Сведения об общих почтовых ящиках

  • Статья

Общие почтовые ящики используются, если нескольким людям необходим доступ к одному и тому же почтовому ящику, например к электронному адресу службы поддержки, почтовому ящику со сведениями о компании, столу регистрации или к другой функции, которую совместно используют несколько человек.

Пользователи с разрешениями для почтового ящика группы "Отправить как" или "Отправить от имени" могут отправлять сообщения с электронного адреса почтового ящика, если это разрешено администратором. Эта возможность особенно полезна для почтовых ящиков службы справки и поддержки, так как пользователи могут отправлять письма из таких групп, как "Служба поддержки Contoso" или "Создание стола регистрации".

Перед созданием общего почтового ящика необходимо знать следующее:

  • Лицензии: Общий почтовый ящик может хранить до 50 ГБ данных без назначения ему лицензии. Для хранения большего объема почтовому ящику нужно назначить лицензию. Дополнительные сведения о лицензировании общих почтовых ящиков см. в разделе Ограничения Exchange Online. Когда размер общего почтового ящика достигнет предела, в течение некоторого времени вы сможете получать электронную почту, но не сможете отправлять новые сообщения. Затем вы перестанете получать электронную почту. Пользователи, отправившие сообщения в этот почтовый ящик, будут получать уведомление о недоставке.

Примечание.

В следующих сценариях требуется лицензия Exchange Online плана 2.

  • Общий почтовый ящик имеет более 50 ГБ хранилища.
  • Общий почтовый ящик использует архивирование на месте.
  • Общий почтовый ящик помещается на удержание для судебного разбирательства.

Пошаговые инструкции по назначению лицензий см. в статье Назначение лицензий пользователям.

  • Разрешения пользователя: Необходимо предоставить пользователям разрешения (членство) на использование общего почтового ящика. Использовать общий почтовый ящик могут только пользователи в пределах организации.

  • Внешние пользователи: Вы не можете предоставить пользователям за пределами вашей организации (например, людям с учетной записью Gmail) доступ к общему почтовому ящику. Если вы хотите сделать это, попробуйте создать группу для Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Создание группы Microsoft 365 в Центре администрирования.

  • Использование с Приложением Outlook для Android и iOS: Помимо использования Outlook в Интернете из браузера для доступа к общим почтовым ящикам, вы также можете использовать приложение Outlook для iOS или Outlook для Android. Дополнительные сведения см. в статье Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile. Другой вариант — создать группу для общего почтового ящика. Дополнительные сведения см. в статье Сравнение групп.

  • Шифрования: Невозможно зашифровать электронную почту, отправленную из общего почтового ящика. Это связано с тем, что общий почтовый ящик не имеет собственного контекста безопасности (имя пользователя или пароль), поэтому ему нельзя назначить ключ. Если участником является несколько пользователей и они отправляют и получают сообщения электронной почты, зашифрованные с помощью собственных ключей, другие участники могут прочитать сообщение, а другие — нет, в зависимости от того, какой открытый ключ был зашифрован.

  • Преобразование почтовых ящиков: Почтовые ящики пользователей можно преобразовать в общие почтовые ящики. См. статью Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик.

  • Администратор роли. Пользователи с ролями глобального администратора или администратора Exchange могут создавать общие почтовые ящики.

  • Требования к подписке: Чтобы создать общий почтовый ящик, необходимо подписаться на план Microsoft 365 для бизнеса, включающий электронную почту (служба Exchange Online). Подписка Приложения Microsoft 365 для бизнеса не включает электронную почту. Microsoft 365 бизнес стандарт включает электронную почту.

  • Вход: Общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа с помощью связанной учетной записи пользователя. Вы всегда должны блокировать вход для учетной записи общего почтового ящика и держать ее заблокированной.

  • Слишком много пользователей: При одновременном доступе к общему почтовому ящику слишком много назначенных пользователей (поддерживается не более 25), они могут периодически не подключаться к этому почтовому ящику или иметь несогласованность, например дублирование сообщений в папке исходящих. В этом случае уменьшите число пользователей или используйте другую рабочую нагрузку, например группу Microsoft 365.

  • Удаление сообщения: К сожалению, вы не можете запретить пользователям удалять сообщения в общем почтовом ящике. Единственный способ обойти это — создать группу Microsoft 365 вместо общего почтового ящика. Группа в Outlook похожа на общий почтовый ящик. Сравнение этих двух групп см. в разделе Сравнение групп. Дополнительные сведения о группах см. в статье Сведения о группах Microsoft 365.

  • Несколько регионов В среде с несколькими регионами общие почтовые ящики должны лицензироваться так же, как и почтовый ящик пользователя. Обратите внимание, что аудит почтовых ящиков между регионами не поддерживается. Например, если пользователю назначены разрешения на доступ к общему почтовому ящику в другом географическом расположении, действия с почтовым ящиком, выполняемые этим пользователем, не регистрируются в журнале аудита почтовых ящиков общего почтового ящика.

Примечание.

Для доступа к общему почтовому ящику пользователь должен иметь лицензию на Exchange Online, но для общего почтового ящика не требуется отдельная лицензия. У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Не следует использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик. Однако без лицензии общие почтовые ящики ограничены размером 50 ГБ. Чтобы увеличить максимальный размер до 100 ГБ, необходимо назначить общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2). Лицензия Exchange Online плана 1 с лицензией на надстройку Exchange Online Archiving только увеличивает размер архивного почтового ящика. Это также позволит включить автоматическое расширение архивирования для дополнительной емкости архивного хранилища. Чтобы наложить на почтовый ящик общего доступа удержание для судебного разбирательства, необходимо назначить этому общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2) или лицензию Exchange Online (план 1) с дополнительной лицензией Exchange Online Archiving.

Если вы хотите применить дополнительные функции, такие как Microsoft Defender для Office 365, обнаружение электронных данных (премиум) или политики хранения, могут потребоваться лицензии. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по лицензированию Microsoft 365 по обеспечению соответствия требованиям безопасности &.

Примечание.

До июля 2018 года все нелицензированные общие почтовые ящики были подготовлены размером 100 ГБ. Дополнительные сведения см. в статье Исправление подготовки и изменения размера общего почтового ящика.

Устранение неполадок с общим почтовым ящиком

Ошибка при создании общих почтовых ящиков

Если отображается сообщение об ошибке, адрес прокси-сервера "smtp:<имя> общего почтового ящика" уже используется адресом прокси-сервера или устаревшим именем ExchangeDN "<name>". Выберите другой адрес прокси-сервера. Это означает, что вы пытаетесь присвоить общему почтовому ящику имя, которое уже используется. Например, предположим, что вам необходимо завести общие почтовые ящики с именами info@domain1 и info@domain2. Это можно сделать двумя способами:

Ошибка, из-за которой при использовании общего почтового ящика не было разрешений на отправку

Если вы создали общий почтовый ящик, а затем попытались отправить сообщение из него, вы можете получить следующее:

Не удалось отправить это сообщение. У вас нет разрешения на отправку сообщения от имени указанного пользователя.

Это сообщение появляется при возникновении проблемы с задержкой репликации в Microsoft 365. Он должен уйти через час или около того, когда информация о новом общем почтовом ящике (или добавленном пользователе) будет реплицирована во все наши центры обработки данных. Подождите час и повторите попытку, чтобы отправить сообщение.

Связанные материалы

Создание общего почтового ящика (статья)
Настройка общего почтового ящика (статья)
Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик (статья)
Удаление лицензии из общего почтового ящика (статья)