Совместная работа с внешними поставщиками

Модуль Совместная работа с поставщиками предназначен для поставщиков, которые не имеют интеграции обмена электронными данными (EDI) с Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Он позволяет поставщикам работать с заказами на покупку (PO), накладными, информацией о консигнационных запасах и запросами предложений (RFQ), а также позволяет им получить доступ к части своих основных данных поставщика. В этой статье объясняется, как можно сотрудничать с внешними поставщиками, использующими интерфейс для совместной работы с поставщиками, для работы с заказами на покупку, запросами предложений и консигнационными запасами. Он также объясняет, как разрешить конкретному поставщику использовать совместную работу с поставщиками, а также как определить информацию, которую будут видеть все поставщики при ответе на заказ на покупку.

Дополнительные сведения о том, что внешние поставщики могут делать в интерфейсе совместной работы с поставщиками, см. в разделе Сотрудничество поставщика с клиентами.

Дополнительные сведения о том, как поставщики могут использовать совместную работу с поставщиками в процессах выставления накладных см. в разделе Рабочая область сотрудничества с поставщиками при выставлении накладных. Сведения о том, как подготовить новых пользователей совместной работы с поставщиками, см. в разделе Управление пользователями сотрудничества с поставщиками.

Определение информации, отображаемой для поставщиков, когда они отвечают на заказы на покупку

Когда поставщики отвечают на заказ на покупку, который вы отправили им, они видят одно из трех окон сообщения, в котором они должны подтвердить, что они хотят принять заказ на покупку, отклонить его или принять его с изменениями. Поскольку информация, которую должен видеть поставщик в этот момент, для каждой компании может быть своей, вы можете указать текст, который будет отображаться на каждом сообщении для подтверждения. Например, текст может информировать поставщика о следующих шагах процесса или об условиях.

Чтобы определить текст, который отображается в отклике на заказ на покупку, выполните следующие действия

1. На странице Сведения для поставщиков, отвечающих на заказы на покупку выберите тип отклика, затем выберите Изменить.
2. В поле Информационное сообщение введите сведения, которые должны отображаться для поставщиков в окне сообщения.

Если вам нужно добавить сообщения на нескольких языках, создайте отдельные сообщения и укажите для каждого из них соответствующий код языка. Сообщение будет показано каждому поставщику на том языке, который он использует.

Настройка параметров сотрудничества с поставщиками для определенного поставщика

Администратор настраивает общие параметры для совместной работы с поставщиками, такие как роли безопасности, которые доступны для всех поставщиков, с которыми вы сотрудничаете. Однако также имеются параметры, которые могут различаться для каждой учетной записи поставщика. Необходимо настроить эти параметры.

• Включить совместную работу с поставщиками.
• Укажите, должен ли поставщик видеть сведения о ценах.

Включение совместной работы с поставщиками

Прежде чем можно будет создать учетные записи пользователей для внешнего поставщика, необходимо настроить учетную запись поставщика, чтобы разрешить этому поставщику использовать совместную работу с поставщиками. На странице Поставщики на вкладке Общее задайте поле Активация совместной работы. Имеются следующие варианты:

• Активно (заказ на покупку подтверждается автоматически) — заказы на покупку утверждаются автоматически, если поставщик принимает их без изменений. При использовании этого параметра обязательно запланируйте пакетное задание Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками, которое отвечает за обработку подтверждений. Инструкции см. в следующем разделе.
• Активно (заказ на покупку не подтверждается автоматически) — ваша организация должна вручную утверждать заказы на покупку, после того как поставщик принял их.

Планирование пакетного задания автоматического подтверждения

Если для одного или нескольких поставщиков используется параметр Активно (заказ на покупку подтверждается автоматически) (как описано в предыдущем разделе), необходимо запланировать пакетное задание Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками, ответственное за обработку и подтверждение ваших заказов на покупку. В противном случае автоматические подтверждения не будут выполняться. Следующая процедура используется для планирования этого задания.

1. Перейдите к пункту Закупки и источники > Заказы на покупку > Подтверждение заказов на покупку > Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками.

2. В диалоговом окне Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками на экспресс-вкладке Выполнять в фоновом режиме выберите Повторение.

3. В диалоговом окне Определение повторения определите график выполнения задания. При выборе расписания следует рассмотреть следующие вопросы:

   • Если система обрабатывает большой объем данных и выполняет большое количество пакетных заданий, производительность может быть проблемой. В этом случае, как правило, не следует использовать это задание чаще, чем каждые 10 минут (в зависимости от других требований). Если производительность не является проблемой, его можно выполнять через каждую 1 или 2 минуты, если это необходимо.
   • Если поставщики обычно быстро доставляют товары (в течение дня, который они согласовали), повторение должно быть частым (каждые 10 – 30 минут или около того). Таким образом работники склада смогут получать товары по подтвержденному заказу на продажу после того, как будет выполнено подтверждение.
   • Если у поставщиком время упреждения обычно большое (более 24 часов), эту задачу можно настроить на выполнение только раз в день или около того.

4. Выберите ОК, чтобы применить ваше расписание и вернуться в диалоговое окно Подтвердить принятые заказы на покупку в результате совместной работы с поставщиками.

5. При необходимости настройте дополнительные параметры фонового режима. Диалоговое окно предоставляет обычные параметры для настройки пакетных заданий в Supply Chain Management.

Дополнительные сведения о пакетных заданиях см. в разделе Обзор пакетной обработки.

Указание, должен ли поставщик видеть сведения о ценах

Для совместного использования информации о цене для заказов на покупку через интерфейс совместной работы с поставщиками необходимо установить для параметра Параметры заказа на покупку: цены/сумма на вкладке Значения заказа на покупку по умолчанию значение Да. Эти сведения о ценах включают цену за единицу, скидки и накладные расходы.

Работа с заказами на покупку при использовании совместной работы с поставщиками

Отправка заказа на покупку поставщику

Подготовка PO-терминалов выполняется в Supply Chain Management. Когда заказ на покупку имеет статус Утверждено, вы отправляете его поставщику, выбирая Отправить на подтверждение на странице Заказ на покупку. Статус заказа на покупку изменяется на На внешнем рассмотрении. После отправки заказа на покупку поставщик видит его на странице Заказы на покупку для рассмотрения в интерфейсе совместной работы с поставщиками. Здесь поставщик может принять заказ на покупку, отклонить его или предложить изменения в него. Поставщик также может добавить комментарии для сообщения информации, такой как изменения в заказе на покупку. Если вы хотите привлечь внимание поставщика к новому заказу на покупку, вы можете также использовать систему управления печатью, чтобы послать заказ по электронной почте.

Подтверждение и принятие заказа на покупку поставщиком

После того как поставщик принял заказ на покупку, этот заказ на покупку может быть автоматически подтвержден или может требоваться подтверждение вручную. Это поведение зависит от значения, заданного в поле Активация совместной работы для данного поставщика: Активно (заказ на покупку подтверждается автоматически) или Активно (заказ на покупку не подтверждается автоматически).

В следующей таблице показана типовая схема обмена информацией, в зависимости от ответа поставщика при отправке его заказа на покупку для подтверждения:

Ответ поставщика	Результат
Поставщик принимает заказ, и приложение Supply Chain Management настроено на автоматическое подтверждение заказов на покупку, которые принимает поставщик.	Статус заказа на продажу обновления на Подтвержден. Если по какой-то причине заказ не может быть обновлен, ответ поставщика все равно регистрируется как Принято, однако статус заказа на покупку остается На внешнем рассмотрении. Заказ на покупку, который был отправлен поставщику и имеет статус На внешнем рассмотрении, обновляется: в него добавляются подтвержденные даты получения по строкам. Это обновление инициирует создание новой версии, которая будет автоматически переведена в статус Подтверждено. После подтверждения заказа на покупку он появляется в интерфейсе совместной работы с поставщиками.
Поставщик принимает заказ, но приложение Supply Chain Management не настроено на автоматическое подтверждение заказов на покупку, которые принимает поставщик.	Ответ поставщика фиксируется как Принято, однако статус заказа на продажу остается в состоянии На внешнем рассмотрении. Заказ на покупку, который был отправлен поставщику и имеет статус На внешнем рассмотрении, обновляется: в него добавляются подтвержденные даты получения по строкам. Это обновление инициирует создание новой версии, которая будет автоматически переведена в статус На внешнем рассмотрении. Затем можно вручную подтвердить заказ на покупку.
Поставщик отклоняет заказ.	Ответ поставщика фиксируется как Отклонено, и статус заказа на продажу остается в состоянии На внешнем рассмотрении. Принимается отклонение вместе с примечанием поставщика.
Поставщик принимает заказ с изменениями. Изменения предлагаются на уровне строки. Поставщик может принять или отклонить отдельные строки. Ниже приведены некоторые другие изменения, которые может предложить поставщик: Изменить даты или количества. Разделить строки для различных дат получения или количеств. Заменить номенклатуру. Поставщик не может изменить сведения о ценах и затраты. Однако поставщик может предложить эти изменения с помощью заметок.	Ответ поставщика фиксируется как Принято с изменениями, и заказ на продажу остается в статусе На внешнем рассмотрении. Статусы показывают, какого рода изменения предложил поставщик. Информацию об автоматическом потреблении изменений см. в разделе «Обновление заказа на покупку в случае, когда поставщик предлагает изменения» далее в этой статье.

Можно использовать рабочую область Подготовка заказа на покупку, чтобы отслеживать, на какие заказы на покупку ответил поставщик. Эта рабочая область содержит два списка, содержащие заказы на покупку со статусом На внешнем рассмотрении:

• Требует действия на внешнем рассмотрении
• На внешнем рассмотрении в ожидании ответа поставщика

Изменение заказа на покупку

Чтобы внести изменения в заказ на покупку, на который уже ответил поставщик, вы должны отправить поставщику новую версию заказа на покупку. Новый заказ на покупку будет иметь суффикс версии для указания того, что это измененная версия заказа на покупку, который уже отправлялся ранее. Страница Истории подтверждений заказов на покупку для поставщика позволяет вам и вашим поставщикам отслеживать историю каждого заказа. Ранее подтвержденная версия заказа на покупку остается в списке подтвержденных заказов на покупку до тех пор, пока не будет подтвержден новый заказ на покупку.

Отмена заказа на покупку

Когда вы отменяете заказ на покупку, его статус изменяется на Утверждено. Вы должны отправить заказ на покупку обратно поставщику, чтобы поставщик мог подтвердить или отклонить отмену. После подтверждения отмены заказ на покупку отображается в списке подтвержденных заказов на покупку у поставщика как Отменено.

Добавление вложений к заказу на покупку

С помощью системы управления документами можно добавлять к заказу на покупку вложения, такие как файлы, изображения и примечания. Вложения типа Внешний будут видны поставщику, когда вы отправите ему заказ на покупку.

Обновление заказа на покупку в случае, когда поставщик предлагает изменения

Если поставщик ответил на заказ на покупку и предложил изменения, следующим шагом является обработка ответа.

В рабочей области Подготовка заказа на покупку в списке Требует действия на внешнем рассмотрении вы можете видеть заказы на покупку, которые поставщик принял с изменениями. Из этого списка можно также перейти к ответу поставщика.

В ответе поставщик может изменить следующую информацию в заголовке:

• Ссылка на документ поставщика
• Способ поставки
• Условия поставки
• Подтвержденная дата получения

Поставщик также может добавить примечание или вложение.

В строках поставщик может изменить количество и даты получения, добавить примечания и вложения, отклонить строку, заменить строку другим продуктом, введенным в виде текста, а также разбить строку на несколько поставок. Статус строки зависит от изменений, которые предлагает поставщик:

• Принято с изменениями
• Аннулировано
• Заменено — в этом случае будет добавлена дополнительная строка, имеющая статус Замещение.
• Подтверждено
• Разделить в план — в этом случае добавляются дополнительные строки, имеющие статус Строки плана.

Если в строке нет никаких изменений, строка имеет статус Принято.

В ответе статусы строк указывают, какого рода изменения внес поставщик. Кроме того, все измененные поля отображаются полужирным шрифтом, чтобы вы легко могли увидеть изменения.

Вы можете обновить заказ на покупку, выбрав Обработать обновление заказа на покупку в ответе или поочередно в каждой строке. Поле Обновление заказа на покупку обработано? в заголовке и строках указывает, обработала ли система заголовок или строки, чтобы обновить заказ на покупку для отражения потенциальных изменений, содержащихся в ответе. Запустить действие Обработать обновление заказа на покупку можно только один раз для заголовка или для строки.

Не все предлагаемые изменения могут быть отражены в обновленном заказе на покупку. Автоматически в заказе на покупку могут отражаться только изменения в заголовке и изменения дат и количеств в строках. Для отражения других изменений необходимо обновить заказ на покупку вручную. В этом случае значение поля Обновление заказа на покупку обработано? равно Ручное обновление. Например, если поставщик предполагает разделить строку в соответствии с графиком, эти изменения должны быть сделаны вручную.

Каждая строка, имеющая статус Принято, будет иметь подтвержденную дату получения. При выполнении действия Обработать обновление заказа на покупку эта дата обновляется в заказе на покупку. Примечания и вложения в текущий заказ на покупку автоматически перенесены не будут. Кроме того, при обновлении текущего заказа на покупку с помощью действия Обработать обновление заказа на покупку торговые соглашения в строках заказа на покупку пересматриваться не будут.

Статусы и версии заказов на покупку

В этой теме описываются различные статусы, которые может иметь заказ на покупку до момента его подтверждения. В нем также рассматривается, когда поставщику становятся доступны новые версии заказа на покупку. Это поведение зависит от того, используете ли вы управление изменениями для заказов на покупку.

Версии и статусы, если вы не используете управление изменениями

В таблице ниже приведен пример изменений статуса и версии, через которые может пройти заказ на покупку.

Действие	Статус и версия
В Supply Chain Management создается первоначальная версия заказа на покупку.	Статус имеет значение Утверждено.
Заказ на покупку отправляется поставщику.	Версия регистрируется в интерфейсе совместной работы с поставщиками, и статус меняется на На внешнем рассмотрении.
Поставщик отправляет ответ Принято с изменениями.	Статус остается На внешнем рассмотрении.
Вы вносите какие-либо изменения, запрошенные поставщиком.	Статус меняется на Утверждено.
Вы отправляете новую версию заказа на покупку поставщику.	Новая версия регистрируется в интерфейсе совместной работы с поставщиками, и статус меняется на На внешнем рассмотрении.
Поставщик принимает новую версию заказа на покупку.	Статус остается На внешнем расстоянии, если только для счета поставщика не установлен автоматический перевод заказов на покупку в состояние Подтверждено, когда поставщик принимает заказы.

Поставщикам не обязательно подтверждать заказ на покупку с помощью интерфейса совместной работы с поставщиками. Они могут также отправить сообщение электронной почты или сообщить о принятии заказа на покупку через другие каналы. Затем можно вручную подтвердить заказ. В этом случае появится предупреждение о том, что заказ подтверждается, хотя ответ от поставщика отсутствует. Заказ на покупку затем отображается в журнале подтверждения как подтвержденный открытый заказ, не имеющий откликов. С этого момента у поставщика больше не будет возможности подтвердить или отклонить заказ на покупку.

Примечание

Версия заказа на покупку, доступная для других процессов в Supply Chain Management, — это всегда последняя версия, даже если эта версия еще не зарегистрирована в интерфейсе совместной работы с поставщиками.

Версии и статусы, если вы используете управление изменениями

Если управление изменениями для заказов на покупку включено, заказы на покупку проходят через workflow-процесс утверждения, чтобы получить статус Утвержденный. Поставщик этого процесса не видит.

В следующей таблице приведен пример изменений статуса и версии, через которые может пройти заказ на покупку, когда включено управление изменениями. Версия регистрируется при утверждении заказа на покупку, а не когда заказ на покупку отправляется поставщику или подтверждается.

Действие	Статус и версия
В Supply Chain Management создается первоначальная версия заказа на покупку.	Статус равен Черновик.
Заказ на покупку передается в процесс утверждения. (Процесс утверждения — это внутренний процесс, поставщик в нем не участвует.)	Статус изменяется с Черновик на На рассмотрении и на Утверждено, если заказ на покупку не был отклонен в процессе утверждения. Утвержденный заказ на покупку регистрируется как версия.
Заказ на покупку отправляется поставщику.	Версия регистрируется в интерфейсе совместной работы с поставщиками, и статус меняется на На внешнем рассмотрении.
Вы вносите какие-либо изменения, запрошенные поставщиком, вручную или с помощью действия Обработать обновление заказа на покупку для ответа, чтобы обновить заказ на покупку.	Статус меняется обратно на Черновик.
Заказ на покупку снова передается в процесс утверждения.	Статус изменяется с Черновик на На рассмотрении и на Утверждено, если заказ на покупку не был отклонен в процессе утверждения. Другой вариант — система может быть настроена так, чтобы изменения определенных полей не требовали повторного утверждения. В этом случае сначала статус изменяется на Черновик, который затем автоматически обновляется на Утверждено. Утвержденный заказ на покупку регистрируется как новая версия.
Вы отправляете новую версию заказа на покупку поставщику.	Новая версия регистрируется в интерфейсе совместной работы с поставщиками, и статус меняется на На внешнем рассмотрении.
Поставщик утверждает новую версию заказа на покупку.	Статус меняется на Подтверждено либо автоматически, либо когда вы получаете ответ от поставщика и затем подтверждаете заказ на покупку.

Совместное использование сведений о консигнационных запасах

При использовании консигнационных запасов поставщики могут использовать интерфейс совместной работы с поставщиками для просмотра информации на следующих страницах:

• Заказы на покупку, потребляющие консигнационные запасы — заказы на покупку для консигнационных запасов создаются при смене владельца запасов с поставщика на вашу компанию. Одновременно выполняется разноска поступления продуктов. Эти заказы на покупку коносамента отображаются только на странице Заказы на покупку, потребляющие консигнационные запасы. Они не отображаются на странице Все подтвержденные заказы на покупку в модуле Совместная работа с поставщиками.
• Продукты, полученные из консигнационных запасов — на этой странице отображаются все проводки, в которых права собственности на продукты были переданы от поставщика вашей компании. Поставщики могут использовать эту информацию, чтобы выставить клиенту счет.
• Консигнационные запасы в наличии — на этой странице отображаются принадлежащие поставщику консигнационные запасы в наличии, которые были получены на вашем складе.

Работа с запросами предложений при использовании совместной работы с поставщиками

В этом разделе описывается взаимодействие между клиентами и поставщиками в процессе запроса предложений. Здесь также объясняется, как информация передается поставщикам. Общий обзор поддержки процесса запроса предложений см. в разделе Обзор запросов предложений (RFQ).

Варианты, вложения, поправки и возвраты

• Варианты — в заголовке обращения по запросу предложения можно указать, что варианты разрешены для строки номенклатуры, не включенной в каталог. Если альтернативные варианты включены, поставщики могут добавлять строку альтернативного варианта для каждой запрошенной строки.

• Вложения — вложения могут быть добавлены на уровне заголовка и на уровне строки обращения запроса предложения. Вложения могут классифицироваться как внутренние или внешние. Внутренние вложения можно просмотреть только на стороне клиента, в то время как поставщики могут просматривать внешние вложения после их отправки.

  Поставщики также могут добавлять вложения на свой ответ на заявку. Эти вложения могут просматриваться на стороне клиента, когда поставщик отправляет ответ на заявку. Вложения, которые добавляют поставщики, всегда классифицируются как внешние. Чтобы открыть вложение, которое поставщик отправил вместе с предложением, выберите Вложения в предложение или Вложения в строку предложения.

  Чтобы открыть вложения, отправленные вместе с обращением по запросу предложения, используйте символ скрепки для работы с документами в ответе.

• Поправки — когда поправка завершена, существующие ответы на предложение удаляются, чтобы их можно было заменить обновленными значениями. Сведения, такие как цена и количество стоки из предыдущих ответов на предложения, можно просмотреть с помощью журналов обращения с запросом предложения.

  Для обеспечения обработки поправки на странице Параметры модуля "Закупки и источники" на экспресс-вкладке Запросы предложений задайте для параметра Блокировать запросы предложений при их отправке задайте значение Да. (Этот параметр установлен и обязателен для государственного сектора.)

• Возвраты — если поставщик отправил заявку, но для обращения по запросу предложения требуются дополнительные или измененные сведения, клиент может вернуть предложение поставщику. Данные из предложения, которое ранее было отправлено, сохраняются, и поставщик можно внести запрошенные изменения без перезапуска процесса заявки.

Расширения для государственного сектора

Для государственного сектора расширенные функции позволяют отправлять обращения по запросу предложения поставщикам и публиковать их. При публикации запроса предложения любой, кто запрашивает информацию, может просмотреть работу, которая соответствует большинству требований государственного сектора. Вся доступная работа отражается на странице списка Открытые опубликованные запросы предложений, а отмененные, ожидающие или принятые запросы предложений можно просмотреть на странице списка Закрытые опубликованные запросы предложений. Можно также просмотреть эти документы на сайте за пределами Supply Chain Management с помощью интеграции со следующими информационными объектами:

• Опубликованные запросы предложений
• Строка опубликованного запроса предложения
• Вложения заголовков опубликованных запросов предложений

Эти объекты позволяют людям, которые не являются подготовленными пользователями в Supply Chain Management, но которые имеют анонимный доступ к внешнему веб-сайту, просматривать доступные и закрытые работы. Кроме того, расширенные функции в модуле Отправить и опубликовать позволяют пользователю, который настраивает параметры для процесса запроса предложения, определить шаблон электронной почты. Затем, когда специалист по закупкам создает обращение запроса предложения, он должен выбрать шаблон электронной почты для отправки поставщикам необходимой информации по обращению по запросу предложения.

Пользователь, который настраивает параметры для процесса запроса предложения, может создать несколько шаблонов электронной почты. Эти шаблоны электронной почты могут содержать как статический текст, так и следующие маркеры замены. Маркеры заменяются контекстными значениями при создании сообщения электронной почты.

• %RFQCase%
• %RFQCaseName%
• %bidType%
• %inviteOnly%
• %expiryDateTime%
• %requester%
• %requestingDepartment%
• %accountnum%
• %todaysdate%
• %createddate%

Если требуется изменение, которое отправляется после отправки запроса предложения, запрос предложений будет повторно отправлен всем приглашенным поставщикам. Опубликованный документ также будет обновлен на странице Открытые опубликованные запросы предложений.