Перемещение меню с помощью голосового доступа к OutlookNavigating menus with Outlook Voice Access

Outlook Голосовой доступ — это функция единой системы обмена сообщениями, которая позволяет пользователям получать электронную почту и сообщения голосовой почты, а также управлять своим календарем и личными контактами с помощью аналогового, цифрового или мобильного телефона. Они могут взаимодействовать со своим почтовым ящиком с помощью клавиатуры телефона или голосовых команд, но должны использовать клавиатуру на своем телефоне для поиска пользователя в каталоге вашей организации.Outlook Voice Access is a feature in Unified Messaging (UM) that enables users to retrieve email and voice mail messages and manage their calendar and personal contacts by using an analog, digital, or mobile telephone. They can interact with their mailbox using their telephone keypad or voice commands, but must use the keypad on their telephone to search for a user in the directory for your organization.

Когда пользователи с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями звонят по номеру голосового доступа к Outlook, они могут войти в свой почтовый ящик с помощью телефона, при этом получая серию голосовых приглашений. С помощью этих голосовых приглашений пользователи могут перемещаться по меню системы голосовой почты и включать их, чтобы получить доступ к своим почтовым ящикам. Голосовой доступ к Outlook позволяет выполнять следующие действия:When UM-enabled users call in to an Outlook Voice Access number, they can sign in to their mailbox using a telephone and are presented with a series of voice prompts. These voice prompts help them navigate the voice mail system menus and enable them to access their mailbox. Outlook Voice Access lets users do the following:

  • получать, прослушивать, создавать и пересылать голосовые сообщения или сообщения электронной почты, а также отвечать на них;Retrieve, listen to, reply to, create, and forward voice or email messages.

  • прослушивать или изменять данные календаря;Listen to or change calendar information.

  • изменять личные параметры, например, ПИН-код, а также звонить и отправлять голосовые сообщения личным контактам.Change personal options, such as a PIN, or call or send a voice message to a personal contact.

Когда пользователю предоставляется доступ к единой системе обмена сообщениями, ему назначается номер голосового доступа к Outlook. Для доступа к своему почтовому ящику пользователь может найти номер голосового доступа к Outlook в сообщении с приветствием, которое отправляется ему после подключения к единой системе обмена сообщениями или после входа в свой почтовый ящик с помощью Outlook Web App, а затем перехода к Параметры > Телефон и определения одного или нескольких номеров голосового доступа к Outlook в разделе Голосовой доступ к Outlook.An Outlook Voice Access number is assigned to a user when they're enabled for UM. The user can find an Outlook Voice Access number to access their mailbox in the welcome message that's sent to them when they're enabled for UM or by signing in to their mailbox using Outlook Web App, going to Options > Telephone, and locating the Outlook Voice Access number or numbers in the Outlook Voice Access section.

После того как пользователь введет свой добавочный номер и PIN-код, система голосовой сообщит ему о количестве новых голосовых сообщений и сообщений электронной почты, а также времени следующего собрания. После того как система голосовой почты воспроизведет это приглашение, пользователю будет зачитано главное меню голосового доступа к Outlook и он сможет произнести одну из перечисленных ниже фраз.After a user enters their extension number and PIN, the voice mail system will let them know how many new voice mail and email messages they have and when their next meeting is. After the voice mail system has played this prompt, an Outlook Voice Access main menu will be read to the user and the user can say one of the following:

  • Голосовая почтаVoice mail

  • Электронная почтаEmail

  • КалендарьCalendar

  • Личные параметрыPersonal options

Чтение и просмотр электронной почтыReading and reviewing email

С помощью телефона пользователи могут прослушивать, создавать и пересылать непрочитанные сообщения электронной почты, а также отвечать на них. Например, если пользователь ожидает важное сообщение электронной почты, но не имеет доступа к Интернету, он может использовать мобильный телефон, чтобы набрать номер голосового доступа к Outlook.Users can listen to, reply to, create, and forward unread email messages using the telephone. For example, if a user is expecting an important email message, and does not have access to the Internet, they can use a mobile telephone to dial an Outlook Voice Access number.

Прослушивание сообщений электронной почтыListen to email messages

Чтобы прослушать сообщения электронной почты с использованием своего голоса, наберите номер голосового доступа к Outlook, введите дополнительный номер и ПИН-код, а затем выполните указанные ниже действия.To listen to email messages using their voice, the user must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Скажите "Электронная почта", чтобы получить доступ к электронной почте.Say "Email" to access their email.

  2. Система голосовой почты прочтет имя, тему, время и приоритет первого непрочитанного сообщения электронной почты.The voice mail system will read the name, subject, time, and priority of the first unread email message.

  3. После этого пользователь может произнести одну из следующих фраз.The user can then say one of the following options:

    • "Следующее сообщение", чтобы пометить сообщение как прочитанное и перейти к следующему сообщению электронной почты."Next message" to mark the message as Read and go to the next email message.

    • «Пометить как непрочтенное», чтобы оставить сообщение помеченным как непрочтенное и перейти к следующему сообщению."Mark unread" to keep the message marked as Unread and go to the next message.

    • «В конец», чтобы перейти к концу сообщения;"End" to jump to the end of the message.

    • «Удалить», чтобы удалить сообщение."Delete" to delete the message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Прослушивание сообщений электронной почты через голосовой интерфейс пользователя

Чтобы прослушать сообщения электронной почты с использованием клавиатуры телефона, наберите номер голосового доступа к Outlook, введите дополнительный номер и ПИН-код, а затем выполните указанные ниже действия.To listen to email messages using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Нажмите 2, чтобы получить доступ к электронной почте.Press 2 to access their email.

  2. Система голосовой почты прочтет имя, тему, время и приоритет первого непрочитанного сообщения электронной почты.The voice mail system will read the name, subject, time, and priority of the first unread email message.

  3. Затем нажмите следующие кнопки:The user can then press one of the following options:

    • кнопку #, чтобы пометить сообщение как прочитанное и перейти к следующему сообщению электронной почты;Pound (#) key to mark the message as Read and go to the next email message.

    • кнопку 9, чтобы оставить сообщение помеченным как непрочитанное и перейти к следующему сообщению;9 to keep the message marked as Unread and go to the next message.

    • 33, чтобы перейти к концу сообщения;33 to jump to the end of the message.

    • кнопку 7, чтобы удалить сообщение.7 to delete the message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Прослушивание сообщений электронной почты через интерфейс тонового набора

Ответ на сообщения электронной почтыReply to email messages

Чтобы прослушать сообщения электронной почты и затем ответить на них с помощью голоса, выполните указанные ниже действия.To listen to email messages and then reply using their voice, users must do the following:

  1. Скажите "'Электронная почта".Say "Email."

  2. Повторяйте фразу "Следующее сообщение" до тех пор, пока не будет достигнуто нужное сообщение электронной почты.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message to which they want to reply.

  3. Прослушайте сообщение или скажите «В конец», чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Произнесите одну из следующих фраз.Say one of the following:

    • «Ответить», чтобы ответить отправителю;"Reply" to reply to the sender.

    • «Ответить всем», чтобы ответить отправителю и всем другим получателям;"Reply all" to reply to the sender and all other recipients.

    • «Переслать», чтобы переслать сообщение другому пользователю или группе."Forward" to forward the message to another user or group.

  5. Запишите ответ, а затем повесьте трубку, выдержите паузу или нажмите любую клавишу. Чтобы принять и отправить ответ на сообщение, скажите «Отправить».Record a reply and then hang up, remain silent, or press any key. To accept the reply message and send it, say "Send it."

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Ответ на сообщения через голосовой интерфейс пользователя

Чтобы прослушать сообщения электронной почты и затем ответить на них с помощью клавиатуры телефона, выполните указанные ниже действия.To listen to email messages and then reply using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 2.Press 2.

  2. Нажимайте # до тех пор, пока не достигнете нужного сообщения электронной почты.Press # repeatedly until they reach the email message to which they want to reply.

  3. Прослушайте сообщение или наберите 33, чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Нажмите одну из следующих кнопок или их сочетаний:Press one of the following:

    • 8, чтобы ответить отправителю;8 to reply to the sender.

    • 88, чтобы ответить отправителю и всем другим получателям;88 to reply to the sender and all other recipients.

    • 6, чтобы переслать сообщение другому пользователю или группе.6 to forward the message to another user or group.

  5. Запишите ответ и нажмите кнопку #. Чтобы принять и отправить ответ на сообщение, нажмите 1.Record a reply, and then press #. To accept the reply message and send it, press 1.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Ответ на сообщения через интерфейс тонового набора

Прослушивание следующего непрочитанного сообщения электронной почтыListen to the next unread email message

Чтобы прослушать сообщение электронной почты и перейти к следующему непрочитанному сообщению с помощью голоса, выполните указанные ниже действия.To listen to an email message and then go to the next unread message using their voice, users must do the following:

  1. Скажите "'Электронная почта".Say "Email."

  2. Скажите «Следующее непрочтенное». Скажите «Пометить как непрочтенное», если требуется пометить сообщение как непрочтенное.Say "Next unread." Say "Mark unread" if they want to mark the message as Unread.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Прочитать следующее непрочитанное сообщение

Чтобы прослушать сообщение электронной почты и перейти к следующему непрочитанному сообщению с клавиатуры телефона, выполните указанные ниже действия.To listen to an email message and then go to the next unread message using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 2.Press 2.

  2. Наберите ##, чтобы прослушать следующее непрочтенное сообщение. Нажмите 9, чтобы пометить сообщение как непрочтенное.Press ## to listen to the next unread message. Press 9 to mark the message as Unread.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Прочитать следующее непрочитанное сообщение

Пометка сообщения электронной почты для дальнейшего действияFlag an email message for follow-up

Чтобы прослушать сообщения электронной почты и пометить сообщения для дальнейших действий с использованием голоса, выполните указанные ниже действия.To listen to email messages and flag messages for follow-up using their voice, users must do the following:

  1. Скажите "'Электронная почта".Say "Email."

  2. Повторяйте фразу "Следующее сообщение" до тех пор, пока не будет достигнуто нужное сообщение электронной почты. Скажите «Пометить как непрочтенное», чтобы пометить сообщение как непрочтенное.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message that they want to flag for follow-up. Say "Mark unread" to mark the message as Unread.

  3. Прослушайте сообщение или скажите «В конец», чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Скажите "Пометить" или "Пометить для дальнейшего действия", чтобы пометить сообщение для дальнейшего действия.Say "Flag" or "Flag for follow-up" to flag the message for follow-up.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Установка для сообщения электронной почты отметки "К исполнению"

Чтобы прослушать сообщения электронной почты и пометить сообщения для дальнейших действий с помощью клавиатуры телефона, выполните указанные ниже действия.To listen to email messages and flag messages for follow-up using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 2.Press 2.

  2. Нажимайте # до тех пор, пока не будет достигнуто нужное сообщение электронной почты. Нажмите 9, чтобы пометить сообщение как непрочтенное.Press # repeatedly until they reach the email message that they want to flag for follow-up. Press 9 to mark the message as Unread.

  3. Прослушайте сообщение или наберите 33, чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Дважды нажмите 0 (ноль), чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.Press 0 (zero) twice to access more options.

  5. Наберите 44, чтобы пометить сообщение для дальнейшего действия.Press 44 to flag the message for follow-up.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Установка для сообщения электронной почты отметки "К исполнению"

Скрытие разговораHide a conversation

Чтобы прослушать электронные сообщения и скрыть разговор так, чтобы система голосовой почты не смогла прочесть другие электронные сообщения, которые находятся в том же разговоре электронной почты, с помощью голоса, выполните указанные ниже действия.To listen to email messages and hide a conversation so that the voice mail system will not continue to read other email messages that are in the same email conversation using their voice, users must do the following:

  1. Скажите "'Электронная почта".Say "Email."

  2. Повторяйте фразу "Следующее сообщение" до тех пор, пока не будет достигнуто нужное сообщение электронной почты. Скажите «Пометить как непрочтенное», чтобы пометить сообщение как непрочтенное.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message that they want. Say "Mark unread" to mark the message as Unread.

  3. Прослушайте сообщение или скажите «В конец», чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Скажите «Скрыть» или «Скрыть разговор», чтобы скрыть разговор. Будет прочитано следующее сообщение электронной почты из другого разговора.Say "Hide" or "Hide conversation" to hide the conversation. The next email message from a different conversation will be read.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Скрытие беседы

Чтобы прослушать электронные сообщения и скрыть разговор так, чтобы система голосовой почты не смогла прочесть другие электронные сообщения, которые находятся в том же разговоре электронной почты, с помощью клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To listen to email messages and hide a conversation so that the voice mail system will not continue to read other email messages that are in the same email conversation using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 2.Press 2.

  2. Нажимайте # до тех пор, пока не будет достигнуто нужное сообщение электронной почты. Нажмите 9, чтобы пометить сообщение как непрочтенное.Press # repeatedly until they reach the email message that they want to hide. Press 9 to mark the message as Unread.

  3. Прослушайте сообщение или наберите 33, чтобы перейти к концу сообщения.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Наберите 99, чтобы скрыть разговор. Будет прочитано следующее сообщение электронной почты из другого разговора.Press 99 to hide the conversation. The next email message from a different conversation will be read.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Скрытие беседы

Примечание

Скрытие разговора применяется только для текущего сеанса. Когда пользователи выходят и затем вновь входят в свой почтовый ящик, система голосовой почты читает электронные сообщения, которые находятся в том же разговоре.When a conversation is hidden, it is hidden only for the current session. If users sign out and then sign in to their mailbox again, the voice mail system will read email messages that are in the same conversation.

Управление календарными собраниями и встречамиManaging calendar meetings and appointments

С помощью телефона пользователи могут прослушивать, создавать и пересылать приглашения на собрания и встречи в своем календаре.Users can listen to, reply to, create, and forward meeting requests and appointments in their calendar over the telephone.

Например, у пользователя назначено собрание на 10:00, но из-за неожиданной задержки он опаздывает на 15 минут. Пользователь может уведомить об этом других участников собрания, позвонив по номеру телефона для голосового доступа к Outlook. Затем нужно войти в свой почтовый ящик и открыть список назначенных на этот день собраний в календаре. После того как система голосовой почты прочтет приглашение на собрание, назначенное на 10:00, можно использовать функцию я задерживаюсь, чтобы сообщить другим участникам собрания о том, что пользователь опоздает на 15 минут. Каждый участник собрания получит сообщение электронной почты с уведомлением о том, что этот пользователь опоздает на 15 минут. Пользователь может также вложить голосовое сообщение.For example, a user has a meeting at 10:00 A.M. However, because of some unexpected delays, the user will be 15 minutes late. The user can inform the other meeting attendees by calling the telephone number for Outlook Voice Access, signing in to their mailbox, and then accessing the list of meetings for that day in the calendar. After the voice mail system reads the meeting request for the 10:00 A.M. meeting, the user can use the I'll be late feature to inform all the meeting attendees that the user will be 15 minutes late. Each attendee will receive an email message that informs them that the user will be 15 minutes late. The user also has the option to attach a voice mail message.

Другой пример: важный клиент решает провести собрание, которое займет целый день, и сообщает об этом пользователю незадолго до начала собрания. В этой ситуации пользователю необходимо отменить все другие собрания, назначенные на этот день, и сделать это как можно проще. С помощью функции Очистить календарь пользователь может легко и быстро очистить календарь на весь день.In another example, a user may have an important client who decides to schedule an all-day meeting on very short notice. The user must cancel all other meetings for that day in the simplest possible way. Using the Clear my calendar feature, users can quickly and easily clear their calendar for the whole day.

Отправка сообщения с уведомлением о своем опозданииSend an I'll be late message

Чтобы отправить участникам собрания сообщение о своем опоздании с помощью голоса, пользователи должны набрать номер голосового доступа к Outlook, ввести свой добавочный номер и ПИН-код, а затем выполнить указанные ниже действия.To send an I'll be late message to meeting participants using their voice, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Скажите «Календарь на сегодня», чтобы получить доступ к календарю.Say "Calendar for today" to access their calendar.

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти собрание, для которого необходимо отправить сообщение об опоздании.Listen to the meeting requests to locate the meeting for which to send an I'll be late message.

  3. После завершения воспроизведения приглашения на собрание скажите «Я опоздаю».After the meeting request has been read, say "I'll be late."

  4. Система голосовой почты спросит "На сколько?" Скажите «10 минут».The voice mail system asks, "How late?" Say "10 minutes."

  5. Система голосовой почты спросит: "Записать сообщение?". Если это так, скажите "Да", запишите сообщение, а затем скажите "Отправить". Если записывать сообщение не нужно, скажите "Нет".The voice mail system asks, "Do you want to record a message?" If so, say "Yes," record the message, and then say "Send it." If not, say "No."

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Отправить сообщение об опоздании

Чтобы отправить участникам собрания сообщение о своем опоздании с помощью клавиатуры телефона, пользователи должны набрать номер голосового доступа к Outlook, ввести свой добавочный номер и ПИН-код, а затем выполнить указанные ниже действия.To send an I'll be late message to meeting participants using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Нажмите 3, чтобы получить доступ к календарю.Press 3 to access their calendar.

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти собрание, для которого необходимо отправить сообщение об опоздании.Listen to the meeting requests to locate the meeting for which to send an I'll be late message.

  3. После завершения воспроизведения приглашения на собрание нажмите 3.After the meeting request has been read, press 3.

  4. Система голосовой почты спросит "На сколько?" Наберите 10 на клавиатуре телефона.The voice mail system asks, "How late?" Enter 10 on the telephone key pad.

Отправить сообщение об опоздании

Отмена собранияCancel a meeting

Чтобы отменить собрание, пользователь должен быть организатором этого собрания. Чтобы отменить собрание с помощью голоса, если вы являетесь организатором собрания, выполните следующие действия.To cancel a meeting, the user must be the meeting organizer. To cancel the meeting using their voice, meeting organizers must do the following:

  1. Скажите «Календарь на сегодня».Say "Calendar for today."

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти собрание, которое необходимо отменить.Listen to the meeting requests to locate the meeting to cancel.

  3. После завершения воспроизведения приглашения на собрание скажите «Отменить собрание».After the meeting request has been read, say "Cancel meeting."

  4. Чтобы подтвердить отмену собрания, скажите «Да».Confirm the meeting cancellation by saying "Yes."

  5. Если организатор собрания хочет отправить голосовое сообщение, он может сказать "Да", записать сообщение, а затем сказать "Отправить".If the meeting organizer chooses to send a voice message, they can then say "Yes," record the message, and then say "Send it."

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Отмена собрания

Чтобы отменить собрание, пользователь должен быть организатором этого собрания. Чтобы отменить собрание с помощью клавиатуры телефона, если вы являетесь организатором собрания, выполните следующие действия.To cancel a meeting, the user must be the meeting organizer. To cancel the meeting using the telephone keypad, meeting organizers must do the following:

  1. Нажмите 3.Press 3.

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти собрание, которое необходимо отменить.Listen to the meeting requests to locate the meeting to cancel.

  3. Нажмите 7, чтобы отменить собрание.Press 7 to cancel the meeting.

  4. Если организатор собрания выбрал отправку голосового сообщения, он может нажать одну из следующих кнопок:If the meeting organizer chooses to send a voice message, they can then press one of the following options:

    • фунт клавишу, чтобы остановить запись сообщения.pound key to stop recording the message.

    • кнопку 1, чтобы принять записанное сообщение.1 to accept the recorded message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Отмена собрания

Очистка календаряClear a calendar

Чтобы очистить календарь с помощью голоса, выполните следующие действия.To clear their calendar using their voice, users must do the following:

  1. Скажите «Календарь на сегодня».Say "Calendar for today."

  2. Скажите «Очистить календарь».Say "Clear my calendar."

  3. Введите время или количество дней, для которых необходимо очистить календарь.Enter the time or the number of days to be cleared.

  4. Система голосовой почты спросит, нужно ли вложить записанное голосовое сообщение. Если это так, скажите "Да", запишите сообщение, а затем скажите "Отправить". Если это не так, скажите "Нет".The voice mail system asks whether they want to attach a recorded voice message. If so, say "Yes," record the message, and then say "Send it." If not, say "No."

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Очистка календаря

Чтобы очистить календарь с помощью клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To clear their calendar using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 3.Press 3.

  2. Наберите 00, чтобы перейти в меню «Дополнительные параметры».Press 00 to go to the More Options menu.

  3. Наберите 77, чтобы очистить календарь.Press 77 to clear their calendar.

  4. Введите количество часов, для которых необходимо очистить календарь.Enter the number of hours to clear from the calendar.

  5. При выборе отправки голосового сообщения выполните одно из следующих действий:If users choose to send a voice message, they can do one of the following:

    • Нажмите #, чтобы не отправлять голосовое сообщение.Press # to not send a voice message.

    • запишите голосовое сообщение после соответствующего приглашения, нажмите #, чтобы остановить запись сообщения, а затем нажмите 1, чтобы принять записанное сообщение.Record the voice message when prompted, press # to stop recording the message, and then press 1 to accept the recorded message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Очистка календаря

Принятие приглашения на собраниеAccept a meeting request

Чтобы принять приглашение на собрание с помощью голоса, выполните следующие действия.To accept a meeting request using their voice, users must do the following:

  1. Скажите "Электронная почта", чтобы получить доступ к электронной почте.Say "Email" to access their email.

  2. Прослушайте сообщение электронной почты, содержащее приглашение на собрание.Listen to the email message that contains a meeting request.

  3. Скажите «Принять», чтобы принять приглашение на собрание.Say "Accept" to accept the meeting request.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Принятие приглашения на собрание

Чтобы принять приглашение на собрание с помощью клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To accept a meeting request using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 2, чтобы получить доступ к электронной почте.Press 2 to access their email.

  2. Прослушайте сообщение электронной почты, содержащее приглашение на собрание.Listen to the email message that contains a meeting request.

  3. Нажмите 4, чтобы принять приглашение на собрание.Press 4 to accept the meeting request.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Принятие приглашения на собрание

Ответ на приглашение к собраниюReply to a meeting request

Чтобы ответить на приглашение к собранию с помощью голоса, выполните следующие действия.To reply to a meeting request using their voice, users must do the following:

  1. Скажите «Календарь на сегодня».Say "Calendar for today."

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти приглашение на собрание, на которое необходимо ответить.Listen to the meeting requests to locate the meeting request to reply to.

  3. Скажите «Дополнительные опции», чтобы открыть меню «Дополнительные опции».Say "More options" to open the More Options menu.

  4. Скажите «Ответить», чтобы ответить организатору собрания.Say "Reply" to reply to the meeting organizer.

  5. Запишите сообщение.Record a message.

  6. Скажите «Отправить».Say "Send it."

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Ответ на приглашение на собрание

Чтобы ответить на приглашение к собранию с помощью клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To reply to a meeting request using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 3.Press 3.

  2. Прослушайте приглашения на собрания, чтобы найти приглашение на собрание, на которое необходимо ответить.Listen to the meeting requests to locate the meeting request to reply to.

  3. Наберите 00 для доступа к дополнительным параметрам.Press 00 for more options.

  4. Нажмите 8, чтобы ответить организатору собрания.Press 8 to reply to the meeting organizer.

  5. Запишите сообщение и нажмите #.Record a message, and then press #.

  6. Нажмите 1, чтобы принять запись и отправить сообщение.Press 1 to accept the recording and send the message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Ответ на приглашение на собрание

Управление личными параметрами и контактамиManaging personal options and contacts

С помощью голосового доступа к Outlook можно управлять личными параметрами и контактами. Администраторы могут выполнять следующие действия:Users can manage their personal options and contacts using Outlook Voice Access. They can:

  • звонить личным контактам;Call a personal contact.

  • находить пользователей в каталоге и звонить им;Locate and call a user in the directory.

  • настраивать личные параметры (например, изменять свой ПИН-код) по телефону.Configure personal options, such as changing their PIN over the telephone.

При первоначальной настройке почтового ящика пользователю необходимо создать личное приветствие и приветствие для автоматических ответов, которые будут слышать абоненты, если пользователь не сможет ответить на их вызов. Например, если пользователь вспомнил, что он забыл включить голосовое приветствие автоматических ответов, в котором указан дополнительный номер для срочных звонков, он может получить доступ к персональными опциями, записать и включить приветствие автоматических ответов с любого телефона с помощью функции голосового доступа к Outlook.When users first set up their mailbox, they must create personal and Automatic Replies greetings that callers will hear when users are unable to answer their telephone. If, for example, users realize that they have forgotten to turn on an Automatic Replies voice greeting that will give callers an alternative number to call if they have an immediate issue, users can use Outlook Voice Access to access their personal options and record and turn on an Automatic Replies greeting from any telephone.

Если пользователю необходимо обратиться к менеджеру по работе с партнерами, чтобы сообщить важные сведения о клиенте, он может позвонить на номер, который используется для голосового доступа к Outlook, найти менеджера с помощью функции поиска в каталоге, используя для этого клавиатуру телефона, и позвонить ему.If a user has to contact an account manager with important information about a client, the user can call the number that is used for Outlook Voice Access, use the directory search feature using their telephone keypad to locate the account manager, and then place the call.

Примечание

Для доступа к меню "Персональные опции" необходимо использовать клавиатуру телефона.When users access the Personal Options menu, they must use the telephone keypad.

Запись личного приветствияRecord a personal greeting

Чтобы записать личное приветствие с использованием своего голоса, наберите номер голосового доступа к Outlook, введите дополнительный номер и ПИН-код, а затем выполните следующие действия.To record a personal greeting using their voice, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Скажите "Личные параметры", чтобы вызвать соответствующее меню.Say "Personal options" to access personal options.

  2. Нажмите 2, чтобы записать приветствия.Press 2 to record greetings.

  3. Нажмите 1, чтобы записать личное приветствие. Нажмите 2, чтобы записать личное приветствие повторно.Press 1 to record a personal greeting. Press 2 if they need to re-record the personal greeting.

  4. Нажмите #, чтобы остановить запись личного приветствия.Press # to stop recording the personal greeting.

  5. Нажмите 1, чтобы принять личное приветствие.Press 1 to accept the personal greeting.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Запись личного приветствия

Чтобы записать личное приветствие с использованием клавиатуры телефона, наберите номер голосового доступа к Outlook, введите дополнительный номер и ПИН-код, а затем выполните следующие действия.To record a personal greeting using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Нажмите 6, чтобы получить доступ к персональным опциям.Press 6 to access personal options.

  2. Нажмите 2, чтобы записать приветствия.Press 2 to record greetings.

  3. Нажмите 1, чтобы записать личное приветствие. Нажмите 2, чтобы записать личное приветствие повторно.Press 1 to record a personal greeting. Press 2 if they need to re-record the personal greeting.

  4. Нажмите #, чтобы остановить запись личного приветствия.Press # to stop recording the personal greeting.

  5. Нажмите 1, чтобы принять личное приветствие.Press 1 to accept the personal greeting.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Запись личного приветствия

Примечание

При изменении голосового приветствия пользователи могут включить или отключить сообщение для автоматического ответа.When users change their telephone greeting, they are also given the option to turn on or off their email automatic reply message.

Отправка голосового сообщения пользователюSend a voice message to a user

Чтобы найти и отправить голосовое сообщение другому пользователю с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями с помощи голоса, выполните следующие действия.To locate and send a voice message to another UM-enabled user using their voice, users must do the following:

  1. Скажите «Каталог».Say "Directory."

  2. Назовите имя человека, которого необходимо найти.Say the name of the person to locate.

  3. Выберите необходимое имя в списке.Select the correct person from the list.

  4. Скажите «Отправить сообщение» и запишите голосовое сообщение.Say "Send a message," and then record the voice message.

  5. Скажите «Отправить», чтобы отправить сообщение.Say "Send it" to send the message.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Отправить голосовое сообщение пользователю

Чтобы найти и отправить голосовое сообщение другому пользователю с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями при помощи клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To locate and send a voice message to another UM-enabled user using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 4, чтобы выполнить поиск контакта.Press 4 to search for a contact.

  2. Наберите 00, чтобы найти человека в каталоге.Press 00 to locate the person in the directory.

  3. С помощью клавиатуры телефона введите имя нужного человека.Use the telephone keypad to spell the name of the person to locate.

  4. Выберите необходимое имя в списке.Select the correct person from the list.

  5. Нажмите 3, чтобы отправить этому человеку голосовое сообщение.Press 3 to send a voice message to the person.

  6. Запишите голосовое сообщение, затем нажмите #, чтобы остановить запись.Record the voice message, and then press # to stop recording.

  7. Нажмите 1, чтобы принять и отправить голосовое сообщение.Press 1 to accept the voice message and send it.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Отправить голосовое сообщение пользователю

Изменение ПИН-кодаChange a PIN

Чтобы изменить ПИН-код с помощью голоса, выполните следующие действия.To change their PIN using their voice, users must do the following:

  1. Скажите «Личные параметры».Say "Personal options."

  2. Нажмите 3, чтобы изменить ПИН-код.Press 3 to change the PIN.

  3. Введите новый ПИН-код и нажмите #.Enter the new PIN, and then press #.

  4. Нажмите #, чтобы подтвердить новый ПИН-код.Press # to confirm the new PIN.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Изменение ПИН-кода

Чтобы изменить ПИН-код с помощью клавиатуры телефона, выполните следующие действия.To change their PIN using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Нажмите 6, чтобы получить доступ к персональным опциям.Press 6 to access personal options.

  2. Нажмите 3, чтобы изменить ПИН-код.Press 3 to change the PIN.

  3. Введите новый ПИН-код и нажмите #.Enter the new PIN, and then press #.

  4. Нажмите #, чтобы подтвердить новый ПИН-код.Press # to confirm the new PIN.

Этот процесс показан на следующем рисунке.This process is shown in the following figure.

Изменение ПИН-кода