Прогнозирование должности

Расходы, которые связаны с работниками, часто составляют большую часть расходов организации. Прогнозируемая должность позволяет планировать расходы и включать их в планирование бюджетов.

Прогнозируемая должность в планировании бюджета

Прогнозируемая должность использует три ключевых компонента для предоставления точных бюджетных сумм для расходов позиций. Эти сумы затем можно включить в бюджетный план для бюджетных вычислений.

Ключевой компонент — прогнозируемая должность, которая представляет все данные о затратах, связанные с конкретной позицией. Можно создать несколько версий прогнозируемой должности, назначив каждой версии свой сценарий бюджетного плана. Наличие нескольких версий позволяет реализовать итеративный подход к бюджетированию и сравнивать возможные сценарии. Каждая прогнозируемая должность имеет соответствующую позицию в разделе "Кадры".

Элемент затрат бюджета — это компонент настройки, представляющий конкретный расход, который связан с позицией, например базовую зарплату, оплачиваемую работодателем медицинскую страховку, оплату расходов на сотовый телефон и т. д. Элемент затрат бюджета включает счет ГК, который используется для затрат и параметры для вычисления. Каждый элемент затрат бюджета может быть назначен многочисленным прогнозируемым должностям.

Группа компенсации — это дополнительный компонент настройки, используемый для применения набора элементов затрат бюджета и платежных вычислений к должностям со схожими платежными характеристиками. Группа компенсации может включать компенсационную сетку ставок заработной платы. Если группа назначается прогнозируемой должности, уровень и шаг в сетке могут назначать заработки прогнозируемой должности. Набор элементов затрат добавляется автоматически.

Процессы прогнозирования должности

В типичном процессе прогнозирования должности сначала создаются компоненты настройки (элементы затрат бюджета и группы компенсации). Затем на основе существующих позиций создаются прогнозируемые должности. Затем можно вносить корректировки. Например, можно добавлять и удалять должности, менять ставки зарплаты и затраты на выплаты льгот, а также добавлять увеличения заработной платы. Можно создать несколько версий прогнозируемых должностей, что сделает возможным сравнения между разными сценариями бюджетирования. Затем можно включить прогнозируемые должности в бюджетные платы и добавить затраты из позиций прогноза в качестве строк бюджетного плана.

Можно создать дополнительные версии позиций прогноза по мере пересмотра бюджетных планов. Эти новые версии представляют собой основу для изменений.

Настройка прогнозирования должности

Элементы бюджетных затрат

Элементы затрат бюджета используются для определения сведений о затратах для прогнозируемой должности. Эти сведения включают тип затрат, способ расчета затрат и распределены ли затраты по нескольким датам, если прогнозируемая должность включена в бюджетный план.

Определенные поля определяют поведение элемента затрат бюджета. Каждый элемент затрат бюджета назначается типу затрат бюджета: Заработок, Льгота, Налоги или Другое. Типы затрат бюджета, в основном, используются для расчета итоговых значений. Значение Переопределение прогнозируемой должности указывает, могут ли суммы элемента быть изменены в позиции прогноза. Поле Метод распределения используется, если прогнозируемая должность добавляется в бюджетный план. Вы можете разделить сумму затрат на разные строки бюджетного плана с разными датами (ежемесячно, ежеквартально, еженедельно или раз в две недели). Выбирая начальную дату, вы назначаете затраты как единую сумму на начальную дату, которая задана в прогнозируемой должности.

Вычисление суммы затрат элемента затрат бюджета использует даты вступления в силу для включения одного и того же элемента затрат для использования в разных периодах. Единственный счет ГК назначается в каждом периоде вместе с процентом или годовой суммой, обозначающей сумму затрат. Элемент затрат бюджета может использовать процент других элементов затрат или годовую сумму, но не оба одновременно. Можно также задать годовой лимит.

Если элемент затрат основан на проценте, необходимо указать элементы затрат бюджета, которые используются как основа для вычислений.

Пример

Организация Джоди выплачивает 5 % от базовой ставки сотрудника на обучение. Джоди хочет создать элемент затрат бюджета для этого расхода. Джоди создает новый элемент затрат бюджета и присваивает ему тип затрат бюджета Льгота.

Джоди не хочет, чтобы менеджеры меняли сумму льготы. Поэтому Джоди выбирает Не допускать изменения затрат в поле Переопределение прогнозируемой должности. Организация хочет, чтобы расходы поровну назначались каждый месяц. Следовательно, в поле Метод распределения Джоди выбирает Ежеквартально.

Затем Джоди добавляет строку расчета затрат, задает даты и счет ГК и вводит в качестве процента 5,00. В организации действует лимит на эту льготу 5000 долларов ежегодно. Следовательно, Джоди указывает этот годовой лимит.

Наконец, Джоди добавляет все элементы затрат заработка, которые используются в качестве основы вычисления базовой тарифной ставки. Элемент затрат бюджета готов к использованию.

Группы компенсации

Группы компенсации можно использовать, чтобы группировать прогнозируемые должности с аналогичными атрибутами компенсации. Их также можно использовать для определения заработка и ежегодного повышения прогнозируемой должности, а также назначения набора общих элементов затрат бюджета.

Основная функция групп компенсации заключается в назначении набора элементов затрат бюджета прогнозируемой должности. Следовательно, группы компенсации можно использовать для добавления общих затрат, таких как льготные планы и налоги. Менеджер, который создает прогнозируемую должность, не должен знать все элементы затрат, которые необходимо добавить. Можно добавлять элементы затрат при выборе группы компенсации. Элементы добавляются в настройку группы компенсации на вкладке Элементы затрат бюджета.

Группы компенсации также могут определять ставки заработка для прогнозируемой должности. Вы настраиваете группу, чтобы использовать для расчета заработка прогнозируемой должности почасовую оплату или годовую ставку. На вкладке Таблицы ставок компенсации сетка компенсации ставок оплаты определяет заработки, добавляемые в прогнозируемую должность, на основе назначенного уровня и этапа. Эти сетки могут основываться на существующих сетках компенсации в разделе "Кадры", Кроме того, можно создать новые сетки компенсации для бюджетного планирования.

Даты вступления в силу и даты истечения срока в таблицах тарифа компенсации позволяют менять ставки оплаты в любую дату. Эта функция полезна, если профсоюз договорился об увеличении зарплаты всем сотрудникам в середине бюджетного цикла. В этом случае меняется дата окончания срока действия существующей таблицы на день, предшествующий дате изменения ставки, и добавляется новая таблица ставок, которая начинает действовать на новую дату. При создании новой таблицы ставок, если выбирается значение Создать новую сетку компенсации из существующей, можно выбрать существующую таблицу ставок из раздела "Кадры". В созданной таблице ставок параметр Массовое изменение позволяет применить процент или фиксированное увеличение или уменьшение суммы ко всем ставкам в сетке.

Поля График повышения и Дата повышения в группе компенсации используются, если требуется создать повышение ставки, потому что должности переходят с одного этапа на другой. Ежегодное повышение ставки — стандартный сценарий. График повышения ставки определяет, какая дата используется для поэтапного повышения ставки: годовщина должности или единая общая дата. График повышения применяется ко всем прогнозируемым должностям в группе компенсации.

Элемент затрат бюджета, выбранный в группе компенсации, используется при создании заработков для прогнозируемых должностей в группе, включая базовую тарифную ставку и поэтапные повышения. Поле Фиксированный план компенсации связывает группу компенсации с планом фиксированной компенсации в разделе "Кадры". Эта связь может назначать информацию о фиксированной компенсации работника прогнозируемой должности и, следовательно, повышать точностью бюджетного планирования. Помните, что структура сетки компенсации (уровни и этапы) для группы компенсации должна соответствовать структуре плана фиксированной компенсации. В противном случае система не может правильно связать группу компенсации и план фиксированной компенсации.

Создание прогнозируемых должностей

Создание прогнозируемых должностей для существующих должностей

Для наиболее точного бюджетного планирования можно создавать прогнозируемые должности, используя сведения из существующих должностей независимо от того, занята должность в настоящий момент или нет.

Функция Добавить существующие должности отображает все позиции для организации. Задавая дату По состоянию на, можно изменить список должностей, чтобы он включал только должности, существовавшие на определенную дату в прошлом или (более распространено) в будущем (например, начало следующего бюджетного цикла). Выберите процесс бюджетного планирования и сценарий бюджетного плана, выберите должности в списке и нажмите кнопку ОК, чтобы создать прогнозируемые должности для выбранных. Заметьте, что можно создать только одну прогнозируемую должность для каждой существующей должности в процессе и сценарии бюджетного планирования. Тем не менее можно создать дополнительные версии, назначив другие сценарии бюджетного плана.

Если элементы затрат бюджета назначены должности в разделе "Кадры", эти элементы затрат также назначены прогнозируемой должности и используют суммы по умолчанию. Полю Назначенный работник в прогнозируемой должности присвоено имя назначенного на должность работника, если таковой назначен. Это поле является простым текстовым полем. Прямая связь не создается.

Если элемент расходов бюджета выбран, годовая сумма фиксированной компенсации назначается прогнозируемой должности с помощью выбранного элемента затрат при условии, что назначенный сотрудник имеет фиксированный план компенсации. Если такого плана нет или работник не назначен, сумма по умолчанию используется для элемента затрат бюджета.

Если для параметра Назначить группу компенсации задано значение Да, если работник, назначенный должности, имеет поэтапный фиксированный план компенсации, связанный с группой компенсации (см. выше), уровень и этап работника назначается прогнозируемой должности вместе с группой компенсации. Элемент затрат бюджета "Заработок" из группы компенсации добавляется в прогнозируемую должность, а используются ставка оплаты на соответствующем уровне и этапе из группы компенсации.

Задание параметра Назначить группу компенсации превалирует над настройкой Назначение элемента затрат бюджета. Два параметра можно использовать одновременно.

Кроме того, можно назначить дату годовщины. Выбранная дата (отрегулированная дата начала, дата начала работника, дата начала занятости или дата стажа) назначенного сотрудника затем задается в качестве даты годовщины прогнозируемой должности и используется для справки и при создании повышения оплаты труда.

Создание новых прогнозируемых должностей

Существует два способа создания новых прогнозируемых должностей: путем копирования существующей и путем создания совершенно новой прогнозируемой должности.

Если выбрана прогнозируемая должность, щелкните Копировать выбранную прогнозируемую должность, чтобы создать новую прогнозируемую должность с прогнозируемым состоянием Предложена. Эта прогнозируемая должность имеет все те же данные, что и копированная прогнозируемая должность, кроме назначенного работника и примечаний об элементах затрат бюджета. Обратите внимание, что соответствующая новая должность также создается в разделе "Кадры". Эта должность имеет описание Создана по прогнозу.

Можно также создать совершенно новую прогнозируемую должность. Выберите существующую должность и процесс бюджетного планирования и сценарий бюджетного планирования. Затем можно добавить любые нужные сведения. Одновременно в разделе "Кадры" создается новая должность.

Работа с прогнозируемыми должностями

Несколько версий прогнозируемой должности

Можно изменять прогнозируемые должности, чтобы применить известные изменения для бюджетного цикла или смоделировать предложенные изменения. Стандартной практикой является создание базового набора прогнозируемых должностей, создание копий этих должностей и использование этих копий для моделирования разных наборов изменений. Копии назначаются другому сценарию бюджетного плана, но по меньшей мере до внесения изменений являются идентичными прогнозируемым должностям, с которых они копируются. Оригиналы и копии занимают одинаковую должность в разделе "Кадры".

Функция Копировать в сценарий обеспечивает эту функциональность. Обратите внимание, что каждая должность в разделе "Кадры" может иметь только одну прогнозируемую должность в каждом сценарии бюджетного плана.

Изменение прогнозируемых должностей

Изменения, вносимые в прогнозируемые должности, ограничиваются этими прогнозируемыми должностями. Изменения не влияют на записи должности в разделе "Кадры". Большинство изменений ограничены прогнозируемой должностью, которая редактируется. Другими словами, изменения относятся исключительно к назначенным процессу и сценарию бюджетного планирования. Исключение составляют изменения в полях, которые являются общими для должности в процессах и сценариях. К этим полям относятся поля на вкладке Общие и на вкладке Финансовые аналитики. Когда эти поля изменяются, новые значения применяются к должности во всех сценариях бюджетного планирования. Следовательно, эти поля позволяют быстро обновить все версии.

Элементы бюджетных затрат

Элементы расходов бюджета предоставляют основную информацию для бюджетных планов: сумма бюджета и счет ГК. Сумма бюджета — это сумма, отправляемая в бюджетный план, если прогнозируемая должность включена в план. Сумма бюджета вычисляется и не может быть изменена напрямую. Эта сумма — либо годовая сумма, либо расчет процентов базисных элементов годовой суммы (как определено в настройке элемента затрат бюджета). Эта сумма затем умножается на количество дней в диапазоне дат элемента (от начальной до конечной даты) и на значение Эквивалент полной занятости (FTE) для прогнозируемой должности.

Например, строка элемента затрат бюджета с 1 января 2017 года до 30 июня 2017 года с годовой суммой 100 000 и значением FTE 0,50 вычисляется так: 100 000 × (181 день ÷ 365 дней) × 0,50 = 24 794,52.

Строки элемента затрат бюджета необходимо пересчитать, если значение FTE для прогнозируемой должности меняется. Строки пересчитываются и при изменении дат активации или выхода на пенсию. Изменение этих дат может стать причиной изменения начальной и конечной дат элемента затрат бюджета, которые должны попадать в диапазон дат прогнозируемой должности. Если требуется перерасчет, кнопка Пересчитать становится доступной, отображается сообщение "Требуется расчет". Перерасчет также требуется, если добавляется или удаляется элемент затрат бюджета.

Пример

Организация рассматривает два варианта снижения затрат на должность бухгалтера. Один — это закрыть должность в середине года. Второй вариант — изменить должность на полставки и выполнять вычисления для полного года. Бред создал прогнозируемую должность для существующей должности бухгалтера в базовом сценарии. Бред копирует должность базового прогноза в сценарий А, устанавливает дату увольнения 31 мая и выполняет перерасчет. Затем он копирует должность из базового прогноза в сценарий B, меняет значение FTE на 0,50 и выполняет перерасчет. Теперь у Бреда три версии, в каждой из которых имеется итоговое значение затрат, связанное с соответствующим вариантом.

Назначение группы компенсации

Когда вы впервые назначаете группу компенсации прогнозируемой должности, элементы затрат бюджета по умолчанию добавляются из группы компенсации. Если элементы затрат уже назначены прогнозируемой должности, эти элементы затрат остаются. Если группа компенсации уже была задана и теперь изменяется, то существующие элементы затрат бюджета удаляются и заменяются набором из группы компенсации.

При выборе уровня и этапа компенсации элемент затрат бюджета "заработок" (как определено в группе компенсации) добавляется. Годовая сумма вычисляется с помощью ставки для выбранного уровня и этапа и ежегодных часов в группе компенсации (или с помощью полной суммы для данного уровня и этапа, если речь идет о годовой зарплате). Эта сумма умножается на диапазон дат строки элемента затрат и значение FTE прогнозируемой должности.

Создание повышений

Ежегодные повышения зарплаты (одно на календарный год) можно создавать автоматически для прогнозируемых должностей с назначенной поэтапной группой компенсации. Щелкните Сформировать увеличения, чтобы добавить элемент затрат бюджета "заработки" в следующий наивысший этап. Начальная дата нового элемента затрат бюджета "заработок" — это дата планового повышения, которая отображается в прогнозируемой должности. Эта дата задается из группы компенсации одним из двух способов. Если график повышения зарплаты группы компенсации имеет заданное значение Общая дата, дата повышения задается в группе компенсации. Если график повышения имеет значение Дата годовщины, используется поле "Дата годовщины" прогнозируемой должности, а бюджетный цикл определяет год. Если в бюджетном цикле несколько календарных лет, добавляются множественные повышения.

Дата окончания настоящего элемента затрат бюджета "заработки" обновляется с использованием дня до даты повышения. Процесс пересчета используется автоматически при создании повышения. Следовательно, выполнять пересчет вручную не требуется.

Если щелкнуть Сформировать увеличения второй раз, процесс будет выполнен снова, однако новые записи добавляться не будут. Создается только одно увеличение на календарный год.

Изменения с других страниц

Обновления прогнозируемых должностей могут поступать и с других областей, таких как элемент затрат бюджета и страницы настройки группы компенсации. Прогнозируемые должности можно изменять с помощью процесса массового обновления.

На странице настройки Элемент затрат бюджета доступны два варианта: Добавить в должности и Обновить должности. Параметр Добавить в должности добавляет элемент затрат бюджета в выбранные прогнозируемые должности. Если элемент уже назначен прогнозируемой должности, должность пропускается. Параметр Обновить должности применяет текущие значения (счет ГК, процент, годовая сумма и т. д.) к выбранным прогнозируемым должностям.

Для каждого процесса существует одинаковая страница, где можно выбрать прогнозируемые должности. На странице Добавить в должности показаны все прогнозируемые должности, доступные для выбора, в то время как на странице Обновить должности показаны только прогнозируемые должности с уже назначенным элементом затрат бюджета. (Следовательно, страница Обновить должности позволяет узнать, к каким прогнозируемым должностям элемент затрат уже прикреплен). Прогнозируемые должности перемещаются из верхней сетки в нижнюю, чтобы быть включенными в обновление.

Обратите внимание, что функция Изменить даты на вкладке Расчет затрат немедленно изменяет начальную и конечную даты элемента затрат бюджета для прогнозируемых должностей. Нет доступных параметров для выбора.

На странице Группа компенсации функция Обновить ставки должности применяет ставки таблицы текущей ставки компенсации к прогнозируемым должностям, которые назначены группе. Ставки обновляются и дополнительные строки элемента затрат добавляются для любых новых строк таблицы ставок (с учетом дат). Однако элементы затрат бюджета и даты повышения не обновляются. Можно выбрать, какой процесс и сценарий бюджетного планирования обновить. Следовательно, можно обновить один сценарий, но оставить другие неизменными для сравнения.

Выбрав прогнозируемые должности и затем щелкнув Массовое обновление, можно добавить или изменить несколько прогнозируемых должностей одновременно. Доступно множество вариантов. Один вариант на вкладке Финансовые аналитики несколько отличается от других и связан с элементами затрат бюджета. Можно добавить элементы затрат бюджета, задав для параметра Бюджет по умолчанию значение Да. Если элементы затрат бюджета не выбраны, но для параметра Бюджет по умолчанию задано значение Да, все элементы затрат бюджета, назначенные в настоящее время, удаляются.

Процесс пересчета автоматически используется для любой изменяемой прогнозируемой должности.

Включение прогнозируемых должностей в бюджетные планы

Цель создания и изменения прогнозируемых должностей — добавить их в бюджетные планы, чтобы бюджетные планы включали наиболее точные бюджетные суммы. Существует два метода добавления прогнозируемых должностей в бюджетные планы. Можно воспользоваться процессом создания или выбора в бюджетном плане.

Создание бюджетного плана из прогнозируемых должностей

Функция Создание бюджетного плана из прогнозируемых должностей создает или обновляет бюджетные планы, чтобы бюджетные суммы и число FTE в них было из прогнозируемых должностей. Бюджетные суммы из прогнозируемой должности становятся суммами строк бюджетного плана и суммируются по значениям финансовых аналитик и дате вступления в силу. Процесс создания назначает исходную прогнозируемую должность строке бюджетного плана. Для просмотра этой должности можно добавить прогнозируемую должность в качестве строки в макет бюджетного плана или воспользоваться запросом Строки бюджетного плана. Чтобы пропустить это назначение, задайте для параметра Включить позицию в бюджетный план значение Нет.

Можно выбрать сценарий FTE бюджетного плана для включения числа эквивалентов полной занятости в план бюджета. Можно выбрать только сценарии типа "количество", которые включены в макет целевого бюджетного плана. Если выбирается сценарий с эквивалентом полной занятости, необходимо также указать счет ГК для эквивалентов полной занятости. Этот счет используется для создания строк количества для бюджетного плана.

Процесс планирования бюджета и сценарий бюджетного плана, выбранные в источнике, определяют целевые процесс и сценарий бюджетного плана. Поскольку эти атрибуты назначены позициям прогноза, они должны быть синхронизированы с бюджетным планом. Следовательно, эти атрибуты невозможно редактировать в целевом объекте.

Что касается других процессов создания, доступны три варианта.

• Создать новый бюджетный план: создает новый план с атрибутами, выбранными в разделе Цель.
• Заменить существующий сценарий бюджетного плана: удаляет все данные в целевом бюджетном плане в выбранном сценарии бюджетного плана и создает новые строки, содержащие выбранные данные прогнозируемой должности.
• Обновить существующий сценарий бюджетного плана и добавить новые данные: обновляет существующие строки целевого плана, соответствующие исходным строкам, и также добавляет новые строки для новых данных. Сопоставление основано на счете учета, дате, классе бюджета и других значениях, например прогнозируемой должности. Все строки с номером должности, который соответствует исходному номеру должности, заменяются новыми строками из источника.

Выбор прогнозируемых должностей

Можно также добавлять бюджетные суммы прогнозируемой должности непосредственно в бюджетный план. Используйте функцию Добавить должности над строками бюджетного плана, чтобы выбрать прогнозируемые должности для включения.

Сценарии бюджетного плана, которые можно выбрать в качестве источника, ограничены сценариями, которые включаются в макет плана. Один вариант на вкладке Целевой объект позволяет указать, что сценарий FTE и счет ГК доступны для указания чисел FTE, но это необязательно.

Этот процесс выбора функционирует как вариант Обновить существующий сценарий бюджетного плана и добавить новые данные для процесса генерации. Все существующие строки бюджетного плана, где добавляется прогнозируемая должность, удаляются и заменяются новыми строками на основе текущего состояния прогнозируемой должности.

Параметры дат

И для процесса создания, и для процесса выбора начальная дата в строке элемента затрат бюджета определяет дату вступления в силу соответствующей строки бюджетного плана. Поле Метод распределения на странице настройки элемента затрат бюджета задает метод распределения.

• Дата начала: дата начала элемента затрат бюджета используется как дата вступления в силу строки бюджетного плана.
• Ежемесячно: сумма бюджета поровну делится на число месяцев в диапазоне дат, чтобы вычислить типичную месячную сумму, которая назначается в первый день каждого месяца. Если первый период — часть месяца, сумма для этого месяца умножается на число дней, когда эта статья затрат активна в соответствующем месяце, и результат присваивается дате начала. Сумма для последнего месяца — это разница между общей суммой бюджета и суммой всех остальных месяцев. Следовательно, округление может повлиять на сумма для последнего месяца.
• Ежеквартально: этот метод совпадает с Ежемесячно, но расчеты выполняются для трехмесячного периода.
• Еженедельно: логика напоминает логику методов Ежемесячно и Ежеквартально. Сумма бюджета поровну делится на число недель в диапазоне дат, чтобы вычислить типичную недельную сумму, которая назначается в первый день каждой недели. Если первый период — часть недели, сумма для этой недели умножается на число дней, когда эта статья затрат активна в соответствующую неделю, и результат присваивается дате начала. Сумма для последней недели — это разница между общей суммой бюджета и суммой всех остальных недель. Следовательно, округление может повлиять на сумма для последней недели.
• За две недели: этот метод совпадает с Еженедельно, но расчеты выполняются для двухнедельных периодов.

Изменение строк бюджетного плана с прогнозируемыми должностями

Строки бюджетного плана показывают источник бюджетных сумм (число прогнозируемых должностей), но не связаны между собой. Следовательно изменения прогнозируемой должности не отображаются в строке бюджетного плана, а изменения в строке бюджетного плана показаны в прогнозируемой должности. Если изменяется прогнозируемая должность и обновления должны быть включены в бюджетный план, необходимо включить прогнозируемую должность в план еще раз. Тем не менее при этом будут удалены все строки, где назначена прогнозируемая должность. Следовательно, все внесенные в этих строках изменения будут удалены.

Чтобы увидеть, в какие бюджетные планы включена прогнозируемая должность, можно создать отчет Прогнозируемые должности по бюджетному плану. Кроме того, в прогнозируемой должности можно открыть информационное поле Связанные бюджетные планы для просмотра планов.