Вопросы и ответы по адресным книгам

Как проверить дублирующие записи?

Вы можете проверить дублирующие записи непосредственно на странице списка Глобальная адресная книга. В области действий на вкладке Субъект в группе Ведение выберите Проверить наличие дубликатов. Затем выберите значения, чтобы включить их в проверку на наличие дублирующих записей.

Можно ли массово добавить записи субъектов в адресную книгу или удалить их из нее?

Да, можно добавить несколько записей субъектов в адресную книгу и удалить несколько записей субъектов.

• Чтобы добавить несколько записей субъектов в адресную книгу, на странице списка Глобальная адресная книга выберите субъекты в списке. В области действий на вкладке Субъект в группе Ведение выберите Назначить субъекты. Выберите адресные книги, к которым требуется добавить выбранные записи субъектов, и нажмите ОК. Все выбранные записи субъектов будут добавлены к выбранным адресным книгам.
• Чтобы удалит несколько записей субъектов из адресной книги, на странице списка Глобальная адресная книга выберите субъекты в списке. В области действий на вкладке Субъект в группе Ведение выберите Удалить субъекты. Выберите адресные книги, из которых требуется удалить субъекты, и выберите ОК. Все выбранные записи субъектов будут удалены из выбранных адресных книг.

Можно ли удалить адреса?

В Microsoft Dynamics 365 Finance версии 10.0.32 администратор может использовать следующую процедуру, чтобы включить функцию расширенного обслуживания адреса для удаления исторических адресов.

1. Перейдите в раздел Управление функциями > Проверить наличие обновлений.
2. Выполните поиск Расширенное ведение адресов. Расширенное ведение адресов отключено по умолчанию.
3. Выберите Включить.

После того как функция расширенного ведения адресов активирована администратором, выполните следующие действия, чтобы удалить архивные адреса.

1. Откройте страницу Глобальная адресная книга.
2. Выберите запись субъекта, для которой необходимо удалить архивные адреса.
3. На экспресс-вкладке Адреса выберите Дополнительные параметры > Дополнительно.
4. На вкладке История выберите один или несколько адресов.
5. Выберите удаляемые адреса и нажмите кнопку Удалить.

Если адрес, который вы пытаетесь удалить, связан с другой записью, выводится сообщение об ошибке.

В качестве альтернативы можно настроить пакетное задание платформы SysOperation, чтобы удалить несколько архивных адресов.

1. Перейдите к разделу Администрирование организации > Периодические операции > Удалить деактивированные адреса.
2. Нажмите ОК.

Вы получаете уведомление о том, было ли пакетное задание выполнено успешно или неудачно.

Кроме того, можно удалить неактивные почтовые адреса через надстройку Microsoft Office.

1. Откройте страницу Глобальная адресная книга.
2. Выберите запись субъекта, для которой необходимо удалить архивные адреса.
3. На экспресс-вкладке Адреса выберите Дополнительные параметры > Дополнительно.
4. В верхнем правом углу выберите логотип Microsoft Office.
5. Выберите Неактивный логистический почтовый адрес.
6. Войдите в надстройку со своими учетными данными. Можно использовать эту надстройку для удаления только неактивных адресов.

Примечание

Эту процедуру нельзя использовать для обновления записей или вставки новых записей. Например, при попытке обновить ValidFrom запись вместо этого будет удалена.

Можно ли изменить тип субъекта записи или необходимо удалить старую запись и создать новую запись?

Иногда нужно изменить тип субъекта записи "Лицо" на тип "Организация" или наоборот. Например, Нэнси входит в состав группы продавцов компании Fabrikam U.K. На торговой презентации в Лондоне Нэнси установила контакт с шестью перспективными клиентами. Для каждого перспективного клиента Нэнси создала запись субъекта. Когда Нэнси сохраняла записи, каждая из них была создана и в глобальной адресной книге. Fabrikam установила тип субъекта по умолчанию "Организация", но два новых перспективных клиента должны иметь тип записи "Лицо". Поэтому, когда Нэнси возвращается с торговой презентации, она должна изменить тип субъекта двух записей перспективных клиентов. Чтобы изменить запись субъекта с одного типа на другой, сначала в глобальной адресной книге необходимо создать запись субъекта нужного типа. Затем следует связать старую запись субъекта с этой новой записью. После создания связи с новым субъектом удалите исходную запись субъекта с неправильным типом записи.

Как изменить имя или адрес записи субъекта?

Можно обновить имя записи субъекта и адреса, которые связаны с данной записью, в любое время.

• Чтобы обновить имя записи субъекта, откройте запись субъекта и в области действий выберите Правка. На экспресс-вкладке Общее введите новое имя субъекта и сохраните запись.
• Чтобы обновить адрес для записи субъекта, откройте запись субъекта и на экспресс-вкладке Адреса выберите адрес для обновления. Выберите Правка и на странице Изменить адрес внесите требуемые изменения в адрес или параметры адреса.

Можно ли объединить две или более записей субъектов в одну запись?

Иногда требуется объединить две или более записей субъектов в одну запись. Это может произойти при создании одной или нескольких повторяющихся записей субъектов сознательно или случайно. При слиянии записей субъекта, выбирается одна запись, которую сохранить. Информация из других записей объединяется в данную запись. Например, выяснилось, что информация о компании Fabrikam хранится в трех записях субъектов, которые называются A, Б и В. Вы решили сохранить запись субъекта А. Информация, которая хранится в записях субъектов Б и В будет объединена в запись субъекта А. Существуют ситуации, когда объединить записи субъектов невозможно.

• Невозможно объединить записи субъектов, связанных с одной ролью субъекта, такой как клиент или поставщик, в одном юридическом лице. Например, субъект А связан с клиентом в юридическом лице 123, а субъект Б связан с другим клиентом в юридическом лице 123. Эти записи субъектов объединить невозможно, поскольку объединенная запись субъекта должна была бы быть связана с несколькими клиентами в одном и том же юридическом лице, что недопустимо. Однако можно объединить записи, если субъект Б связан с поставщиком в юридическом лице 123 или с клиентом в другом юридическом лице.
• Вы не можете объединить внутренние записи субъектов организации в одном юридическом лице, группе или операционной единице.

Следует ли создавать запись субъекта в глобальной адресной книге или в другом месте, такие как страница "Клиент" или "Поставщик"?

Можно ввести записи субъектов в глобальную адресную книга или соответствующую страницу объекта. При добавлении записи в одном расположении та же запись всегда добавляется в другом расположении. Например, при добавлении записи субъекта для клиента в глобальную адресную книгу, эта запись также добавляется на страницу Клиент. Таким же образом при добавлении записи субъекта для клиента на страницу Клиент эта запись также добавляется в глобальную адресную книгу. Используйте следующие рекомендации, чтобы решить, куда добавлять новые записи субъектов.

• Создание записи субъекта, если тип объекта неизвестен. При создании записи субъекта, тип объекта которого неизвестен, например, неизвестно, является объект клиентом или возможной сделкой, создается запись в глобальной адресной книге. Тип объекта можно выбрать позднее.
• Создание записи субъекта, если тип объекта известен. Если известен тип объекта для субъекта, можно создать запись на соответствующей странице для этого типа. Например, запись для клиента создается на странице Клиент. При создании и сохранении записи с помощью соответствующей страницы объекта, запись автоматически создается в глобальной адресной книге.

Можно ли перевести сведения об адресе для записей субъектов?

Переводы сведений об адресе можно настроить так, чтобы сведения отображались на языке пользователя (системном языке) в вашей программе, но при этом отображались на другом языке в документах, таких как заказы на продажу. Можно ввести трансляции для имен стран и регионов, целей адреса и последовательностей имен. Например, язык системы — датский, и создается заказ на продажу для клиента во Франции. В этом случае можно просмотреть запись клиента на датском языке в программе, но отобразить сведения об адресе на французском языке в печатном заказе на продажу. При настройке переводов необходимо указать перевод для каждого элемента в списке. Любой элемент, для которого перевод не указан, будет отображаться на системном языке. Пусть, например, язык системы - датский, а документ отправляется клиенту в Испании. Если для сведений об адресе не введены переводы на испанский, эти сведения будут отображаться в программе и в печатных документах на датском языке.

Почему я не могу редактировать записи после импорта адресов?

При импорте адресов имеется поле с именем IsLocationOwner. Это поле указывает, является ли субъект, связанный с местоположением (адресом), владельцем данного адреса. Если субъект является владельцем адреса, адрес можно изменить, когда субъект используется в глобальной адресной книге или на странице главной записи (например, клиент, поставщик или работник). Если субъект не является владельцем адреса, запись не может быть изменена.

При импорте адресов полеIsLocationOwner должно быть установлено на значение Да, если адрес должен быть редактируемым с помощью связанного субъекта. Если это поле импортировано неправильно, владелец местоположения может быть обновлен в глобальной адресной книге.

Дополнительные сведения о смене владельца местонахождения для импортированного адреса см. в разделе Управление владельцами местонахождения.

Если тип субъекта — юридическое лицо или группа, будет ли глобальная адресная книга синхронизировать запись клиента?

Нет, глобальная адресная книга не будет синхронизировать этого клиента. Поскольку сопоставление клиентов V3 поддерживает только тип субъекта Лицо для контактов и тип субъекта Организация для организаций, запись не достигает Dataverse, и ошибки не отображаются. Необходимо создать отдельную запись субъекта типа Лицо или Организация.