Счета по предоплате и предоплата

Эта статья содержит описание и сравнение двух методов, которые организации могут использовать для авансовых платежей (предоплат). Одни метод создает накладную на предоплату, связанную с заказом на покупку. Другой метод создает ваучеры журнала предоплат путем создания записи в журнале и пометки их как ваучеров журнала предоплат.

Организации могут совершать предоплату (авансовые платежи) поставщикам за товары или услуги, прежде чем эти товары или услуги будут получены или выполнены. Два метода можно использовать для того, чтобы совершать предоплату для поставщиков. Чтобы уменьшить риск, можно отслеживать предоплаты путем указания предоплаты в заказе на покупку. Для этого метода поставщики должны создавать накладную на предоплату, связанную с заказом на покупку. Этот метод называется выставление накладных по предоплате. Организации, которые не хотят так подробно отслеживать предоплату или не получают накладную по предоплате от своего поставщика, могут использовать ваучеры журнала предоплат вместо метода выставления накладных по предоплате. Можно создавать ваучеры журнала предоплат путем создания записи в журнале и пометки их как ваучеров журнала предоплат. Для этого метода нельзя отслеживать, какие предоплаты сделаны поставщику по какому заказу на покупку. Однако вы можете отметить разнесенную предоплату для сопоставления по заказу на покупку.

Когда использовать выставление накладных по предоплате по сравнению с предоплатой

Выставление накладных по предоплате	Предоплаты
Определите стоимость предоплаты для заказа на покупку.	Стоимость предоплаты для заказа на покупку не определена.
Накладная по предоплате и конечная накладная должны быть разнесены.	Разноска накладной по предоплате не требуется.
Задолженность по предоплате содержится в счете предоплаты, а не в счете кредиторской задолженности.	Задолженность по предоплате содержится в счете кредиторской задолженности.
Сальдо поставщика не отражает стоимость предоплаты во время процесса.	Сальдо поставщика отражает стоимость предоплаты во время процесса.
Выставление накладных по предоплате доступно только для расчетов с поставщиками.	Предоплата доступна в расчетах с клиентами и поставщиками.

Обзор процесса предоплаты

Правила ведения бухгалтерского учета в некоторых странах/регионах не позволяют выполнять разноску предоплаты (заблаговременной оплаты), получаемой от клиента или выплачиваемой поставщику, на обычные итоговые счета клиента или поставщика. Вместо этого сумма предоплаты разносится на специальный счет ГК, предназначенный для предоплат. При создании заказа на покупку или продажу происходит выставление накладной поставщику или клиенту. Во время оплаты накладной сумма предоплаты и ваучер по предоплате удаляется со счета, предназначенного для предоплат, а сумма накладной автоматически разносится на стандартные счета ГК. Чтобы создать предоплату, выполните следующие действия:

1. Настройте профиль разноски для предоплат.
2. На страницах Параметры расчетов с клиентами и Параметры расчетов с поставщиками в разделе Главная книга и налог выберите новый профиль разноски с помощью параметра Профиль разноски для журнала платежей с предоплатой.
3. Создайте журнал платежей и после этого создайте новый платеж.
4. Вы можете пометить платеж как предоплату. Если платеж помечен как предоплата, платеж разносится в счета ГК, которые определены в профиле разноски, который настроен на этапах 1 и 2. Кроме того, если платеж помечен как предоплата, налоги высчитываются. Некоторые правительства требуют, чтобы налоги были оплачены при регистрации предоплаты, даже если нет накладной.
5. Разноска предоплаты.
6. Необязательно: вы можете сопоставить предоплату с заказом на покупку или заказом на продажу, прежде чем вы создаете накладную. На странице заказа на продажу или заказа на покупку на панели действий выберите Сопоставление проводок.
7. После того, как поставщик поставляет товары или услуги, зарегистрируйте накладную. Если вы сопоставили предоплату с заказом на покупку или заказом на продажу на этапе 6, предоплата автоматически сопоставляется с созданной накладной. Если вы не сопоставляли предоплату с заказом на покупку или заказом на продажу, вы можете вручную сопоставить ее с накладной с помощью Сопоставление проводок на странице клиента или поставщика. Сумма предоплаты затем реверсируется из временного счета учета AP/AR. Кроме того, если налоги были высчитаны, то они реверсируются, потому что в накладной указаны фактические налоги.

Обзор процесса выставления накладной по предоплате

Накладные по предоплате являются стандартными методами ведения бизнеса. Поставщик выпускает накладные по предоплате для того, чтобы требовать депозита на покупку перед выполнением заказа на покупку. Например, некоторые поставщики могут потребовать предоплату за определенные товары или услуги. Если поставщик выпускает накладную, которая требует предоплату, вы можете использовать функцию выставления накладной по предоплате. Стоимость предоплаты можно определить в заказе на покупку, накладная по предоплате регистрируется и оплачивается, и после этого накладная по предоплате применяется к конечной накладной. Выполните следующие действия, чтобы создать предоплату.

1. Специалист по покупке создает, подтверждает и отправляет заказ на покупку, для которого поставщик потребовал предоплату. Стоимость предоплаты определяется для заказа на покупку как часть соглашения.
2. Поставщик отправляет счет на предоплату.
3. Координатор расчетов с поставщиками регистрирует накладную на предоплату в соответствии с заказом на покупку, а затем накладная по предоплате оплачивается.
4. Поставщик отправляет запрос на платеж, называемый стандартной накладной поставщика. После того как поставщик доставляет товары или услуги, и связанные стандартные накладные поставщика получены, координатор расчетов с поставщиками применяет сумму предоплаты, которая уже уплачена по стандартной накладной.
5. Координатор расчетов с поставщиками выполняет оплату и сопоставляет остаток суммы стандартной накладной.

Настройка параметров для включения обработки накладных по предоплате

Счет предоплаты должен быть определен на вкладке Заказ на покупку на странице Разноска запасов (Управление запасами > Настройка > Разноска > Разноска). Счет предоплаты обновляется, как правило, дебетуется, при разноске накладной по предоплате. Сальдо в счете по предоплате сторнируется, когда разносится стандартная накладная, которая применяется к данному счету по предоплате. Если не сопоставить накладную по предоплате с платежом до применения накладной по предоплате к стандартной накладной, записи учета из разнесенной накладной на предоплату сторнируются при разноске стандартной накладной.

Корреспондирующий счет итоговых счетов с поставщиками определяется в профиле Разноска поставщиков. Чтобы определить профиль разноски по умолчанию, перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Настройка > Параметры модуля расчетов с поставщиками > вкладка "Главная книга и налог" > Профиль разноски по накладной поставщика по предоплате.

Политика применения предоплаты определяет, будут ли автоматически применяться сопоставленные накладные по предоплате для окончательной накладной, созданной вручную. Накладные, созданные с использованием информационного объекта, не будут ссылаться на Политику применения предоплаты. Вам потребуется вручную применить сопоставленные накладные по предоплате к накладным, созданным с помощью информационного объекта. Чтобы определить политику, перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Настройка > Параметры модуля расчетов с поставщиками > вкладка "Главная книга и налог" > Политика применения предоплаты. Если в поле Политика применения предоплаты установлено значение Автоматически, накладная по предоплате автоматически помечается для сопоставления с окончательной накладной. Если для поля установлено значение Уведомление, то визуальная индикация доступности накладной на предоплату для применения будет отображено после создания окончательной накладной.

Создание заказа на покупку, который содержит сведения о накладной по предоплате

Когда поставщик сообщает, что ему требуется предоплата за товары и услуги, содержащиеся в заказе на покупку, необходимо определить сумму предоплаты для соответствующего заказа на покупку. Перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Общее > Заказы на покупку > Все заказы на покупку " и найдите заказ на покупку этого поставщика. На панели Действие выберите вкладку Покупка, затем выберите Предоплата. Введите информацию для предоплаты, включая описание и сумму предоплаты, укажите, является ли предоплата фиксированной суммой или процентным отношением, а также укажите ИД категории предоплаты.

Примечание

Несколько определений предоплаты в заказе на покупку не допускаются. Если необходимо разрешить несколько предоплат в заказе на покупку, разнесите платежи с помощью журнала платежей вместо накладной предоплаты.

Предоплата может быть удалена из заказа на покупку, кроме случая, когда вы уже сопоставили платеж с разнесенной накладной на предоплату или уже разнесли стандартную накладную. Чтобы удалить сведения о предоплате из заказа на покупку, перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Общее > Заказы на покупку > Все заказы на покупку и найдите заказ на покупку от поставщика. На панели операций выберите вкладку Покупка, затем выберите Удалить предоплату.

Создание и разноска счета на предоплату

Чтобы записать накладную по предоплате поставщика, перейдите на страницу Накладная поставщика. Выберите Счет на предоплату на странице Заказы на покупку (Кредиторская задолженность > Общие > Заказы на покупку > Все заказы на покупку > вкладка "Накладная" > Счет на предоплату). Введите сведения для накладной на предоплату, включая номер накладной. Невозможно изменить сумму, указанную в накладной на предоплату. Если поставщик выставил накладную на частичную сумму предоплаты, которая определена в заказе на покупку, можно обновить цену за единицу, чтобы она соответствовала частичной сумме.

При разноске накладной по предоплате обновляются сальдо поставщика и счет предоплаты. Сумма Применение предоплаты в определении предоплаты, которое содержится в заказе на покупку, также обновляется. Записи финансовой аналитики по умолчанию для разнесенной операции предоплаты будут взяты из информации заголовка в заказе на покупку.

Если функция Блокировать финансовые аналитики в строках накладной для накладной по предоплате поставщику на странице Управление функциями включена, аналитики в заголовке или строках предоплаты нельзя обновить.

Разноска и сопоставление платежей для накладной по предоплате

Затем накладная на предоплату будет оплачиваться со страницы Журнал платежей. Чтобы получить доступ к журналам платежей, щелкните Расчеты с поставщиками > Журналы > Платежи > Журнал платежей. После разноски сопоставления по платежу в накладную по предоплате оставшаяся сумма Применение предоплаты заказа на покупку будет обновлена.

Перед разноской стандартной накладной для накладной по предоплате можно сторнировать сопоставление платежа из накладной по предоплате. Однако после применения стандартной накладной к накладной по предоплате сопоставление платежа невозможно сторнировать из накладной по предоплате.

Разноска стандартной накладной поставщика для заказа на покупку и применение накладной по предоплате к стандартной накладной

Запишите стандартную накладную, полученную от поставщика. В рамках этого процесса можно применить сопоставленную накладную по предоплате к накладной поставщика таким образом, чтобы сумма в накладной сократилось на сумму, которая уже была оплачена. Применение накладной по предоплате к накладной поставщика обеспечит сторнирование записей учета из накладной на предоплату.

Применение накладной по предоплате после разноски стандартной накладной

Если вы забыли применить предоплату к стандартной накладной поставщика во время разноски накладной поставщика, сопоставленная предоплата будет доступна для применения к другим накладным данного поставщика на странице Поставщики (Расчеты с поставщиками > Общее > Поставщики > Все поставщики > вкладка "Накладная" > Применить).

Сторнирование процесса применения предоплаты

Если требуется отменить сопоставление или сторнировать применение накладной на предоплату из стандартной накладной, выберите действие Сторнировать со страницы Поставщики (Расчеты с поставщиками > Общее > Поставщики > Все поставщики > вкладка "Накладная" > Сторнировать). После сторнирования применения предоплаты можно применить эту предоплату к другой стандартной накладной.