Сведения об управлении записями в Microsoft 365

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Организациям всех типов требуется решение по управлению нормативными, юридическими и критически важными для бизнеса записями в корпоративных данных. Управление записями в Microsoft 365 помогает организации управлять юридическими обязательствами, дает возможность продемонстрировать соответствие нормативным требованиям и повышает эффективность работы с помощью регулярной ликвидации элементов, которые больше не нужно хранить, они не представляют ценность или не нужны для предприятия.

Для поддержки решения управления записями в Microsoft 365 используйте перечисленные ниже возможности.

  • Содержимое метки в качестве записи. Создавайте и настраивайте метки хранения, чтобы помечать содержимое как запись. Их затем можно применять вручную или автоматически путем определения конфиденциальной информации, ключевых слов или типов содержимого.

  • Миграция требований хранения и управление ими с помощью плана хранения. Вы можете перенести существующий план хранения в Microsoft 365 или создать новый план для расширенных функций управления.

  • Настраивайте параметры хранения и удаления с помощью меток хранения. Настраивайте метки хранения с учетом сроков и действий хранения на основе различных факторов, в том числе даты последнего изменения или создания.

  • Запуск различных периодов хранения с помощью функции хранения на основе событий.

  • Проверка и подтверждение ликвидации с помощью проверки перед ликвидацией и подтверждения удаления записей.

  • Экспорт информации обо всех ликвидированных элементах с помощью функции экспорта.

  • Настройка определенных разрешений для предоставления правильного доступа функциям диспетчера записей в организации.

Благодаря этим возможностям можно внедрять графики и требования организации в решение управления записями, которое отвечает за хранение, объявление записей, а также ликвидацию для поддержки полного жизненного цикла содержимого.

Кроме сетевой документации, может оказаться полезным прослушивать сведения об управлении записями, представленными в записи вебинара и презентации с вопросами и ответами, которую можно загрузить.

Записи

Когда содержимое объявлено записью:

  • На элементы накладываются ограничения в отношении того, какиедействия разрешены или запрещены.

  • дополнительные действия, связанные с элементом, фиксируются в журнале;

  • Когда элементы удаляются по истечении периода хранения, вы должны подтвердить их ликвидацию.

Метки хранения используют для того, чтобы помечать содержимое как запись или как нормативную запись. Различия между ними описаны в следующем разделе. Вы можете либо опубликовать эти метки, чтобы пользователи и администраторы могли вручную применить их к содержимому, либо автоматически применить эти метки к содержимому, которое вы хотите пометить как запись или как нормативную запись.

Используя метки хранения для объявления записей, вы можете реализовать единую и последовательную стратегию управления записями в своей среде Microsoft 365.

Сравните ограничения на то, какие действия разрешены или запрещены

Используйте приведенную ниже таблицу, чтобы определить, какие ограничения накладываются на контент в результате применения стандартной метки хранения, а также меток хранения, помечающих содержимое как запись или как предварительную запись.

Стандартная метка хранения содержит параметры хранения и действия, но не помечает контент как запись или как нормативную запись.

Примечание

Таблица также содержит столбцы для заблокированной и разблокированной записи, которая применима к содержимому в SharePoint и OneDrive, но не в Exchange. Для блокировки и разблокировки записи используется Управление версиями записи, которое не поддерживается для элементов Exchange. Таким образом, для всех элементов Exchange, которые помечены как записи, действие сопоставляется со столбцом Запись заблокирована, а столбец Запись разблокирована не имеет значения.

Действие Метка хранения Запись заблокирована Запись разблокирована Нормативная запись
Изменение содержаний Разрешено Заблокировано Разрешено Заблокировано
Изменение свойств, включая переименование Разрешено Разрешено Разрешено Заблокировано
Удалить Разрешено 1 Заблокировано Заблокировано Заблокировано
Копировать Разрешено Разрешено Разрешено Разрешено
Перемещение в контейнере 2 Разрешено Разрешено Разрешено Разрешено
Перемещение между контейнерами 2 Разрешено Разрешено, если никогда не будет разблокировано Заблокировано Заблокировано
Открыть/читать Разрешено Разрешено Разрешено Разрешено
Изменить метку Разрешено Разрешено только для администраторов контейнера Разрешено только для администраторов контейнера Заблокировано
Удалить метку Разрешено Разрешено только для администраторов контейнера Разрешено только для администраторов контейнера Заблокировано

Сноски:

1 Поддерживается OneDrive и Exchange путем сохранения копии в защищенном месте, но заблокировано в SharePoint.

При применении метки хранения к элементу списка с вложенным документом этот документ не наследует параметры хранения и может быть удален из элемента списка. Для сравнения: если этот элемент списка был объявлен записью с меткой хранения, вложенный документ наследует параметры хранения и не может быть удален.

2 Контейнеры включают библиотеки документов SharePoint, учетные записи OneDrive и почтовые ящики Exchange.

Важно!

Самое важное отличие нормативной записи заключается в том, что после ее применения к содержимому никто, даже глобальный администратор, не может удалить метку.

Метки хранения, настроенные для нормативных записей, также имеют следующие ограничения для администратора:

  • После сохранения метки невозможно сократить период хранения, только можно его продлить.
  • Эти метки не поддерживаются политиками автоматического применения меток и их необходимо применять с помощью политик меток хранения.

Кроме того, нормативную метку нельзя применить к документу, извлеченному в SharePoint.

В связи с ограничениями и необратимостью этих действий убедитесь, что вам действительно нужно использовать нормативные записи, прежде чем выбрать этот параметр для меток хранения. Чтобы предотвратить случайную настройку, этот параметр недоступен по умолчанию, его необходимо включить с помощью PowerShell. Инструкции содержатся в статье Объявление записей с помощью меток хранения.

Рекомендации по настройке

См. Основы управления записями. В данной статье приведена информация о подписках, разрешениях, а также ссылки на руководство по полной настройке для сценариев управления записями.