папки Dynamics 365 и нажмите кнопку OK.

  6. Для просмотра документа на сайте рабочей группы Office 365SharePoint Online щелкните слева от имени документа (вы увидите флажок), а затем щелкните Открыть расположение.

Общий документ сайта рабочей группы Office 365

  1. Щелкните Содержимое сайта, чтобы просмотреть все созданные библиотеки документов для выбранных вами управляемых объектов.

    Объекты, выбранные для управления с помощью функции управления документами, отображаются как библиотеки документов (например, организация, статья, обращение, интерес, возможная сделка, продукт, предложение и литература).

    Все библиотеки сайта рабочей группы Office 365

См. также

Управление документами с помощью SharePoint
SharePoint Online для ИТ-профессионалов
Книга. SharePoint и CRM