Утверждение и подтверждение заказов на покупку

Статья
05/02/2024

В этой статье описываются статусы, через которые проходит заказ на покупку после его создания, и влияние включения управления изменениями в заказе на покупку.

После создания заказа на покупку может потребоваться провести его через процесс утверждения. После того, как поставщик согласился с заказом, заказу на покупку присваивается статус Подтверждено.

Утверждение заказов на покупку

Заказы на покупку, в которых не используется управление изменениями, получают статус Утверждено сразу же после их создания, в то время как заказы на покупку, в которых используется управление изменениями, получают статус Черновик при создании в первый раз. Заказ на покупку, созданный в результате подтверждения спланированного заказа из сводного планирования, всегда имеет статус Утверждено независимо от настроек управления изменениями. Заказ на покупку создает проводки по запасам только при получении статуса Утверждено. Таким образом, запасы не отображаются как доступные для резервирования или маркировки, пока заказ не будет принят.

Чтобы включить управление изменениями для заказов на покупку, включите параметр Активировать управление изменениями на странице Параметры модуля "Закупки и источники". При включенном управлении изменениями заказы на покупку должны проходить рабочий процесс утверждения после их завершения. В Supply Chain Management имеется редактор рабочих процессов, в котором можно определить рабочий процесс для представления процесса утверждения. Этот workflow-процесс может включать правила автоматического утверждения, правила, определяющие, кто будет назначен для утверждения определенных заказов на покупку, и правила для эскалации workflow-процесса, который находится в состоянии ожидания утверждения в течение длительного периода времени. Процесс управления изменениями можно включить для всех поставщиков или для конкретных поставщиков. Процесс также можно настроить таким образом, чтобы его можно было переопределить для отдельных заказов на покупку.

При включенном управления изменениями заказы на покупку проходят шесть статусов утверждения: от Черновик до Завершено. После утверждения заказа пользователи, желающие изменить его, должны использовать действие Запросить изменение.

Статус одобрения	Описание	Запрос изменения включен
Черновики	Заказ на покупку является черновиком и еще не отправлен на утверждение в workflow-процессе заказа на покупку.	Нет
На рассмотрении	Заказ на покупку был отправлен на утверждение в workflow-процессе заказа на покупку. Ожидает утверждения.	Нет
Отклонено	Заказ на покупку был отклонен в процессе утверждения.	Нет
Одобрено	Заказ на покупку был утвержден.	Да
Подтверждено	Заказ на покупку был подтвержден. Заказ на покупку не может быть подтвержден до его утверждения.	Да
Завершенo	Заказ на покупку был завершен. Теперь он закрыт финансово и больше не может быть изменен.	Нет

Подтверждение заказов на покупку

С заказами на покупку, которые имеют статус Утверждено, можно выполнить дополнительные действия перед их подтверждением. Например, может потребоваться отправить запрос на покупку поставщику, чтобы узнать про цены, скидки или даты получения. В этом случае заказу на покупку можно присвоить статус На внешнем рассмотрении с помощью действия Запрос на покупку.

Поставщики, которые настроены для использования модуля взаимодействия с поставщиком, могут просмотреть заказы на портале и утвердить или отклонить их. В ходе этого процесса просмотра заказ на покупку имеет статус На внешнем рассмотрении. Модуль взаимодействия с поставщиком можно настроить так, чтобы при получении подтверждения от поставщика заказ автоматически подтверждался в Supply Chain Management. В этом сценарии необходимо запланировать пакетное задание Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками, которое отвечает за обработку и подтверждение ваших заказов на покупку. Либо можно вручную подтверждать заказ на покупку после получения подтверждения от поставщика. Если поставщик отклоняет заказ на покупку, отклонение включает причину отклонения и рекомендации по изменениям. В этом случае заказ на покупку по-прежнему имеет статус На внешнем рассмотрении.

Также имеется возможность создать предварительное подтверждение заказа до обработки фактического подтверждения. Этот параметр просто создает отчет, которым можно поделиться с поставщиком. Он не создает сведений о журнале.

После того как поставщик согласился с заказом, следующим шагом является регистрация заказа на покупку как подтвержденного. Этот шаг можно выполнить с помощью действия Подтверждение или действия Подтвердить. Оба эти действия меняют статус утверждения заказа на Подтверждено. Подтверждение заказа инициирует два дополнительных процесса:

Создается журнал для хранения точной копии того, чтобы было подтверждено в системе. В некоторых случаях заказы требуют внесения изменений, и после подтверждения обновленного заказа создаются дополнительные журналы. Эти журналы позволяют просматривать историю различных версий заказа, которые были подтверждены.
Создаются распределения по бухгалтерским счетам и выполняются проверки заказа и бюджета, если включена эта функция. Если какая-либо из проверок завершается с ошибкой, вы получаете сообщение об ошибке, указывающее, что необходимо внести изменения в заказ на покупку, прежде чем его можно будет подтвердить еще раз.

Поставщик может запросить своего рода гарантию того, что платеж будет отправлен для покупки. Существуют различные способы предоставить такую гарантию с помощью процессов модуля "Расчеты с поставщиками". Например, действие Предоплата резервируются средства для заказа на покупку, и эта предоплата записывается в заказе на покупку.

Изменение заказов на покупку

В некоторых случаях может потребоваться изменить заказ на покупку после получения статуса утверждения Утверждено или Подтверждено.

Если заказ на покупку был создан с помощью процесса управления изменениями, можно внести изменения, отозвав заказ, или, если заказ уже был утвержден, с помощью действия Запросить изменение. В этом случае статус утверждения меняется обратно на Черновик, и вы можете изменить заказ. После внесения изменений может потребоваться отправить заказ на покупку на повторное утверждение. Типы изменений, которые требуют повторного утверждения, можно настроить с помощью правила политики Правило повторного утверждения для заказов на покупку на странице Политики закупок.

Если часть заказанного количества для строки заказа на покупку была доставлена, изменить заказанное количество невозможно, когда заказ на покупку находится в состоянии Черновик. Однако можно изменить количество К поставке в строке для заказа на покупку, который имеет статус Черновик.

После подтверждения заказа его невозможно удалить. Однако можно отменить общее количество или любое оставшееся количество в заказе при условии, что количество еще не было получено или по нему не была выставлена накладная. Затем можно использовать действие Оформить, чтобы предотвратить дальнейшую обработку.

Отменить заказы на покупку

Заказ на покупку можно отменить, используя действие отмены в заголовке.

Если количество было частично зарегистрировано, получено или включено в накладную, можно отменить только оставшееся количество, которое еще не было зарегистрировано, получено или включено в накладную. Количество по заказу затем уменьшается соответственно. Когда количество в строке обновляется, статус строки также обновляется. Например, исходное количество в строке равно 5, и получено количество 3. В этом случае могут быть отменены только два. Строка затем обновляется до статуса получено

Если к строке заказа добавляется остаток к поставке, и он превышает количество в строке заказа, действие отмены не отменяет лишнее количество. Вместо этого строка остается в статусе Открытый заказ, поскольку она содержит остающееся количество. Например, исходное количество в строке равно 5, и остаток к поставке составляет 7. Если заказ отменен, пять отменяются, а количество 2 остается, как вы видите в складских проводках.

Чтобы отменить полное количество в строке заказа на покупку, необходимо отменить количество остатка к поставке в строке. Затем строка будет обновлена до статуса отменено.

Если заказ на покупку находится в управлении изменениями, любое изменение, например отмена заказа или остатка к поставке, должно быть отправлено в систему workflow-процесса и утверждено, прежде чем процесс может быть завершен, и складские проводки могут быть обновлены как отмененные.

Share via