Архивация на месте в Exchange 2013

Применяется к: Exchange Server 2013 г.

Архивировать на месте позволяет восстановить контроль над данными обмена сообщениями организации, устраняя необходимость в файлах личного хранения (PST) и позволяя пользователям хранить сообщения в архивном почтовом ящике, доступном в Microsoft Outlook 2010, русская версия, а затем и Microsoft Office Outlook Веб-приложении.

В Microsoft Exchange Server 2013 г. In-Place архивации предоставляет пользователям альтернативное хранилище для хранения исторических данных обмена сообщениями. Архив In-Place — это дополнительный почтовый ящик (называемый архивным почтовым ящиком), включенный для пользователя почтового ящика. Outlook 2007 и более поздних Outlook Web App пользователи имеют беспрепятственно доступ к архивным почтовым ящикам. С помощью любого из этих клиентских приложений пользователи могут просматривать архивный почтовый ящик и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом. In-Place архива представляет пользователям согласованное представление данных обмена сообщениями и устраняет накладные расходы пользователей, необходимые для управления файлами pst.

Архив пользователя можно использовать в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной почтовый ящик пользователя, другой базе данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или базе данных почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков на том же сайте Active Directory. В гибридных развертываниях Exchange 2010 г. и более поздних версий можно также использовать облачный архив для почтовых ящиков, расположенных на локальном сервере почтовых ящиков.

Данные обмена сообщениями и файлы PST

Outlook использует файлы PST для локального хранения данных на компьютерах пользователей или сетевых акциях. В отличие от файлов автономного хранения (.ost), которые используются Outlook в кэш-режиме Exchange для хранения копии почтового ящика для автономного доступа, файлы PST не синхронизируются с Exchange почтовым ящиком пользователя. Если пользователь переместит сообщения в PST-файл, эти сообщения будут удалены из почтового ящика.

Использование файлов PST для управления данными обмена сообщениями может привести к следующим вопросам:

  • Неувядаемые файлы. Как правило, файлы PST создаются пользователями и находятся на их компьютерах или сетевых акциях. Они не управляются данной организацией. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.

  • Увеличение затрат на обнаружение. Судебные иски и некоторые бизнес-или нормативные требования иногда приводит к запросам на обнаружение. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким процессом. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.

  • Невозможность применения политик хранения сообщений. Политики хранения сообщений не могут применяться к сообщениям, расположенным в PST-файлах. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.

  • Риск кражи данных: данные обмена сообщениями, хранимые в файлах PST, уязвимы для кражи данных. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.

  • Фрагментированное представление данных обмена сообщениями. Пользователи, хранившие сведения в файлах PST, не получают единого представления своих данных. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти файлы. В результате, если пользователи имеют доступ к своим почтовым ящикам с Outlook Web App или Outlook на другом компьютере, сообщения, хранимые в их файлах PST, недоступны.

Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам

В следующей таблице приведены клиентские приложения, которые могут использоваться для доступа к архивным почтовым ящикам.

Клиент Доступ к архивным почтовым ящикам

Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App

Да. Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App пользователи могут копировать или перемещать элементы из основного почтового ящика в свой архивный почтовый ящик, а также использовать политики хранения для перемещения элементов в архив.

Примечание

Outlook 2010 и более поздних Outlook 2007 года пользователи также могут копировать или перемещать элементы из файлов PST в свой архивный почтовый ящик. Outlook 2007 года пользователям требуется Office 2007 накопительного обновления за февраль 2011 г. Некоторые различия в поддержке архива существуют между Outlook 2010 и более поздней и Outlook 2007 г. Дополнительные сведения см. в статье Exchange Team Blog, см. в статье Yes Virginia, Exchange 2010 архивная поддержка Outlook 2007 г.

Exchange ActiveSync

Нет

Примечание

In-Place является функцией премиум-класса и требует лицензии Exchange Enterprise клиентского доступа (CAL). Подробные сведения о лицензировании Exchange см. в Exchange Server Лицензирование. Дополнительные сведения о версиях Outlook, необходимых для доступа к архивным почтовым ящикам, см. в материале Лицензия на персональный архив и политики хранения.

Outlook не создает локальную копию архивного почтового ящика на компьютере пользователя, даже если включен режим кэширования Exchange. Архивный почтовый ящик доступен только в сети.

Делегированный доступ

Делегирование доступа происходит тогда, когда пользователю или группе пользователей предоставляется доступ к почтовому ящику другого пользователя. Существует несколько сценариев предоставления доступа к делегатам, в том числе:

  • Предоставление доступа одному или более пользователям к почтовому ящику пользователя, который больше не работает в организации. В этом случае пользователи, которым может быть предоставлен доступ к делегатам, включают диспетчера или руководителя или другого пользователя, который будет выполнять обязанности ушедвшего пользователя.

  • Предоставление доступа к общему почтовому ящику для одного или более пользователей.

  • Предоставление помощникам-руководителям доступа к почтовым ящикам руководителей, которые им помогают.

В Exchange 2013 г. при назначении разрешений полного доступа почтовому ящику делегат, которому вы назначаете разрешения, также может получить доступ к архиву пользователя. Делегаты должны использовать Outlook для доступа к почтовому ящику, а также подключиться к серверу sp1 2010 Exchange или более позднему серверу клиентского доступа для целей автообнаружия. Автооткрывка — это Exchange, которая предоставляет параметры конфигурации для автоматической настройки Outlook клиентов. Когда делегаты используют Outlook для доступа к почтовому ящику Exchange 2013 г., как основной почтовый ящик, так и архив, к которому они имеют доступ, видны из Outlook.

Перемещение сообщений в почтовый ящик архива

Существует несколько способов перемещать сообщения в архивные почтовые ящики.

  • Перемещение или копирование сообщений вручную: пользователи почтовых ящиков могут вручную перемещать или копировать сообщения из основного почтового ящика или файла PST в архивный почтовый ящик. Почтовый ящик архива отображается как другой почтовый ящик или файл pst в Outlook и Outlook Web App.

  • Перемещение или копирование сообщений с помощью правил папки "Входящие": пользователи почтовых ящиков могут создавать правила папки Outlook или Outlook Web App для автоматического перемещения сообщений в папку в своем архивном почтовом ящике. Дополнительные новости см. в сообщении Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

  • Перемещение сообщений с помощью политик хранения. Политики хранения можно использовать для автоматического перемещения сообщений в архив. Пользователи также могут применять личные теги для перемещения сообщений в архив. Подробные сведения о политиках архива и хранения см. в разделе Archive and retention policies later in this topic.

    Примечание

    Личные теги доступны только в Outlook Web App и Outlook 2010 и более поздней.

  • Импорт сообщений из файлов PST. В Exchange 2013 г. можно использовать запрос на импорт почтовых ящиков для импорта сообщений из PST-файла в архив пользователя или основной почтовый ящик. Подробные сведения см. в материале "Запросы на импорт и экспорт почтовых ящиков". Вы также можете использовать средство PST Capture для поиска файлов PST на компьютерах в организации и импорта данных файлов PST в архивы пользователей.

Политики архива и хранения

В Exchange 2013 г. можно применить политики архива к почтовому ящику для автоматического перемещения сообщений из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик после указанного периода. Политики архивации реализованы путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.

Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если папка с тем же именем не существует в почтовом ящике архива, она создается, когда помощник управляемой папки перемещает сообщение. Благодаря воссозданию той же иерархии папок в архивном почтовом ящике пользователи легко могут находить сообщения.

Дополнительные новости о политиках хранения, тегах хранения и действии по хранению в архиве см. в тегах хранения и политиках хранения.

Политика управления записями сообщений по умолчанию

Exchange 2013 г. Установка создает политику архива и хранения по умолчанию с именем MrM Policy по умолчанию. Эта политика содержит теги хранения, которые имеют действие Move to Archive, как показано в следующей таблице.

Примечание

В Exchange 2010 г. политика архива и хранения по умолчанию, созданная Exchange установки, называется Политикой архива и хранения по умолчанию.

Имя тега хранения Тип тега Description

Перемещать в архив по умолчанию через 2 года

По умолчанию (DPT)

Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.

Перемещать в архив личные элементы через 1 год

Персональный

Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через один год.

Перемещать в архив личные элементы через 5 лет

Персональный

Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.

Никогда не перемещать личные элементы в архив

Персональный

Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.

Перемещать в архив элементы для восстановления через 14 дней

Папка извлекаемых элементов

Сообщения перемещаются из папки «Элементы для восстановления» основного почтового ящика пользователя в папку «Элементы для восстановления» архивного почтового ящика. Пользователи, которые пытаются восстановить удаленные элементы в архиве, должны воспользоваться функцией восстановления удаленных элементов в архивном почтовом ящике.

Если вы включаете In-Place архив для пользователя почтового ящика, а в почтовом ящике еще не назначена политика хранения, политика архива и хранения по умолчанию автоматически назначена. После того как помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются через два года.

Перед предоставлением архивных почтовых ящиков пользователям рекомендуется информировать их о политиках архивации, применяемых к их почтовым ящикам, и предоставить последующее обучение или документацию для удовлетворения их потребностей. В эту документацию должны входить следующие сведения:

  • Функциональные возможности, доступные в архиве, архиве по умолчанию и политиках хранения.

  • Сведения о том, когда сообщения могут автоматически перемещаться в архив.

  • Информация об иерархии папок, созданных в архивном почтовом ящике.

  • Применение личных тегов (отображается в меню политики архива в Outlook и Outlook Web App).

Примечание

Если политика хранения применяется к пользователям, у которых есть архивный почтовый ящик, политика хранения заменяет политику MRM по умолчанию. Можно создать один или несколько тегов хранения с помощью действия Переместить в архив, а затем связать эти теги с политикой хранения. Вы также можете добавить теги Move to Archive по умолчанию (созданные установкой и связанные с политикой MRM по умолчанию) в любые созданные политики хранения.

Сведения о соответствии требованиям и архивам в 2010 Outlook 2010 г. и более поздней Outlook 2010г. .

Квоты архива

Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения журнальных данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователям может быть запрещено отправлять сообщения, если размер их почтовых ящиков превышает квоту запрещенной отправки. Аналогичным образом пользователям может быть запрещено отправлять и получать сообщения, если размер их почтовых ящиков превышает квоту на отправку и получение запрета.

Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, можно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над квотами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.

Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Если архивный почтовый ящик превышает указанную квоту выдачи предупреждений для архива, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения, а в почтовый ящик пользователя отправляется сообщение квоты. По умолчанию в Exchange 2013 г. квота предупреждения в архиве установлена до 45 гигабайт (ГБ), а квота архива — до 50 ГБ.

В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.

Quota Код события Type Источник Category Сообщение

Квота выдачи предупреждений для архива

10022

Предупреждение

MSExchangeMailboxAssistants

Помощник по работе с управляемыми папками

Имя отображения архивного почтового ящика : GUID : База данных почтовых ящиков < > : Server < > < > < FQDN превысила > < > квоту предупреждения архива ' Archive warning quota'. Размер архивного почтового ящика — это < > bytes Size.

Квота архива

8537

Предупреждение

MSExchangeIS

Общий

Размер архивного почтового ящика для Legacy DN превысил максимальный размер < > почтового ящика архива. Копировать или перемещать элементы в архивный почтовый ящик невозможно. Все действия хранения, которые перемещают элементы в архивный почтовый ящик, не будут выполнены, а основной почтовый ящик может содержать элементы с просроченными тегами хранения, пока архивный почтовый ящик находится в пределах ограничений максимального размера. Необходимо уведомить владельца почтового ящика о состоянии архивного почтового ящика.

In-Place архивы и другие Exchange функции

В этом разделе объясняется функциональность между In-Place архивами и различными Exchange функциями:

  • Exchange: возможность быстрого поиска сообщений становится еще более важной с помощью архивных почтовых ящиков. Для Exchange поиска нет разницы между основным и архивным почтовым ящиком. Содержимое обоих почтовых ящиков индексируется. Так как архивный почтовый ящик не кэшироваться на компьютере пользователя (даже при использовании Outlook в режиме кэшировать Exchange), результаты поиска для архива всегда предоставляются Exchange Search. При поиске всего почтового ящика в Outlook 2010 г. и Outlook Web App и Outlook Web App результаты поиска включают основной и архивный почтовый ящик пользователей.

  • обнаружение электронных данных на месте. Когда диспетчер обнаружения выполняет поиск In-Place обнаружения электронных данных, также выполняется поиск архивных почтовых ящиков пользователей. Нет возможности исключить архивные почтовые ящики при создании поиска обнаружения из центра администрирования Exchange (EAC). При использовании Exchange для создания поиска обнаружения можно исключить архив с помощью переключателя DoNotIncludeArchive. Дополнительные сведения см. в разделе New-MailboxSearch. Дополнительные сведения см. в разделе In-Place eDiscovery.

    Важно!

    Вы не можете использовать In-Place для поиска отключенного почтового ящика.

  • Удержание на месте и удержание судебного разбирательства. При размещении почтового ящика In-Place удержание или судебное удержание, удержание помещается как на основной, так и на архивный почтовый ящик. Чтобы узнать больше о хранении на месте и судебном удержании, см. раздел Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства.

  • Папка"Извлекаемые элементы": архивный почтовый ящик содержит собственную папку "Извлекаемые элементы" и подчиняется тем же квотам на папку "Извлекаемые элементы", что и основной почтовый ящик. Дополнительные материалы о восстановленных элементов см. в папке "Извлекаемые элементы".

  • Архивировать содержимое Lync в Exchange : В основном почтовом ящике пользователя можно архивировать беседы с мгновенными сообщениями и общие документы собраний в Интернете. Почтовый ящик должен находиться на сервере почтовых ящиков 2013 Exchange 2013 г., и в организации необходимо развернуть Microsoft Lync 2013. Дополнительные сведения см. в разделе Integration with SharePoint and Lync.

Управление архивными почтовыми ящиками

В Exchange 2013 г. создание и управление архивными почтовыми ящиками интегрированы с общими задачами управления почтовыми ящиками, в том числе:

  • Создание архивного почтового ящика. При создании почтового ящика можно создать архивный почтовый ящик или включить архивный почтовый ящик для существующего почтового ящика. Подробные сведения см. в In-Place Архивы Exchange 2013 г..

  • Перемещение архивного почтового ящика. Вы можете переместить архивный почтовый ящик пользователя в другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или на другой сервер, независимо от основного почтового ящика. Для перемещения архивного почтового ящика пользователя необходимо создать запрос на перемещение почтового ящика. Подробные сведения см. в материале Управление перемещениями на месте.

    Важно!

    Поиск почтового ящика и архива пользователя в различных версиях Exchange Server не поддерживается.

  • Отключение архивного почтового ящика. Может потребоваться отключить архивный почтовый ящик пользователя для устранения неполадок или если вы перемещаете основной почтовый ящик в версию Exchange, которая не поддерживает In-Place архива. Отключение архива аналогично отключению основного почтового ящика. Подробные сведения см. в In-Place Архивы Exchange 2013 г.. В локальном развертывании отключенный архивный почтовый ящик сохраняется в базе данных почтовых ящиков до тех пор, пока не будет достигнут период хранения удаленных почтовых ящиков для этой базы данных. В течение этого периода можно повторно подключить архив к пользователю почтового ящика. Когда будет достигнут период хранения удаленных почтовых ящиков, отключенный архивный почтовый ящик удаляется из базы данных почтовых ящиков.

  • Извлечение статистики почтовых ящиков и статистики папок. Вы можете получить статистику почтовых ящиков и статистику папок почтовых ящиков для архивного почтового ящика пользователя с помощью переключателя Archive с помощью коммутаторов Get-MailboxStatistics и Get-MailboxFolderStatistics.

  • Тестирование подключения к архиву. В Exchange 2013 г. вы можете использовать комлет Test-ArchiveConnectivity для тестирования подключения к локальному или облачному архиву указанного пользователя.