Сбор облачных вложений в Microsoft Purview eDiscovery (премиум)

Облачные вложения — это ссылки на документы, которые обычно хранятся на сайте SharePoint и в OneDrive. Таким образом, вместо того, чтобы вложить фактическую копию документа в сообщение электронной почты или беседу в чате Teams, вы можете поделиться ссылкой на файл. Облачные вложения — это эффективный способ совместного использования документов и совместной работы с другими сотрудниками организации. Но облачные вложения представляют трудности во время рабочего процесса обнаружения электронных данных, так как в поиске eDiscovery возвращается только облачная ссылка на вложение, а не фактическое содержимое в общем документе. Чтобы решить эту проблему, eDiscovery (премиум) предоставляет два решения для сбора облачных вложений:

• Сбор динамической версии документа, связанного с облачным вложением.
• Сбор версии документа на момент совместного использования в облачном вложении.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Сбор облачных вложений

Когда вы создаете оценку коллекции и результаты поиска содержат элементы, содержащие облачные вложения, при фиксации оценки коллекции в наборе для проверки требуется возможность сбора целевого объекта облачного вложения. При выборе этого параметра обнаружение электронных данных (премиум) добавляет документы, связанные с облачным вложением, в набор для проверки. Этот параметр позволяет просмотреть целевые документы и определить, относится ли документ к вашему делу или расследованию.

На следующем снимок экрана показан параметр для включения целевых объектов облачных вложений при фиксации коллекции в наборе для проверки.

Примечание.

Вы можете включить в набор для проверки все версии (в дополнение к версии, которая была общей) облачных вложений.

При работе с коллекциями и облачными вложениями применяется следующее:

• Облачные вложения не представляются и не включаются в оценки сбора. В коллекцию включаются только прямые попадания.
• Если облачные вложения перемещены или больше не доступны в расположении, где они были предоставлены, они не включаются в коллекцию.
• Если облачное вложение хранится в соответствии с политикой удержания, оно включается в коллекции, даже если пользователь удаляет его.
• Для облачных вложений, которые были переименованы или перемещены в другой контейнер, они могут быть включены в коллекцию или не могут быть включены в коллекцию в зависимости от того, как к ней был предоставлен общий доступ. Если к облачному вложению предоставлен общий доступ через ссылку, а ссылка по-прежнему активна, оно извлекается и включается в коллекцию. Если ссылка общего доступа к расположению облачного вложения недоступна, облачное вложение не извлекается и не включается в коллекцию.
• Для облачных вложений с родительскими элементами, помещенными на удержание, удержание применяется к облачным вложениям в определенных ситуациях. Это зависит от исходного расположения облачного вложения и политики удержания, примененной к этому расположению. Политики, применимые к получателю облачного вложения, не обязательно применяются к расположению общего облачного вложения.

Инструкции по фиксации коллекции в наборе для проверки см. в разделе Фиксация оценки коллекции в наборе для проверки.

Сбор версии, к которой предоставлен общий доступ в облачном вложении (предварительная версия)

Рабочий процесс обнаружения электронных данных (премиум) для сбора облачных вложений включает только добавление последней версии облачного вложения в набор для проверки. Это означает, что версия, собранная и добавленная в набор для проверки, может отличаться от версии, которая изначально была предоставлена в облачном вложении. Таким образом, возможно, что содержимое, которое присутствовало в облачном вложении на момент его совместного использования, могло быть удалено и не существует в текущей версии, добавленной в набор для проверки.

Организации могут использовать метки хранения Microsoft Purview для сохранения версии документа в то время, когда она была предоставлена в виде облачного вложения. Для этого ваша организация может создать метку хранения, выбрать параметр Применить метку к облачным вложениям, а затем автоматически применить метку к документам, хранящимся в SharePoint и OneDrive. После настройки этой конфигурации во время совместного использования файла создается копия документа. Кроме того, при изменении документа и повторном использовании в виде облачного вложения измененная версия также сохраняется. Если файл изменяется и предоставляется к общему доступу, сохраняется новая копия файла в виде новой версии.

Сохранение общих версий облачных вложений может помочь вашей организации область сохранение и сбор потенциально релевантного содержимого для конкретной версии документа, к которой был предоставлен общий доступ, а не текущей динамической версии. После реализации этого решения для хранения текущая динамическая версия облачного вложения и версия, доступная в облачном вложении, собираются и добавляются в набор для проверки.

Инструкции по настройке метки хранения и автоматическому применению ее к облачным вложениям см. в статье Автоматическое применение меток к облачным вложениям.

На следующем снимке экрана показан документ облачного вложения с именем XYZ Research.docx, добавленный в набор для проверки. Документ был предоставлен в виде облачного вложения в беседе чата Teams. Набор для проверки также содержит версию, которая изначально была предоставлена в облачном вложении. Обратите внимание, что система создает имя этой версии облачного вложения, а автор определяется как SharePoint.

Кроме того, текущая динамическая версия и общая версия имеют одно и то же значение свойства FamilyId , которое совпадает с FamilyId для родительского объекта (например, сообщения электронной почты или беседы в чате Teams). Это позволяет группировать облачные вложения с элементом, в котором они были переданы.

После реализации метки хранения и автоматического применения метки к документам SharePoint вы по-прежнему выбираете параметр для сбора облачных вложений при фиксации оценки коллекции в наборе для проверки. При сборе облачных вложений в набор для проверки добавляются как текущая динамическая версия, так и версия, которая изначально была общей.