Шаг 4 . Предоставить другому сотруднику доступ к OneDrive и Outlook даннымStep 4 - Give another employee access to OneDrive and Outlook data

Когда сотрудник покидает организацию, необходимо получить доступ к данным OneDrive и Outlook, оторудить их и выбрать, отдавать ли их другому сотруднику.When an employee leaves your organization, you'll want to access their OneDrive and Outlook data, back it up, and choose whether to give it to another employee.

Доступ к документам бывшего OneDrive пользователяAccess a former user's OneDrive documents

Если вы удалите лицензию пользователя, но не удалите учетную запись, вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive.If you remove a user's license but don't delete the account, you can give yourself access to the content in the user's OneDrive. Если вы удалите учетную запись пользователя, у вас по умолчанию есть 30 дней для доступа к данным OneDrive пользователя.If you delete the user's account, you have 30 days by default to access the former user's OneDrive data. Узнайте, как установить OneDrive для удаленных пользователей.Learn how to set the OneDrive retention for deleted users. Если в течение этого времени учетная запись пользователя не будет восстановлена, OneDrive контент будет удален.If you don't restore a user account within this time, their OneDrive content is deleted.

Чтобы сохранить файлы OneDrive пользователя, сначала дайте себе доступ к OneDrive, а затем переместите файлы, которые необходимо сохранить.To preserve a former user's OneDrive files, first give yourself access to their OneDrive, and then move the files you want to keep.

  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи > Активные пользователи.In the admin center, go to the Users > Active users page.

  2. Выберите пользователя.Select a user.

  3. В правой области выберите OneDrive.In the right pane, select OneDrive. В статье Получить доступ к файлам выберите Создать ссылку на файлы.Under Get access to files, select Create link to files.

  4. Выберите ссылку для открытия расположения файла.Select the link to open the file location. Скачайте файлы на компьютер или выберите Move to or Copy, чтобы переместить или скопировать их в собственную OneDrive или в общую библиотеку.Download the files to your computer, or select Move to or Copy to to move or copy them to your own OneDrive or to a shared library.

Примечание

Вы можете переместить или скопировать до 500 МБ файлов и папок одновременно.You can move or copy up to 500 MB of files and folders at a time.
При перемещении или копировании документов с историей версий перемещается только последняя версия.When you move or copy documents that have version history, only the latest version is moved.

Вы также можете предоставить доступ другому пользователю для доступа к OneDrive.You can also grant access to another user to access a former employee's OneDrive.

  1. Во входе в центр администрирования в качестве глобального администратора или SharePoint администратора.Sign in to the admin center as a global admin or SharePoint admin.

    Если вы получаете сообщение о том, что у вас нет разрешения на доступ к центру администрирования, у вас нет разрешений администратора в организации.If you get a message that you don't have permission to access the admin center, then you don't have administrator permissions in your organization.

  2. В левой области выберите центры > администрирования SharePoint.In the left pane, select Admin centers > SharePoint. (Возможно, потребуется щелкнуть элемент Показать все, чтобы увидеть список центров администрирования.)(You might need to select Show all to see the list of admin centers.)

  3. Если появится SharePoint центра администрирования, выберите Откройте его в верхней части страницы, чтобы открыть SharePoint центра администрирования.If the classic SharePoint admin center appears, select Open it now at the top of the page to open the SharePoint admin center.

  4. В левой области выберите Дополнительные функции.In the left pane, select More features.

  5. В профилях пользователей выберите Open.Under User profiles, select Open.

  6. В статье People выберите Управление профилями пользователей.Under People, select Manage User Profiles.

  7. Введите имя бывшего сотрудника и выберите Найти.Enter the former employee's name and select Find.

  8. Щелкните правой кнопкой мыши пользователя, а затем выберите управление владельцами коллекции сайтов.Right-click the user, and then choose Manage site collection owners.

  9. Добавьте пользователя к администраторам коллекции сайтов и выберите Ok.Add the user to Site collection administrators and select Ok.

  10. Теперь пользователь сможет получить доступ к OneDrive бывшего сотрудника с OneDrive URL-адресом.The user will now be able to access the former employee's OneDrive using the OneDrive URL.

Отзовет доступ администратора к OneDriveRevoke admin access to a user's OneDrive

Вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive пользователя, но может потребоваться удалить доступ, если он больше не нужен.You can give yourself access to the content in a user's OneDrive, but you may want to remove your access when you no longer need it.

  1. Во входе в центр администрирования в качестве глобального администратора или SharePoint администратора.Sign in to the admin center as a global admin or SharePoint admin.

    Если вы получаете сообщение о том, что у вас нет разрешения на доступ к центру администрирования, у вас нет разрешений администратора в организации.If you get a message that you don't have permission to access the admin center, then you don't have administrator permissions in your organization.

  2. В левой области выберите центры > администрирования SharePoint.In the left pane, select Admin centers > SharePoint. (Возможно, потребуется щелкнуть элемент Показать все, чтобы увидеть список центров администрирования.)(You might need to select Show all to see the list of admin centers.)

  3. Если появится SharePoint центра администрирования, выберите Откройте его в верхней части страницы, чтобы открыть SharePoint центра администрирования.If the classic SharePoint admin center appears, select Open it now at the top of the page to open the SharePoint admin center.

  4. В левой области выберите Дополнительные функции.In the left pane, select More features.

  5. В профилях пользователей выберите Open.Under User profiles, select Open.

  6. В статье People выберите Управление профилями пользователей.Under People, select Manage User Profiles.

  7. Введите имя пользователя и выберите Найти.Enter the user's name and select Find.

  8. Щелкните правой кнопкой мыши пользователя, а затем выберите управление владельцами коллекции сайтов.Right-click the user, and then choose Manage site collection owners.

  9. Удалите пользователя, которому больше не нужен доступ к данным пользователя, и выберите ОК.Remove the person who no longer needs access to the user's data, and then select OK.

Доступ к Outlook данных бывшего пользователяAccess the Outlook data of a former user

Чтобы сохранить сообщения электронной почты, календарь, задачи и контакты прежнего сотрудника, экспортируйте данные в файл данных Outlook (PST).To save the email messages, calendar, tasks, and contacts of the former employee, export the information to an Outlook Data File (.pst).

  1. Добавьте электронную почту бывшего сотрудника в свой Outlook (если сбросить пароль пользователя,вы можете настроить его на что-то только известное.)Add the former employee's email to your Outlook (If you reset the user's password, you can set it to something only you know.)

  2. В Outlook выберите Файл.In Outlook, select File.

    Вот как выглядит лента в Outlook 2016.

  3. Выберите open & Export > импорт и экспорт.Select Open & Export > Import/Export.

    Команда "Импорт и экспорт" в представлении Backstage

  4. Выберите Экспорт в файл, а затем выберите Далее.Select Export to a file, and then select Next.

    Параметр "Экспорт в файл" в мастере импорта и экспорта

  5. Выберите Outlook файл данных (.pst) и выберите Далее.Select Outlook Data File (.pst), and then select Next.

  6. Выберите учетную запись, которая будет экспортироваться, выбрав имя или адрес электронной почты, например почтовый ящик — Anne Weiler или anne@contoso.com.Select the account you want to export by selecting the name or email address, such as Mailbox - Anne Weiler or anne@contoso.com. Если вы хотите экспортировать все, что содержится в вашей учетной записи, включая почту, календарь, контакты, задачи и заметки, убедитесь, что выбрано поле Включить подмостки.If you want to export everything in your account, including mail, calendar, contacts, tasks, and notes, make sure the Include subfolders check box is selected.

    Примечание

    Одновременно можно экспортировать только одну учетную запись. Если нужно экспортировать несколько учетных записей, экспортируйте сначала одну учетную запись, а затем повторите эти действия для других учетных записей.You can export one account at a time. If you want to export multiple accounts, after one account is exported, repeat these steps.

    Диалоговое окно "Экспорт файла данных Outlook", в котором выбрана верхняя папка и установлен флажок "Включить вложенные папки"

  7. Нажмите кнопку Далее.Select Next.

  8. Выберите Просмотр, чтобы выбрать, где сохранить Outlook файл данных (.pst).Select Browse to select where to save the Outlook Data File (.pst). Введите имя файла и выберите ОК для продолжения.Type a file name, and then select OK to continue.

    Примечание

    Если функция экспорта уже использовалась, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла.If you've used export before, the previous folder location and file name appear. Введите другое имя файла перед выбором ОК.Type a different file name before selecting OK.

  9. Если данные экспортируются в уже существующий Файл данных Outlook (PST), в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.If you are exporting to an existing Outlook Data File (.pst), under Options, specify what to do when exporting items that already exist in the file.

  10. Нажмите Готово.Select Finish.

В Outlook сразу начнется экспорт, если только не требуется создать новый Файл данных Outlook (PST) или экспорт не выполняется в файл, защищенный паролем.Outlook begins the export immediately unless a new Outlook Data File (.pst) is created or a password-protected file is used.

  • Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем.If you're creating an Outlook Data File (.pst), an optional password can help protect the file. Когда появится диалоговое окно Create Outlook Data File, введите пароль в полях Пароль и Проверка пароля, а затем выберите ОК. When the Create Outlook Data File dialog box appears, type the password in the Password and Verify Password boxes, and then select OK. В диалоговом окне пароль Outlook файл данных введите пароль и выберите ОК.In the Outlook Data File Password dialog box, type the password, and then select OK.

  • Если вы экспортируете существующий файл Outlook данных (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне пароль Outlook файл данных введите пароль, а затем выберите ОК . If you're exporting to an existing Outlook Data File (.pst) that is password protected, in the Outlook Data File Password dialog box, type the password, and then select OK.

Узнайте, как экспортировать или резервное копирование электронной почты, контактов и календаря в файл Outlook PST в Outlook 2010 г.See how to Export or backup email, contacts, and calendar to an Outlook .pst file in Outlook 2010.

Примечание

По умолчанию электронная почта доступна в автономном режиме в течение 12 месяцев.By default, your email is available offline for a period of 12 months. При необходимости см., как увеличить доступ к данным в автономном режиме.If required, see how to increase the data available offline.

Предоставить другому пользователю доступ к электронной почте бывшего пользователяGive another user access to a former user's email

Чтобы предоставить доступ к электронным сообщениям, календарю, задачам и контактам бывшего сотрудника другому сотруднику, импортировать сведения в почтовый ящик другого Outlook сотрудника.To give access to the email messages, calendar, tasks, and contacts of the former employee to another employee, import the information to another employee's Outlook inbox.

Примечание

Кроме того, можно преобразовать почтовый ящик бывшего пользователя в общий почтовый ящик или отправить электронной почте бывшего сотрудника другому сотруднику.You can also convert the former user's mailbox to a shared mailbox or forward a former employee's email to another employee.

  1. В Outlook перейдите к файлу Open > Export & импорт и экспорт > .In Outlook, go to File > Open & Export > Import/Export.

    Будет запущен мастер импорта и экспорта.This starts the Import and Export Wizard.

  2. Выберите Импорт из другой программы или файла, а затем выберите Далее.Select Import from another program or file, and then select Next.

    Мастер импорта и экспорта

  3. Выберите Outlook файл данных (.pst) и выберите Далее.Select Outlook Data File (.pst), and select Next.

  4. Перейдите к PST-файлу, который вы хотите импортировать.Browse to the .pst file you want to import.

  5. В разделе Параметры, выберите способ работы с дубликатами.Under Options, choose how you want to deal with duplicates

  6. Нажмите кнопку Далее.Select Next.

  7. Если пароль был назначен Outlook файлу данных (PST), введите пароль, а затем выберите ОК.If a password was assigned to the Outlook Data File (.pst), enter the password, and then select OK.

  8. Настройте параметры импорта элементов. Обычно изменять параметры по умолчанию нет необходимости.Set the options for importing items. The default settings usually don't need to be changed.

  9. Нажмите Готово.Select Finish.

Примечание

Действия остаются одинаковыми для доступа к данным OneDrive и электронной почты.The steps remain the same for accessing an existing user's OneDrive and email data.

Совет

Если вы хотите импортировать или восстанавливать только несколько элементов из Outlook data File (.pst), вы можете открыть файл Outlook данных.If you want to import or restore only a few items from an Outlook Data File (.pst), you can open the Outlook Data File. Затем в области навигации перетащите элементы из Outlook файлов данных в существующие Outlook папки.Then, in the navigation pane, drag the items from Outlook Data File folders to your existing Outlook folders.

Добавление и удаление администраторов в OneDrive учетной записи (статья)Add and remove admins on a OneDrive account (article)
Восстановление удаленных OneDrive (статья)Restore a deleted OneDrive (article)
OneDrive хранения и удаления (статья)OneDrive retention and deletion (article)