Обзор сопоставления накладных по расчетам с поставщиками
Сопоставление накладных по расчетам с поставщиками – это процесс сопоставления информации в накладной поставщика, заказе на покупку и сведений о поступлении продуктов.
При сопоставлении документов отличия между этими документами называются несоответствиями. Совпадающие несоответствия сравниваются с указанными допусками. Если несоответствие превышает допуск в виде процента или суммы, значки отклонения отображаются на страницах "Накладная поставщика" и "Сведения о сопоставлении накладных".
Например, вы вводите заказ на покупку с одной строкой для 1 000 батареек по цене 1,00 каждая. Заказ на покупку утверждается и направляется поставщику. Поставщик отгружает 1 000 батарей, и вы вводите поступление продуктов для 1 000 батарей по цене 1,00 каждая. Стоимость хранения батареек обновляется вместе с ценой.
Приходит накладная на 1 000 батареек по цене 1,10 каждая. Политика вашего юридического лица допускает расхождения в ценах не более чем на 5 процентов по чистой цене для данной категории номенклатуры. Цена 1,05 была бы приемлемой, но 1,10 - нет. При вводе информации по накладной определяется несоответствие цен, и вы можете сохранить накладную до его устранения.
Вы можете использовать следующие типы Сопоставления накладных для расчетов с поставщиками:
- Сопоставление итогов по накладным — сопоставление общих сумм по накладной с общими суммами заказа на покупку. Такой тип сопоставления накладных содержит наименьшую сумму, поэтому его можно использовать для настройки элементов управления, сокращающих время, необходимое для изучения данных сопоставления накладных.
- Двухстороннее сопоставление итогов — сопоставление информации о ценах в накладной с информацией о ценах в заказе на покупку.
- Трехстороннее сопоставление итогов — сопоставление информации о ценах в накладной с информацией о ценах в заказе на покупку. Также сопоставляется информация о количестве в накладной с данными о количестве в поступлениях продуктов, выбранных для накладной.
- Сопоставление расходов — сопоставление информации о расходах (суммах) по накладной с данными о расходах (суммах) в заказе на покупку.
Примечание
Другие формы проверки накладной можно реализовать с помощью политик накладных поставщика.
Двухстороннее и трехстороннее сопоставление всегда сопоставляют информацию о ценах по цене единицы. Вы также можете настроить эти политики для сопоставления информации о ценах по общей цене.
- Сопоставление чистой цены за единицу — сопоставление информации о ценах для двухстороннего и трехстороннего сопоставления за счет сравнения чистой цены за единицу каждой строки накладной с соответствующей чистой ценой за единицу в заказе на покупку. Чистая цена за единицу определяется по следующей формуле: чистая сумма строки/количество строки.
- Сопоставление общих цен — сопоставление информации о ценах для двухстороннего и трехстороннего сопоставления за счет сравнения чистой суммы (общей цены) каждой строки накладной с соответствующей чистой суммой в заказе на покупку. Чистая сумма определяется по следующей формуле: (цена за единицу * количество по строке) + расходы по строке - скидки по строке. При сопоставлении итоговых цен по процентному соотношению сравниваются значения в валюте проводки. При сопоставлении итоговых цен по сумме сравниваются значения в валюте учета. При частичном выставлении накладной для строки заказа на покупку проверка сопоставления полной цены выполняется в последней накладной для данной строки.
Обычно вычисления сопоставления накладных выполняются автоматически при редактировании накладных поставщика на странице Накладная поставщика. Альтернативно сопоставление накладных может быть выполнено по требованию, как необходимо. Сопоставление накладных по требованию контролируется для юридического лица флажком Автоматически обновлять статус заголовка накладной на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками на вкладке Проверка накладной. Сопоставление накладных можно также производить в рамках процесса проверки накладных. Вы можете просмотреть результаты сопоставления накладных на странице Накладная поставщика и на связанных страницах сопоставления накладных.
Сопоставление итогов по накладным
Сопоставление итогов накладных можно использовать, чтобы убедиться, чтобы итоги накладных не отличаются от ожидаемых сумм более чем на допустимое отклонение. Шесть итогов сравниваются на странице Сведения о сопоставлении итогов по накладным, как показано в следующей таблице. Если допустимый допуск для итогов накладных равен 20%, то отклонение 100% для общей суммы скидки считается несоответствием сопоставления.
| Поле "Итого" | Фактический итог по накладным | Ожидаемый итог по накладным | % расхождения | Статус сопоставления |
|---|---|---|---|---|
| Сальдо | 495,00 | 495,00 | 0% | Передано |
| Итоговая скидка | 0,00 | 9,90 | 100% | Не прошел |
| Накладные расходы | 64,90 | 64,90 | 0% | Передано |
| Налог | 139,98 | 137,50 | 2% | Передано |
| Округление | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Сумма накладной | 699,88 | 687,50 | 2% | Передано |
Сопоставление итогов по накладной управляется для юридического лица переключателем Сопоставлять итоги по накладным на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. Сопоставление выполняется на основе ожидаемых и фактических итогов по накладным. Ожидаемые итоги по накладным вычисляются на основе цен, расходов и сведений о налогах из заказа на покупку и количества из накладной.
Двухстороннее сопоставление итоговых цен
Используйте двухстороннее сопоставление, чтобы убедиться, что расхождение сведениями о ценах в заказе на покупку и накладной находится в допустимых пределах. Вы можете сравнить цены для чистой суммы каждой строки накладной (и все ожидающие обработки и ранее разнесенные строки накладной) с соответствующей чистой суммой в строке заказе на покупку. Этот процесс называется сопоставлением итоговых цен.
Сопоставление итоговых цен может быть основано на проценте, сумме или проценте и сумме.
Если указан процент допуска итоговой цены покупки, сравниваются пять полей, как показано в следующей таблице. Так как допуск итоговой цены покупки равен 10%, отклонение итоговой цены 50% представляет несоответствие сопоставления.
| Статус сопоставления | Чистая сумма накладной | Ожидаемая чистая сумма | Несопоставленная итоговая цена покупки (сумма расхождения) | Несопоставленный процент итоговой цены покупки (процент расхождения) | Процент допустимых отклонений итоговой цены покупки |
|---|---|---|---|---|---|
| Передано | 105,00 | 100,00 | 5,00 | 5% | 10% |
| Не прошел | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50% | 10% |
Если указана сумма допуска итоговой цены покупки, сравниваются пять полей, как показано в следующей таблице. Так как сумма допуска итоговой цены покупки равна 100,00, сумма отклонений итоговой цены, равная 105,00, представляет несоответствие сопоставления.
| Статус сопоставления | Чистая сумма накладной | Ожидаемая чистая сумма | Несопоставленная итоговая цена покупки (сумма расхождения) | Несопоставленная сумма цены покупки в валюте учета (сумма расхождения) | Допустимое отклонение итоговой цены покупки |
|---|---|---|---|---|---|
| Передано | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50,00 | 100,00 |
| Не прошел | 205,00 | 100,00 | 105,00 | 105,00 | 100,00 |
Если сопоставление итоговых цен настроено с допуском в виде процента и суммы, которую иногда называют суммой, которую нельзя превышать, оба допуска учитываются при оценке несоответствия строки. Если процент или суммам превышают допуск, как показано в строках 150,00 и 205,00 в следующей таблице, строка содержит несоответствие.
| Статус сопоставления | Чистая сумма накладной | Ожидаемая чистая сумма | Несопоставленный процент итоговой цены покупки (процент расхождения) | Процент допустимых отклонений итоговой цены покупки | Несопоставленная сумма цены покупки в валюте учета (сумма расхождения) | Допустимое отклонение итоговой цены покупки |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Передано | 105,00 | 100,00 | 5% | 10% | 5,00 | 100,00 |
| Не прошел | 150,00 | 100,00 | 50% | 10% | 50,00 | 100,00 |
| Не прошел | 205,00 | 100,00 | 105% | 10% | 105,00 | 100,00 |
Двухстороннее сопоставление контролируется для юридического лица полем Политика проверки соответствия строк на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. В зависимости от выбранного значения в поле Разрешить переопределение политики проверки соответствия вы можете выбрать трехстороннее сопоставление для определенного поставщика, номенклатуры или сочетания поставщика и номенклатуры на странице Политика проверки соответствия, а для определенного заказа на покупку — на странице Заказ на покупку.
Сопоставление итоговых цен по накладной управляется для юридического лица переключателем Сопоставление итоговых цен на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. Процент допуска итоговой цены покупки и сумма допуска (сумма, которую нельзя превышать) также указываются на этой странице.
Двухстороннее сопоставление чистой цены за единицу
Используйте двухстороннее сопоставление, чтобы убедиться, что расхождение сведениями о ценах в заказе на покупку и накладной находится в допустимых пределах. Вы можете сравнить информацию о чистой цене за единицу для каждой номенклатуры в накладной. Этот процесс называется сопоставлением чистой цены за единицу.
Девять сумм по строкам сравниваются на странице Сведения о сопоставлении накладных, как показано в следующей таблице. Если допустимый допуск чистой цены за единицу равен 10%, то отклонение 22,61% для чистой цены за единицу считается несоответствием сопоставления.
| Поле "Строка" | Стоимость накладной | Сумма заказа на покупку | % расхождения | Статус сопоставления |
|---|---|---|---|---|
| Цена единицы измерения | 55,40 | 55,38 | 0% | Передано |
| Единица измерения цены | 1,00 | 1,00 | 0% | Передано |
| Накладные расходы по покупкам | 50,00 | 0,00 | 100% | Не прошел |
| Скидка | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Процент скидки | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Многострочная скидка | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Многострочная скидка в процентах | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Чистая сумма | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Не прошел |
| Чистая цена ед. изм. | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Не прошел |
Двухстороннее сопоставление контролируется для юридического лица полем Политика проверки соответствия строк на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. В зависимости от выбранного значения в поле Разрешить переопределение политики проверки соответствия вы можете выбрать трехстороннее сопоставление для определенного поставщика, номенклатуры или сочетания поставщика и номенклатуры на странице Политика проверки соответствия, а для определенного заказа на покупку — на странице Заказ на покупку.
Сопоставление чистой цены за единицу управляется для юридического лица переключателем Включить проверку сопоставления накладных на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. Проценты допуска чистой цены за единицу можно настроить для номенклатур, групп номенклатур, поставщиков, групп поставщиков, сочетаний номенклатур и поставщиков или юридического лица с помощью страницы Допустимые отклонения по цене.
Двухстороннее сопоставление итоговых цен и чистой цены за единицу
Вы можете использовать двухстороннее сопоставление итоговых цен и чистой цены за единицу вместе. В этом примере применяются следующие допущения.
- Допустимый предел чистой цены для номенклатуры "USB-диск" равен 10%.
- Допуск сопоставления итоговых цен для юридического составляет 15% или 500,00.
Заказ на покупку содержит следующую строку.
| Номер номенклатуры | Количество | Цена единицы измерения | Чистая сумма |
|---|---|---|---|
| Флэш-накопитель USB | 1000 | 10,00 | 10,000.00 |
Вводятся три накладные, как показано в следующей таблице. Существует несоответствие сопоставления для накладной 3, так как допуск 1 880,00 превышает сумму допуска итоговых цен покупки, равную 500,00. Для сопоставления итоговых цен чистая сумма накладной включает все ранее разнесенные накладные в добавок к накладной, над которой вы работаете сейчас.
| Номер номенклатуры | Количество | Цена единицы измерения | Чистая сумма | Сопоставление цены | Сопоставление итоговой цены |
|---|---|---|---|---|---|
| Накладная 1: USB-диск | 800 | 10,80 | 8 640,00 | Передано | Передано |
| Накладная 2: USB-диск | 100 | 10,80 | 1 080,00 | Передано | Передано |
| Накладная 3: USB-диск | 200 | 10,80 | 2 160,00 | Передано | Не прошел |
| Всего | 11 880,00 |
Трехстороннее сопоставление
Используйте трехстороннее сопоставление, чтобы убедиться, что расхождение сведениями о ценах в заказе на покупку и накладной находится в допустимых пределах, и чтобы убедиться, что количество в накладной совпадает с количеством для соответствующих поступлений продуктов.
Сравниваются те же суммы по строкам на странице "Сведения о сопоставлении накладных", что и для двустороннего сопоставления. Кроме того, количество по накладной сопоставляется с количеством поступления продукта. Если количество по накладной отличается от соответствующего количества в поступлении продуктов, возникает ошибка сопоставления количества.
| Поле "Строка" | Стоимость накладной | Сумма заказа на покупку | % расхождения | Статус сопоставления |
|---|---|---|---|---|
| Цена единицы измерения | 55,40 | 55,38 | 0% | Передано |
| Единица измерения цены | 1,00 | 1,00 | 0% | Передано |
| Накладные расходы по покупкам | 50,00 | 0,00 | 100% | Не прошел |
| Скидка | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Процент скидки | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Многострочная скидка | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Многострочная скидка в процентах | 0,00 | 0,00 | 0% | Передано |
| Чистая сумма | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Не прошел |
| Чистая цена ед. изм. | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Не прошел |
| Поле "Строка" | Стоимость накладной | Статус сопоставления |
|---|---|---|
| Количество по накладной | 4,00 | |
| Всего сопоставлено поступлений продуктов | 0,00 | Не прошел |
Трехстороннее сопоставление контролируется для юридического лица полем Политика проверки соответствия строк на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. В зависимости от выбранного значения в поле Разрешить переопределение политики проверки соответствия вы можете выбрать трехстороннее сопоставление для определенного поставщика, номенклатуры или сочетания поставщика и номенклатуры на странице Политика проверки соответствия, а для определенного заказа на покупку — на странице Заказ на покупку.
Сопоставление расходов
Сопоставление расходов можно использовать, чтобы убедиться, чтобы суммы расходов не отличаются от ожидаемых сумм более чем на допустимое отклонение. Итоговые суммы для каждого кода расходов, которые применяются к накладной и заказу на покупку, сравниваются на странице Сравнение значений накладных расходов - накладная:, как показано в следующей таблице. Если допустимый допуск для кода расходов равен 25%, то отклонение 99 999 999 999,99% для кода расходов лицензии считается несоответствием сопоставления.
Примечание
Процент отклонения 99 999 999 999,99% означает, что ожидаемая сумма на основе заказа на покупку равна нулю, а фактическая сумма в накладной больше нуля.
| Статус сопоставления расходов | Код накладных расходов по накладной | Фактическое итоговое рассчитанное значение | Ожидаемое итоговое рассчитанное значение | Сумма отклонений | % расхождения | Процент допуска |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Не прошел | Лицензия | 25 | 0 | 25 | 99 999 999 999,99% | 25% |
| Передано | Транспортировка | 200 | 200 | 0 | 0% | 25% |
| Не прошел | Ускорить | 4 | 2 | 2 | 100% | 25% |
Сопоставление затрат управляется для юридического лица переключателем Сопоставлять накладные расходы на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками. Вы можете настроить проценты допуска отклонение для расходов на странице Допустимые отклонения по накладным расходам.
Примечание
Сопоставление расходов выполняется только для кодов накладных расходов, для которых выбран переключатель Сравнить заказ на закупку и значения накладной на странице Код накладных расходов.
Связанные функции
Накладные поставщиков часто основаны на поступлении продуктов, в которых отражены фактические отгрузки, а не заказы на покупку. Иногда начисленные суммы не соответствуют суммам по заказам на покупку, а иногда отгруженные объемы не соответствуют объемам, по которым выставляется накладная. Можно управлять этой информацией следующими способами.
- Создать накладную поставщика на основе поступлений продуктов. Поступления продуктов автоматически предлагаются для накладных и вы можете выбрать, какие поступления продуктов использовать. Вы также можете выбрать определенные номенклатуры строки поступления продуктов из нескольких заказов на покупку, если это необходимо.
- Просмотрите и подтвердите отличия количества между количеством в накладной и полученным количеством продукта. При наличии несоответствия вы можете сохранить накладную и позже сопоставить ее с другим поступлением продуктов или изменить количество в накладной в соответствии с полученным количеством.
- Введите суммы накладной, которые не были включены в исходный заказ на покупку, чтобы данные в накладной совпадали с накладной, полученной от поставщика. Вы можете сравнить расходы для заказов на покупку с расходами для накладных. При необходимости вы можете добавить расходы в накладные и выделить их в строках накладной.
- Просмотрите и утвердите несоответствия цен между чистой ценой за единицу по накладной и чистой ценой за единицу по заказу на покупку. Можно настроить процент допустимых отклонений для юридических лиц, поставщиков и номенклатур. Если цена строки накладной поставщика не попадает в допустимый диапазон цен, вы можете сохранить накладную до ее утверждения для разнесения или получения коррекции от поставщика.
Дополнительные сведения см. в разделе Политики трехсторонней проверки соответствия и Настройка проверки сопоставления накладных в модуле расчетов с поставщиками.