Обзор управления проектами и учета

Функции управления проектами и учета можно использовать в различных отраслях для предоставления услуг, производства продуктов или достижения результатов.

Проект — это группа действий, которая предназначена для предоставления услуги, производства продукта или достижения результата. Проекты потребляют ресурсы и приносят финансовые результаты в виде доходов или активов.

Проекты в разных отраслях

Функциональные возможности управления проектами и учета могут использоваться в нескольких отраслях, как показано на следующем рисунке.

В центре обработки вызовов билет может использоваться для описания набора действий, необходимых для разрешения вызова. Консультационные компании, такие как управленческие или технические консалтинговые организации или рекламные агентства, называют свою деятельность проектами. В маркетинге кампания представляет собой набор работ, которые необходимо выполнить. При проектном производстве производственный заказ связывает различные работы, которые необходимо выполнить для производства некоторых готовых товаров. Какое бы имя ни использовалось для них, эти проекты включают ресурсы, графики и затраты, а функции управления проектами и учета могут помочь в планировании, выполнении и анализе этих проектов.

Фазы проекта

Хотя следующая последовательность операций нацелена на внешние проекты или проекты, которые завершены для одного или нескольких клиентов, эта функция также применима к внутренним проектам, основанным только на стоимости.

Как показано на предыдущем рисунке, управление проектом и учет можно разделить на три этапа:

1. Начало
2. Выполнить
3. Анализировать

Начать проект

Во время запуска проекта происходит несколько ключевых процессов. Вы можете использовать коммерческое предложение по проекту, чтобы сообщить заказчику о предполагаемое рабочей силе, расходах и материалах. Вы можете записать условия выставления счетов, лимиты и соглашения в контракт по проекту. Вы можете использовать структурную декомпозицию работ (WBS) для планирования и оценки работы. Вы можете настроить прогнозы и бюджеты, чтобы направлять выполнение проекта. На следующем рисунке показана структура проекта.структура проекта.

Создание предложений с расценками для проекта

На начальном этапе продаж проекта коммерческое предложение позволяет вам сделать заказчику необязывающее предложение. Предложение может включать такие элементы, как предложенные товары и услуги, основная контактная информация, специальные торговые соглашения и скидки, а также возможные налоги и надбавки.

Вы также можете оформить гарантийное письмо для транзакции предложения по проекту между вашей организацией и заказчиком. После создания коммерческого предложения вы можете создать запрос гарантийного письма для клиента и отправить его в банк. После того, как банк утвердит заявку, клиенту выдается гарантийное письмо.

Дополнительные сведения см. в статье Предложения с расценками для проекта.

Создание контрактов по проекту

Когда вы заключаете контракт с клиентом или другим источником финансирования для завершения проекта, вы должны сначала создать контракт по проекту. Затем, когда вы создаете проект, вы должны назначить его соответствующему контракту. Тип проекта, который вы создаете для контракта по проекту, определяет метод, который используется для выставления счетов клиентам проекта. Вы можете изменить контракт проекта и связанный проект, но не можете изменить тип проекта. Дополнительные сведения о типах проектов см. в разделе «Создание проектов».

Для получения дополнительной информации о контрактах по проекту см. Контракты по проектам.

Создание структурной декомпозиции работ

Степень детализации WBS зависит от уровня точности, который требуется в оценках, и уровня отслеживания, необходимого для этих оценок. Проекты с очень низкой устойчивостью к задержкам в графике или стоимости обычно требуют более подробной WBS, а также требуют тщательного отслеживания хода работы и стоимости по сравнению с WBS.

Для получения дополнительной информации см. Обзор структурной декомпозиции работ.

Создавайте прогнозы и бюджеты проектов

Вы можете использовать прогнозирование, если у вашей организации есть операционная перспектива и она нацелена на доходы и расходы, полученные от конкретных транзакций. Однако, если ваша организация больше фокусируется на финансовых суммах, вы можете использовать бюджетирование. У каждого метода свои преимущества. Для получения дополнительной информации см. Прогнозы и бюджеты проектов.

Создание проектов

В Finance можно создать шесть типов проектов. Каждый тип проекта настраивается по-разному для признания затрат и доходов. Выбранный вами тип проекта зависит от цели проекта. В следующей таблице описывается типичное использование каждого типа проекта.

Тип проекта	Описание
Время и материал	В проектах «Время и материалы» заказчику выставляется счет за все затраты, понесенные по проекту. Эти затраты включают в себя затраты на часы, расходы, предметы и сборы.
Фиксированная цена	В проектах с фиксированной ценой счета состоят из транзакций организации. Счет за проект с фиксированной ценой выставляется в соответствии с графиком выставления счетов, который основан на контракте по проекту. Выручка по проекту с фиксированной ценой может быть рассчитана и разнесена по всему проекту с использованием метода завершенных процентов. В качестве альтернативы выручка может быть рассчитана и разнесена после завершения проекта с использованием метода завершенного контракта. Компании часто могут извлечь выгоду из использования стоимости незавершенного производства (НЗП) для расчета степени завершения проекта или группы проектов.
Инвестиции	Инвестиционные проекты — это проекты, которые не приносят немедленной прибыли. Как правило, они используются для долгосрочных внутренних проектов, в которых необходимо капитализировать затраты. Для инвестиционного проекта можно регистрировать только затраты на предметы, часы и расходы. Затраты в инвестиционном проекте отслеживаются и контролируются с помощью функции оценки. Инвестиционные проекты могут быть созданы с необязательной максимальной капитализацией. По мере продвижения инвестиционного проекта вы регистрируете его затраты в счетах незавершенного производства, где они хранятся до завершения проекта. Когда проект ликвидируется, вы переносите стоимость незавершенного производства в основное средство, счет главной книги или новый проект. ПРИМЕЧАНИЕ: Транзакции по инвестиционным проектам не отображаются на странице Разноска затрат, Начислить доход или Создать предложения по счетам.
Проект затрат	Как и инвестиционные проекты, проекты затрат обычно используются для отслеживания внутренних проектов, и для них можно записывать только часы, расходы и статьи. Однако проекты затрат обычно имеют меньшую продолжительность, чем инвестиционные проекты. Кроме того, в отличие от инвестиционных проектов, затраты на проекты не могут быть капитализированы на балансовых счетах. Вместо этого их транзакции по проектам разносятся только на счета прибылей и убытков. ПРИМЕЧАНИЕ: Транзакции по проектам затрат не отображаются на странице Разноска затрат, Начислить доход или Создать предложения по счетам. Поскольку проекты затрат обычно используются для отслеживания внутренних проектов, их обычно не нужно связывать с организацией клиента. Однако, если ваша настройка требует создания требований к номенклатуре для заказов на покупку, вы должны связать проект затрат с клиентом. Эта связь является обязательной, поскольку потребности в номенклатуре управляются как строки заказа на продажу, а система требует, чтобы был указан клиент. Однако эта настройка не приведет к автоматическому созданию требований к номенклатуре из заказа на покупку. Для проектов затрат настройка Создать требование к номенклатуре игнорируется. Если есть потребность в номенклатуре в проекте затрат, вы можете создать ее вручную при условии, что с проектом связан клиент.
Внутренняя	Внутренние проекты используются для отслеживания затрат по проекту, который является внутренним для вашей организации. Внутренние проекты могут предоставить инструмент планирования для управления потреблением ресурсов. ПРИМЕЧАНИЕ: Транзакции по внутренним проектам не отображаются на странице Начислить доход или Создать предложения по счетам.
Time	Временные проекты используются для отслеживания времени, связанного с неоплачиваемыми и непродуктивными видами деятельности, такими как проект по отслеживанию больничного времени работников. Транзакции во временных проектах не разносятся в книгу. Вместо этого они включаются в отчеты о загруженности рабочих. В проектах времени можно записывать только часовые операции. Вы используете часовой журнал или расписание, чтобы зарегистрировать эти часы в проекте. После регистрации часов они отображаются как транзакции по проекту, но без соответствующих транзакций по ваучерам. ПРИМЕЧАНИЕ:Транзакции по временным проектам не отображаются на странице Разноска затрат, Начислить доход или Создать предложения по счетам.

Назначьте работников, категории и ресурсы

Вы можете запланировать рабочие ресурсы на основе требований и расписания проекта или на основе навыков и доступности работников. Используя возможности планирования ресурсов, вы можете эффективно и результативно привлекать сотрудников своей организации. Вы можете быстро найти наиболее квалифицированных специалистов, готовых работать над вашим проектом. Вы также можете легко увидеть, как этих работников можно было бы более эффективно использовать в ходе проекта.

Вот некоторые из способов использования функции планирования ресурсов:

• Используйте информацию об атрибутах работника, таких как образование, навыки, сертификаты и опыт работы над проектом, чтобы подобрать работника в соответствии с требованиями проекта.
• Используйте информацию о календаре и доступности работника, чтобы согласовать график работника с календарем проекта.
• Отображение производительности каждого работника и определение степени использования этой производительности. Например, если работник недостаточно загружен, его можно назначить проекту, который соответствует его доступности и характеристикам.
• Проверьте доступность сотрудника, чтобы убедиться, что календарь не конфликтует с его назначениями.
• Просматривайте информацию об использовании работников либо в сводном представлении (например, по отделам или работникам), либо в подробном представлении (например, по работникам в отделе или по еженедельным подробностям для каждого работника).
• Измените назначения ресурсов для различных единиц времени, таких как день, неделя или месяц, чтобы оптимизировать использование рабочих.

Выполнение проекта

Во время выполнения проекта участники команды или менеджеры записывают работу и понесенные расходы, используя табели учета рабочего времени, отчеты о расходах и другие бизнес-документы. У менеджеров проектов есть инструменты, которые позволяют им отслеживать потребление заложенных в бюджет сумм. Руководители проектов также могут заказывать, подбирать или закупать материалы для проектов с помощью заказов на поставку и других деловых документов. Счета готовятся и утверждаются, так что клиентам может быть выставлен счет за текущую работу. Наконец, в ходе этого процесса признается выручка, которая влияет на финансовые показатели организации.

Управление структурной декомпозицией работ

WBS — это описание работы, которая будет завершена для проекта. WBS — это иерархия задач. Это не только работа по каждой задаче, но также размер, стоимость и продолжительность задачи.

Для получения дополнительной информации см. Обзор структурной декомпозиции работ.

Управление прогнозами и бюджетами проектов

Есть два способа управления и контроля проектов: прогнозы проектов и бюджеты проектов. Вы можете использовать прогнозирование, если у вашей организации есть операционная перспектива и она нацелена на доходы и расходы, полученные от конкретных транзакций. Однако, если ваша организация больше фокусируется на финансовых суммах, вы можете использовать бюджетирование.

Для получения дополнительной информации см. Прогнозы и бюджеты проектов.

Создание производственных заказов

Производственный заказ, связанный с проектом, может быть связан с заказом на продажу или потребностью в номенклатуре с помощью метода готовой номенклатуры или метода потребленной номенклатуры. Кроме того, если производственный заказ был создан вручную, нет связи между производственным заказом и заказом на продажу или потребностью в номенклатуре (нет ссылки на заказ). Однако если производственный заказ был создан автоматически для выполнения заказа на продажу или потребности в номенклатуре, существует связь между производственным заказом и заказом на продажу или потребностью в номенклатуре (ссылка на заказ).

В зависимости от сочетания этих факторов используйте один из следующих методов:

• Готовая номенклатура/ссылка на заказ — свяжите проект с заказом на продажу или требованием к номенклатуре. При использовании этого метода фактические затраты по проекту разносятся при выставлении счета по заказу на продажу или при обновлении отборочной накладной для потребности в номенклатуре. Стоимость разносится как готовая номенклатура.
• Готовая номенклатура/без ссылки на заказ — фактические затраты не могут быть разнесены до тех пор, пока у производственного цикла изделия не будет статуса Завершено. Стоимость готовой номенклатуры проводится как одна транзакция.
• Потребленная номенклатура/ссылка на заказ — свяжите проект с требованием к номенклатуре. Используя этот метод, вы можете просматривать фактические затраты по проекту, когда производство находится в состоянии Началось или отмечено как законченное. Затраты разносятся как транзакции нескольких номенклатур проекта для сырья и часов, затраченных на производство. Когда отборочная накладная обновляется для потребности в номенклатуре, затраты по проекту не разносятся. Вы также можете определить уровень в иерархии спецификации (BOM), на котором отслеживаются производственные проекты.
• Потребленная номенклатура/без ссылки на заказ — свяжите проект с требованием к номенклатуре. Используя этот метод, вы можете просматривать фактические затраты по проекту, когда производство находится в состоянии Началось или отмечено как законченное. Затраты разносятся как транзакции нескольких номенклатур проекта для сырья и часов, затраченных на производство. Вы также можете определить уровень в иерархии BOM, на котором отслеживаются производственные проекты.

Закупки продуктов и услуг

Покупка и продажа номенклатур являются распространенными видами деятельности во многих сферах деятельности, ориентированных на проекты.

Заказы на покупку для проектов

Цель заказа на покупку определяет, когда заказ на покупку потреблен и, следовательно, когда номенклатуры оплачиваются по проекту.

Способ	Назначение	Потребление номенклатур
Создайте заказ на покупку прямым образом.	Приобретайте номенклатуры у внешнего поставщика для использования в проекте. Вы можете создать заказ на покупку следующими способами: Непосредственно из проекта. В этом случае проект уже определен для заказа на покупку. Перейдя к заказу на покупку проекта. Вы должны выбрать и поставщика, и проект, для которого будет создан заказ на покупку.	Номенклатуры потребляются при обновлении счета поставщика.
Создайте заказ на покупку из заказа на продажу.	Приобретайте номенклатуры при создании заказа на продажу из проекта.	Номенклатуры потребляются, когда клиенту выставлен счет по заказу на продажу.
Создайте заказ на покупку из потребности в номенклатуре.	Приобретайте номенклатуры при создании заказа требования номенклатуры из проекта.	Номенклатуры потребляются при обновлении отборочной накладной требования к номенклатуре.

Заказы на продажу для проектов

В управлении проектами и учете вы можете регистрировать потребление номенклатур несколькими способами. Вы можете продавать номенклатуры или покупать номенклатуры в проекте или зарезервировать номенклатуры для проекта.

Вы можете заказывать номенклатуры из запасов компании для потребления в рамках проекта. В качестве альтернативы вы можете приобрести номенклатуры у внешнего поставщика. Номенклатуры можно использовать во всех типах проектов, кроме временных проектов.

Способ заказа номенклатур зависит от того, откуда вы их заказываете:

• Чтобы заказать номенклатуры из запасов компании, вы должны ввести заказ как потребность в номенклатуре. Если вы используете страницу Требования к номенклатуре, вы можете настроить требование, чтобы получать номенклатуры как частичные поставки. Следовательно вы можете отложить потребление определенного количества номенклатур до тех пор, пока номенклатуры не потребуются.
• Чтобы заказать номенклатуры у внешнего поставщика, необходимо создать заказ как заказ на покупку на странице Заказ на покупку.

Заметка

Отборочная накладная для заказа на продажу, связанного с проектом, не может быть отменена, если номенклатуры уже были помечены для упаковки.

В следующей таблице перечислены методы заказа номенклатур и описано, как эти номенклатуры потребляются.

Способ	Назначение	Потребление транзакций номенклатур
Заказ на продажу	Введите транзакцию непосредственно в проекте «Время и материалы».	Транзакции номенклатур потребляются при разноске накладной клиента.
Журнал запасов	Быстро вводите и управляйте записями о номенклатурах. Если, например, вы хотите ввести потребность в номенклатуре на основе распечатанного списка, можно применить журнал запасов.	Транзакции номенклатур потребляются при разноске журнала.
Требование номенклатуры	Введите номенклатуры, которые не будут потреблены сразу. Этот метод позволяет отслеживать количество номенклатур, которые были израсходованы в одной записи потребности в номенклатурах.	Транзакции номенклатур потребляются при обновлении отборочной накладной. Другими словами, потребность в номенклатуре создается при разноске отборочной накладной.
Заказы на покупку	Вводите транзакции в одном из трех мест, в зависимости от метода покупки.	Проводки по номенклатуре потребляются при обновлении отборочной накладной или при выставлении счета клиенту или поставщику.

Обработка счетов по проектам

Тип проекта определяет, какую процедуру выставления счетов следует применить. Счет может быть выставлен только для двух внешних типов проектов ("Время и материалы" и "Фиксированная цена"). К контракту по проекту всегда прилагаются проекты "время и материалы" и проекты с фиксированной ценой.

Прежде чем создавать счет клиента для проекта, вы можете создать предварительный счет или предложение по счету. В предложении счета вы можете выбрать транзакции по проекту, которые будут включены в счет по проекту. Затем вы можете просмотреть подробные сведения о счете, прежде чем разнести счет по проекту и отправить его клиенту или другому источнику финансирования.

Дополнительные сведения о том, как обрабатывать счета по проекту, см. в статье Выставление счетов по проекту.

Рассчитать стоимость завершения проекта

При создании сметы вы можете выбрать метод, который будет использоваться для расчета стоимости завершения проекта. Вы выбираете метод в поле Метод расходов для завершения на странице Создать смету. Выбранный вами метод применяется отдельно к каждой строке затрат в расчете сметы. Пока у строки есть статус Создано, вы можете изменить применяемый к ней метод на странице Оценка стоимости.

В следующей таблице описаны методы расчета стоимости завершения проекта.

Способ	Описание
Общая стоимость – фактическая	Ориентировочные затраты необходимо вводить вручную. После заполнения столбца Общая стоимость или Общее количество на странице Оценка стоимости фактические затраты вычитаются из суммы, введенной пользователем. Результат — стоимость завершения проекта. Как правило, динамика затрат не отслеживается, например, на основании количества проживаний в отеле и количества обедов, которые регистрируются за каждый период. Вместо этого. Отслеживание обычно основано на сравнении с общим количеством расчетных часов. Этот подход не требует модели прогноза, и общую стоимость или общее количество можно изменить вручную. Когда значение вводится в столбец Общая стоимость или Общее количество, Finance сравнивает это значение с фактическими транзакциями, разнесенными за период, а затем уменьшает значение в столбце Количество для завершения или Стоимость завершения.
Общий бюджет – фактический	Фактические затраты сравниваются с моделью прогноза, которую вы выбираете для определения стоимости. Этот метод использует модель общего бюджета, которая включает прогнозируемые транзакции. Чтобы получить более точное представление о проекте, вы можете скорректировать модель бюджета во время выполнения проекта. Если вам необходимо скорректировать прогноз, следуйте этой общей последовательности: Скопируйте транзакции прогноза в другую модель прогноза. Сравните прогнозируемые транзакции с фактическими транзакциями. Сохраняйте, уменьшайте или увеличивайте оценки на следующий период. Finance не уменьшает прогнозные оценки автоматически. Поэтому рекомендуется сохранить исходную модель прогноза для проекта с фиксированной ценой, чтобы установить базовый уровень для сравнения, когда проект будет завершен. ПРИМЕЧАНИЕ: При выборе этого метода используйте как минимум две модели прогноза. Одна модель должна содержать исходный прогноз. Для другой модели вы должны скопировать транзакции прогноза из другой модели. Этот метод работает только для проектов с фиксированной ценой и инвестиционных проектов.
Остающийся бюджет	В этом методе используется модель оставшегося бюджета для расчета стоимости завершения проекта. При использовании этого метода фактические затраты и прогнозируемые суммы в оставшейся модели бюджета суммируются. Результат — общая стоимость. Перед использованием этого метода необходимо настроить модель оставшегося бюджета для вычета транзакций на основе фактических транзакций, записанных в системе. На странице Модели прогноза убедитесь, что поля отмечены в группе Автоматическое сокращение прогноза. Как правило, оставшийся бюджет копируется из исходного бюджета. По мере ввода транзакций транзакции по оставшемуся бюджету уменьшаются. По мере развития проекта, если вы считаете, что оставшийся бюджет необходимо скорректировать, вы начисляете транзакции прогноза на оставшийся бюджет. ПРИМЕЧАНИЕ: Этот метод можно применять только в том случае, если к оценке прилагается модель прогноза.
По предыдущей оценке	Применяется тот же метод оценки, который использовался в предыдущем периоде. Этот метод требует модели прогноза, если предыдущий период требовал модели прогноза.
Установите нулевую стоимость для завершения	Обычно этот метод используется до исключения оценочного проекта. Этот метод сопоставляет общие оценки с фактическими транзакциями, которые были разнесены, и очищает столбец Стоимость завершения. Результирующий процент выполнения всегда составляет 100 процентов. Поле Прогнозирование не выбрано для каждой создаваемой строки затрат, а итоговая оценка копируется из предыдущего расчета стоимости. Фактическое потребление за оценочный период вычитается из стоимости для завершения проекта. Этот метод не требует модели прогноза.
Из шаблона стоимости	Применяется метод затрат на завершение, установленный в шаблоне затрат, который связан с выбранным проектом оценки.

Анализ проекта

На самом базовом уровне проект используется для группировки транзакций, которые регистрируют затраты, а затем разносят эти затраты в главную книгу.

Как правило, эти транзакции являются результатом бизнес-документов, таких как табели учета рабочего времени, отчеты о расходах, счета-фактуры поставщиков или складские операции. Жизненный цикл проекта обычно начинается с оценок, прогнозов и бюджетов, которые помогают планировать и прогнозировать работу и финансовые последствия проекта. Анализируя проект, вы можете оценить не только транзакции, которые произошли во время проекта, но также точность ваших оценок и прогнозов, коэффициент загруженности участников команды проекта и общий успех проекта.

Анализ денежного потока

Используйте мониторинг денежных потоков, чтобы просматривать как прогнозируемые, так и фактические денежные потоки по проекту. Вы можете просматривать денежные потоки во время выполнения проекта или денежные потоки завершенного проекта.

Отслеживая денежные потоки, вы можете оценивать один проект, использовать отчеты для просмотра нескольких проектов и переносить денежные потоки проекта в прогнозы денежных потоков в главной книге.

Прогноз притока денежных средств

Исходя из ваших настроек, вы можете спрогнозировать приток денежных средств для выбранного проекта. Например, если дата проекта — 5 марта 2012 г., а счет выставлен 31 марта 2012 г., вот как можно спрогнозировать срок платежа и ожидаемую дату оплаты:

• Дата проекта: 5 марта 2012 г.
• Дата счета: 31 марта 2012 г. Эта дата определяется на основе периодичности выставления счетов. В этом примере вы устанавливаете частоту выставления счетов на текущий месяц. Таким образом, все транзакции, разнесенные в марте, выставляются в счет в последний день месяца.
• Дата выполнения: 14 апреля 2012 г. Эта дата определяется исходя из условий оплаты, которые были установлены для проекта. В этом примере вы выбрали срок оплаты 14 дней. Таким образом, к дате счета добавляется 14 дней, чтобы узнать срок оплаты — 14 апреля 2012 г.
• Ожидаемая дата оплаты: 27 апреля 2012 г. Эта дата рассчитывается путем добавления количества дней в поле Общее количество буферных дней на странице Параметры управления проектом и учета к количеству дней в поле Индивидуальный буфер на странице Контракты по проектам, а затем добавив итоговое значение к количеству дней в поле Дата выполнения. В этом примере вы ввели 3 в поле Общее количество буферных дней и 10 в поле Индивидуальный буфер. Таким образом, к дате выполнения добавляется 13 дней, чтобы получить ожидаемый срок оплаты — 27 апреля 2012 г.

Общие буферные дни могут либо заменять индивидуальные буферные дни, либо добавляться к индивидуальным буферным дням:

• Чтобы использовать общие буферные дни в качестве замены индивидуальных буферных дней, введите среднее количество дней между сроком оплаты и фактической датой платежа для клиентов.
• Чтобы добавить общие буферные дни к индивидуальным буферным дням, в поле Общее количество буферных дней введите примерное количество дней между днем, когда клиент отправляет платеж, и днем, когда ваша организация получает платеж.

Настройте индивидуальные буферные дни в контракте на проект. Дни рассчитываются на основе как даты оплаты счета, так и опыта вашей организации в плане особенностей оплаты со стороны клиента.

Фактический приток денежных средств

Фактический приток денежных средств напоминает прогнозирование, но вы можете начать расчеты с даты первого счета. Пример:

• Дата счета: 2 марта 2012 г.
• Дата выполнения: 16 марта 2012 г. Срок оплаты — 14 дней.
• Ожидаемая дата оплаты: 29 марта 2012 г. Расчет включает три общих буферных дня и 10 индивидуальных буферных дней.

Прогнозирование затрат

В зависимости от заданных дней дата оплаты затрат может отличаться от даты проекта. В этом случае дата оплаты стоимости рассчитывается путем добавления количества дней с даты проекта к количеству дней в условиях оплаты.

Например, дата проекта для транзакции — 5 марта 2012 г., и установлены следующие условия оплаты:

• Часы: текущий месяц (M)
• Расходы: 14 дней (D14)
• Номенклатуры: 30 дней (D30)

Основываясь на этих настройках, вот дата оплаты для каждого типа транзакции:

• Часы: 31 марта 2012 г., то есть последний день выбранного месяца.
• Расходы: 19 марта 2012 г., то есть через 14 дней с даты совершения транзакции.
• Номенклатуры: 4 апреля 2012 г., то есть через 30 дней с даты совершения транзакции.

Заметка

Срок исполнения заказа на покупку основан на транзакции поставщика при создании заказа на покупку проекта. Дата выполнения не определяется никакими настройками по умолчанию.

Дата оплаты не рассчитывается в буферные дни. После завершения проекта, когда все расчеты и выставление счетов завершены, как затраты, так и продажи проводятся в счет прибылей и убытков.

Когда все счета продаж и поставщиков завершены, вы можете просмотреть взаимосвязь между полями на страницах Денежный поток и Отчеты по проекту.

Страница денежного потока

• Денежные поступления
• Отток денежных средств
• Чистые денежные потоки

Страница "Отчеты по проекту"

• Доход
• Общая стоимость
• Валовая прибыль

Проверка расходов

Вы можете отслеживать затраты, которые несет ваша организация во время проекта, на странице Управление затратами. Сравнивая первоначальные сметные затраты по проекту с текущими фактическими затратами и утвержденными затратами, вы можете определить, идет ли проект по плану, превышает бюджет или меньше бюджета.

Заметка

Когда вы используете страницу Управление затратами, чтобы просмотреть текущее состояние затрат по проекту, используйте модели прогноза, выбранные для исходного и оставшегося бюджета. Если при расчете затрат вы выберете другие модели прогноза, результаты расчета не будут точными.

Просмотр оставшейся суммы бюджета

Если Остающийся бюджет выбран в качестве метода контроля затрат на странице Параметры управления проектом и учета, на странице Управление затратами рассчитываются затраты, которые не были разнесены как фактические или помечены как подтвержденные. В частности, суммы на вкладке Общее на нижней панели Управление затратами рассчитываются следующими способами:

• Фактическая стоимость — итоговая сумма, потраченная на проект по выбранной строке затрат. Фактическая сумма затрат рассчитывается на странице Обновления ГК.
• Подтвержденные затраты — дополнительная сумма расходов, которую обязалось оплатить юридическое лицо. Конкретные утвержденные суммы затрат рассчитываются на странице Подтвержденные затраты.
• Остающийся бюджет — сумма исходной бюджетной суммы, которая все еще доступна для выбранной строки затрат. Оставшаяся сумма бюджета рассчитывается на странице Предварительный просмотр ГК.
• Общая стоимость — сумма фактических затрат, подтвержденных затрат и оставшейся суммы бюджета.

На странице Управление затратами на вкладке Отклонение можно просмотреть сравнение общей ожидаемой стоимости с исходным бюджетом. Это сравнение показывает любые различия между этими суммами. Таким образом, вы можете увидеть, где данные не совпадают. Суммы отклонений рассчитываются следующими способами:

• Исходный бюджет — сумма, изначально заложенная в бюджет для выбранной строки затрат. Исходная сумма бюджета рассчитывается на странице Предварительный просмотр ГК.
• Общая стоимость — сумма фактических затрат, подтвержденных затрат и оставшейся суммы бюджета, как указано на вкладке Общее.
• Отклонение — разница между общей стоимостью и первоначальным бюджетом.
• Разница в зависимости от количества — общая разница между исходным прогнозом и общим прогнозом. Эта разница может быть выражена математически как (общее прогнозируемое количество) × (исходная средняя цена – общая средняя цена). Этот расчет применяется только к часам проекта.
• Разница в зависимости от цены — общая разница между исходным прогнозом и общим прогнозом. Эта разница может быть выражена математически как (исходная цена прогноза) × (исходное прогнозируемое количество – общая средняя цена). Этот расчет применяется только к часам проекта.

Просмотр общей суммы бюджета

Если Общий бюджет выбран в качестве метода контроля затрат на странице Параметры управления проектом и учета, на странице Управление затратами рассчитывается фактическая стоимость и общая стоимость проекта, чтобы помочь вам обнаружить разницу между ними. В частности, на странице Управление затратами суммы в столбцах на нижней панели на вкладке Общие рассчитываются следующими способами:

• Общая бюджетная стоимость — общая сумма бюджета для выбранной строки затрат.
• Фактическая стоимость — итоговая сумма затрат на проект на дату по выбранным строкам затрат.
• Подтвержденные затраты — итоговая сумма, подтвержденная для выбранной строки затрат.
• Расхождение — разница между суммой фактических и подтвержденных затрат и общей стоимостью. Расхождение показывает, нужно ли указывать дополнительные затраты для общего бюджета.

На странице Управление затратами на вкладке Отклонение можно увидеть разницу между общим и исходным бюджетом, просмотрев следующие поля:

• Исходный бюджет — сумма, изначально заложенная в бюджет для строки затрат. Исходный бюджет рассчитывается на странице Предварительный просмотр ГК.
• Общая бюджетная стоимость — общая стоимость, изначально заложенная в бюджет для строки затрат. Общая бюджетная стоимость рассчитывается на странице Предварительный просмотр ГК.
• Отклонение — отклонение для строки затрат. Эта сумма рассчитывается путем вычитания общей стоимости из первоначального бюджета.
• Разница в зависимости от количества — общая разница между исходным бюджетом и общим бюджетом. Эта сумма рассчитывается путем вычитания общих бюджетных часов из исходных бюджетных часов и последующего умножения разницы на исходную бюджетную себестоимость. Эта разница может быть выражена математически как (исходная бюджетная себестоимость) × (исходные бюджетные часы – общие бюджетные часы). Этот расчет применяется только к часам проекта.
• Разница в зависимости от цены — эта сумма рассчитывается путем вычитания общих бюджетных часов из исходных бюджетных часов и последующего умножения разницы на общее число потребленных часов. Эта разница может быть выражена математически как (итоговые потребленные часы) × (исходные бюджетные часы – общие бюджетные часы). Этот расчет применяется только к часам проекта.

Анализ загруженности

Коэффициент загруженности — это процент времени, в течение которого работник выполняет оплачиваемую или производительную работу в определенный рабочий период. Оплачиваемые часы — это часы работы, которые могут быть оплачены конкретному клиенту.

Коэффициент загруженности работника рассчитывается путем деления количества оплачиваемых часов на количество рабочих часов за определенный период. Например, если у работника 30 оплачиваемых часов за период, а количество рабочих часов за тот же период составляет 40, коэффициент загруженности работника составляет 75 процентов.

Когда вы рассчитываете коэффициент загруженности работника, вы можете рассчитать либо оплачиваемый коэффициент, либо коэффициент эффективности:

• Оплачиваемая ставка — разница между оплачиваемыми часами и не оплачиваемыми часами или обычными часами.
• Коэффициент эффективности — разница между продуктивными часами и непродуктивными часами или обычными часами. Продуктивные часы — это часы, которые работник тратит на конкретный проект. Счета за продуктивные часы обычно выставляются клиентам, за исключением внутренних проектов. Счета за непродуктивные часы никогда не выставляются.

Вы рассчитываете коэффициенты загруженности на странице Учитываемые при начислении часы. Расчеты основаны на настройках по умолчанию. В этих настройках также указывается, как рассчитываются часы, путем назначение Загруженность или Косвенные расходы для каждого типа проекта. Это относится к расчетам оплачиваемых ставок и расчетов коэффициентов эффективности.

• Загруженность — часы, указанные в отчете по выбранному типу проекта, всегда учитываются с точки зрения оплаты или эффективности загруженности.
• Косвенные расходы — часы, указанные в отчете по выбранному типу проекта, всегда учитываются для неоплачиваемых часов или неэффективной загруженности.
• В соответствии со свойством строки — свойства строки конкретной часовой транзакции определяют, считаются ли часы оплачиваемыми или эффективными.
• Не включено — часы не учитываются при расчете оплачиваемой или эффективной загруженности.

На странице Учитываемые при начислении часы помимо общего процента загруженности работника или проекта, вы можете просмотреть количество часов, которые были использованы для расчетов коэффициента загруженности для каждого из следующих типов часов:

• Не включенные часы — эти часы не включены в почасовую ставку загруженности.
• Включенные часы — эти часы рассчитываются путем сложения часов загруженности и часов косвенных расходов. Эти часы включены в коэффициент загруженности.
• Часы косвенных расходов — если вы рассчитываете оплачиваемую ставку, эти часы такие же, как и бесплатные. Если вы рассчитываете коэффициент эффективности, эти часы равны непродуктивным часам.
• Часы загруженности — если вы рассчитываете оплачиваемую ставку, эти часы такие же, как и оплачиваемые. Если вы рассчитываете коэффициент эффективности, эти часы равны продуктивным часам.

Когда вы рассчитываете коэффициент загруженности работника, вы можете использовать нормальные часы или включенные часы. Если вы используете включенные часы, вы должны убедиться, что работники записывают все свое рабочее время для периодов расписания, потому что расчет выражается в процентах от введенных часов. Когда вы рассчитываете коэффициент загруженности часов для проекта, контракта по проекту, записи клиента или категории, вы должны использовать для расчета включенные часы.

Просмотр отчетов по проекту

Вы можете создать отчет по проекту, чтобы быстро просмотреть состояние выполнения проекта. Когда вы запускаете отчет проекта, вы можете указать критерии, которые используются для расчета оператора, сделав выбор на вкладке Общее на странице Отчеты по проекту. Вы можете включить или исключить следующую информацию:

• Типы проекта
• Типы транзакций
• Дата проекта/дата книги
• Данные

После того, как отчет будет рассчитан, вы можете просмотреть следующую информацию на различных вкладках на странице Отчеты по проекту:

• Общее — общая информация об основной структуре прибылей и убытков проекта.
• Доходы и расходы — информация о начисленной выручке.
• НЗП — информация о сальдо счета WIP.
• Потребление — информация о потреблении часов, номенклатур, расходов и транзакций по заработной плате.
• Счет — информация о счетах и выставлении накладной по промежуточной накладной.
• Часовая ставка — почасовые ставки за часы, разнесенные на счета выручки и затрат.