Финансовые теги

Статья
01/04/2024

После публикации транзакций организациям обычно требуется прозрачность данных вспомогательной книги, чтобы можно было проанализировать учетные записи, созданные в результате этих транзакций. Сегодня организации используют такие поля, как номер документа, описание или финансовые аналитики, для отслеживания данных вспомогательной книги в главной книге, поскольку трудно перейти от модели данных к данным вспомогательной книги. Типы данных вспомогательной книги, которые часто отслеживаются, включают номера заказов на продажу или заказов на покупку, имена поставщиков или клиентов, ссылки на платежи, номера накладных или ссылочные номера из внешних транзакций, которые импортируются в Microsoft Dynamics 365 Finance. Данные вспомогательной книги используются не только для аналитики, но и для таких процессов, как сопоставление ГК.

Функция Финансовые теги (теги) устраняет необходимость использования номеров документов, описаний или финансовых аналитик, позволяя организации создавать и вводить до 20 пользовательских полей в транзакциях. Эти поля затем сохраняются в учетных записях, созданных для транзакций. Значения тегов не сохраняются ни в таблицах вспомогательной книги, в таблицах проводках по клиенту или проводках по поставщику.

Теги были представлены в выпуске Dynamics 365 Finance 10.0.32. В каждой новос выпуске теги будут реализованы в дополнительных журналах, документах и процессах. В версии 10.0.37 в следующие журналы и транзакции добавлена поддержка тегов:

Общий журнал
Глобальный общий журнал
Журнал распределений
Журнал основных средств
Журналы аренды всех активов
Периодический журнал
Журнал корректировки в валюте отчетности
Журнал платежей клиентов
Журнал платежей поставщикам
Журнал накладных (поставщик)
Глобальный журнал накладных (поставщик)
Реестр накладных
Документы заказа на продажу (заказ на продажу, отборочная накладная и накладная клиента)

Примечание

Чтобы обеспечить поддержку тегов в документах заказов на продажу, включите функцию Включить финансовые теги для выставления накладных по заказам на продажу в разделе "Управление функциями".

Настройка

Чтобы использовать эту функцию, необходимо включить функцию Финансовые теги в рабочей области Управление функциями . Эта функция может быть отключена в любое время. Если эта функция включена, но позже отключена, любые значения, введенные для финансовых тегов транзакций, будут сохраняться в базе данных. Однако они больше не будут видны ни в каких транзакциях или запросах в Dynamics 365 Finance.

Ввод тегов для транзакций аналогичен вводу счета ГК с использованием финансовых аналитик. Теги не используют тот же элемент управления, что и счет ГК, но они по-прежнему требуют разделителя между значениями тегов. Прежде чем определять какие-либо финансовые теги, вам следует определить разделитель тегов. На странице Параметры Главной книги выберите Финансовые теги и укажите разделитель. Указанный вами разделитель не должен использоваться ни в каких значениях тегов, вводимых в транзакциях. Например, если вы определяете дефис (-) в качестве разделителя, имя клиента, введенное в качестве значения тега, не может содержать дефис. Разделитель не может быть изменен после того, как он определен.

После включения этой функции каждое юридическое лицо может определить до 20 финансовых тегов. Теги зависят от юридического лица. Вы можете использовать сущности Конфигурация финансовых тегов и Значение пользовательского списка финансовых тегов для импорта тегов для каждого юридического лица. Таким образом, вы можете быстро и легко определить одну и ту же первоначальную настройку для нескольких юридических лиц.

Формирование финансовых тегов

Прежде чем создавать финансовые теги, обратите внимание на следующие моменты:

Оцените, следует ли отслеживать данные как финансовая аналитика или финансовый тег. Финансовые теги являются альтернативой финансовым аналитикам, особенно когда вы отслеживаете значения, которые практически не подлежат повторному использованию, например номера заказов на продажу или номера заказов на покупку. Дополнительные сведения о различиях между финансовыми тегами и финансовыми аналитиками см. в разделе Различия между финансовыми тегами и финансовыми аналитиками.
После создания финансового тега его можно деактивировать, но нельзя удалить. Это ограничение помогает гарантировать, что значения тегов остаются доступными для отчетов по разнесенным записям главной книги. Финансовые теги можно легко активировать и деактивировать в любое время.
Метку каждого финансового тега можно изменить в любое время, даже после разноски транзакций.
Если для определенного финансового тега не было разнесено ни одной транзакции, изменение метки тега не окажет никакого влияния. Такое поведение полезно, когда вам необходимо переназначить тег, чтобы можно было отслеживать другие данные.
Если транзакции были опубликованы для определенного финансового тега, значения тега не изменяются. Если метка тега изначально была "Номер заказа на закупку", но позже она была изменена на "Номер заказа на продажу", записи учета, которые были разнесены до изменения метки, по-прежнему будут содержать номера заказов на закупку, которые были введены и учтены в главной книге.

Создать финансовый тег

Выполните следующие действия, чтобы создать финансовый тег.

Перейдите в раздел Главная книга > План счетов > Финансовые теги > Финансовые теги.
Выберите Создать для создания финансового тега.
Введите метку для тега. Метка должна начинаться с буквы или подчеркивания и может содержать только буквы, цифры и подчеркивания. Никакие специальные символы, включая пробелы, не допускаются.
В поле Тип значения выберите Текст, Список или Пользовательский список.
Если вы выбрали Список в Тип значения поле выберите источник значения в поле Используйте значения из. Поле содержит список сущностей, из которых можно выбирать значения тегов при вводе транзакции.
Если вы выбрали Пользовательский список в Тип значения поле, выберите Значения тегов, чтобы создать пользовательский список значений тегов, которые будут доступны для выбора при вводе транзакции.
Чтобы активировать тег, выберите Активировать.

Ввод значений финансовых тегов в транзакциях

После активации одного финансового тега теги будут доступны для ввода в каждой транзакции, поддерживающей эту функцию.

Журналы и строки

При вводе журналов вы можете определить значения тегов в заголовке пакета журнала. Эти значения затем будут использоваться в качестве значений по умолчанию для строк в журнале. Что касается других значений по умолчанию в журнале, они будут автоматически введены в новые строки, добавляемые в журнал. Однако они не будут введены в строки, которые уже существуют, когда вы определяете значения в заголовке.

Значения по умолчанию для журналов

Значения тегов, которые вы вводите в журнал, вводятся как значения по умолчанию следующим образом:

Однострочный ваучер:
- Значения тегов, которые вы добавляете в заголовок пакета журнала, вводятся в счет как значения по умолчанию.
- Значения тегов, которые вы добавляете в счет, вводятся в корр.счет как значения по умолчанию.
- Если корр. счет уже существует, когда вы добавляете в него значения тегов, эти значения тегов не вводятся в качестве значений по умолчанию для корр. счета.
- Если значения тегов существуют как в счете, так и в корр. счете, изменения значений тегов в одном месте не приводят к обновлению значений в другом месте. Например, если вы измените значения тегов в счете, значения тегов в корр. счете не обновятся. Такое поведение помогает предотвратить потерю данных, если пользователь вручную переопределяет значения по умолчанию.
- Когда вы добавляете новую строку и назначаете новый код ваучера (который представляет новую транзакцию), поведение по умолчанию начинается заново. Значения тегов из строк одного ваучера никогда не вводятся как значения по умолчанию в строках другого ваучера.
Многострочный ваучер:
- Значения тегов, которые вы добавляете в заголовок пакета журнала, вводятся как значения по умолчанию для счета каждой строки, добавляемой в ваучер.
- Значения тегов, которые вы добавляете в счет в первой строке, не вводятся как значения по умолчанию в счете следующей строки ваучера и т. д.

Значения тегов по умолчанию не существуют в справочнике и недоступны в качестве значений по умолчанию. Например, нет возможности определять значения тегов по умолчанию для клиентов или поставщиков. Кроме того, свойства самой транзакции не вводятся автоматически в качестве значений по умолчанию. Например, был создан тег для отслеживания имени клиента. Если транзакция содержит клиента, имя клиента по умолчанию не используется в качестве значения тега клиента. Значение необходимо ввести или импортировать вручную.

Значения по умолчанию для документов

Для документов, как и для журналов, значения тегов не вводятся как значения по умолчанию из справочника, поскольку справочник не содержат значений тегов по умолчанию. Большинство документов, таких как заказы на продажу, следуют этому общему порядку по умолчанию:

Значения тегов можно определить в заголовке документа.
Значения тегов из заголовка используются как значения по умолчанию в строках документа.
Значения тегов из строк документа используются как значения по умолчанию в распределения по бухгалтерским счетам (если документ является документом-источником и поддерживает распределения по бухгалтерским счетам).

Для создаваемых записей учета значения тегов вводятся как значения по умолчанию следующим образом:

Документы, не являющиеся источником:
- Значения тегов для сводного счета, например "Расчеты с поставщиками" или "Расчеты с клиентами", вводятся по умолчанию из заголовка.
- Все остальные счета, такие как расходы, доходы, налоги и скидки, по умолчанию используют значения тегов из строк.
Документы-источники:
- Значения тегов для сводного счета, например "Расчеты с поставщиками" или "Расчеты с клиентами", вводятся по умолчанию либо из заголовка, либо из распределений по бухгалтерским счетам, в зависимости от параметров Главной книги, которые используются для сводных счетов. (Перейдите к Главная книга>Настройка книги>Параметры Главной книги). Значения тегов вводятся по умолчанию в соответствии с та же логика, которая используется для значений финансовых аналитик для сводного счета.
- Все остальные счета, такие как расходы, доходы, налоги и скидки, по умолчанию используют значения тегов из распределений по бухгалтерским счетам.

Если документ имеет документы следующий этапов, теги родительского документа используются для дочерних документов. Например, значения тегов из заголовка и строк заказа на продажу используются для учета, созданного для отборочной накладной и накладной клиента, в соответствии с логикой, описанной ранее.

Валидация

Когда значения тегов вводятся в транзакциях, проверка не происходит ни во время ввода транзакции, ни во время разноски. Даже если определен тег типа значения Список или Пользовательский список, значения тега не проверяются. чтобы убедиться, что они существуют в списке. Например, создается тег типа значения Список, а в качестве источника списка выбирается номер заказа на поставку. Хотя будет представлен список номеров заказов на покупку, пользователь может ввести номер заказа на покупку, которого нет в списке.

Разноска транзакций, имеющих значения тегов

После разноски транзакции финансовые теги становятся доступными в строках записи счета главной книги. Они отображаются на страницах Транзакции по ваучеру и Транзакции для счета ГК. Финансовые теги отображаются в отдельных столбцах, что упрощает их сортировку и фильтрацию.

В отчетах теги не являются частью наборов измерений. Поэтому вы не можете получить суммарный баланс транзакций по конкретному значению тега. Например, когда вы просматриваете пробный баланс, вы не можете получить сальдо по значениям тегов. Однако при детализации сальдо из пробного баланса значения тегов будут отображаться в подробных транзакциях. Подробные транзакции, включая значения тегов в отдельных столбцах, можно экспортировать в Excel, где их можно суммировать, если требуются сальдо.

Если тег деактивирован, значения тега сохраняются в разнесенных транзакциях. По умолчанию деактивированные теги не отображаются на страницах запросов. Однако вы можете добавить столбцы, выбрав Показывать неактивные финансовые теги.

Исправьте значения тегов после разноски

Хотя финансовые теги доступны для отчетности, они не являются частью счета главной книги и не оказывают влияния на финансовые отчеты. Поскольку теги используются только для внутреннего анализа, изменение значений тегов разрешено после разноски транзакций.

В рабочей области Управление функциями включите функцию с именем Разрешить изменение внутренних данных по ваучерам главной книги. Эта функция позволяет некоторым ролям изменять поле Описание разнесенных записей учета. Если функция Финансовые теги также включена, эта функция расширяется и позволяет изменять значения тегов.
После включения этой функции перейдите к разделу Транзакции ваучеров.
Используйте запрос, чтобы найти транзакции, которые вы хотите изменить.
Выберите строки в разделе Транзакции ваучера, а затем выберите Изменить внутренние данные ваучеров. Изменить можно только выделенные строки.

На странице отображаются строки, выбранные вами в Проводках по ваучеру, включая текущие финансовые теги и новые финансовые теги. Текущие значения тегов вводятся как значения по умолчанию для новых тегов. Таким образом, вам не нужно вручную вводить все заново, а можно изменить только то, что неверно. Вы можете использовать Массовое обновление выбранных записей кнопка для массовых обновлений. Массовые обновления полезны, если вы хотите присвоить значения тегов большим группам разнесенных транзакций, которые были неверными или для которых не были определены значения тегов (например, потому что они были разнесены до включения этой функции).