Работа с коммуникациями в Advanced eDiscoveryWork with communications in Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery позволяет юридическим отделам упростить процессы отслеживания и распространения уведомлений об удержании по юридическим адресам.Advanced eDiscovery allows legal departments to simplify their processes around tracking and distributing legal hold notifications. Средство связи хранителя позволяет юридическим отделам управлять и автоматизировать весь процесс удержания по юридическим процедурам ( от начальных уведомлений, до напоминаний и эскалаций) в одном расположении.The custodian communications tool enables legal departments to manage and automate the entire legal hold process, from initial notifications, to reminders, and to escalations, all in one location.

Уведомление об удержании по юридическим вопросам (также известное как судебное удержание) — это уведомление, отправленное юридическим отделом организации сотрудникам, персоналу по юридическим вопросам или хранителям данных, которые могут быть релевантны для судебного расследования.A legal hold (also known as a litigation hold) notice is a notification sent from an organization’s legal department to employees, contingent staff, or custodians of data that may be relevant to a legal investigation. Эти уведомления предписывают хранителям сохранять хранимую в электронном виде информацию, а также любой контент, который может быть актуален для активного или предстоящего юридического вопроса.These notifications instruct custodians to preserve electronically stored information as well as any content that may be relevant to an active or impending legal matter. Юридические группы должны знать, что каждый хранител получил, прочитал, понял и принял согласие на выполнение заданных инструкций.Legal teams must know that each custodian has received, read, understood, and has agreed to comply with the given instructions.

Организация обязана сохранять соответствующую информацию, когда она узнает о предстоящем судебном расследовании или расследовании нормативных органов.An organization has a duty to preserve relevant information when it learns about an impending litigation or regulatory investigation. В соответствии с требованиями по сохранению расследования организация должна незамедлительно проинформировать потенциальных хранителей об их обязанностях по сохранению соответствующей информации.To comply with the preservation requirements of an investigation, the organization should immediately inform potential custodians about their duty to preserve relevant information.

С помощью Advanced eDiscovery юридические группы могут создавать и настраивать рабочий процесс уведомлений об удержании по юридическим основаниям.With Advanced eDiscovery, legal teams can create and customize their legal hold notification workflow. Средство связи хранителя позволяет юридическим группам настраивать следующие уведомления и рабочий процесс:The custodian communications tool lets legal teams to configure the following notices and workflows:

  1. Уведомление о выдаче: Уведомление об удержании по юридическим вопросам выдается (или инициализировался) уведомлением юридического отдела для хранителей, которые могут иметь соответствующую информацию по делу.Issuance notice: A legal hold notice is issued (or initiated) by a notification from the legal department to custodians who may have relevant information about the case matter. Это уведомление предписывает хранителям сохранять все сведения, которые могут потребоваться для обнаружения.This notice instructs the custodians to preserve any information that may be needed for discovery.

  2. Уведомление о повторной выдаче: В этом случае хранителям может потребоваться сохранить дополнительный контент (или меньше содержимого), чем было запросят ранее.Re-Issuance notice: During a case, custodians may be required to preserve additional content (or less content) than was previously requested. В этом сценарии можно обновить существующее уведомление о удержании и повторно издать его хранителям.For this scenario, you can update the existing hold notice and re-issue it to custodians.

  3. Уведомление о выпуске: Как только вопрос будет решен и к хранителям больше не будет законодательства о сохранении, он может быть освобожден из дела.Release notice: Once a matter is resolved and the custodian is no longer subject to a preservation requirement, the custodian can be released from the case. Кроме того, вы можете уведомить хранителя о том, что больше не требуется сохранять контент, и предоставить инструкции по возобновлению обычной работы в отношении данных.Additionally, you can notify the custodian that they are no longer required to preserve content, and provide instructions about how to resume their normal work activity with regard to their data.

  4. Напоминания и эскалации: В некоторых случаях простого уведомления недостаточно для удовлетворения юридических требований обнаружения.Reminders and escalations: In some instances, just issuing a notice isn't enough to satisfy legal discovery requirements. С каждым уведомлением юридические группы могут запланировать набор процессов напоминания и эскалации, чтобы автоматически следить за неотвещенными хранителями.With each notification, legal teams can schedule a set of reminder and escalation workflows to automatically follow up with unresponsive custodians.

    • Напоминания: После выдачи или повторной выдачи уведомления об удержании по юридическим вопросам для набора хранителей организация может настроить напоминания, чтобы оповещать неотвежительных хранителей.Reminders: After a legal hold notice has been issued or re-issued to a set of custodians, an organization can set up reminders to alert unresponsive custodians.

    • Эскалации: В некоторых случаях, если хранители остаются неотвеченными даже после набора напоминаний в течение определенного периода времени, группа юристов может настроить рабочий процесс эскалации, чтобы уведомить неотвеченных хранителей и их руководителя.Escalations: In some cases, if a custodian remains unresponsive even after a set of reminders over a period of time, the legal team can set up an escalation workflow to notify unresponsive custodians and their manager.

Дополнительные сведения об управлении процессом связи хранителя см. в следующих сведениях:For more information about managing the custodian communication process, see the following: