Подсказки в Exchange 2013
Область применения: Exchange Server 2013 г.
Подсказки — информационные сообщения, отображаемые пользователям при создании сообщений. Microsoft Exchange Server 2013 анализирует сообщение, включая список получателей, которым оно адресовано, и если обнаруживает потенциальную проблему, перед отправкой сообщения уведомляет пользователя с помощью подсказок. С помощью сведений, предоставляемых подсказками, отправители могут настроить сообщение, которое они составляют, чтобы избежать нежелательных ситуаций или отчетов о недоставках (NDR).
Как работают подсказки
Подсказки реализованы в виде веб-службы в Exchange 2013. Когда отправитель составляет сообщение, клиентское программное обеспечение вызывает веб-службу Exchange на сервере клиентского доступа, чтобы получить список подсказок. Сервер возвращает список подсказок, которые применяются к этому сообщению, а в клиентской программе отображаются подсказки для отправителя.
Следующие неэффективные сценарии обмена сообщениями часто встречаются в любой среде обмена сообщениями:
- Отчеты о недоставке, связанные с сообщениями, которые нарушают настроенные в организации ограничения, например на размер сообщения или максимальное количество получателей одного сообщения.
- Отчеты о недоставке, связанные с сообщениями, которые были отправлены несуществующим получателям, получателям с наложенными на них ограничениями или пользователям с переполненными почтовыми ящиками.
- Отправка сообщений пользователям с настроенными автоматическими ответами.
Во всех этих сценариях пользователь отправляет сообщение, ожидает его доставки, но вместо этого получает ответное сообщение о недоставке. Даже в наилучшем варианте, в случае автоматического ответа, эти события приводят к снижению продуктивности. В случае отчета о недоставке этот сценарий требует совершения дорогостоящего звонка в службу поддержки.
Существует также несколько сценариев, в которых отправка сообщения не приводит к ошибке, но может вызывать нежелательные и даже затруднительные последствия:
- Отправка сообщений в очень большие группы рассылки.
- Отправка сообщений в неподходящие группы рассылки.
- Случайная отправка сообщений получателям за пределами организации.
- Выбор варианта действия Ответить всем на сообщение, которое было получено как скрытая копия.
Все эти проблематичные сценарии можно нейтрализовать, если информировать пользователей о возможных результатах отправки сообщений во время их составления. Например, если отправителю известно, что размер сообщения для отправки превышает заданный в корпоративной политике объем, то он не будет пытаться его отправить. Аналогично, если отправитель получает уведомление о том, что отправляемое им сообщение будет доставлено пользователям за пределами организации, то становится более вероятным, что он выберет более подходящий стиль и сделает содержание сообщения более корректным.
Следующие клиенты обмена сообщениями поддерживают подсказки:
- Outlook Web App
- Microsoft Outlook 2010 или более поздняя версия
Подсказки в Exchange
В следующей таблице приведены доступные подсказки в Exchange 2013.
| Подсказка | Доступность | Сценарий |
|---|---|---|
| Недопустимый внутренний получатель | Outlook | Подсказка о недопустимом внутреннем получателе отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, который, по-видимому, должен быть внутренним по отношению к данной организации, но не существует. Это может происходить, если отправитель адресует сообщение пользователю, который больше не работает в компании, но разрешение его адреса выполняется из-за кэша разрешения имен или записи в папке отправителя "Контакты". Эта ситуация также возникает, если отправитель вводит SMTP-адрес вместе с доменом, для которого Exchange является уполномоченным, а разрешение адреса для существующего получателя не выполняется. Подсказка указывает на недопустимого получателя и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. |
| Почтовый ящик полон. | Outlook Outlook Web App |
Подсказка о переполнении почтового ящика отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, чей почтовый ящик заполнен, а в организации реализовано ограничение на запрет приема сообщений для почтовых ящиков, размер которых превысил определенное значение. Подсказка указывает на получателя, чей почтовый ящик заполнен, и дает отправителю возможность удалить его из сообщения. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке "Черновики" и повторно открыты через два часа. |
| Автоматические ответы | Outlook Outlook Web App |
Подсказка по автоматическим ответам отображается, если отправитель добавляет получателя, у которого включена функция автоматических ответов. В этой подсказке указывается на то, что получатель пользуется автоматическими ответами, а также выводятся первые 175 символов автоматического ответа, настроенного получателем. В подсказке приводятся точные сведения на момент ее отображения. Если сообщение отправляется не сразу, подсказка будет обновляться каждые два часа. Это также применяется к сообщениям, которые были сохранены в папке "Черновики" и повторно открыты через два часа. Если некоторые почтовые ящики размещаются в Exchange Online и вы находитесь в режиме сосуществования с Exchange Online, параметр в объекте удаленного домена, который представляет удаленную часть организации, оказывает прямое влияние на способ обработки этой подсказки. В системе Exchange 2013 пользователи могут настраивать различные автоматические ответы для внутренних и внешних отправителей. Если удаленный домен настроен как внутренний домен (задав параметр IsInternal для объекта удаленного домена значение $true), внутренний автоматический ответ возвращается всем пользователям в организации независимо от того, где находится их почтовый ящик. Тем не менее, если удаленный домен не настроен как внутренний, то внутренний автоматический ответ будет возвращен всем пользователям, чьи почтовые ящики размещены в локальном домене, а внешний автоматический ответ тем пользователям, чьи почтовые ящики размещены в удаленном домене. |
| Настраиваемый | Outlook Outlook Web App |
Настраиваемая подсказка отображается, если отправитель добавляет получателя, для которого настроена пользовательская подсказка. Настраиваемая подсказка может быть полезна для предоставления определенной информации о получателе. Например, можно создать настраиваемую подсказку для группы рассылки с описанием ее назначения во избежание ее ненадлежащего использования. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка настраиваемых подсказок для получателей. По умолчанию настраиваемые подсказки не отображаются, если отправителю не разрешено отправлять сообщения этому получателю. В данном случае отображается подсказка о получателе с ограниченным доступом. |
| Получатель с ограниченным доступом | Outlook Outlook Web App |
Подсказка о получателе с ограниченным доступом отображается, если отправитель добавляет получателя, для которого настроены ограничения на доставку сообщений от этого отправителя. Подсказка указывает на получателя, которому данный отправитель не имеет права отправлять сообщения, и дает ему возможность удалить такого получателя из сообщения. В подсказке отправителю также четко сообщается о том, что сообщение в случае его отправки не будет доставлено. Если получатель с ограниченным доступом является внешним получателем или группой рассылки, содержащей внешних получателей, то эта информация также предоставляется отправителю. Тем не менее, следующие подсказки, если это применимо, подавляются: Автоматические ответы Почтовый ящик полон. Пользовательская подсказка Управляемый получатель Превышение размера сообщения |
| Внешние получатели | Outlook Outlook Web App |
Подсказка о внешних получателях отображается, если отправитель добавляет внешнего получателя или группу рассылки с такими получателями. Эта подсказка информирует отправителя о том, что составляемое им сообщение покинет организацию, благодаря чему он может подкорректировать формулировки, стиль и содержание сообщения. По умолчанию эта подсказка отключена. Ее можно включить с помощью командлета Set-OrganizationConfig. Дополнительные сведения см. в разделе Подсказки по связям с организацией. Если некоторые почтовые ящики размещаются в Exchange Online и вы находитесь в режиме сосуществования с Exchange Online, параметр в объекте удаленного домена, который представляет удаленную часть организации, оказывает прямое влияние на способ обработки этой подсказки. Если удаленный домен настроен как внутренний домен (задав для параметра IsInternal для удаленного объекта домена значение $true), все получатели в этом удаленном домене будут рассматриваться как внутренние, поэтому подсказка для внешних получателей не будет отображаться. Тем не менее, если удаленный домен не настроен как внутренний, получатели в этом домене будут считаться внешними и эта подсказка будет отображаться при составлении сообщения для таких получателей. > [! ПРИМЕЧАНИЕ]> Эта подсказка не оценивается при создании сообщения в группу рассылки в удаленном домене. |
| Большая аудитория | Outlook Outlook Web App |
Подсказка для рассылки с большой аудиторией отображается, если отправитель добавляет группу рассылки с большим размером аудитории, настроенным в вашей организации. По умолчанию Exchange отображает эту подсказку для сообщений в группах рассылки с более чем 25 участниками. Дополнительные сведения см . в статье Настройка большого размера аудитории для вашей организации. Размер групп рассылок не вычисляется каждый раз. Вместо этого сведения о группе рассылки считываются из данных групповых метрик. |
| Управляемый получатель | Outlook Outlook Web App |
Подсказка об управляемом получателе отображается в тех случаях, когда отправитель добавляет получателя, который является управляемым. В подсказке указывается, какой получатель является управляемым, и сообщается о том, что это может привести к задержке при доставке. Если отправитель сам является модератором, то эта подсказка не отображается. Она также не выводится, если отправителю явным образом разрешено отправлять сообщения данному получателю (путем добавления имени отправителя в список "Принимать сообщения только от" для этого получателя). Инструкции по настройке управляемых получателей в Exchange 2013 см. в разделе Распространенные сценарии утверждения сообщений. |
| Ответить всем в скрытой копии | Outlook Web App | Подсказка "Ответить всем в скрытой копии" отображается в тех случаях, когда отправитель получает скрытую копию сообщения и выбирает вариант Ответить всем. Когда пользователь выбирает вариант Ответить всем на такое сообщение, то факт получения пользователем скрытой копии этого сообщения становится известным остальной части аудитории, которой оно отправлялось. Почти во всех случаях это нежелательно, и такая подсказка предупреждает пользователя об этой ситуации. |
| Превышение размера сообщения | Outlook | Подсказка о превышении размера сообщения отображается в тех случаях, когда отправитель составляет сообщение, размер которого превышает настроенные в организации ограничения. Эта подсказка отображается, если размер сообщения нарушает одно из следующих ограничений: Параметр максимального размера для отправки в почтовом ящике отправителя Параметр максимального размера для получения в почтовом ящике получателя Ограничение на максимальный размер сообщения для организации Примечание. Из-за сложности реализации ограничения размера сообщений на соединителях в вашей организации не учитываются. |
Ограничения для подсказок
В отношении подсказок действуют следующие ограничения:
- Подсказки не поддерживаются при работе в автономном режиме с приложением Outlook.
- Когда сообщение адресуется в группу рассылки, то подсказки для отдельных получателей, являющихся участниками этой группы, не оцениваются. Тем не менее, если какой-либо из участников является внешним получателем, то отображается подсказка о внешних получателях, в которой отправителю показывается число внешних получателей в группе рассылки.
- Если сообщение адресуется более чем 200 получателям, то подсказки по отдельным почтовым ящикам не оцениваются по соображениям производительности.
- Длина настраиваемых подсказок не должна превышать 175 символов.
- В Exchange 2010 подсказки отображаются полностью, а в Exchange 2013 не более 1000 символов.
- Если отправитель начинает составлять сообщение и оставляет его открытым на продолжительный период времени, подсказки по автоматическим ответам и переполнению почтовых ящиков будут оцениваться каждые два часа.