Обзор накладных поставщиков

  • Статья

Важно

Часть или вся функциональность, описанная в этой статье, доступна в рамках предварительного выпуска. Содержимое и функциональность могут быть изменены. Дополнительные сведения о предварительных выпусках см. в разделе Доступность обновления службы.

В этой статье представлена общая информация о накладных поставщика. Накладные поставщика — это запросы для платежа за продукты и услуги. Накладные поставщика могут представлять счет за текущие услуги, или они могут основываться на заказах на покупку на конкретные номенклатуры и услуги.

Счета поставщиков

Накладная поставщика из заказа на покупку создается при получении продуктов или услуг согласно заказу на покупку, размещенному у поставщика. Накладная поставщика содержит заголовок и одну или несколько строк для номенклатур или услуг. Накладная поставщика завершает цикл от заказа на покупку, поступления продуктов и до создания накладной поставщика.

Хотя некоторые накладные поставщиков связаны с заказом на покупку, накладные поставщиков также могут содержать строки, которые не относятся к строкам заказа на покупку. Вы также можете создавать накладные поставщиков, которые не связаны с каким-либо заказом на покупку. Эти накладные поставщика могут представлять собой текущие услуги, такие как счет за коммунальные услуги. При добавлении текущей услуги нет необходимости ссылаться на заказ на покупку.

Существует несколько способов ввода накладной поставщика:

  • Регистр накладных поставщика позволяет быстро вводить накладные, которые не ссылаются на заказ на покупку, чтобы можно было начислять расход. С помощью журнала утверждения накладных поставщика можно выбрать такие накладные и разнести их на сальдо поставщика для реверсирования начисления.
  • Журнал накладных поставщика позволяет быстро вводить накладные, которые не ссылаются на заказ на покупку, за один шаг.
  • Вместе с кластером накладных поставщиков регистр накладных поставщика позволяет быстро вводить накладные для начисления расхода. Можно открыть связанные заказы на покупку позже, чтобы разнести накладную на счет расходов.
  • На страницах Открытые накладные поставщиков и Накладные поставщиков, ожидающие обработки можно создать накладные поставщиков из подтвержденных заказов на покупку.
  • Решение Invoice Capture автоматически создает накладные поставщиков из цифровых изображений накладных. Дополнительные сведения см. в статье Invoice Capture

Обсуждение ниже предоставляет дополнительные сведения об использовании страниц Открытые накладные поставщиков или Накладные поставщиков, ожидающие обработки для создания накладной поставщика из заказа на покупку.

Общие сведения о количествах строк накладных

Когда вы открываете накладную поставщика из связанного заказа на покупку, система создает строки накладной из заказа на покупку. По умолчанию система берет количества из поступления продуктов. Однако вы можете использовать любое поведение по умолчанию, описанное ниже:

  • Количество для немедленного получения — используйте этот параметр для частичных отгрузок. Для значения по умолчанию в поле Количество будет задано количество, указанное в поле Немедленное получение заказа на покупку.
  • Заказанное количество — используйте этот параметр для полных отгрузок. Для значения по умолчанию в поле Количество будет задано количество, указанное в поле Заказано заказа на покупку.
  • Зарегистрированное количество — используйте этот параметр, если номенклатура требует регистрации, как указано на странице Группы номенклатурных моделей. Значение по умолчанию в поле Количество представляет собой зарегистрированное физическое обновляемое количество.
  • Количество поступающих продуктов — используйте этот параметр, если поступление продуктов уже было получено для заказа. Значение по умолчанию в поле Количество является общим количеством доступных поступлений продукта.
  • Зарегистрированное количество и услуги — используйте этот параметр, если количества были зарегистрированы в журналах прибытия для учитываемых или не учитываемых в запасах номенклатур. Этот вариант также включает услуги независимо от того, были ли они зарегистрированы.

Если юридическое лицо использует сопоставление накладных, можно просмотреть результаты сопоставления количеств в столбце Сопоставление количества поступления продуктов. Также можно использовать кнопку Сведения о сопоставлении на вкладке Просмотр панели действий, чтобы просмотреть результаты сопоставления количеств.

Добавление строки, которой не было в заказе на покупку

Можно добавить строку, которой не было в заказе на покупку, в накладную поставщика. Необходимо выбрать код номенклатуры или категорию закупаемой продукции. Затем добавьте количества, цены и суммы в строку. Строка будет включена только в политики сопоставления для итогов по накладной.

Отправка накладной поставщика на проверку

В организации могут использоваться workflow-процессы для управления процессом проверки накладных поставщиков. Для заголовка накладной, строки накладной или обоих элементов может потребоваться проверка с помощью рабочего процесса. Элементы управления workflow-процессов применяются к заголовку или строке в зависимости от того, где находился фокус при выборе элемента управления. Вместо кнопки Разнести отобразится кнопка Отправить, которая отправляет накладную поставщика через этапы процесса проверки.

Предотвращение отправки накладной в рабочий процесс

Ниже приведены несколько способов, позволяющих предотвратить отправку накладной в рабочий процесс.

  • Общая сумма по накладной и зарегистрированная общая сумма не равны. Пользователь, отправивший накладную, получит оповещение о том, что итоговые суммы не равны. Это оповещение предоставляет возможность пользователю исправить сальдо перед повторной отправкой накладной в систему документооборота. Эта функция доступна, если параметр Запретить отправку в рабочий процесс, когда общая сумма по накладной и зарегистрированная общая сумма по накладной не совпадают на странице Управление функциями и параметр Параметр рабочего процесса, если итоги по накладной и зарегистрированный итог не равны на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками включены.
  • Накладная содержит нераспределенные накладные расходы. Пользователь, отправивший накладную, получит оповещение о том, что накладная содержит нераспределенные накладные расходы. Таким образом, пользователь может исправить накладную до повторной отправки ее в систему документооборота. Эта функция доступна, если параметр Запретить отправку в рабочий процесс, когда в накладной поставщика имеются нераспределенные накладные расходы на странице Управление функциями и параметр Параметр рабочего процесса, если существуют нераспределенные расходы на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками включены.
  • Накладная содержит тот же номер накладной, что и другая разнесенная накладная. Пользователь, отправивший накладную, получит сообщение о том, что была найдена накладная с повторяющимся номером. Пользователь может исправить повторяющийся номер до повторной отправки накладной в систему документооборота. Оповещение будет отображаться, когда параметру Проверка используемого номера накладной в модуле расчетов с поставщиками задано значение Запрещать дубликаты. Эта функция доступна, если параметр Запретить отправку в рабочий процесс, если номер накладной уже существует в разнесенной накладной, а система не настроена на прием дублирующихся номеров накладных на странице Управление функциями включен.
  • Накладная содержит строку, в которой количество по накладной меньше сопоставленного количества прихода продукта. Пользователь, который отправляет накладную или пытается выполнить разноску, получит сообщение о том, что эти количества не равны. Это сообщение предоставляет возможность пользователю исправить значения перед повторной отправкой накладной в систему документооборота. Эта функция доступна, если параметр Блокировать разноску и отправку накладных поставщиков в рабочий процесс на странице Управление функциями и параметр Блокировать разноску и отправку в рабочий процесс на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками включены.

Сопоставление накладных поставщиков с поступлениями продуктов

Можно ввести и сохранить информацию по накладным поставщиков и можно сопоставить строки накладной строкам поступления продуктов. Также можно сопоставить частичные количества для строки.

Можно создать накладную поставщика на основе тех номенклатур строк поступления продуктов, которые были получены до текущей даты, даже если были получены еще не все номенклатуры для данного заказа на покупку. Например, можно использовать этот параметр, если поставщик отправляет одну накладную в месяц, чтобы покрыть все поставки, отгруженные в течение этого месяца. Каждое поступление продуктов соответствует частичной или полной поставке номенклатур в заказе на покупку.

Когда накладная находится в рабочем процессе, утверждающее лицо может обновить количества в накладных, чтобы они соответствовали значению в поле Количество сопоставляемого поступления продуктов. Для этого установите флажок Обновить количества по накладным, чтобы они соответствовали количествам прихода продуктов в рабочем процессе в рабочей области Управление функциями и выберите Включить. Если утверждающий в рабочем процессе удалил все совпадения из всех поступлений продуктов из строки накладной, строка накладной будет удалена. Если эта функция не активирована, количества в накладных не обновляются для накладных в рабочем процессе.

При разноске накладной количество Осталось отгрузить для каждой номенклатуры обновляется в соответствии с суммарной величиной полученных количеств из выбранных поступлений продукта. Если количества Осталось отгрузить и К поставке по всем номенклатурам заказа на продажу равны нулю, статус заказа на покупку изменяется на Оприходовано. Если количество Осталось отгрузить не равно нулю, статус заказа на покупку не меняется, и для этого заказа можно ввести дополнительные накладные.

В этой процедуре предполагается, что для заказа на покупку было разнесено хотя бы одно поступление продуктов. Накладная поставщика создается на основе таких поступлений продуктов и отражает внесенные в них количества. Финансовая информация для накладной основывается на данных, введенных при разноске накладной.

Дополнительные сведения см. в разделе Регистрация накладной поставщика и сопоставление с полученными количествами

Настройка автоматической задачи для рабочего процесса накладной поставщика для разноски накладной поставщика с помощью пакетного задания

Можно добавить автоматическую задачу разноски в рабочий процесс накладной поставщика, чтобы накладные обрабатывались в пакетном режиме. Разноска накладных в пакетном режиме позволяет продолжить обработку рабочего процесса, не дожидаясь окончания разноски, что повышает общую производительность всех задач, отправленных в рабочий процесс.

Для разноски накладной поставщика в пакетном режиме на странице Управление функциями включите параметр Разноска накладных поставщиков в пакетном режиме. Рабочие процессы накладных поставщиков настраиваются в пункте Расчеты с поставщиками > Настройка > Рабочие процессы для расчетов с поставщиками.

Задача Разнести накладную поставщика в пакетном режиме отображается в редакторе рабочих процессов, независимо от того, активирован ли параметр функции Разноска накладных поставщиков в пакетном режиме. Если параметр функции не активирован, накладная, содержащая параметр Разноска накладных поставщиков в пакетной задаче, не будет обрабатываться в рабочем процессе до тех пор, пока этот параметр не будет включен. Задача Разноска накладных поставщиков в пакетном режиме не должна использоваться в том же рабочем процессе, что и автоматизированная задача Разноска накладных поставщика. Кроме того, задача Разноска накладных поставщиков в пакетном режиме должна быть последним элементом в конфигурации рабочего процесса.

Можно указать число накладных для включения в пакет, и число часов ожидания, по истечении которых будет производиться перепланирование пакета, перейдя к пункту Расчеты с поставщиками > Настройка > Параметры расчетов с поставщиками > Накладная > Рабочий процесс выставления счетов.

Работа с несколькими накладными

Можно работать с несколькими накладными одновременно и разносить их все параллельно. Если требуется создать несколько накладных, используйте страницу Накладные поставщиков, ожидающие обработки. Если требуется разнести и напечатать несколько накладных поставщика, используйте Журнал утверждений накладных. При использовании Журнала утверждений накладных для данного заказа на покупку должно быть разнесено хотя бы одно поступление продуктов, а накладная для заказа на покупку должна быть разнесена в регистр накладных. Финансовая информация для накладной берется из накладной, разнесенной в форме регистрации.

Восстановление накладных поставщика, находящихся в использовании

Когда используется накладная поставщика, она не может редактироваться другим пользователем. Однако состояние накладной может иногда указывать, что накладная используется, даже если она не редактируется активно. Например, приложение могло перестать отвечать во время редактирования накладной или пользователь мог случайно оставить накладную открытой в приложении.

Можно использовать страницу Восстановить накладные поставщика, чтобы восстановить или освободить накладные поставщика, которые были в использовании более четырех часов, чтобы их можно было изменить. Можно открыть эту страницу из навигации или плитки Периодическая задача в рабочей области Запись накладной поставщика. После восстановления накладной она будет доступна для редактирования на странице Накладная поставщика.

Открыть страницу Восстановить накладные поставщика только тогда, когда вам назначены полномочия и привилегия безопасности Восстановить накладные поставщика. Кроме того, параметр Разрешить восстановление накладных поставщика на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками включен.

Значения финансовой аналитики по умолчанию в строках накладной поставщика

Для накладных поставщика, связанных с заказом на покупку, финансовая аналитика по умолчанию будет получена из соответствующих строк заказа на покупку. 

Для накладных поставщика, которые не связаны ни с одним заказом на покупку, финансовая аналитика по умолчанию будет объединять аналитику из ссылки на аналитику, заголовка накладной, номенклатуры.  Если одна и та же аналитика определена в ссылке на аналитику, заголовке накладной и номенклатуре, аналитика в строке накладной будет соответствовать последовательности приоритетов: ссылка на аналитику > заголовок накладной > номенклатура

Сброс статуса рабочего процесса для накладных поставщика из неустранимого в черновик

Экземпляр рабочего процесса, остановленного вследствие неисправимой ошибки, будет иметь статус рабочего процессе Неустранимо. Когда рабочий процесс накладной поставщика имеет статус Неустранимо, его можно сбросить в состояние Черновик, выбрав Отозвать. Затем можно отредактировать накладную поставщика. Эта возможность доступна, если параметр Сброс статуса рабочего процесса для накладных поставщика из неустранимого в черновик на странице Управление функциями включен.

Страницу История workflow-процесса можно использовать для сброса статуса workflow-процесса на Черновик. Вы можете открыть эту страницу из раздела Накладная поставщика или Общее > Запросы > Workflow-процесс. Чтобы сбросить статус workflow-процесса на Черновик, выберите Отозвать. Вы также можете сбросить статус workflow-процесса на «Черновик» выбрав действие Отозвать на странице Накладная поставщика или Накладные поставщиков, ожидающие обработки. После того как статус рабочего процесса сброшен на Черновик, он становится доступным для редактирования на странице Накладная поставщика.

Просмотр итогов по накладной на странице ожидающих накладных поставщиков

Можно просмотреть общую сумму накладной на странице Ожидающие накладные поставщиков путем включения параметра Отображать итог по накладной в списке ожидающих накладных поставщика на странице Параметры модуля расчетов с поставщиками.

Отчет по открытым проводкам по поставщику

Отчет по открытым проводкам по поставщику показывает подробную информацию об открытых проводках по каждому поставщику на указанную дату. Этот отчет часто используется во время процедуры аудита для проверки сальдо между проводками книги поставщиков и проводками счетов ГК.

Для каждой проводки отчет содержит следующие сведения:

  • Номер счета
  • Дата проводки
  • Код ваучера
  • Сумма проводки в валюте проводки и валюте учета
  • Сальдо кредит в валюте проводки и валюте учета
  • Сальдо дебит в валюте проводки и валюте учета
  • Сумма промежуточного итога в валюте учета
  • Срок оплаты

Фильтрация данных в отчете

При создании отчета по открытым проводкам по поставщику доступны следующие параметры по умолчанию. Можно использовать для фильтрации данных, которые будут включены в отчет.

  • Исключить будущее сопоставление — установите этот флажок, чтобы исключить проводки, сопоставленные после даты, введенной в поле Открытые проводки по.
  • Открытые проводки по – введите дату, чтобы включить проводки, которые открыты по состоянию на эту дату. Если дата не введена, в этом поле задается максимальная дата. (Максимальная дата — это последняя дата, которую система принимает, 31 декабря 2154 года.) По умолчанию при следующем запуске отчета в этом поле будет задана последняя дата, которая была введена в него.

Можно использовать фильтры под поле полем Запись для добавления, чтобы ограничить данные проводок, включенных в отчет.

Дополнительные ресурсы