Подсказки в Exchange Online
Подсказки — информационные сообщения, отображаемые пользователям при создании сообщений. Пока новое сообщение открыто и создается, Exchange анализирует сообщение (включая получателей). При обнаружении потенциальной проблемы пользователь получает уведомление с помощью подсказки перед отправкой сообщения. Используя сведения в подсказке, пользователь может настроить сообщение, чтобы избежать нежелательных ситуаций или отчетов о недоставке (также известных как недоставка или отказ сообщений).
Как работают подсказки
Подсказки реализуются как веб-служба в Exchange. Когда отправитель составляет сообщение, клиентское программное обеспечение вызывает веб-службу Exchange на сервере клиентского доступа, чтобы получить список подсказок. Сервер возвращает список подсказок, которые применяются к этому сообщению, а в клиентской программе отображаются подсказки для отправителя.
Следующие неэффективные сценарии обмена сообщениями часто встречаются в любой среде обмена сообщениями:
NDR, возникающие в результате сообщений, которые нарушают ограничения на сообщения всей организации (например, ограничения на размер сообщений или максимальное число получателей на сообщение).
NDR, возникающие в результате сообщений, отправляемых несуществующим получателям, получателям с ограниченным доступом или пользователям с полными почтовыми ящиками.
Отправка сообщений пользователям с настроенными автоматическими ответами.
Во всех этих сценариях пользователь отправляет сообщение, ожидает его доставки, но вместо этого получает ответное сообщение о недоставке. Даже в наилучшем варианте, в случае автоматического ответа, эти события приводят к снижению продуктивности. В случае неописуемого недоставки этот сценарий может привести к дорогостоящим вызовам в службу поддержки.
Существует также несколько сценариев, в которых отправка сообщения не приводит к ошибке, но может вызывать нежелательные и даже затруднительные последствия:
Отправка сообщений в очень большие группы рассылки.
Отправка сообщений в неподходящие группы рассылки.
Случайная отправка сообщений получателям за пределами организации.
Выбор варианта действия Ответить всем на сообщение, которое было получено как скрытая копия.
Все эти проблематичные сценарии можно нейтрализовать, если информировать пользователей о возможных результатах отправки сообщений во время их составления. Например, если отправители получат уведомление о том, что размер сообщения превысит максимально допустимое значение, они не будут пытаться отправить сообщение. Аналогичным образом, если отправители будут уведомлены о том, что их сообщение будет доставлено людям за пределами организации, они с большей вероятностью будут гарантировать, что содержимое и тон сообщения соответствуют.
Следующие клиенты обмена сообщениями поддерживают подсказки:
Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App)
Microsoft Outlook 2010, русская версия или более поздней версии для Microsoft Windows
Доступные подсказки в Exchange Online
В следующей таблице перечислены доступные подсказки в Exchange Online.
| Подсказка | Доступность | Сценарий |
|---|---|---|
| Недопустимый внутренний получатель | Outlook | Отправитель добавляет внутреннего получателя, который не существует. Например:
Подсказка указывает на недопустимого получателя и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. |
| Почтовый ящик полон. | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет внутреннего получателя, размер почтового ящика которого превышает максимальный размер почтового ящика (квота ProhibitSendReceive в почтовом ящике или организации).
Подсказка указывает на получателя, чей почтовый ящик заполнен, и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке "Черновики" и повторно открыты через два часа. |
| Автоматические ответы | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет внутреннего получателя* , который включил автоматические ответы.
Подсказка указывает, что получатель включает автоматические ответы, а также отображает первые 175 символов текста автоматического ответа. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке "Черновики" и повторно открыты через два часа. *Если получатель является внешним, но домен получателя настроен как удаленный домен, параметры AllowedOOFType и IsInternal определяют, получает ли отправитель внутренний автоматический ответ, внешний автоматический ответ или нет автоматического ответа вообще. |
| Пользовательский | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет внутреннего получателя, для которого настроена настраиваемая подсказка.
Настраиваемая подсказка может быть полезна для предоставления определенной информации о получателе. Например, можно создать настраиваемую подсказку для группы рассылки с описанием ее назначения во избежание ее ненадлежащего использования. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка настраиваемых подсказок для получателей. Настраиваемые подсказки не отображаются, если отправителю не разрешено отправлять сообщения получателю (вместо этого отображается подсказка о ограниченном получателе). |
| Получатель с ограниченным доступом | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет получателя, которому запрещено отправлять сообщения (между отправителем и получателем настроены ограничения доставки).
Подсказка mailtip указывает на запрещенного получателя и предоставляет отправителю возможность удалить получателя из сообщения. Он также четко сообщает отправителю о том, что сообщение не может быть доставлено ограниченному получателю. Если ограниченный получатель является группой рассылки, содержащей вложенные группы, подсказки не отображаются. Кроме того, если ограниченная группа (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) содержит группы, подсказки не отображаются. Если ограниченный получатель является внешним или является группой рассылки, содержащей внешних получателей, подсказка будет отображаться отправителю. Однако следующие подсказки не отображаются (если применимо):
|
| Внешние получатели | Outlook Outlook в Интернете Outlook Mobile |
Отправитель добавляет внешнего получателя* или группу рассылки, содержащую внешних получателей.
Подсказка сообщает отправителю о том, что сообщение покинет организацию, что может помочь ему принять правильные решения о формулировках, тональности и содержимом. По умолчанию эта подсказка отключена. Ее можно включить с помощью командлета Set-OrganizationConfig. Дополнительные сведения см. в разделе Подсказки по связям с организацией. *Если получатель является внешним, но домен получателя настроен в качестве удаленного домена, параметр IsInternal определяет, получает ли отправитель эту подсказку (подсказка "Внешние получатели" не применяется к внутренним получателям). Примечание. Подсказка "Внешние получатели" не вычисляется для получателей внешней группы рассылки, где группа рассылки находится в удаленном домене. Примечание 2. Outlook Mobile поддерживает подсказку "Внешние получатели" только для Microsoft 365 или Office 365, а также для локальных почтовых ящиков Exchange, использующих гибридную современную проверку подлинности (HMA). При составлении обучающих сообщений электронной почты для имитации фишинга для Office 365 необходимо включить подсказки для внешних получателей с помощью следующей команды PowerShell: |
| Большая аудитория | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет группу рассылки, в которую входит больше участников, чем настроенный большой размер аудитории (размер по умолчанию — более 25 членов). Дополнительные сведения см. в статье Настройка большого размера аудитории для вашей организации.
Количество членов группы рассылки не вычисляется каждый раз. Вместо этого сведения о группе рассылки считываются из данных метрик группы. |
| Управляемый получатель | Outlook Outlook в Интернете |
Отправитель добавляет получателя с модерированием (получателя, которому требуется утверждение сообщения). Подсказка MailTip определяет получателя с модерацией и информирует отправителя о том, что модерация может привести к задержке доставки. Подсказка не отображается, если:
|
| Ответить всем в скрытой копии | Outlook в Интернете | Получатель СК выбирает Ответить всем сообщением. В ответном сообщении появится подсказка. Получатели ск, раскрывающие себя для других получателей, являются повсеместно плохими, и подсказка mailtip объясняет это. |
| Превышение размера сообщения | Outlook | Размер сообщения превышает максимальный допустимый размер сообщения.
Подсказка отображается, если размер сообщения нарушает одно из следующих ограничений на размер сообщения:
Примечание. Ограничения размера сообщений для соединителей не оцениваются для этой подсказки. |
Ограничения для подсказок
В отношении подсказок действуют следующие ограничения:
Подсказки не поддерживаются при работе в автономном режиме с приложением Outlook.
Когда сообщение адресуется в группу рассылки, то подсказки для отдельных получателей, являющихся участниками этой группы, не оцениваются. Однако если какой-либо из участников является внешними получателями, отображается подсказка внешних получателей, которая показывает отправителю число внешних получателей в группе рассылки.
Если сообщение адресуется более чем 200 получателям, то подсказки по отдельным почтовым ящикам не оцениваются по соображениям производительности.
Длина настраиваемых подсказок не должна превышать 175 символов.
В то время как более старые версии Exchange Server заполняли подсказки в полном объеме, Exchange Online будут отображаться только до 1000 символов.
Если отправитель начинает составлять сообщение и оставляет его открытым на продолжительный период времени, подсказки по автоматическим ответам и переполнению почтовых ящиков будут оцениваться каждые два часа.