Архивация In-Place в Exchange Server
Архивация на месте в Exchange Server помогает восстановить контроль над данными для обмена сообщениями организации, устраняя необходимость в файлах личного хранилища (PST) и позволяя пользователям хранить сообщения в архивном почтовом ящике. Архивный почтовый ящик это дополнительный почтовый ящик пользователя. Архивный почтовый ящик доступен в Outlook и Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App). Пользователи могут просматривать архивный почтовый ящик и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом.
Архивный почтовый ящик пользователя можно создать в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной почтовый ящик, в другой базе данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или в базе данных почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков на том же сайте Active Directory. В гибридных развертываниях Exchange также можно создать облачный архивный почтовый ящик для основных почтовых ящиков, размещенных в локальной организации.
Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам
В следующей таблице приведены клиентские приложения, которые могут использоваться для доступа к архивным почтовым ящикам.
| Клиентская | Доступ к архивным почтовым ящикам? |
|---|---|
| Outlook для Mac для Office 365 Outlook 2016 для Mac или более поздней версии Microsoft 365 корпоративные приложения Outlook 2013 или более поздней версии Outlook в Интернете |
Да. Пользователи могут копировать и перемещать элементы из основного почтового ящика в архивный почтовый ящик, а также могут использовать политики хранения для перемещения элементов в архив. Outlook не создает локальную копию архивного почтового ящика на компьютере пользователя, даже если включен режим кэширования Exchange. Архивный почтовый ящик доступен только в сети. |
| Exchange ActiveSync | Нет |
Примечание.
- In-Place архивация — это функция уровня "Премиум" и требует наличия клиентской лицензии (CAL) Exchange Enterprise. Дополнительные сведения о лицензировании Exchange см. в разделе Часто задаваемые вопросы о лицензировании Exchange.
- Дополнительные сведения о версиях Outlook, необходимых для доступа к архивным почтовым ящикам, см. в статье Требования к лицензиям Outlook для функций Exchange.
Перемещение сообщений в архивный почтовый ящик
Перемещать сообщения из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик можно несколькими способами:
Перемещение или копирование сообщений вручную. Пользователи могут вручную перемещать или копировать сообщения из основного почтового ящика или PST-файла в архивный почтовый ящик. Архивный почтовый ящик отображается как другой почтовый ящик Outlook и Outlook в Интернете или как подключенный PST-файл в Outlook.
Перемещение или копирование сообщений с помощью правил папки "Входящие". Пользователи могут создавать правила папки "Входящие" в Outlook для автоматического перемещения сообщений в папку в архивном почтовом ящике.
Перемещение сообщений с помощью политик хранения. Политики хранения можно использовать для автоматического перемещения сообщений в архивный почтовый ящик. Пользователи также могут применять личные теги для перемещения сообщений в архивный почтовый ящик. Дополнительные сведения о политиках архивации и хранения см. в следующем разделе этой статьи.
Импорт сообщений из PST-файлов. В Exchange Server можно использовать запрос на импорт почтовых ящиков для импорта сообщений из PST-файла в архив пользователя или основной почтовый ящик. Дополнительные сведения см. в статье Импорт и экспорт почтовых ящиков в Exchange Server.
Политики архивации и хранения
В Exchange Server можно применить политики архивирования к почтовому ящику, чтобы автоматически перемещать сообщения из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик по истечении указанного периода. Политики архивации реализованы путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.
Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если в архивном почтовом ящике папка с тем же именем не существует, она создается, когда помощник по обслуживанию управляемых папок перемещает сообщение. Благодаря воссозданию той же иерархии папок в архивном почтовом ящике пользователи легко могут находить сообщения.
Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии "Переместить в архив" см. в статье Теги хранения и политики хранения в Exchange Server.
Политика управления записями сообщений по умолчанию
Exchange Server программа установки создает политику архива и хранения по умолчанию с именем Политика MRM по умолчанию. Эта политика содержит теги хранения с действием Переместить в архив , как показано в следующей таблице.
| Имя тега хранения | Тип тега | Описание |
|---|---|---|
| Перемещать в архив по умолчанию через 2 года | По умолчанию (DPT) | Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки. |
| Перемещать в архив личные элементы через 1 год | Персональный | Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через один год. |
| Перемещать в архив личные элементы через 5 лет | Персональный | Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет. |
| Никогда не перемещать личные элементы в архив | Персональный | Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик. |
| Перемещать в архив элементы для восстановления через 14 дней | Папка "Элементы с возможностью восстановления" | Сообщения перемещаются из папки "Элементы с возможностью восстановления" основного почтового ящика пользователя в папку "Элементы с возможностью восстановления" архивного почтового ящика. Пользователи, которые пытаются восстановить удаленные элементы в своем архивном почтовом ящике, должны воспользоваться средством восстановления удаленных элементов в архивном почтовом ящике. |
Если вы включите архив In-Place для пользователя почтового ящика и ему еще не назначена политика хранения, автоматически назначается политика архивации и хранения по умолчанию. После того как помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются в архив через два года.
Перед предоставлением архивных почтовых ящиков пользователям рекомендуется информировать их о политиках архивации, применяемых к их почтовым ящикам, и предоставить последующее обучение или документацию для удовлетворения их потребностей. В эту документацию должны входить следующие сведения:
Функциональные возможности, доступные в архиве, и политики хранения архивов по умолчанию.
Сведения о том, когда сообщения автоматически перемещаются в архив.
Информация об иерархии папок, созданных в архивном почтовом ящике.
Применение личных тегов (отображается в меню Архивация политики в Outlook и Outlook в Интернете).
Примечание.
Если вы применяете политику хранения к пользователям с архивным почтовым ящиком, политика хранения заменяет политику MRM по умолчанию. Можно создать один или несколько тегов хранения с помощью действия Переместить в архив, а затем связать эти теги с политикой хранения. Вы также можете добавить теги по умолчанию Переместить в архив (которые создаются программой установки и связаны с политикой MRM по умолчанию) к любым политикам хранения, которые вы создаете.
Архивные квоты
Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения журнальных данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователи могут запретить отправку сообщений, если размер их почтового ящика превышает квоту Запретить отправку. Аналогичным образом пользователям можно запретить отправку и получение сообщений, если размер их почтового ящика превышает квоту Запретить отправку и получение.
Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, можно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над квотами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.
Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Если архивный почтовый ящик превышает указанную квоту выдачи предупреждений для архива, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения, а в почтовый ящик пользователя отправляется сообщение квоты. По умолчанию в Exchange Server квота предупреждений архива устанавливается в 90 ГБ, а квота архива — 100 ГБ.
В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.
| Quota | Код события | Тип | Source | Категория | Сообщение |
|---|---|---|---|---|---|
| Квота выдачи предупреждений для архива | 10022 | Предупреждение | MSExchangeMailboxAssistants | Помощник по работе с управляемыми папками | The archive mailbox '<Display Name>:<GUID>:<Mailbox Database>:<Server FQDN>' exceeded the archive warning quota '<Archive warning quota>'. Archive mailbox size is '<Size>' bytes. |
| Квота архива | 8537 | Предупреждение | Msexchangeis | Общие | The archive mailbox for <Legacy DN> has exceeded the maximum archive mailbox size. You can't copy or move items into the archive mailbox. All message retention actions that move items to the archive mailbox will fail, and the primary mailbox may contain items with expired retention tags until the archive mailbox is within the maximum size limit. The mailbox owner should be notified about the condition of the archive mailbox. |
Архивация на месте и другие функции Exchange
В этом разделе описаны функциональные возможности In-Place архивации и различных функций Exchange:
Поиск Exchange. Возможность быстрого поиска сообщений становится еще более важной в архивных почтовых ящиках. Для поиска Exchange разница между основным и архивным почтовым ящиком отсутствует. Содержимое обоих почтовых ящиков индексируется. Так как архивный почтовый ящик не кэширован на компьютере пользователя (даже при использовании Outlook в режиме кэширования Exchange), результаты поиска для архива всегда предоставляются поиском Exchange. При поиске по всему почтовому ящику в Outlook результаты поиска включают основной и архивный почтовый ящик пользователей.
Обнаружение электронных данных на месте. Когда диспетчер обнаружения выполняет In-Place поиска eDiscovery, также выполняется поиск в архивных почтовых ящиках пользователей. При создании поиска обнаружения из Центра администрирования Exchange (EAC) невозможно исключить архивные почтовые ящики. При использовании командной консоли Exchange для создания поиска можно исключить архив с помощью параметра DoNotIncludeArchive . Дополнительные сведения см. в разделе New-MailboxSearch. Дополнительные сведения см. в статье Обнаружение электронных данных на месте в Exchange Server.
Удержание на месте и удержание для судебного разбирательства. Когда вы помещаете почтовый ящик в In-Place удержание или удержание для судебного разбирательства, удержание помещается как в основной, так и в архивный почтовый ящик. Дополнительные сведения см. в статье Удержание на месте и удержание для судебного разбирательства в Exchange Server.
Папка "Элементы с возможностью восстановления". Архивный почтовый ящик содержит собственную папку "Элементы с возможностью восстановления" и к ней применяются те же квоты папок с возможностью восстановления, что и для основного почтового ящика. Дополнительные сведения о восстанавливаемых элементах см. в статье Папка "Элементы с возможностью восстановления" в Exchange Server.
Архивация Skype для бизнеса содержимого в Exchange. Вы можете архивировать беседы с мгновенными сообщениями и документы общих собраний по сети в основном почтовом ящике пользователя. Почтовый ящик должен находиться на сервере почтовых ящиков Exchange, а в организации должен быть развернут Skype для бизнеса Server 2015.
Управление архивными почтовыми ящиками
В Exchange Server создание архивных почтовых ящиков и управление ими интегрируется с общими задачами управления почтовыми ящиками. Пошаговые процедуры см. в статье Управление архивами In-Place в Exchange Server.
Создание архивного почтового ящика. Вы можете включить архивный почтовый ящик для существующего почтового ящика или создать архивный почтовый ящик при создании нового почтового ящика.
Перемещение архивного почтового ящика. Архивный почтовый ящик пользователя можно переместить в другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или на другой сервер независимо от основного почтового ящика. Для перемещения архивного почтового ящика пользователя необходимо создать запрос на перемещение почтового ящика. Подробнее см. в разделе Управление перемещениями локальных почтовых ящиков в Exchange Server.
Отключение архивного почтового ящика. Вы можете отключить архивный почтовый ящик пользователя для устранения неполадок или переместить основной почтовый ящик в версию Exchange, которая не поддерживает архивацию In-Place. Отключение архива аналогично отключению основного почтового ящика. В локальных развертываниях отключенный архивный почтовый ящик сохраняется в базе данных почтовых ящиков до тех пор, пока не будет достигнут срок хранения удаленного почтового ящика для этой базы данных. В течение этого периода вы можете повторно подключить тот же отключенный архивный почтовый ящик к основному почтовому ящику пользователя. Когда будет достигнут период хранения удаленных почтовых ящиков, отключенный архивный почтовый ящик удаляется из базы данных почтовых ящиков.
Получение статистики почтовых ящиков и статистики папок. Статистику почтовых ящиков и статистику папок почтовых ящиков для архивного почтового ящика пользователя можно получить с помощью параметра Архив с командлетами Get-MailboxStatistics и Get-MailboxFolderStatistics .
Проверка подключения к архиву. В Exchange Server можно использовать командлет Test-ArchiveConnectivity для проверки подключения к локальному или облачному архиву почтового ящика указанного пользователя.