Распространенные сценарии утверждения сообщенийCommon message approval scenarios

Ваша организация может потребоваться утвердить определенных типов сообщений, удовлетворяющего требованиям законодательства или соответствия требованиям или для реализации конкретных бизнес. В этой статье рассматриваются примеров наиболее распространенных сценариев, которые можно настроить с помощью Exchange.Your organization may require certain types of messages be approved in order to meet legal or compliance requirements, or to implement a specific business workflow. This article discusses examples of common scenarios that you can set up by using Exchange.

Пример 1. Предотвращение почтовых штормов для крупной группы рассылкиExample 1: Avoid mail storms to a large distribution group

Чтобы контролировать сообщения для крупной группы рассылки, можно назначить модератора, который будет утверждать сообщения, отправленные этой группе. Если критериев, определяющих сообщения, для которых требуется утверждение, нет, то легче всего настроить утверждение для группы.To control messages to a large distribution group, you can require that a moderator approve messages that are sent to that group. If there are no criteria for which messages require approval, the simplest way to set this up is to configure the group to require message approval.

В этом примере все сообщения для группы "All Employees" должны быть утверждены, если отправители не входят в группу рассылки "Legal Team".In this example, all messages to the All Employees group must be approved, except if the senders are members of the distribution group named Legal Team.

Параметры подтверждения сообщений для группы рассылки

Чтобы настроить утверждение сообщений для определенной группы рассылки, в Центре администрирования Exchange (EAC) откройте раздел Получатели > Группы, измените группу рассылки и выберите параметр Утверждение сообщений.To require that messages to a specific distribution group be approved, in the Exchange admin center (EAC), go to Recipients > Groups, edit the distribution group, and then select Message approval.

Пример 2. Переадресация сообщений руководителю отправителя для утвержденияExample 2: Forward messages to a sender's manager for approval

Вот несколько распространенных типов сообщений, для которых можно требовать утверждение со стороны руководителя.Here are some common types of messages for which you might want to require manager approval:

  • Сообщения, отправленные пользователем определенным группам рассылки или получателямMessages sent from a user to certain distribution groups or recipients

  • Сообщения, отправленные внешним пользователям или партнерамMessages sent to external users or partners

  • Сообщения, пересылаемые между двумя группамиMessage sent between two groups

  • Сообщения с определенным содержимым, например именем какого-либо клиентаMessages sent with specific content, such as the name of a specific customer

  • Сообщения, отправленные стажеромMessages sent by a trainee

Чтобы применять утверждение для отправки сообщения, сначала создайте правило с помощью шаблона Отправлять сообщения модератору и выберите переадресацию сообщений руководителю отправителя, как показано на следующих снимках экрана.To require that a message be sent for approval, first, create a rule using the Send messages to a moderator template, and select that the messages should go to the sender's manager, as shown in the following screenshots.

Использование шаблона для создания нового правила

Затем определите, для каких сообщений требуется утверждение.Then, define which messages need approval.

Вот пример, где все сообщения, отправляемые стажером Garth Fort получателям за пределами организации, должны быть утверждены руководителем.Here's an example where all messages sent out by a trainee, Garth Fort, to recipients outside the organization requires a manager's approval.

Правило для перенаправления сообщений руководителю пользователя

Для начала в EAC перейдите в раздел > Поток обработки почты > Правила и создайте правило с помощью шаблона Отправлять сообщения модератору.To get started, go to EAC > Mail flow > Rules, and create a new rule using the Send messages to a moderator template.

Важно!

Некоторые условия и действия, в том числе переадресация руководителю отправителя, по умолчанию скрыты на странице Создание правила. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.Some conditions and actions, including forwarding to the sender's manager, are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

Пример 3. Настройка цепочки утверждения сообщенийExample 3: Set up a message approval chain

К сообщениям могут применяться несколько уровней утверждения. Например, сообщения для определенного клиента могут сначала утверждаться руководителем отдела по отношению с клиентами, а затем — ответственным за обеспечение соответствия требованиям. Или же отчеты о расходах могут утверждаться руководителями на двух уровнях.You can require multiple levels of approval for messages. For example, you can require that messages to a specific customer be approved first by a customer relationship manager and then by a compliance officer, or you can require that expense reports be approved by two levels of managers.

Чтобы создать такой тип многоуровневого утверждения, создайте одно правило транспорта для каждого уровня. Каждое правило выявляет в сообщениях одинаковые шаблоны следующим образом:To create this type of multiple-level approval, create one transport rule for each level of approval. Each rule detects the same patterns in the messages, as follows:

  • Первое правило пересылает сообщение первому утверждающему пользователю. Когда он или она принимает сообщение, оно автоматически передается утверждающему пользователю из второго правила.The first rule forwards the message to the first approver. When the first approver accepts the message, the message automatically goes to the approver in the second rule.

  • Если все пользователи в цепи утверждения нажимают кнопку Утвердить в запросе на утверждения, то исходное сообщение отправляется первоначально заданным получателям.If all approvers in the chain select Approve when they receive the approval request, when the last approval in the chain is complete, the original message is sent to the intended recipients.

  • Если все в цепочке утверждения нажимают кнопку Отклонить, отправитель получает сообщение об отклонении.If anyone in the approval chain selects Reject when they receive the approval request, the sender receives a rejection message.

  • Если какие-либо утверждение запросов не утверждено в рамках время истечения срока действия (2 дня для Exchange Online, на 5 дней для Exchange Server), отправитель получает сообщение истечение срока действия.If any of the approval requests aren't approved within the expiration time (2 days for Exchange Online, 5 days for Exchange Server), the sender receives an expiration message.

В следующем примере предполагается, что у вас есть клиент, Blue Yonder Airlines, и вы хотите, чтобы все сообщения для этого клиента утверждали руководитель отдела по отношениям с клиентами и ответственный за соблюдение требований. Вы создаете два правила для каждого утверждающего пользователя. Первое правило пересылает сообщение утверждающему пользователю первого уровня. Второе правило переправляет сообщение пользователю второго уровня.The following example assumes that you have a customer called Blue Yonder Airlines, and you want both the customer relationship manager and the compliance officer to approve all messages that go to this customer. You create two rules, one for each approver. The first rule goes to the first-level approver. The second rule goes to the second-level approver.

Использование двух правил для двухуровневого подтверждения

Первое правило выявляет все сообщения с именем компании Blue Yonder Airlines в теме или тексте и отправляет их руководители по отношению с клиентами для компании Blue Yonder Airlines, пользователю Garret Vargas.The first rule identifies all messages with the company name Blue Yonder Airlines in the subject or message, and it sends these messages to the internal customer relationship manager for Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.

Правило для подтверждения на первом уровне

Второе правило отправляет эти сообщения ответственному за соблюдение требований, Tony Krijnen.The second rule sends these messages to the compliance officer, Tony Krijnen.

Правило для подтверждения на втором уровне (с теми же критериями)

Пример 4. Переадресация сообщений, соответствующих одному или нескольким критериямExample 4: Forward messages that match one of several criteria

В правиле транспорта все условия, настроенные в нем должны выполняться, чтобы правило сработало. Чтобы те же действия выполнялись для любого условия, необходимо создать отдельное правило для каждого условия.Within a transport rule, all conditions configured within the rule must be true for the rule to match. If you want the same actions applied for either condition, you should create a separate rule for each one.

Для этого на странице Правила в EAC создайте правило для первого условия. Затем выберите правило выберите Копировать и измените условия в новом правиле в соответствии со вторым правилом.To do this, on the Rules page in EAC, create a rule for the first condition. Then select the rule, select Copy, and change the conditions in the new rule to match the second condition.

Будьте осторожны при создании нескольких правил с условиями "ИЛИ", чтобы сообщение не пересылалось модератору несколько раз. Чтобы избежать этого, добавьте во второе правило исключение, чтобы оно игнорировало сообщения, соответствующие первому правилу.Be careful when you create multiple rules with "OR" conditions so you don't end up with a message being sent multiple times to the approver. To avoid this, add an exception to the second rule so it ignores messages that matched the first rule.

Например, одно правило не может проверить, содержит ли сообщение строку "коммерческое предложение" в теме или названии вложения. Чтобы сообщение не отправлялось модератору несколько раз, если первое правило ищет строку "коммерческое предложение" в теме или тексте, второе правило, которое ищет "коммерческое предложение" в содержимом вложения, должно использовать исключение с критериями первого правила.For example, a single rule can't check whether a message has "sales quote" in either the subject or in the attachment title. To avoid the message being sent multiple times to the approver, if the first rule checks for "sales quote" in the subject or body of the message, the second rule that checks for "sales quote" in attachment content needs an exception that contains the first rule's criteria.

Использование исключений для второго правила

Примечание

По умолчанию на странице Создание правила исключения скрыты. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.Exceptions are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

Пример 5. Переадресация сообщений, которые содержат конфиденциальные сведенияExample 5: Forward a message that contains sensitive information

Если вы используете компонент Защита от потери данных (DLP), многие типы конфиденциальных сведений уже заданы. С помощью DLP можно увидеть, что сообщение содержит конфиденциальные данные. Независимо от того, используется ли DLP, можно создать условия, которые ищут определенные шаблоны конфиденциальных данных, уникальные для вашей организации.If you have the Data loss prevention(DLP) feature, many types of sensitive information are predefined. With DLP, you see that the message contains a sensitive information condition. Whether or not you have DLP, you can create conditions that identify specific sensitive information patterns that are unique to your organization.

Далее приведен пример, где для сообщений с конфиденциальными сведениями требуется утверждение. В этом примере сообщения с номером кредитной карты должны быть утверждены.Here's an example where messages with sensitive information require approval. In this example, messages that contain a credit card number require approval.

Правило для перенаправления электронной почты, содержащей конфиденциальную информацию

See alsoSee also

Управление утверждением сообщенийManage message approval