Настройка автосекретаря единой системы обмена сообщениямиSet up a UM auto attendant

Давая пользователям доступ к голосовой почте, единая система обмена сообщениями также позволяет создать один или несколько автосекретарей в зависимости от потребностей организации. Автосекретари используются для создания системы голосового меню организации, которая позволяет внешним и внутренним абонентам вести поиск, делать и переводить вызовы на пользователей или подразделения в организации.In addition to allowing users access to voice mail, Unified Messaging (UM) allows you to create one or more UM auto attendants depending on the needs of your organization. UM auto attendants can be used to create a voice menu system for an organization that lets external and internal callers locate, place, or transfer calls to company users or departments in an organization.

Дополнительное управление задачи, связанные с Автосекретари единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ содержатся в разделе процедуры автосекретаря единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ автоматически.For additional management tasks related to UM auto attendants, see UM auto attendant procedures.

АвтосекретариAuto attendants

В средах телефонии или единой системы обмена сообщениями система меню автоматизированного или автоматического секретаря направляет вызывающую сторону по добавочному номеру к пользователю или подразделению без помощи дежурного или оператора. Во многих системах с автосекретарем можно вызвать дежурного или оператора, нажав или произнеся "ноль". Некоторые системы с автосекретарем поддерживают только меню сообщений и голосовые меню, которые используются в организациях для информирования о рабочем времени, назначении помещений, возможных сделках и для ответов на другие часто задаваемые вопросы. После воспроизведения сообщения звонящий направляется к секретарю или оператору либо может вернуться к главному меню.In telephony or Unified Messaging environments, an automated attendant or auto attendant menu system transfers callers to the extension of a user or department without the intervention of a receptionist or an operator. In many auto attendant systems, a receptionist or operator can be reached by pressing or saying zero. Some auto attendant systems use message-only information menus and voice menus so an organization can provide business hours, directions to the premises, information about job opportunities, and answers to other frequently asked questions. After the message plays, callers are forwarded to the receptionist or operator, or they can return to the main menu.

Несмотря на то, что автосекретари может быть полезным, если они не предназначена и не настроена правильно, их следует путать и разочаровывать абонентов. К примеру особенно на крупных организаций при автосекретари не предназначенных правильно, абоненты могут руководством ряд вопросов и приглашения меню, прежде чем они и, наконец пересылаются на сотрудника, который будет отвечать на свои вопросы.Although auto attendants can be very useful, if they aren't designed and configured correctly, they can confuse and frustrate callers. For example, especially in large organizations, when auto attendants aren't designed correctly, callers can be led through a lengthy series of questions and menu prompts before they're finally transferred to a person to answer their questions.

Настройка автосекретаряHow do I set up an auto attendant?

В центре администрирования Exchange (EAC) вы можете настраивать автосекретари единой системы обмена сообщениями и управлять ими, чтобы они автоматически отвечали на вызовы в организации и позволяли абонентам самостоятельно выбирать различные варианты действий, используя клавиши телефона. Можно создать один автосекретарь, предоставляющий звонящим в организацию абонентам базовое навигационное меню, или несколько вложенных и взаимосвязанных автосекретарей, расширяющих возможности абонентов. Однако в обоих случаях нужна тщательная настройка автосекретарей.In the Exchange Administration Center (EAC), you set up and manage UM auto attendants to automatically answer calls to your organization and allow callers to self-select different options using the keys on their telephone. You can have just one UM auto attendant that provides basic menu navigation for callers to your organization, or you can have multiple nested and branching auto attendants that provide a richer experience for your callers. However, in both cases, you must plan and set up your auto attendants carefully.

Чтобы спланировать и создать структуру автосекретарей единой системы обмена сообщениями, выполните следующие действия.To plan and create a new UM auto attendant structure, you need to do the following:

  1. Решите, хотите ли вы разрешить пользователям общаться с автосекретарем с помощью речевого ввода.Decide whether you want to allow users to interact with the auto attendant using speech inputs.

  2. Определите, какой язык будет использоваться для основного автосекретаря, и нужно ли создавать другие автосекретари для поддержки нескольких языков.Decide which language you want to use for your main auto attendant and whether you need to create other auto attendants to support more languages.

  3. Определиться бизнеса и рабочих часов для автосекретаря и назначьте рабочих часов, с помощью рабочих часов. Хотя это не является обязательным, можно также по расписанию выходные дни для этого автосекретаря.Decide on the business and non-business hours for the auto attendant and set the business hours using Business hours. Though it's not required, you can also decide on the holiday schedule for this auto attendant.

    Примечание

    Следует также задать часовой пояс.You should also set the time zone on the attendant.

  4. Решите, нужно ли использовать создаваемые системой стандартные приветствия для рабочих и нерабочих часов, либо же создать настраиваемые приветствия.Decide whether you want standard system-generated business and non-business hours greetings or to create custom recordings for them.

    Если вы хотите использовать настраиваемые приветствия, планирования и записи бизнеса и бизнес-час приветствие для воспроизведения для вызывающих объектов во время бизнес-деятельности и рабочих часов. Если требуется, можно также создать настраиваемые информационного сообщения приветствия. Например для рабочих часов приветствия можно использовать «Добро пожаловать в домен Contoso. Английский нажмите клавишу или сказать 1, для испанского языка, нажмите клавишу или сказать 2.» Для вашего нерабочего приветствия, можно записать следующий скрипт: «Добро пожаловать в домен Contoso. Наш office в настоящее время закрыт. Мы будут open по понедельникам в 8:00».If you want to use custom greetings, plan and record your business and non-business hour greetings to play to callers during business and non-business hours. If you need to, you can also create a custom informational announcement greeting. For example, for your business hours greeting you could use "Welcome to Contoso. For English, press or say 1, for Spanish, press or say 2." For your non-business hours greeting, you could record the following script: "Welcome to Contoso. Our office is currently closed. We will be open on Monday at 8:00 am."

  5. Спланируйте структуру автосекретаря на основе потребностей вашего бизнеса. Например, одна организация может быть многонациональной компанией с офисами в Германии и Великобритании, которой нужна структура автосекретаря с несколькими языками. Другая организация может расположить свой корпоративный офис на одном сайте, отдел продаж — на другом, а отдел обслуживания клиентов — на третьем, поэтому ей нужен автосекретарь, который напрямую соотносится со структурой организации.Plan your auto attendant structure based on your business needs. For example, one organization may be a multinational business with offices in both Germany and the UK, and thus need an auto attendant structure based on multiple languages. Another organization might have its corporate office at one site, Sales located at another site, and Customer Service located at a third site, and thus need an auto attendant that directly relates to the structure of the organization.

  6. Решите, если необходимо резервными автосекретарями DTMF или других автосекретари будет использоваться при auto attendant голосовые команды не работают.Decide if you'll need DTMF fallback auto attendants or other auto attendants to use when auto attendant voice commands don't work.

  7. Планирование навигации по меню для рабочих часов и рабочих часов. Для каждого автосекретаря, включая автосекретарями DTMF вам потребуется планирование и настройка подсказок меню и записи навигации по меню. Вам потребуется сделать это для бизнеса и рабочих часов.Plan the menu navigation for business hours and non-business hours. For each auto attendant, including DTMF auto attendants, you'll need to plan and configure menu prompts and menu navigation entries. You'll need to do this for both business and non-business hours.

  8. Ниже приведен пример листа, который можно использовать для планирования навигационного меню нерабочего времени.The following is an example of a worksheet you could use to plan non-business hours menu navigation.

Клавиша ****Key* Строки/навигации меню запись имени ****Prompt/Navigation menu entry name* Ответ на запись ****Response to record*
1 1
Выбор, при котором будет использоваться английский язык.Language selection to use English.
«Нажмите клавишу или сказать 1 — английский язык»."Press or say 1 to use English."
2 2
Остаток на счетеAccount balance
«Нажмите клавишу или сказать 2 для получения баланс учетной записи»."Press or say 2 to get your account balance."
3 3
Переход в отдел продажTransfer to Sales
"Нажмите или скажите 3, чтобы переключиться на наш отдел продаж"."Press or say 3 to be transferred to our sales department."
4 4
Переход в отдел обслуживания клиентовTransfer to customer service
«Нажмите клавишу или сказать 4, чтобы передать Далее службой технической поддержки»."Press or say 4 to be transferred to the next customer service representative."
5 5
Рабочие часыBusiness hours
Ответ не требуется.No response needed.
6 6
Бизнес-расположениеBusiness location
Ответ не требуется.No response needed.
  1. Используя план навигации по меню, запишите подсказки о возможных действиях абонентов. Например, в зависимости от структуры автосекретарей для меню нерабочих часов, показанного в таблице, можно записать следующий сценарий: Например, для показанного в таблице навигационного меню нерабочего времени можно записать следующий текст: "Чтобы оставить сообщение для отдела продаж, нажмите 1. Чтобы узнать наше рабочее расписание, нажмите 2. Чтобы узнать наш адрес, нажмите 3".Using your menu navigation plan, record prompts that inform callers what they can do. For example, depending on the auto attendant structure for the non-business hours menu navigation shown in the table, you might record the following script: "To leave a message for Sales, press one. For our business hours, press two. For our address, press three."

  2. Определите, как абонентов доступ к вашей организации. Необходимо учитывайте, как они будут искать и контактов пользователей в вашей организации. Также следует учитывайте передачи абонентов, включая как они могут получить live пользователю или представителя организации и абонентов будут получать доступ к оператора во время бизнес-деятельности и рабочих часов.Determine how callers will access your organization. Consider how they will search for and contact users in your organization. Also consider how to transfer callers, including how they'll get to a live person or organization representative, and whether callers will access an operator during business and non-business hours.

  3. Определите, какие вызовы будут разрешает абонентам сделать при работе с определенным auto attendant. Например хотите ли вы Разрешить абонентам выполнять вызовы для пользователей в одной абонентской группы, чтобы любое расширение или вы будете допускают ли их для звонков за пределами вашей организации.Determine what calls you'll allow callers to make when they're using a specific auto attendant. For example, whether you want to allow callers to make calls to users in a single dial plan, to any extension, or whether you'll allow them to make calls outside your organization.

  4. Спланировав настройки, приветствия и навигацию по меню автосекретаря, а также записав звуковые файлы с приветствиями, подсказками и ответами, можно создавать и настраивать автосекретарь. Это выполняется следующим образом.After you've planned your auto attendant settings, greetings and menu navigation, and created audio files that contain your recorded greetings, menu navigation prompts, and menu navigation responses, you're ready to create and configure your auto attendant. Here's how:

  5. Если вы создали auto attendant структуры и параметров, включите автосекретаря единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ, его можно начать принимать входящие звонки.If you've created the auto attendant structure and settings, enable the UM auto attendant so it can start accepting calls.