Заявления об отказе от ответственности, подписи, нижние колонтитулы или заголовки в Exchange Server

  • Статья

В верхнюю или нижнюю часть электронных сообщений, поступающих в организацию или исходящих из нее, можно добавить предупреждение, юридическую оговорку, заявление о раскрытии информации, подпись или другие сведения. Это может понадобиться в связи с юридическими, корпоративными или нормативными требованиями, для определения потенциально небезопасных сообщений или по другим причинам, характерным для вашей организации.

Чтобы создать отказ от ответственности, создайте правило потока обработки почты (также известное как правило транспорта) с действием, которое добавляет указанный текст в сообщения электронной почты. Вы можете настроить правило для применения заявления об отказе от ответственности ко всем сообщениям (без условий) или определить условия, определяющие, когда добавляется заявление об отказе (например, когда отправитель является членом определенной группы, когда сообщение содержит определенные слова или текстовые шаблоны или только исходящие сообщения). Вы также можете определить исключения, которые препятствуют добавлению заявления об отказе от ответственности в сообщения (например, сообщения от определенных отправителей, сообщения, отправленные определенным получателям или сообщения, которые уже содержат заявление об отказе от ответственности). Чтобы применить несколько отказов к одному сообщению, необходимо использовать несколько правил. Дополнительные сведения о правилах потока обработки почты см. в разделе Правила потока обработки почты в Exchange Server.

Ищете процедуры? См. статью Процедуры для правил потока обработки почты в Exchange Server.

Примеры

Примечание. Примеры в этом разделе не предназначены для использования как есть. Измените их в соответствии со своими потребностями.

Тип Пример добавляемого текста
Юридическая оговорка для исходящих сообщений Это сообщение и любые передаваемые в нем файлы конфиденциальны и предназначены исключительно для использования адресатом. Если вы получили его по ошибке, уведомите системного администратора.
Юридическая оговорка для входящих сообщений Сотрудники обязуются не делать клеветнических заявлений и не нарушать авторские или другие права, а также не допускать такого нарушения в сообщениях электронной почты. В случае получения подобных сообщений необходимо немедленно уведомить своего руководителя.
Уведомление об отправке сообщения псевдониму Это сообщение отправлено группе обсуждений по продажам.
Подпись (уникальные данные для каждого сотрудника) Кэтлин Майер
Отдел продаж
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
cell: 111-222-1234
Реклама Специальные предложения за март см. здесь

Расположение оговорки

Можно выбрать, куда вставить оговорку — в начало или в конец сообщения.

В центре администрирования EAC вы выбираете действие Добавить заявление об ответственности или Применить заявление об отказе к сообщению>,предшествующему отказу от ответственности.

В командной консоли Exchange используйте параметр ApplyHtmlDisclaimerTextLocation со значением Append (по умолчанию) или Prepend.

Форматирование оговорки

Ниже указано форматирование, которое можно использовать для текста оговорки.

Тип сведений Описание
обычный текст Максимальная длина: 5000 символов, в том числе HTML-теги и встроенные каскадные таблицы стилей (CSS).
HTML и встроенные CSS Для форматирования текста можно использовать стили HTML и встроенные CSS. Например, используйте <HR> тег, чтобы добавить строку перед заявлением об отказе.

Текст заявления об отказе также поддерживает следующие ключевые слова, использующие значения отправителя:
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Отдел%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%Почтовый код%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

HTML игнорируется, если оговорка добавляется к сообщению с обычным текстом.
изображения; Используйте тег , <IMG> чтобы указать изображение, доступное в Интернете. Например, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">.
По умолчанию Outlook и Outlook в Интернете (предыдущее имя — Outlook Web App) блокируют внешнее веб-содержимое, в том числе изображения. Пользователи должны подтвердить и скачать заблокированное внешнее содержимое. Мы рекомендуем протестировать заявления об отказе с IMG тегами, чтобы убедиться, что они отображаются так, как вы хотите.
Сведения о пользователях для персонализированных подписей Маркеры можно использовать для добавления уникальных атрибутов из учетной записи Active Directory отправителя:
  • %%City%%
  • %%Company%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Отдел%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initials%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notes%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%Почтовый код%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

Ниже приведен пример html-заявления об отказе от ответственности, который включает в себя сигнатуру IMG , тег и внедренный CSS.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>

Резервные варианты для правил оговорок

Exchange не может изменять содержимое некоторых сообщений (например, зашифрованных). В правилах, добавляющих оговорку в сообщения, укажите действие, которое следует выполнить, если добавить оговорку не удается. Эта непредвиденность называется резервным вариантом для правила заявления об отказе от ответственности. Доступные резервные варианты указаны ниже.

  • Оболочка: создается новое сообщение, и исходное сообщение добавляется в него в виде вложения. Текст заявления об отказе добавляется в новое сообщение, которое доставляется получателям. Это значение используется по умолчанию.

    • Последующие правила потока обработки почты, которые проверяют свойства сообщения (например, тему сообщения или текст в тексте сообщения), будут проверять новое сообщение, а не исходное сообщение (которое теперь является вложением в новом сообщении). Если вы хотите, чтобы другие правила проверяли исходное сообщение и действовали над этим сообщением, убедитесь, что эти правила применяются перед правилом об отказе от ответственности, используя более низкий приоритет для правила заявления об отказе от ответственности и более высокий приоритет для других правил.
    • Если процесс вставки исходного сообщения в качестве вложения в новое сообщение завершается ошибкой, исходное сообщение не доставляется. Исходное сообщение возвращается отправителю в отчете о недоставке (также известном как недоставка или сообщение о отказе).

  • Игнорировать: правило игнорируется, а исходное сообщение доставляется без заявления об отказе.

  • Отклонить. Исходное сообщение возвращается отправителю в отчете о недоставке.

В Центре администрирования Exchange выбирайте резервный вариант в действиях для правила. В командной консоли Exchange используйте параметр ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .

Область применения оговорки

Используя оговорки, следует учитывать, к каким сообщениям они будут применяться. Например, можно указать разные оговорки для внутренних и внешних сообщений или для сообщений, отправляемых пользователями в конкретных отделах. Чтобы оговорка применялась только к первому сообщению в беседе, добавьте исключение, которое запрещает многократно применять текст оговорки к одним и тем же сообщениям.

Ниже приведены примеры возможных условий и исключений.

Описание Условия и исключения в Центре администрирования Exchange (EAC) Условия и исключения в командной консоли Exchange для командлетов New-TransportRule или Set-TransportRule
Получатель находится вне вашей организации Exchange. Исключение настроено так, что к сообщениям, которые уже содержат текст оговорки CONTOSO LEGAL NOTICE, оговорка повторно не применяется. Условие: получатель находится>за пределами организации
Исключение: тема или текст>темы или текста соответствует этим текстовым шаблонам> CONTOSO LEGAL NOTICE		 -FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Входящие сообщения с исполняемыми файлами во вложениях Условие 1. Отправитель находится>за пределами организации
Условие 2. Любое вложение>содержит исполняемое содержимое		 -FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
Отправитель находится в отделе маркетинга Условие: отправитель>является членом этой группы>. -FromMemberOf "Marketing Team"
Сообщения от внешнего отправителя группе обсуждений по продажам Условие 1. Отправитель находится>за пределами организации
Условие 2. Поле "Кому>" или "Копия" содержитимя группы пользователя >		 -FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group"
Добавление рекламы в исходящие сообщения на один месяц Условие 1. Получатель находится>за пределами организации
Укажите даты в полях Активировать это правило начиная с или Отключить это правило начиная с.		 -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016'

Полный список условий и исключений, которые можно использовать для целей заявления об отказе от ответственности, см. в статье Условия и исключения (предикаты) правил потока обработки почты в Exchange Server.

Ограничения подписей в масштабах организации

Exchange Server сигнатуры не могут выполнять следующие сценарии:

  • Вставьте подпись непосредственно под последним ответом или пересылаемой электронной почтой.
  • Отображение подписей электронной почты на стороне сервера в папках отправленных пользователей.
  • Пропустите строки, содержащие переменные, которые не удалось обновить (например, если значение не было предоставлено пользователю).

Чтобы получить эти и другие возможности, используйте стороннее средство. Выполните поиск в Интернете программного обеспечения для подписи электронной почты. Некоторые из этих поставщиков являются партнерами Microsoft Gold, и их программное обеспечение предоставляет эти возможности.

Дополнительные сведения

Заявления об отказе от ответственности, подписи, нижние колонтитулы и заголовки в Exchange 2013