Элементы, не включаемые в поиск при обнаружении электронных данных Exchange

  • Статья

Область применения: Exchange Server 2013 г.

При обнаружении электронных данных на месте для Exchange Server 2013 и Exchange Online в поиск не включаются элементы почтовых ящиков, которые невозможно индексировать с помощью службы поиска Exchange или которые индексированы лишь частично. Элемент, не включаемый в поиск, обычно содержит неиндексируемый файл, вложенный в сообщение электронной почты. Ниже приведены причины, по которым файлы невозможно индексировать для поиска и по которым они возвращаются в качестве элементов, не включаемых в поиск, при вложении в сообщение электронной почты.

  • Тип файла не поддерживается для индексирования, так как фильтр поиска (также известный как IFilter) для индексирования формата файла не установлен.
  • Для типа файла отключено индексирование.
  • Тип файла поддерживает индексирование, но произошла ошибка индексирования определенного файла.
  • Файл зашифрован с помощью технологий, разработанных не корпорацией Майкрософт.
  • Файл защищен паролем.

Для успешного поиска методом обнаружения электронных данных организации может потребоваться проверить элементы, не включаемые в поиск. Вы можете указать, следует ли добавлять элементы, не включаемые в поиск, при копировании результатов поиска обнаружения электронных данных в почтовый ящик найденных сообщений или экспорте результатов в PST-файл.

Определенные типы файлов, такие как файлы точечных рисунков или MP3-файлы, не содержат пригодное для индексирования содержимое. В результате поиск Exchange не выполняет полнотекстовое индексирование файлов этих типов. Файлы этих типов считаются неподдерживаемыми. Также имеются типы файлов, для которых отключено полнотекстовое индексирование (по умолчанию или администратором). Неподдерживаемые и отключенные типы файлов считаются элементами, не включаемыми в поиск, при поиске методом обнаружения электронных данных. Файлы этих типов, которые обычно вложены в сообщения электронной почты, содержатся в наборе результатов, если вы добавляете элементы, не включаемые в поиск, при копировании или экспорте результатов поиска. Список поддерживаемых и отключенных форматов файлов см. в разделе Форматы файлов, индексированные с помощью поиска Exchange. В Exchange Server 2013 г. администраторы могут отключить индексирование для поддерживаемого формата файла с помощью командлета Set-SearchDocumentFormat. Этот командлет недоступен в Exchange Online.

Чтобы идентифицировать элементы, не включаемые в поиск, в определенном почтовом ящике, вы можете выполнить командлет Get-FailedContentIndexDocuments для получения списка элементов, которые будут скопированы или экспортированы, если вы решите добавить элементы, не включаемые в поиск, в результаты поиска.

Сообщения с файлами неподдерживаемых типов, которые возвращаются в результатах поиска

Не каждое сообщение, в которое вложен неподдерживаемый файл, автоматически возвращается в качестве элемента, не включаемого в поиск. Это связано с тем, что другие свойства файла, например его имя, индексируются и поддерживают поиск. Например, при поиске по ключевому слову "финансы" вернется сообщение, в которое вложен неподдерживаемый файл, если это ключевое слово содержится в имени файла. Если ключевое слово содержится только в тексте вложенного файла, сообщение будет возвращено в качестве элемента, не включаемого в поиск.

Аналогично, сообщения с неподдерживаемыми вложенными файлами включаются в результаты поиска, если другие свойства элемента почтового ящика, которые поддерживают индексирование и поиск, соответствуют условиям поиска. К свойствам сообщения, индексируемым для поиска, относятся даты отправки и получения, отправитель и получатель, имя файла вложения и текст сообщения. Поэтому даже когда вложение в сообщении не поддерживает поиск, сообщение будет включено в обычные результаты поиска, если значения других свойств сообщения соответствуют условиям поиска. Как правило, сообщения с вложениями, не поддерживающими поиск, включаются в обычные результаты поиска.

Список свойств сообщений электронной почты, которые индексируются для поиска, см. в разделе Свойства сообщений, индексированные службой поиска Exchange.

Включение в результаты поиска элементов, не включаемых в поиск

Вашей организации может понадобиться идентифицировать и дополнительно обработать элементы, не включаемые в поиск, чтобы определить их тип, содержимое и релевантность. Чтобы включить в результаты поиска при обнаружении электронных данных элементы, не включаемые в поиск, можно использовать параметр для таких элементов при копировании или экспорте результатов поиска. Чтобы добавить элементы, не включаемые в поиск, при использовании обнаружения электронных данных на месте в Exchange или Exchange Online, установите флажок Включить элементы, не включаемые в поиск при копировании результатов поиска в почтовый ящик найденных сообщений или их экспорте в PST-файл. Чтобы включить элементы, не включаемые в поиск, при использовании Центра обнаружения электронных данных в SharePoint или SharePoint Online, установите флажок Включить элементы, которые зашифрованы или имеют неизвестный формат.

Копируя или экспортируя элементы, не включаемые в поиск, не забывайте приведенное ниже.

  • Когда вы копируете элементы, не включаемые в поиск, в почтовый ящик найденных сообщений, все такие элементы копируются в отдельную папку Поиск невозможен, которая расположена под папкой с результатами поиска. Если включить элементы, не включаемые в поиск, при экспорте результатов поиска, эти элементы экспортируются в отдельный PST-файл.

  • Если добавить элементы, не включаемые в поиск, в результаты поиска, вне зависимости от его условий будут возвращены все такие элементы в почтовых ящиках, в которых выполняется поиск.

  • Если вы решите включить все элементы почтовых ящиков в результаты поиска, или если в поисковом запросе не указаны ключевые слова либо задан только диапазон дат, элементы, не включаемые в поиск, могут не скопироваться в папку Поиск невозможен в случае установки флажка, который отвечает за включение элементов, не включаемых в поиск. Это связано с тем, что все элементы, в том числе не включаемые в поиск, будут автоматически включены в регулярные результаты поиска.

  • Как указывалось ранее, поскольку свойства и метаданные сообщений индексируются, при поиске по ключевым словам могут возвращаться результаты, если данное ключевое слово отображается в свойствах или метаданных сообщения, в которое вложен файл, не включаемый в поиск. В таком случае в результаты поиска также будут включены две копии одного элемента почтового ящика. Чтобы предотвратить дублирование такого типа и включить только одну копию элемента в обычные результаты поиска, установите флажок Включить дедупликацию при копировании или экспорте результатов поиска.

  • Добавление в результаты поиска элементов, не включаемых в поиск, может также повлиять на отображение предполагаемых результатов поиска. Если вы добавите элементы, не включаемые в поиск, при копировании результатов поиска, данные элементы будут включены в общие предполагаемые количество и размер элементов.

Дополнительные сведения о добавлении в результаты поиска элементов, не включаемых в поиск, см. в следующей статье:

Дополнительные сведения об элементах, не включаемых в поиск

  • Даже если тип файла поддерживается службой поиска Exchange, а также поддерживает полнотекстовое индексирование, при возникновении ошибок индексирования или поиска файл будет возвращен в качестве элемента, не включаемого в поиск. Например, поиск очень большого файла Excel может быть частично успешным, но закончится сбоем, поскольку будет превышен максимальный размер. Если это произошло, один файл может быть возвращен как в результатах поиска, так и в качестве элемента, не включаемого в поиск.

  • Вложенные файлы, зашифрованные с помощью технологий Майкрософт, индексируются службой поиска Exchange и включаются в поиск. Файлы, зашифрованные с помощью технологий, разработанных не корпорацией Майкрософт, возвращаются как не включаемые в поиск.

  • Сообщения электронной почты, зашифрованные с помощью S/MIME, не индексируются и считаются элементами, не включаемыми в поиск. Это также касается зашифрованных сообщений с вложенными файлами или без них.

  • Сообщения, защищенные службой управления правами на доступ к данным (IRM), индексируются службой поиска Exchange и включаются в результаты поиска, если они соответствуют параметрам запроса. Дополнительные сведения об управлении правами на доступ к данным см. в разделе Information Rights Management.

  • Как указывалось ранее, поскольку свойства и метаданные сообщений индексируются, при поиске по ключевым словам могут возвращаться результаты, если данное ключевое слово отображается в индексированных метаданных. Однако при этом же поиске по ключевым словам может не возвратиться аналогичный элемент, если ключевое слово отображается только в содержимом вложенного элемента с неподдерживаемым типом файла. В таком случае элемент будет возвращен только в качестве элемента, не включаемого в поиск.

  • В обнаружении электронных данных в Exchange 2010 также имеется понятие списка надежных отправителей. В него включаются типы файлов с содержимым, которое не включается в поиск и поэтому не индексируется службой поиска Exchange; например файлы Windows Media Video (WMV) и Waveform Audio (WAV). Поскольку эти типы файлов не включают содержимое, доступное для поиска, в Exchange 2010 они не считаются элементами, не включаемыми в поиск. Элементы почтовых ящиков, содержащие файлы данных типов, не возвращались в качестве элементов, не включаемых в поиск, и не копировались в почтовый ящик найденных сообщений.

    В Exchange 2013 или Exchange Online список надежных отправителей отсутствует. Типы файлов включаются или отключаются для индексирования или не поддерживаются. Отключенные и неподдерживаемые типы файлов считаются элементами, не включаемыми в поиск.