Использование управления версиями записей для обновления записей, хранящихся в SharePoint или OneDriveUse record versioning to update records stored in SharePoint or OneDrive

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Примечание

Так как нормативные записи блокируют редактирование, управление версиями записей для них недоступно.Because regulatory records block editing, record versioning is not available for regulatory records.

Возможность пометить документ как запись и ограничить действия, которые можно выполнять с записью, является основной целью любого решения по управлению записями.The ability to mark a document as a record and restrict actions that can be performed on the record is an essential goal for any records management solution. Однако для создания последующих версий может также потребоваться совместная работа.However, collaboration might also be needed for people to create subsequent versions.

Например, контракт продажи можно пометить как запись, и затем, когда требуется этот контракт обновить и внести новые положение, пометить последнюю версию как новую запись, и при этом сохраняется и предыдущая версия записи.For example, you might mark a sales contract as a record, but then need to update the contract with new terms and mark the latest version as a new record while still retaining the previous record version. Для таких случаев в SharePoint и OneDrive поддерживается управление версиями записей.For these types of scenarios, SharePoint and OneDrive support record versioning. Папки записных книжек OneNote не поддерживают управление версиями записей.OneNote notebook folders don't support record versioning.

Чтобы использовать управление версиями записей, сначала отметьте документ и пометьте его как запись.To use record versioning, you first label the document and mark it as a record. В этот момент рядом с меткой хранения отобразится свойство документа под названием Состояние записи, а изначальное состояние записи сменится на Заблокировано.At this point, a document property, called Record status is displayed next to the retention label, and the initial record status is Locked.

Доступны перечисленные ниже действия:You can now do the following things:

  • Периодическое редактирование и сохранение отдельных версий документа как записей с разблокировкой и блокировкой свойства "Состояние записи".Continually edit and retain individual versions of the document as records, by unlocking and locking the Record status property. Только когда свойство Состояние записи имеет значение Заблокировано, новая версия записи сохраняется.Only when the Record status property is set to Locked is a new version of the record retained. Это переключение между заблокированными и разблокированными версиями уменьшает риск сохранения ненужных версий и копий документа.This toggle of locked and unlocked reduces the risk of retaining unnecessary versions and copies of the document.

  • Автоматическое сохранение записей в репозитории записей на месте, который размещается внутри семейства веб-сайтов.Have the records automatically stored in an in-place records repository located within the site collection. Содержимое любого семейства веб-сайтов в SharePoint и OneDrive сохраняется в соответствующей архивной библиотеке.Each site collection in SharePoint and OneDrive preserves content in its Preservation Hold library. Место хранения версий записей в этой библиотеке —папка "Записи".Record versions are stored in the Records folder in this library.

  • Сохранение всегда актуального документа, включающего в себя все версии.Maintain an evergreen document that contains all versions. В каждом документе SharePoint и OneDrive по умолчанию имеется журнал версий, который можно найти в меню элемента.By default, each SharePoint and OneDrive document has a version history available on the item menu. Благодаря такому журналу версий можно легко определить, какие версии являются записями, и просмотреть эти документы.In this version history, you can easily see which versions are records and view those documents.

Совет

При управлении версиями записей с помощью метки хранения, предусматривающей удаление, рекомендуется также присвоить параметру хранения Началом периода хранения считается: значение Дата создания меток хранения элементов.When you use record versioning with a retention label that has a delete action, consider configuring the retention setting Start the retention period based on: to be When items were labeled. При использовании этого параметра метки начало периода хранения сбрасывается для каждой новой версии записи, что гарантирует удаление более старых версий перед новыми версиями.With this label setting, the start of the retention period is reset for each new record version, which ensures that older versions will be deleted before newer versions.

Управление версиями записей автоматически предлагается для любого документа с меткой хранения, помечающей его как запись.Record versioning is automatically available for any document that has a retention label that marks the item as a record. При просмотре пользователем свойств документа с использованием области сведений Состояние записи может переключиться с Заблокировано на Разблокировано.When a user views the document properties by using the details pane, they can toggle the Record status from Locked to Unlocked. Одним действием в папке архивной библиотеки "Записи" создается запись, которая остается там в течение оставшегося периода хранения.This action creates a record in the Records folder in the Preservation Hold library, where it resides for the remainder of its retention period.

Пока документ разблокирован, редактировать файл может любой пользователь со стандартными разрешениями на редактирование.While the document is unlocked, any user with standard edit permissions can edit the file. При этом, однако, удалить файл пользователи не могут, так как он все еще является записью.However, users can't delete the file, because it's still a record. После завершения редактирования пользователь может переключить Состояние записи с Разблокировано на Заблокировано, что запрещает дальнейшие правки в этом состоянии.When editing is complete, a user can then toggle the Record status from Unlocked to Locked, which prevents further edits while in this status.

Свойство состояния записи в документе, обозначенном как запись

Блокировка и разблокировка записиLocking and unlocking a record

После того, как метка, которая помечает содержимое как запись, применена к документу, любой пользователь с разрешениями Contribute или более узким уровнем разрешения может разблокировать запись или заблокировать разблокированную запись.After a retention label that marks content as a record is applied to a document, any user with Contribute permissions or a narrower permission level can unlock a record or lock an unlocked record.

Состояние записи демонстрирует, что документ, имеющий статус записи, разблокирован

Разблокировка записи пользователем приводит к нижеуказанным результатам.When a user unlocks a record, the following actions occur:

  1. При отсутствии в текущем семействе веб-сайтов библиотеки хранения архивов такая библиотека создается.If the current site collection doesn't have a Preservation Hold library, one is created.

  2. При отсутствии в архивной библиотеке папки записи такая запись создается.If the Preservation Hold library doesn't have a Records folder, one is created.

  3. При использовании действия Копировать в самая последняя версия документа копируется в папку "Записи".A Copy to action copies the latest version of the document to the Records folder. Действие Копировать в относится только к последней версии документа и не затрагивает предыдущие версии.The Copy to action includes only the latest version and no prior versions. Скопированный документ теперь рассматривается как версия документа в виде записи, и файл приобретает следующий формат: [Title GUID Version#]This copied document is now considered a record version of the document, and its file name has the format: [Title GUID Version#]

  4. Копия, созданная в папке «Записи», добавлена в журнал версий исходного документа, и в поле примечаний к этой версии отображается слово Запись.The copy created in the Records folder is added to the version history of the original document, and this version shows the word Record in the comments field.

  5. Исходный документ — это новая версия, которую можно редактировать, но не удалять.The original document is a new version that can be edited, but not deleted. В столбце библиотеки документов Элемент является записью по-прежнему содержится значение Да, так как документ все равно является записью, несмотря на то, что его теперь можно редактировать.The document library column Item is a Record still shows the Yes value because the document is still a record, even if it can now be edited.

После того как пользователь заблокирует запись, внесение изменений в исходный документ снова станет невозможным.When a user locks a record, the original document again can't be edited. Однако именно благодаря действию по разблокировке записи ее версия появляется в папке "Записи", расположенной в архивной библиотеке.But it is the action of unlocking a record that copies a version to the Records folder in the Preservation Hold library.

Версии записейRecord versions

Каждый раз, когда пользователь производит разблокировку записи, копия последней версии этой записи появляется в архивной библиотеке со значением Запись в поле Примечания журнала версий.Each time a user unlocks a record, the latest version is copied to the Preservation Hold library, and that version contains the value of Record in the Comments field of the version history.

Отображение записи в архивной библиотеке

Чтобы просмотреть журнал версий, выберите документ в библиотеке документов, а затем в меню элемента выберите Журнал версий.To view the version history, select a document in the document library and then click Version history in the item menu.

Место хранения записейWhere records are stored

Записи хранятся в папке "Записи" архивной библиотеки на сайте верхнего уровня в семействе веб-сайтов.Records are stored in the Records folder in the Preservation Hold library in the top-level site in the site collection. В левой панели навигации на сайте верхнего уровня выберите Содержание сайта > Архивная библиотека.In the left navigation on the top-level site, choose Site contents > Preservation Hold Library.

Архивная библиотека



Папка "Записи" в архивной библиотеке

Подробнее о принципах работы архивной библиотеки см. в статье Как работает хранение для SharePoint и OneDrive.For more information about how the Preservation Hold library works, see How retention works for SharePoint and OneDrive.

Поиск событий управления версиями записей в журнале аудитаSearching the audit log for record versioning events

Действия по блокировке и разблокировке записей регистрируются в журнале аудита.The actions of locking and unlocking records are logged in the audit log. В разделе Действия с файлами и страницами выберите Для записи установлено новое состояние: "заблокирована" и Для записи установлено новое состояние: "разблокирована".From File and page activities, select Changed record status to locked and Changed record status to unlocked.

Дополнительные сведения о поиске таких событий см. в статье Поиск в журнале аудита в Центре безопасности и соответствия требованиям.For more information about searching for these events, see Search the audit log in the Security & Compliance Center.

Дальнейшие действияNext steps

Другие сценарии, поддерживаемые службой управления записей, см. в разделе Обычные сценарии для управления записями.For other scenarios supported by records management, see Common scenarios for records management.