Выверка фрахта в модуле "Управление транспортировкой"

В этой статье описывается процесс выверки фрахта.

Выверку фрахта можно выполнить вручную или настроить для автоматического выполнения. Чтобы использовать автоматическую выверку фрахта, необходимо настроить шаблон аудита, в котором можно определить критерии, определяющие, какие векселя фрахта будут сопоставляться автоматически.

Процесс выверки фрахта

Фрахтовые ставки рассчитываются механизмом ставок, связанным с соответствующим перевозчиком. При подтверждении загрузки создается вексель фрахта и в него передаются фрахтовые ставки. Фрахтовые ставки распределяются как накладные расходы для соответствующего документа-источника (заказ на покупку, заказ на продажу или заказ на перемещение) в зависимости от настройки, используемой для стандартного процесса выставления накладных. Процесс выверки фрахта (который также называется процессом сопоставления) можно запустить сразу после поступления накладной фрахта от перевозчика. Накладную можно получить в электронном или бумажном формате. Если накладная поступает в бумажном формате, можно создать электронную накладную с помощью векселя фрахта в качестве шаблона.

Выверка вручную

Если фрахт выверяется вручную, необходимо сопоставить каждую строку накладной со строкой или строками векселя фрахта для загрузки, по которой выставляется накладная. Это сопоставление выполняется на странице Сопоставление векселя фрахта с накладной. Если сумма в строке накладной не соответствует сумме векселя фрахта, необходимо выбрать причину для разницы выверки. Если существует несколько причин для выверки, можно разделить несоответствующую сумму между ними. Причина выверки определяет способ разноски сумм разницы в главной книге. При учитывается выверка всей суммы накладной, она направляется на утверждение, после чего выполняется разноска журнала. В следующем примере показано, как создать накладную фрахта и выполнить выверку фрахта.

Автоматическая выверка

Чтобы использовать автоматическую выверку, необходимо указать расписание для выверки, а также накладные и перевозчиков для использования. Сопоставление строк накладной и векселей фрахта осуществляется в соответствии с настройкой шаблона аудита и типом векселя фрахта. После выполнения автоматической выверки необходимо обработать все накладные, которые система не может сопоставить. Затем необходимо обработать эти накладные вручную, перед разноской всех накладных для платежа.

Сопоставление счетов фрахта с накладными по фрахту с использованием автоматической или ручной выверки

Сопоставление — это процесс поиска счетов фрахта, соответствующих каждой накладной по фрахту. Это может быть выполнено путем сопоставления строк накладной по одной (ручное сопоставление) или путем сопоставления всех доступных накладных одновременно (автоматическое сопоставление).

Автоматическое сопоставление

При сопоставлении нескольких накладных по фрахту одному счету фрахта процесс автоматического сопоставления будет работать следующим образом:

1. Все несопоставленные накладные по фрахту сортируются по сумме, начиная с наибольшей суммы.
2. Накладные по фрахту сопоставляются по одной до тех пор, пока на счете фрахта остается положительная сумма.
3. В зависимости от настройки мастера аудита и оставшейся суммы по накладным по фрахту устанавливается сумма остатка.

Сопоставление вручную

Все счета по фрахту с положительными суммами будут доступны для сопоставления. Аналогично автоматическому сопоставлению, пользователь может только сопоставлять накладные по фрахту с отрицательными суммами со счетами по фрахту без полного сопоставления.

Пример

Предположим, имеется счет фрахта (FB) на сумму 1500, и вы создали три накладных по фрахту для этого счета фрахта с одной строкой накладной для каждой накладной со следующими параметрами:

• Первоначальный счет по фрахту (FB): сумма 1500
• Накладная 1 (Inv1): сумма 1000
• Накладная 2 (Inv2): сумма 600
• Накладная 3 (Inv3): сумма –100

Результат автоматического сопоставления

Автоматическое сопоставление будет выполняться в следующем порядке:

1. Сортировка всех накладных по фрахту по убыванию суммы: Inv1 -> Inv2 -> Inv3.
2. Сопоставление Inv1 с FB. Inv1 имеет сопоставленную сумму 1000, а FB имеет оставшуюся сумму 500, поэтому статус установлен на Частично сопоставлено.
3. Сопоставление Inv2 с FB. Inv2 имеет сопоставленную сумму 500, а FB имеет оставшуюся сумму 0, поэтому статус установлен на Полностью сопоставлено.
4. Так как FB теперь полностью сопоставлен, Inv3 не будет обрабатываться.

Результат сопоставления вручную

Для ручного сопоставления результаты изменяются в зависимости от порядка сопоставления, как показано в следующих примерах.

Ручное сопоставление, случай 1

Одним из способов ручного сопоставления в этом примере является продолжение следующим образом:

1. Сопоставление FB с Inv1. FB имеет оставшуюся сумму 500, поэтому статус установлен на Частично сопоставлено.
2. Сопоставление Inv2 с FB. Inv2 имеет сопоставленную сумму 500, а FB имеет оставшуюся сумму 0, поэтому статус установлен на Полностью сопоставлено.
3. При ручном сопоставлении Inv3 не будут обнаружено никаких несопоставленных счетов по фрахту.

Этот случай, в сущности, такой же, как и автоматическое сопоставление

Ручное сопоставление, случай 2

Другим способом ручного сопоставления в этом примере является продолжение следующим образом:

1. Сопоставление Inv3 с FB. Сейчас FB имеет оставшуюся сумму 1600, что есть сумма после вычитания отрицательных 100 из 1500. Оба FB и Inv3 имеют сопоставленное количество –100.
2. Сопоставление Inv1 и Inv2 с FB одной за другой. FB полностью сопоставлена.

Как показано в этом примере, сопоставление накладных по фрахту с отрицательными суммами должно выполняться только вручную. Это гарантирует, что всегда можно будет сопоставить накладные по фрахту с отрицательными суммами со счетами по фрахту без полного сопоставления, поскольку это позволяет управлять последовательностью сопоставления.