Шаблоны бюджетного планирования для Excel

Важно!

Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.

В этом разделе описывается, как создавать шаблоны Microsoft Excel, которые могут использоваться с бюджетными планами.

В этом разделе показано, как создавать шаблоны Excel, которые будут использоваться с бюджетными планами, с помощью набора стандартных демонстрационных данных и именем пользователя Admin. Дополнительные сведения о планировании бюджета см. в разделе Обзор планирования бюджета. Можно также ознакомиться с учебником Планирование бюджета, чтобы изучить принципы настройки и использования базового модуля.

Создайте книгу с помощью макета документа бюджетного плана

Документы бюджетного плана можно просматривать и редактировать, используя один или несколько макетов. Каждый макет может иметь связанный шаблон документа бюджетного плана для просмотра и редактирования данных бюджетного плана в электронной таблице Excel. В этом разделе шаблон документа бюджетного плана будут создаваться с использованием существующей конфигурации макета.

  1. Откройте Список бюджетных планов (Бюджетирование > Бюджетные планы).

  2. Нажмите кнопку Создать, чтобы создать документ бюджетного плана.

    Список бюджетных планов

  3. Используйте параметр Добавить строку для добавления строк. Щелкните Макеты для просмотра конфигурации макет документа бюджетного плана.

    Добавление бюджетных планов

Можно просмотреть конфигурацию макета и при необходимости изменить ее.

  1. Выберите Шаблон > Создать для создания файла Excel для данного макета.
  2. После создания шаблона перейдите к пункту Шаблон > Вид, чтобы открыть и просмотреть шаблон документа бюджетного плана. Можно сохранить файл Excel на локальном диске.

Сохранить как

Примечание

Макет документа бюджетного плана не может редактироваться после того, как с ним был связан шаблон Excel. Чтобы изменить макет, удалите связанный файл шаблона Excel и создайте его заново. Это необходимо, чтобы сохранить синхронизацию полей в макете и на листе.

Шаблон Excel будет содержать все элементы из макета документа бюджетного плана, где столбец Доступно на листе имеет значение True. Перекрытие элементов не допускается в шаблоне Excel. Например если формат содержит столбцы "Запрос Q1", "Запрос Q2", "Запрос Q3" и "Запрос Q4" и итоговый столбец запроса, представляющий общую сумму по всем 4 квартальным столбцам, только квартальные столбцы или итоговый столбец доступны для использования в шаблоне Excel. Файл Excel не может обновить пересекающиеся столбцы во время обновления, поскольку данные в таблице могут устареть и стать неточными.

Примечание

Чтобы избежать возможных проблем с просмотром и редактированием данных бюджетного плана с помощью Excel, один и тот же пользователь должен войти в Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics Office Add-in Data Connector.

Добавление заголовка в шаблон документа бюджетного плана

Чтобы добавить сведения заголовка, выберите верхнюю строку в файле Excel и вставьте пустые строки. Щелкните Дизайн в Соединитель данных для добавления полей заголовка в файл Excel.

На вкладке Дизайн щелкните поля Добавить, затем выберите BudgetPlanHeader в качестве источника данных сущности.

Наведите курсор на нужное место в файле Excel. Щелкните Добавить метку, чтобы добавить подпись поля в выбранном месте. Выберите Добавить значение, чтобы добавить в выбранное место значение поля. Для закрытия конструктора щелкните Готово.

Выберите "Добавить значение"

Добавление рассчитанного столбца в таблицу шаблона документа бюджетного плана

Далее вычисляемые столбцы будут добавлены в созданный шаблон документа бюджетного плана. Столбец Общий запрос, в котором приводится сумма столбцов "Запрос Q1": "Запрос Q4", и столбец Корректировка, который пересчитывает столбец Общий запрос, умножая на заранее определенный множитель.

Щелкните Дизайн в Соединитель данных для добавления столбцов в таблицу. Щелкните Изменить рядом с источником данных BudgetPlanWorksheet, чтобы начать добавление столбцов.

Начать добавление столбцов

В выбранной группе полей отображаются столбцы, доступные в шаблоне. Нажмите кнопку Формула, чтобы добавить новый столбец. Задайте имя нового столбца, затем вставьте формулу в поле Формула. Щелкните Обновить, чтобы вставить столбец.

Добавление и вставка столбца

Примечание

Чтобы определить формулу, создайте формулу в электронной таблице и скопируйте ее в окно Дизайн. Связанная таблица Finance and Operations обычно называется "AXTable1". Например, чтобы просуммировать столбцы "Запрос Q1": "Запрос Q4" в электронной таблице, формула = AxTable1[Запрос Q1]+AxTable1[Запрос Q2]+AxTable1[Запрос Q3]+AxTable1[Запрос Q4].

Повторите эти шаги, чтобы вставить столбец Корректировка. Для этого столбца используйте формулу = AxTable1[Общий запрос]*$I$1. Эта формула берет значение из ячейки "I1" и умножает значения в столбце Общий запрос для расчета величин корректировки.

Сохраните и закройте файл Excel. В разделе Макеты щелкните Шаблон > Загрузить для загрузки сохраненного шаблона Excel, который требуется использовать для бюджетного плана.

Отправка шаблона Excel

Закройте слайдер Макеты. В документе Бюджетный план нажмите Лист для просмотра и редактирования документа в Excel. Обратите внимание, что скорректированный шаблон Excel был использован для создания этого листа бюджетного плана, и вычисляемые столбцы обновляются с использованием формул, которые были определены на предыдущих шагах.

Просмотр и редактирование документа в Excel

Советы и рекомендации по созданию шаблонов бюджетного плана

Можно ли добавлять и использовать дополнительные источники данных в шаблоне бюджетного плана?

Да, можно использовать меню Дизайн, чтобы добавить дополнительные сущности к тому же или другим листам в шаблоне Excel. Например, можно добавить источник данных BudgetPlanProposedProject для создания и одновременного ведения списка предложенных проектов при работе с данными бюджетного плана в Excel. Обратите внимание, что включение источников данных большого объема может повлиять на производительность книги Excel.

Можно использовать параметр Фильтр в Соединитель данных для добавления нужных фильтров к дополнительным источникам данных.

Можно ли скрыть параметр "Дизайн" в соединителе данных для других пользователей?

Да, откройте параметры программы Соединитель данных, чтобы скрыть пункт Дизайн от других пользователей.

Открытие параметров соединителя данных

Разверните Параметры соединителя данных и снимите флажок Включить дизайн. Таким образом параметр Дизайн будет скрыт в программе Соединитель данных.

Скрыть параметр конструктора от соединителя данных

Можно ли исключить возможность случайного закрытия соединителя данных во время работы с данными?

Рекомендуется заблокировать шаблон, чтобы пользователи не могли закрыть его. Чтобы включить блокировку, щелкните Соединитель данных — в верхнем правом углу появится стрелка.

Включить блокировку

Щелкните стрелку для открытия дополнительного меню. Выберите Блокировать.

Выберите "Блокировать"

Можно ли использовать другие возможности Excel, такие как форматирование ячеек, цвета, условное форматирование и диаграммы с моими шаблонами бюджетного плана?

Да, большинство стандартных возможностей Excel будет работать в шаблонах бюджетного плана. Рекомендуется использовать цветовое кодирование для пользователей, чтобы различать столбцы только для чтения и столбцы, который можно изменять. Условное форматирование можно использовать для выделения проблемных областей бюджета. Итоги по столбцам можно легко представить с помощью стандартных формул Excel над таблицей.

Можно также создать и использовать сводные таблицы и диаграммы для дополнительного группирования и визуализации данных бюджета. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Обновить все, затем нажмите кнопку Свойства подключения. Перейдите на вкладку Использование. В разделе Обновить установите флажок Обновлять данные при открытии файла.