Создавайте метки хранения для исключений из политик хранения

  • Статья

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

В рамках вашей стратегии управления данными, позволяющей сохранить то, что вам нужно, и удалить то, что вам не нужно, вам может потребоваться создать несколько меток хранения для элементов, требующих исключений из ваших политик хранения.

В то время как политики хранения автоматически применяются ко всем элементам на уровне контейнера (таким как сайты SharePoint, почтовые ящики пользователей и так далее), метки хранения применяются к отдельным элементам, таким как документ SharePoint или сообщение электронной почты.

Ознакомьтесь с принципами хранения, прежде чем использовать метки хранения с целью дополнения политики хранения для определенных элементов SharePoint, OneDrive или Exchange. Как правило, метки хранения используются для более долгого хранения определенных элементов, чем в применяемой политике хранения, но они также могут использоваться для переопределения автоматического удаления по окончании периода хранения или применения другого периода удаления.

Типичный пример: большая часть контента на ваших сайтах SharePoint должна храниться в течение трех лет согласно политике хранения. Но у вас есть некоторые контрактные документы, которые необходимо хранить в течение семи лет. Эти исключения можно установить с помощью меток хранения. Назначив политику хранения для всех сайтов SharePoint, примените особые метки хранения к документам контракта. Все элементы SharePoint будут храниться в течение трех лет, и только контрактные документы – в течение семи.

Дополнительные примеры использования меток хранения в качестве исключений в политиках хранения см. в статье Сочетание политик и меток хранения.

Метки хранения также поддерживают больше возможностей, чем политики хранения. Дополнительные сведения см. в разделе Сравнение возможностей политик хранения и меток хранения.

Используйте следующие сведения, чтобы создать метки хранения, дополняющие политики хранения в рамках вашей стратегии управления жизненным циклом данных.

Примечание.

Создавайте метки хранения из решения для управления записями, а не из системы управления жизненным циклом данных, если вам нужно использовать метки хранения для управления ценными элементами в соответствии с деловыми, юридическими или нормативными документами. Например, необходимо провести анализ хранения или уничтожения исходя из событий. Инструкции см. в Создание меток хранения и управление ими при помощи плана хранения.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Подготовка к работе

Глобальный администратор организации имеет все разрешения на создание и изменение меток хранения и их политик. Если вы не входите в учетную запись в качестве глобального администратора, воспользуйтесь информацией из раздела Разрешения для политик хранения и меток хранения.

Как создавать метки хранения для управления жизненным циклом данных

Для этой конфигурации можно использовать портал Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.

  1. В зависимости от используемого портала перейдите в одно из следующих расположений:

    • Вход на портал> Microsoft PurviewУправление жизненным циклом данных карта >метки хранения.

      Если карта решения для управления жизненным циклом данных не отображается, выберите Просмотреть все решения, а затем выберите Управление жизненным циклом данных в разделе Управление данными.

    • Войдите на вкладку Управлениежизненным циклом> данных Портал соответствия требованиям Microsoft Purview >Solutions>Microsoft 365Labels (Метки Microsoft 365>).

  2. Выберите Создать метку и следуйте инструкциям, чтобы создать метку хранения. Выбирайте имя тщательно, так как его нельзя изменить после сохранения метки.

    Дополнительные сведения о параметрах хранения см. в разделе Параметры хранения и удаления содержимого.

  3. После того как появятся параметры для публикации метки, автоматического применения метки или просто сохранения метки, выберитеСохранить метку, и затем нажмите Готово.

  4. Повторите эти действия, чтобы создать дополнительные метки хранения, необходимые для различных параметров хранения.

Чтобы изменить существующую метку, выберите ее, а затем выберите команду Изменить метку, чтобы открыть поле "Изменить конфигурацию метки хранения", позволяющее изменять описания меток и любые доступные параметры.

Большинство параметров нельзя изменить после создания и сохранения метки, включая имя метки и параметры хранения, за исключением периода хранения.

Дальнейшие действия

Теперь, когда метки хранения созданы, их можно добавить в элементы, опубликовав метки или автоматически применив их: