Подписи, верхние или нижние колонтитулы, заявления об отказе на уровне организацииOrganization-wide disclaimers, signatures, footers, or headers

Применимо к: Exchange Server 2013Applies to: Exchange Server 2013

В верхнюю или нижнюю часть электронных сообщений, поступающих в организацию или исходящих из нее, можно добавить предупреждение, юридическую оговорку, заявление о раскрытии информации, подпись или другие сведения.You can add an email disclaimer, legal disclaimer, disclosure statement, signature, or other information to the top or bottom of email messages that enter or leave your organization. Это может потребоваться для юридических, Бизнес-и нормативных требований, для определения потенциально небезопасных сообщений электронной почты или по другим причинам, которые являются уникальными для Организации.This might be needed for legal, business, or regulatory requirements, to identify potentially unsafe e-mail messages, or for other reasons unique to your organization.

Чтобы настроить заявление об отказе, создайте правило транспорта, включающее условия, например, если отправитель находится в определенной группе или когда сообщение содержит определенные текстовые шаблоны, а также текст, который требуется добавить.To set up a disclaimer, you create a transport rule that includes the conditions, such when the sender is in a specific group or when the message includes specific text patterns, and the text to add. Чтобы применить несколько утверждений к одному сообщению электронной почты, используйте несколько правил транспорта.To apply multiple disclaimers to a single email message, you use multiple transport rules.

Важно!

  • Если вы хотите, чтобы информация добавлялась только к исходящим сообщениям, необходимо добавить такое условие, как получатели, расположенные за прев Организации.If you want the information to be added only to outgoing messages, you must add a condition such as recipients located outside the organization. По умолчанию правила транспорта применяются как к входящим, так и к исходящим сообщениям.By default, transport rules are applied to both incoming and outgoing messages.

Ищете процедуры?Looking for procedures? Ознакомьтесь с разделом Добавление заявления об отказе электронной почты, юридического заявления об отказе, общей подписи или колонтитула электронной почты.See Add an email disclaimer, legal disclaimer, common signature, or email footer or header.

ПримерыExamples

Вот несколько идей использования заявлений об отказе.Here are a few ideas for how to use disclaimers.

ТипType Пример добавляемого текстаSample text added

Юридическая оговорка для исходящих сообщенийLegal - outgoing messages

Это сообщение и любые передаваемые в нем файлы конфиденциальны и предназначены исключительно для использования адресатом. Если вы получили его по ошибке, уведомите системного администратора.This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this email in error, please notify the system manager.

Юридическая оговорка для входящих сообщенийLegal - incoming messages

Сотрудники обязуются не делать клеветнических заявлений и не нарушать авторские или другие права, а также не допускать такого нарушения в сообщениях электронной почты. В случае получения подобных сообщений необходимо немедленно уведомить своего руководителя.Employees are expressly required not to make defamatory statements and not to infringe or authorize any infringement of copyright or any other legal right by email communications. Employees who receive such an email must notify their supervisor immediately.

Уведомление об отправке сообщения псевдонимуNotice that message was sent to an alias

Это сообщение отправлено группе обсуждений по продажам.This message was sent to the Sales discussion group.

Подпись — извлекает данные для каждого сотрудникаSignature - pulls in data for each employee

Kathleen МайерKathleen Mayer
Отдел продажSales Department
ContosoContoso
www.contoso.comwww.contoso.com
kathleen@contoso.comkathleen@contoso.com
Ячейка: 111-222-1234cell: 111-222-1234

РекламаAdvertisement

Специальные предложения за март см. здесьClick here for March specials

Примеры, приведенные в этой статье, не предназначены для использования без использования.The examples in this article are not intended for use as-is. Измените их нужным требованиям.Modify them for your needs.

Определение области действия заявления об отказеScoping your disclaimer

Используя оговорки, следует учитывать, к каким сообщениям они будут применяться.As you work on your disclaimers, consider which messages they should apply to. Например, может потребоваться использовать разные заявления об отказе для внутренних и внешних сообщений, а также для сообщений, отправляемых пользователями в определенных отделах.For example, you might want different disclaimers for internal and external messages or for messages sent by users in specific departments. Чтобы убедиться, что только первое сообщение в беседе получает отказ от ответственности, добавьте исключение, которое ищет уникальный текст в вашем отказе.To make sure only the first message in a conversation gets a disclaimer, add an exception that looks for unique text in your disclaimer.

Ниже приведены примеры возможных условий и исключений.Here are some examples of the conditions and exceptions you can use.

ОписаниеDescription Условия и исключения в Центре администрирования Exchange (EAC)Conditions and exceptions in EAC Условия и исключения в командной консолиConditions and exceptions in the Shell

За пределом Организации, если исходное сообщение не содержит текст заявления об отказе, например "CONTOSO LEGAL NOTICE"Outside your organization, if the original message doesn't include text from your disclaimer, such as "CONTOSO LEGAL NOTICE"

Условие: Расположение получателя > Вне организации.Condition: The recipient is located > Outside the organization

Исключение: тема или > текст темы или текст сообщения соответствует этим шаблонам > текста Юридическое уведомление ContosoException: The subject or body > Subject or body matches these text patterns > CONTOSO LEGAL NOTICE

-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"

Входящие сообщения с исполняемыми файлами во вложенияхIncoming messages with executable attachments

Условие 1: отправитель находится за прерядом > ОрганизацииCondition 1: The sender is located > Outside the organization

Условие 2: Любое вложение > С исполняемым содержимым.Condition 2: Any attachment > has executable content

-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent

Отправитель находится в отделе маркетингаSender is in the marketing department

Условие: отправитель > является членом группы с этим > именемCondition: The sender > is a member of this group > group name

-FromMemberOf "Marketing Team"

Сообщения от внешнего отправителя группе обсуждений по продажамEvery message that comes from an external sender to the sales discussion group

Условие 1: отправитель находится за прерядом > ОрганизацииCondition 1: The sender is located > Outside the organization

Условие 2: поле " сообщение > или "копия" содержит > имя этой группы пользователейCondition 2: The message > To or Cc box contains this person > group name

-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: "

Добавление рекламы в исходящие сообщения на один месяцPrepend an advertisement to outgoing messages for one month

Условие 1: адрес получателя находится за прерядом > ОрганизацииCondition 1: The recipient is located > Outside the organization

Укажите даты в нижней части диалогового окна новое правило .Specify the dates at the bottom of the New rule dialog.

-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014'

Полный список условий правил транспорта, которые можно использовать для заявления об отказе, можно найти в следующих статьях:For a complete list of transport rule conditions you can use to target the disclaimer, see one of the following:

Форматирование заявления об отказеFormatting your disclaimer

При необходимости вы можете отформатировать заявление об отказе.You can format your disclaimer as needed. Вот что можно включить в текст заявления об отказе.Here's what can be included in your disclaimer text.

Тип сведенийType of information ОписаниеDescription

ТекстText

Максимальная длина: 5000 символов, в том числе HTML-теги и встроенные каскадные таблицы стилей (CSS).The maximum length is 5,000 characters, including any HTML tags and inline Cascading Style Sheets (CSS).

HTML и встроенные CSSHTML and inline CSS

Для форматирования текста можно использовать стили HTML и встроенные CSS.You can use HTML and inline CSS styles to format the text. Например, используйте <HR> тег, чтобы добавить строку перед заявлением об отказе.For example, use the <HR> tag to add a line before the disclaimer.

HTML-код в заявление об отказе игнорируется, если заявление об отказе добавляется в обычный текст.HTML in a disclaimer is ignored if the disclaimer is added to a plain text message.

Добавление изображенийAdd Images

Используйте <IMG> тег, чтобы указать изображение, доступное в Интернете.Use the <IMG> tag to point to an image available on the internet. Пример: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">For example, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">

Имейте в виду, что Outlook Web App и Outlook блокируют внешний веб-контент, в том числе изображения, по умолчанию.Keep in mind that Outlook Web App and Outlook block external web content, including images, by default. Если пользователи захотят просмотреть заблокированное внешнее содержимое, им потребуется выполнить дополнительные действия.Users may need to perform a specific action if they want to view the blocked external content. Это означает, что изображения, добавленные с помощьюThis means that images added by using the IMG по умолчанию тег не может быть виден.tag may not be visible by default. Рекомендуется протестировать заявление об отказе с помощьюWe recommend that you test a disclaimer with IMG Теги в почтовых клиентах получатели, скорее всего, будут использовать этот параметр, чтобы убедиться, что он хорошо отображается.tags in the email clients your recipients are likely to use to make sure it displays well.

Добавление сведений для личных подписейAdd information for personalized signatures

Если вы хотите, чтобы подписи для всех пользователей совпадали с одинаковыми сведениями, можно добавить уникальные сведения для каждого сотрудника, например DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumber Email,, FaxNumber, и Department.If you want everyone to have signatures formatted the same way with the same information, you can add unique information for each employee, such as DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, FaxNumber, and Department. Эти сведения должны быть заключены в два знака процента (%%) с каждой стороны информации.This information must be enclosed in two percent signs (%%) on each side of the information. Например, для использования DisplayNameв вашем отказе необходимо использовать %% DisplayName%% .For example, to use DisplayName, you must use %%DisplayName%% in your disclaimer.

При срабатывании правила оговорки вставляются соответствующие значения для этого пользователя.When a disclaimer rule is triggered, the corresponding values for that user are inserted. Данные поступают из учетной записи пользователя Active Directory отправителя (для локального сервера Exchange Server) или из учетной записи Office 365 отправителя для Exchange Online.The data comes from the sender's Active Directory user account (for on-premises Exchange Server), or from the sender's Office 365 account for Exchange Online.

Полный список атрибутов, которые можно использовать в случае отказов и персонализированных ADAttribute подписей, приведен в описании свойства в поле условия правила транспорта (предикаты) (Exchange Server), условии правила транспорта (предикаты) (Exchange Online) или условии правила транспорта (предикаты) (Exchange Online Protection).For a complete list of attributes that can be used in disclaimers and personalized signatures, see the description for the ADAttribute property in Transport rule conditions (predicates) (Exchange Server), Transport rule conditions (predicates) (Exchange Online), or Transport rule conditions (predicates) (Exchange Online Protection).

Например, ниже приведен пример заявления об отказе в формате HTML, включающем подпись, IMG тег и внедренный CSS.For example, here's an example of an HTML disclaimer that includes a signature, an IMG tag, and embedded CSS.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span></br>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span></br></br>
</div>

Резервные варианты, если не удается добавить заявление об отказеFallback options if the disclaimer can't be added

Некоторые сообщения (например, зашифрованные сообщения) не позволяют Exchange изменять содержимое исходного сообщения.Some messages, such as encrypted messages, prevent Exchange from modifying the content of the original message. Вы можете управлять тем, как ваша организация обрабатывает эти сообщения.You can control how your organization handles these messages. Вы можете указать, следует ли переносить сообщение, которое не может быть изменено, в конверте сообщения, содержащем Заявление об отказе, отклонить сообщение, если не удается добавить заявление об отказе, или проигнорировать действие заявления об отказе и доставить сообщение без заявления об отказе.You specify whether to wrap a message that can't be modified in a message envelope that contains the disclaimer, reject the message if a disclaimer can't be added, or ignore the disclaimer action and deliver the message without a disclaimer.

В списке ниже описаны все резервные действия.The following list describes each fallback action:

  • Wrap: Если заявление об отказе не может быть вставлено в исходное сообщение, Exchange заключает или "переносит" исходное сообщение на конверт нового сообщения.Wrap: If the disclaimer can't be inserted into the original message, Exchange encloses, or "wraps," the original message in a new message envelope. Затем заявление об отказе вставляется в новое сообщение.Then the disclaimer is inserted into the new message. Если исходное сообщение не может быть помещено в конверт нового сообщения, исходное сообщение не доставляется.If the original message can't be wrapped in a new message envelope, the original message is not delivered. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.The sender of the message receives a non-delivery report (NDR) that explains why the message was not delivered.

    Важно!

    Если исходное сообщение помещено в конверт нового сообщения, тогда последующие правила транспорта будут применяться именно к конверту нового сообщения, а не к исходному сообщению Поэтому правила транспорта, относящиеся к заявлениям об отказе, которые размещаются в конверте нового сообщения, необходимо настраивать после того, как будут настроены другие правила транспорта.If an original message is wrapped in a new message envelope, subsequent transport rules are applied to the new message envelope, not to the original message. Therefore, you must configure transport rules with disclaimer actions that wrap original messages in a new message body after you configure other transport rules.

  • Отклонено: Если вы не можете вставить заявление об отказе в исходное сообщение, Exchange не доставляет сообщение.Reject: If the disclaimer can't be inserted into the original message, Exchange doesn't deliver the message. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке, в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.The sender of the message receives an NDR that explains why the message wasn't delivered.

  • Ignore: Если заявление об отказе невозможно вставить в исходное сообщение, Exchange доставляет исходное сообщение без изменений.Ignore: If the disclaimer can't be inserted into the original message, Exchange delivers the original message unmodified. Заявление об отказе не добавляется.No disclaimer is added.

Дополнительные сведенияFor more information

Добавление заявления об отказе, юридического заявления об отказе, общей подписи или колонтитула к сообщениям электронной почтыAdd an email disclaimer, legal disclaimer, common signature, or email footer or header

Правила транспорта или поток обработки почты (Exchange Server 2013)Mail flow or transport rules (Exchange Server 2013)

Правила транспорта или поток обработки почты (Exchange Online)Mail flow or transport rules (Exchange Online)

Transport rules (Exchange Online Protection)Transport rules (Exchange Online Protection)