Настройка голосового доступа к OutlookSetting up Outlook Voice Access

Голосовой доступ к Outlook позволяет пользователям с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями Microsoft Exchange получать доступ к своим почтовым ящикам, используя аналоговые, цифровые или мобильные телефоны.Microsoft Outlook Voice Access lets users who are enabled for Exchange Unified Messaging (UM) access their mailboxes by using analog, digital, or cellular telephones.

Пользователь голосового доступа к Outlook (который также называется подписчиком) — это пользователь с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями в организации. С помощью голосового доступа к Outlook подписчики получают доступ к своим почтовым ящикам, используя телефон для извлечения электронной почты, сообщений голосовой почты, личных контактов и данных календаря.An Outlook Voice Access user (also called a subscriber), is a user in an organization who's enabled for Unified Messaging. Subscribers use Outlook Voice Access to access their mailboxes by telephone to retrieve email, voice mail messages, personal contacts, and calendar information.

Обзор голосового доступа к OutlookOutlook Voice Access overview

В Microsoft Exchange пользователь с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями может звонить на внутренний или внешний телефонный номер, который настроен в абонентской группе данной системы, для получения доступа к своему почтовому ящику и использования системы меню голосового доступа к Outlook. С помощью этого меню пользователи с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями могут читать сообщения электронной почты, прослушивать голосовые сообщения, работать с календарем Outlook, получать доступ к своим личным контактам, выполнять такие задачи как настройка ПИН-кода голосового доступа к Outlook и записывать приветствия голосовой почты.In Microsoft Exchange UM, a UM-enabled user can call in to an internal or external telephone number that's configured on a UM dial plan to access their mailbox and use the Outlook Voice Access menu system. Using this menu, UM-enabled users can read email, listen to voice messages, interact with their Outlook calendar, access their personal contacts, and perform tasks such as configuring their Outlook Voice Access PIN and recording their voice mail greetings.

Два типа пользователей, прошедших проверку и не прошедший проверку подлинности, могут позвонить на номер голосового доступа к Outlook. Если локальный пользователь вызывает на номер голосового доступа к Outlook устанавливается для абонентской группы единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ, они могут настраиваться только возможность выполнять поиск каталогов для пользователей. Пользователей, прошедших проверку, вводимых пользователем данных свой ПИН-код можно выполнять поиск в каталоге и войти в свой почтовый ящик для приема электронной почты, элементы календаря и голосовую почту и выполнять поиск личных контактов. Они для поиска пользователя в каталог или личные контакты, после находится пользователь, их можно переводить звонки пользователя или позвонить на добавочный номер пользователя.Two types of users, authenticated and unauthenticated, can call in to an Outlook Voice Access number. When an unauthenticated user calls into an Outlook Voice Access number that is set on a UM dial plan, they are only able to do directory searches for users. Authenticated users, those that input their PIN, can perform directory searches and sign in to their mailbox to listen to email, calendar items, and voice mail, and to search personal contacts. When they are searching for a user in the directory or personal contacts, after the user is located, they can transfer calls to a user or ring the user's extension.

Интерфейсы голосового доступа к OutlookOutlook Voice Access interfaces

Для пользователей голосового доступа к Outlook доступны два пользовательских интерфейса единой системы обмена сообщениями: телефонный и голосовой интерфейсы пользователя.Two Unified Messaging user interfaces are available to Outlook Voice Access users: the telephone user interface (TUI) and the voice user interface (VUI) that uses Automatic Speech Recognition (ASR).

Прежде чем пользователи могут использовать голосовой интерфейс пользователя в голосового доступа к Outlook, должна быть включена в абонентской группе единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ и политики почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ, а также можно включить для пользователя. По умолчанию при создании абонентской группы и политики почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ и включение голосовой почты для пользователя, пользователя можно использовать ASR или через голосовой интерфейс пользователя Outlook Voice Access навигации по меню, сообщения и другие параметры. Тем не менее даже в том случае, если пользователь является возможность использовать голосовой интерфейс пользователя, их нужно использовать клавиатуру телефона введите свой ПИН-код, перейдите личных параметров и выполнять поиск в каталоге. В следующей таблице перечислены параметры по умолчанию.Before users can use the VUI in Outlook Voice Access, it must be enabled on the UM dial plan and on the UM mailbox policy and also be enabled for the user. By default, when you create a dial plan and a UM mailbox policy and enable voice mail for a user, the user can use ASR or the Outlook Voice Access VUI to navigate menus, messages, and other options. However, even if the user is able to use the VUI, they will have to use the telephone key pad to enter their PIN, navigate personal options, and perform a directory search. The default settings are listed in the following table.

Компонент единой системы обмена сообщениямиUM component Значение по умолчаниюDefault setting Пример командной консоли Exchange для включения доступа к голосовому интерфейсу пользователяExchange Management Shell example to enable VUI access
Абонентская группа единой системы обмена сообщениямиUM dial plan
ВключенаEnabled
Set-UMDialPlan -id MyUMDialPlan -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true
Политика почтовых ящиков единой системы обмена сообщениямиUM mailbox policy
ВключеноEnabled
Set-UMMaiboxPolicy -id MyUMPolicy -AllowAutomaticSpeechRecognition $true
Почтовый ящик пользователяUser's mailbox
ВключенаEnabled
Set-UMMailbox -id tonysmith -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true

В следующем разделе приведены сценарии, в которых описываются функции голосового интерфейса пользователя.The following section includes scenarios that describe the VUI functionality.

Сценарии голосового доступа к OutlookOutlook Voice Access scenarios

Ниже приведены примеры использования голосового доступа к Outlook с помощью телефона.Here are examples of how Outlook Voice Access can be used from a telephone:

  • Доступ к электронной почте Голосовой доступ к Outlook пользователь совершает звонок на номер голосового доступа к Outlook по телефону и требуется доступ к своей электронной почте. Подсказка голосовой связи: «Добро пожаловать. Вы подключены к Microsoft Exchange. Для доступа к почтовому ящику, введите расширение. Чтобы связаться с другого пользователя, нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем добавочный номер почтового ящика, голосовая подсказка: «Введите ПИН-код и нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем ПИН-код, подсказка голосовой связи: «у вас есть две новые сообщения голосовой почты, 10 новые сообщения электронной почты и следующего собрания — в 10:00. Произнесите голосовой почты, электронной почты, календарь, личные контакты, каталога или личных параметров.» Когда пользователь говорит «Электронной почты», системы голосовой почты считывает заголовок сообщения и затем имя, тему, время и приоритет для сообщений, которые находятся в почтовом ящике пользователя.Access email An Outlook Voice Access user places a call to an Outlook Voice Access number from a telephone and wants to access their email. The voice prompt says, "Welcome. You're connected to Microsoft Exchange. To access your mailbox, please enter your extension. To contact someone, press the pound key." After the user enters a mailbox extension number, the voice prompt says, "Please enter your PIN and press the pound key." After the user enters a PIN, the voice prompt says, "You have two new voice mails, 10 new email messages, and your next meeting is at 10:00 A.M. Please say voice mail, email, calendar, personal contacts, directory, or personal options." When the user says "Email," the voice mail system reads the message header and then the name, subject, time, and priority for the messages that are in the user's mailbox.

  • Доступа к календарю Для голосового доступа к Outlook пользователя звонит на номер голосового доступа к Outlook по телефону и требуется доступ к их календаря. Подсказка голосовой связи: «Добро пожаловать. Вы подключены к Microsoft Exchange. Для доступа к почтовому ящику, введите расширение. Чтобы связаться с другого пользователя, нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем добавочный номер почтового ящика, голосовая подсказка: «Введите ПИН-код и нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем ПИН-код, подсказка голосовой связи: «у вас есть две новые сообщения голосовой почты, 10 новые сообщения электронной почты и следующего собрания — в 10:00. Произнесите голосовой почты, электронной почты, календарь, личные контакты, каталога или личных параметров.» Когда пользователь говорит «Календарь», система голосовой почты с текстом, «Конечно, и какие день мне следует open?» пользователь говорит «Календаря на текущий день». Система голосовой почты отвечает, указывающую, «открытие сегодня календаре пользователя.» Каждой встречи в календаре для этого дня считывает системы голосовой почты для пользователя.Access calendar An Outlook Voice Access user places a call to an Outlook Voice Access number from a telephone and wants to access their calendar. The voice prompt says, "Welcome. You're connected to Microsoft Exchange. To access your mailbox, please enter your extension. To contact someone, press the pound key." After the user enters a mailbox extension number, the voice prompt says, "Please enter your PIN and press the pound key." After the user enters a PIN, the voice prompt says, "You have two new voice mails, 10 new email messages, and your next meeting is at 10:00 A.M. Please say voice mail, email, calendar, personal contacts, directory, or personal options." When the user says "Calendar," the voice mail system says, "Sure, and which day should I open?" The user says, "Today's calendar." The voice mail system responds by saying, "Opening today's calendar." The voice mail system reads each calendar appointment for that day for the user.

    Примечание

    Если сервер почтовых ящиков с единой системой обмена сообщениями обнаружит в почтовом ящике пользователя поврежденный элемент календаря, он не сможет его воспроизвести, но при этом вернет звонящего в главное меню голосового доступа к Outlook и пропустит все другие собрания, запланированные на оставшуюся часть дня.If a Mailbox server running the Microsoft Exchange Unified Messaging service encounters a corrupted calendar item in a user's mailbox, it will fail to read the item, return the caller to the Outlook Voice Access main menu, and skip reading any additional meetings that may be scheduled for the rest of the day.

  • Получать доступ к голосовой почте Голосовой доступ к Outlook пользователь совершает звонок на номер голосового доступа к Outlook по телефону и требуется доступ к голосовой почте. Подсказка голосовой связи: «Добро пожаловать. Вы подключены к Microsoft Exchange. Для доступа к почтовому ящику, введите расширение. Чтобы связаться с другого пользователя, нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем добавочный номер почтового ящика, голосовая подсказка: «Введите ПИН-код и нажмите клавишу фунт.» После ввода пользователем ПИН-код, подсказка голосовой связи: «у вас есть две новые сообщения голосовой почты, 10 новые сообщения электронной почты и следующего собрания — в 10:00. Произнесите голосовой почты, электронной почты, календарь, личные контакты, каталога или личных параметров.» Пользователь говорит «Голосовая почта», а система голосовой почты считывает заголовок сообщения и затем имя, тему, время и приоритет для голосовых сообщений, которые находятся в почтовом ящике пользователя.Access voice mail An Outlook Voice Access user places a call to an Outlook Voice Access number from a telephone and wants to access voice mail. The voice prompt says, "Welcome. You're connected to Microsoft Exchange. To access your mailbox, please enter your extension. To contact someone, press the pound key." After the user enters a mailbox extension number, the voice prompt says, "Please enter your PIN and press the pound key." After the user enters a PIN, the voice prompt says, "You have two new voice mails, 10 new email messages, and your next meeting is at 10:00 A.M. Please say voice mail, email, calendar, personal contacts, directory, or personal options." The user says "Voice mail," and the voice mail system reads the message header and then the name, subject, time, and priority for the voice messages that are in the user's mailbox.

    Примечание

    При включении распознавания речи пользователей можно получить доступ к их поддержкой единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ почтовых ящиков с помощью речевой ввод. Подписчики также можно использовать сигнала тонового набора, также известной как двойной (двухтональный), нажав сочетание клавиш 0. Распознавание речи не включен для ввода ПИН-кода.If speech recognition is enabled, users can access their UM-enabled mailbox using speech input. Subscribers can also use touchtone, also known as dual tone multi-frequency (DTMF), by pressing 0. Speech recognition isn't enabled for PIN input.

  • Поиск пользователя в каталоге Для голосового доступа к Outlook пользователя звонит на номер голосового доступа к Outlook по телефону и хочет находить человека в каталоге, проверки орфографии их псевдоним электронной почты. Подсказка голосовой связи: «Добро пожаловать. Вы подключены к Microsoft Exchange. Чтобы связаться с другого пользователя, нажмите клавишу фунт.» Пользователь нажимает клавишу фунт, а затем использует тонального написание SMTP-адрес пользователя.Locate a user in the directory An Outlook Voice Access user places a call to an Outlook Voice Access number from a telephone and wants to locate a person in the directory by spelling their email alias. The voice prompt says, "Welcome. You're connected to Microsoft Exchange. To contact someone, press the pound key." The user presses the pound key, and then uses touchtone inputs to spell the SMTP address of the person.

    Примечание

    Функция поиска по каталогам с номера голосового доступа к Outlook не включается голосовой командой. Пользователи могут набрать по буквам имя вызываемого абонента только с помощью тонального набора.The directory search feature with an Outlook Voice Access number isn't speech-enabled. Users can spell the name of the person they want to contact only by using touchtone inputs.

    Важно!

    В некоторых организациях (особенно в Восточной Азии) на кнопках офисных телефонов могут отсутствовать буквы. Это практически исключает возможность использования функции набора имени в интерфейсе тонального набора, если пользователь не знает сопоставлений клавиш. По умолчанию единая система обмена сообщениями использует схему сопоставления клавиш E.161. Например: 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.In some companies (especially in East Asia), office telephones may not have letters on the keys of the telephone. This makes the spell-the-name feature that uses the touchtone interface almost impossible to use without a working knowledge of the key mappings. By default, Unified Messaging uses the E.161 key mapping. For example, 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.

    При вводе буквенно-цифровых данных (например, Mike1092), числовые данные будут соответствовать цифровым клавишами телефона. Чтобы правильно ввести псевдоним электронной почты Mike1092, пользователь должен нажать цифровые кнопки 64531092. Кроме того, для символов, отличных от A-Z и 0-9, сопоставление кнопок телефона отсутствует. Поэтому такие символы вводить не следует. Например, псевдоним электронной почты jim.wilson необходимо ввести как 546945766. Несмотря на то, что псевдоним состоит из 10 символов, пользователь вводит только 9 цифр, поскольку точка (.) не имеет цифрового эквивалента.When inputting a combination of letters and numbers, for example, Mike1092, the numeric digits are mapped to themselves. For an email alias of Mike1092 to be entered correctly, the user must press the numbers 64531092. Also, for characters other than A-Z and 0-9, there isn't a telephone key equivalent. Therefore, these characters shouldn't be entered. For example, the email alias jim.wilson would be entered as 546945766. Even though there are 10 characters to be input, the user enters only 9 digits because there's no digit equivalent for the period (.).

Группы рассылки и контактовDistribution groups and contact groups

Голосовой доступ к Outlook можно использовать для отправки или пересылки голосового сообщения, сообщения электронной почты или приглашения на собрание. Сообщение или приглашение на собрание можно отправить или переслать любому из следующих адресатов:Users can use Outlook Voice Access to send or forward a voice message, an email message, or a meeting request. They can send or forward the message or meeting request to any of the following:

  • пользователю в папке личных контактовA person in their personal Contacts folder

  • пользователю в общей адресной книге организацииA person in their organization's shared address book

  • группе контактов, созданной в папке "Контакты"A contact group they've created in their Contacts folder

  • группе рассылки, включенной в общую адресную книгу организацииA distribution group included in their organization's shared address book

Сообщения или приглашения на собрание можно отправлять с помощью голосового интерфейса пользователя (если включено автоматическое распознавание речи) или тонального набора, используя клавиатуру телефона. Функцию голосового доступа к Outlook также можно использовать для прослушивания подробных сведений о группе, в том числе сведений о ее членах.They can send messages and meeting requests by using the VUI (if ASR has been turned on) or by using touchtone inputs on their telephone keypad. They can also use Outlook Voice Access to listen to details about a group, including the members of the group.

Примечание

При отправке сообщения в пустую группу (группу рассылки в общей адресной книге или группу контактов в папке личных контактов) с помощью системы голосовой почты нельзя будет отправить или переслать сообщение либо приглашение на собрание. Если пользователь попытается добавить пустую группу в качестве одного из получателей сообщения или приглашения на собрание, созданных с помощью телефона, система голосовой почты не добавит группу в список получателей сообщения и воспроизведет следующее уведомление: "Не удалось отправить сообщение, поскольку у контакта нет допустимого адреса электронной почты."If a user tries to send a message to a group (either a distribution group in their shared address book or a contact group in their personal Contacts folder) that doesn't include any members, the voice mail system won't give them the option to send or forward the message or meeting request. If they try to add a group with no members as one of the recipients of a message or meeting request that they're creating over the phone, the voice mail system won't add the group to the message, and will say "The message could not be sent because the contact does not appear to have a valid email address."

Выбор языкаChoosing a language

Пользователи не могут изменить язык, что говорить им с помощью голосового доступа к Outlook и использовать для них ответ на него. Система голосовой почты пытается найти и использовать лучше всего подходит для язык, выбранный пользователем, когда они входить в систему Microsoft Outlook Web App или язык, который выбрано на региональных параметров в Outlook Web App. Если язык, выбранный они не поддерживается голосового доступа к Outlook, системы голосовой почты будет использовать тот же язык, вызывающие прослушать при их будет предложено оставить голосовое сообщение.Users can't change the language that Outlook Voice Access uses to speak to them and that they use when they reply to it. The voice mail system tries to find and use the best match for the language the user chose when they signed in to Microsoft Outlook Web App or the language they chose on the regional settings in Outlook Web App. If the language they chose isn't supported by Outlook Voice Access, the voice mail system will use the same language that callers hear when they're prompted to leave a voice message.

Управление функциями голосового доступа к OutlookControlling Outlook Voice Access features

По умолчанию при пользователей по телефонной линии к голосовой доступ к Outlook, они могут использовать телефон для доступа к своим календаря, электронной почты и личные контакты и выполнять поиск в каталоге. С помощью командной консоли можно запретить пользователям доступ к одно или несколько из этих функций с помощью голосового доступа к Outlook для доступа к своему почтовому ящику. При изменении функций голосовой доступ к Outlook в политике почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ изменения влияют на все пользователи, связанные с политикой почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ. Также можно отключить некоторые функции на одного пользователя почтового ящика, несмотря на то, что другие функции можно отключить в политике почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ и не доступны на отдельных почтовых ящиков.By default, when users dial in to Outlook Voice Access, they can use the telephone to access their calendar, email, and personal contacts, and to search the directory. You can use the Shell to prevent users from accessing one or more of these features when they use Outlook Voice Access to access their mailbox. When you modify Outlook Voice Access features on a UM mailbox policy, your changes affect all users who are associated with the UM mailbox policy. You can also disable some features on a single user's mailbox, although other features can only be disabled on a UM mailbox policy and aren't available on an individual mailbox.

Примечание

Чтобы изменить параметры телефонного интерфейса пользователя голосового доступа к Outlook для почтовых ящиков или политик почтовых ящиков единой системы обмена сообщениями, можно использовать только командную консоль.You can use only the Shell to modify the Outlook Voice Access TUI settings for UM-enabled mailboxes or UM mailbox policies.

Параметры политики почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ Можно отключить доступ пользователей к следующие функции голосовой доступ к Outlook в политике почтовых ящиков единой системы обмена СООБЩЕНИЯМИ:UM mailbox policy settings You can disable users' access to the following Outlook Voice Access features on a UM mailbox policy:

  • Автоматическое распознавание речиAutomatic Speech Recognition

  • Доступ к голосовой почте без ПИН-кодаPIN-less access to voice mail

  • Голосовые ответы на другие сообщенияVoice responses to other messages

  • Доступ к календарю из телефонного интерфейса пользователяTUI access to their calendar

  • Доступ к каталогу из телефонного интерфейса пользователяTUI access to the directory

  • Доступ к электронной почте из телефонного интерфейса пользователяTUI access to their email

  • Доступ к личным контактам из телефонного интерфейса пользователяTUI access to their personal Contacts

    Параметры почтового ящика с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями. В почтовом ящике пользователя можно отключить для пользователей доступ к следующим функциям голосового доступа к Outlook.UM-enabled mailbox settings You can disable a user's access to the following Outlook Voice Access features on the user's mailbox:

  • Доступ к календарю из телефонного интерфейса пользователяTUI access to the calendar

  • Доступ к электронной почте из телефонного интерфейса пользователяTUI access to email

  • Автоматическое распознавание речиAutomatic Speech Recognition

Можно запретить пользователям получать голосовую почту, но оставить им возможность получать доступ к своим почтовым ящикам с помощью голосового доступа к Outlook. Можно включить поддержку единой системы обмена сообщениями для пользователя и настроить его почтовый ящик с помощью добавочного номера, который в настоящий момент не используется другим пользователем в организации.You can prevent users from receiving voice mail, but let them retain the ability to access their mailbox using Outlook Voice Access. You can enable a user for UM and configure the user's mailbox with an extension number that isn't currently being used by another user in the organization.