Управление документами с помощью интеграции с Microsoft Teams

Статья
03/21/2023

Управление документами с SharePoint позволяет управлять распространенными типами документов, такими как Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Вы также можете создавать папки для сохранения и управления этими документами в приложениях для взаимодействия с клиентами (например, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation), которые хранятся в SharePoint.

С интеграцией Microsoft Teams с Dynamics 365 вы можете использовать управление документами с Microsoft Teams. Это позволяет пользователю совместно редактировать документы и автоматически синхронизировать документы с приложениями для взаимодействия с клиентами, используя SharePoint. Для каждого арендатора есть один экземпляр SharePoint. Документы в Dynamics 365 и файлы в Microsoft Teams находятся все на одном уровне сайта SharePoint. Вложенные сайты могут быть разными, но корневой сайт одинаковый.

Между разрешениями SharePoint и разрешениями приложений для взаимодействия с клиентами нет автоматических отношений. Для доступа к документам между Microsoft Teams и приложениями для взаимодействия с клиентами вам необходимо явное разрешение на использование управления документами для приложений для взаимодействия с клиентами и SharePoint. Сведения: Разрешения для выполнения задач по управлению документами

Используйте вкладку Файлы в Microsoft Teams или вкладку Документы в ваших приложениях для взаимодействия с клиентами, чтобы хранить и управлять документами в контексте записи на сервере SharePoint Server. Документы хранятся на сервере SharePoint Server, который обеспечивает пользователю Microsoft Teams доступ к документам на сервере SharePoint Server — если у пользователя есть соответствующие разрешения.

Доступ пользователя к файлам в Microsoft Teams или приложениях для взаимодействия с клиентами зависит от их доступа к сайту SharePoint, на котором хранится файл.

Заметка

Приглашенный пользователь в Microsoft Teams получит сообщение об ошибке при попытке доступа к закрепленной записи приложения для взаимодействия с клиентами.
Пользователь, который является частью канала или группы Microsoft Teams, у которых есть доступ к приложениям для взаимодействия с клиентами, не будет иметь доступа к записи в Microsoft Teams.

Вопросы и ответы по

1. Будут ли гостевые пользователи в Microsoft Teams иметь доступ к записям приложений Dynamics 365?

Нет, они увидят сообщение об ошибке при попытке доступа к закрепленной записи.

2. Будут ли участники чатов и каналов Microsoft Teams видеть закрепленную запись приложения Dynamics 365, если у них нет лицензии Dynamics 365?

Нет, они увидят сообщение об ошибке при попытке доступа к закрепленной записи.

3. Могу ли я добавить документ в свою запись, если он не закреплен на канале Microsoft Teams?

Это зависит от того, есть ли у вашего клиента Dynamics 365 настройка интеграции SharePoint. Если у вас интеграция SharePoint включена, то вы можете добавить документ.

Если у вас выключена интеграция SharePoint, вам необходимо закрепить запись в канале Microsoft Teams, иначе вы не сможете добавить документ к записи.

4. Что происходит, когда я добавляю документы в канал Microsoft Teams, подключенный к записи приложения Dynamics 365, а затем удаляю участника из канала?

Это зависит от того, есть ли у пользователя разрешения на доступ к записи приложения Dynamics 365.

Если у них есть разрешения на доступ к записи приложения, то пользователь может редактировать запись в Dynamics 365, но не может получить доступ к файлам из Dynamics 365, SharePoint или Microsoft Teams.

Если у них нет разрешения на доступ к записи приложения Dynamics 365, то пользователь получит сообщение об ошибке и не будет иметь доступа к файлу из Dynamics 365, SharePoint или Microsoft Teams

5. Какие разрешения получает пользователь, когда я добавляю его в канал Microsoft Teams, который имеет закрепленные записи и документы, добавленные на вкладку файлов?

Это зависит от того, есть ли у пользователя разрешения на доступ к записи приложения Dynamics 365.

Если у них есть разрешение на доступ к записи приложения Dynamics 365, то пользователь сможет редактировать запись в Dynamics 365 и Microsoft Teams. Они тоже могут читать, записывать, удалять файлы из Dynamics 365, SharePoint и Microsoft Teams.

Если у них нет разрешения на доступ к вашей записи приложения Dynamics 365, то они получат сообщение об ошибке, но они будут иметь разрешение на чтение, запись, удаление при доступе к файлу из Dynamics 365, SharePoint и Microsoft Teams.

6. Что такое расположение SharePoint вкладки файлов Microsoft Teams по сравнению с вкладкой документов связанной записи Dynamics 365?

Информация ниже применима, когда интеграция SharePoint не была включена для сущности в Dynamics 365.

При добавлении файла из записи приложения Dynamics 365, связанной с каналом Microsoft Teams, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается на вкладке файлов канала Microsoft Teams и в сетке, связанной с документом записи приложения Dynamics 365.

Добавление файла из записи приложения Dynamics 365, которая не связана с каналом Teams, невозможно, поскольку интеграция SharePoint не включена.

При добавлении файла из канала Microsoft Teams, связанного с записью приложения Dynamics 365, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается как на вкладке файлов канала Microsoft Teams, так в сетке, связанной с документом записи Dynamics.

При добавлении файла из канала Teams, не связанного с записью приложения Dynamics 365, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается на вкладке "Файлы" канала Microsoft Teams.

Если с каналом Microsoft Teams связанно несколько записей приложения Dynamics 365, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается в канале Microsoft Teams из вкладки файлов и связанной сетки документов для всех записей приложения Dynamics 365, связанных с каналом.

Когда запись приложения Dynamics 365 связана с каналом Microsoft Teams, файлы уже добавленные в этот канал Microsoft Teams, отображаются в сетке, связанной с документом, для этой записи приложения Dynamics 365.

Если запись приложения Dynamics 365 ранее была связана с каналом Microsoft Teams, и пользователь связывает ее с новым каналом Microsoft Teams, другое расположение документа добавляется в Dynamics 365 для нового канала Microsoft Teams, связанного с записью. Пользователи могут переключаться между местоположениями документов.

7. Что такое расположение SharePoint вкладки файлов Microsoft Teams по сравнению с вкладкой документов связанной записи приложения Dynamics 365?

Информация ниже применима, когда интеграция SharePoint была включена для сущности Dynamics 365.

При добавлении файла в запись приложения Dynamics 365, связанную с каналом Microsoft Teams, из расположения документа для канала Microsoft Teams, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается на вкладке файлов канала Microsoft Teams и в связанной сетки документов записи приложения Dynamics 365 в расположении документов для канала Microsoft Teams.

При добавлении файла в запись приложения Dynamics 365, которая связана с каналом Microsoft Teams через расположение документов для сайта по умолчанию, документ сохраняется на сайте SharePoint по умолчанию, который был настроен в среде Dynamics 365. Документ не отображается на вкладке файлов Microsoft Teams для канала, связанного с записью.

При добавлении файла из записи приложения Dynamics 365, которая не связана с каналом Microsoft Teams, документ сохраняется на сайте SharePoint по умолчанию, который был настроен в среде Dynamics 365.

При добавлении файла из канала Microsoft Teams, связанного с записью приложения Dynamics 365, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается на вкладке файлов канала Microsoft Teams и в связанной сетки документов записи приложения Dynamics 365 в расположении документов для канала Microsoft Teams.

Если с каналом Microsoft Teams связанно несколько записей Dynamics, документ сохраняется в папке SharePoint с путем к файлу [Имя рабочей группы]> Документы > [Имя канала] > [Имя файла]. Файл отображается на вкладке файлов канала Microsoft Teams и связанной сетке документов в расположении документов для канала Microsoft Teams для всех записей приложения Dynamics 365, связанных с каналом.

Когда запись приложения Dynamics 365 связана с каналом Microsoft Teams, файлы, уже добавленные в этот канал Microsoft Teams, отображаются в сетке, связанной с документом, для этой записи приложения Dynamics 365 в расположении документов для этого канала Microsoft Teams.

Когда запись Dynamics связана с каналом Microsoft Teams, файлы, уже добавленные в эту запись приложения Dynamics 365 (на сайте SharePoint по умолчанию, который был настроен в среде Dynamics 365), эти файлы не отображаются на вкладке файлов канала Microsoft Teams, и они остаются на сайте SharePoint по умолчанию, настроенном в среде Dynamics 365.

Если запись приложения Dynamics 365 ранее была связана с каналом Microsoft Teams, и пользователь связывает ее с новым каналом Microsoft Teams, другое расположение документа добавляется в приложение Dynamics 365 для нового канала Microsoft Teams, связанного с записью. Пользователи могут переключаться между местоположениями документов.

8. Кто может видеть какое расположение?

Разрешение на просмотр расположения зависит от разрешения пользователя на доступ к папке в SharePoint. Если папка SharePoint была создана в канале Microsoft Teams, то у пользователя будет разрешение на чтение и запись.

9. Я удалил пользователя из канала Microsoft Teams, но у них по-прежнему есть доступ к связанной записи из Dynamics 365. Как я могу ограничить их возможность открывать, редактировать и удалять документ из Dynamics 365?

Доступ к файлам зависит от прав пользователя в SharePoint. Чтобы ограничить доступ пользователя к этим файлам, удалите пользователя с сайта SharePoint.

10. Что происходит, когда я удаляю учетная запись Microsoft Teams?

Файлы удаляются из Dynamics 365 и SharePoint.

Поделиться через