Узнайте о хранении для SharePoint и OneDrive

Статья
03/26/2024

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Сведения в этой статье дополняют статью Сведения о хранении, поскольку в них содержится информация, относящаяся к SharePoint и OneDrive.

Другие нагрузки:

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Что включается в хранение и удаление

Можно сохранить все файлы, хранящиеся на сайтах SharePoint и OneDrive, путем применения политики хранения или метки хранения. В SharePoint архивные сайты поддерживаются в дополнение к активным сайтам.

Следующие файлы можно удалить:

При использовании политики хранения: все файлы в библиотеках документов, включая автоматически созданные библиотеки документов SharePoint, например Ресурсы сайта.
При использовании меток хранения: все файлы во всех библиотеках документов, а также все файлы, находящиеся на корневом уровне (а не в папках).

Совет

При использовании запроса с автоматическим применением политики для метки хранения можно исключить определенные библиотеки документов с помощью следующей записи: NOT(DocumentLink:"<URL to document library>")

Элементы списка не поддерживаются политиками хранения, но поддерживаются метками хранения, за исключением элементов в системных списках. Это скрытые списки, которые используются в SharePoint для управления системой. К ним относятся каталог главной страницы, каталог решений и источники данных. Когда метки хранения применяются к поддерживаемым элементам списка, они всегда сохраняются в соответствии с настройками хранения, но не удаляются, если они скрыты из поиска.

При применении метки хранения к поддерживаемому элементу списка с вложением документа:

Для стандартной метки хранения (не объявляет, что элемент является записью):
- Вложение документа не наследует параметры хранения метки автоматически, но может быть помечено независимо.
Для метки хранения, которая объявляет элемент записью:
- Вложение документа автоматически наследует параметры хранения от метки, если документ еще не помечен.

Параметры хранения (как политик хранения, так и меток хранения) не применяются к организационным структурам, включающим библиотеки, списки и папки.

Для политик хранения и политик меток: сайты SharePoint должны быть проиндексированы для применения параметров хранения. Однако если элементы в библиотеках документов SharePoint настроены таким образом, чтобы не отображаться в результатах поиска, эта настройка не исключает файлы из параметров хранения.

Как работает хранение для SharePoint и OneDrive

Для хранения содержимого, которое нужно сохранить, SharePoint и OneDrive создают архивную библиотеку, если она еще не существует для сайта. Библиотека хранения — это скрытое системное расположение, которое не предназначено для интерактивного использования, а автоматически сохраняет файлы, когда это необходимо для обеспечения соответствия требованиям. Редактирование, удаление или перемещение автоматически сохраненных файлов не поддерживается. Вместо этого для доступа к этим файлам используйте средства соответствия требованиям, например поддерживаемые обнаружением электронных данных.

Библиотека удержания хранения работает следующим образом для поддержки политик хранения и меток хранения:

Когда пользователь изменяет элемент, подлежащий хранению из политики хранения или метки хранения, которая помечает элементы как запись, или удаляет любой элемент, подлежащий хранению, исходное содержимое копируется в библиотеку хранения. Это поведение позволяет пользователю изменять или удалять содержимое в своем приложении, сохраняя при этом копию исходного экземпляра по соображениям соответствия требованиям.

Задание таймера периодически запускается в архивной библиотеке. Для контента, находящегося в архивной библиотеке более 30 дней, это задание сравнивает контент со всеми запросами, которые используются параметрами хранения этого контента. Содержимое, которое старше настроенного срока хранения и не ожидает проверки ликвидации , затем удаляется из библиотеки удержания сохранения и из исходного расположения, если он еще там. Это задание, выполняемое по таймеру, запускается каждые семь дней. Это означает, что вместе с минимальным сроком в 30 дней удаление контента из архивной библиотеки может занять до 37 дней.

В архивную библиотеку копируется только то содержимое, которое существовало на момент применения параметров хранения. Кроме того, весь новый контент, который был создан или добавлен на веб-сайт после включения в политику, будет сохранен в архивной библиотеке. Однако новый контент не копируется в архивную библиотеку при первом изменении, а только при удалении. Чтобы сохранять все версии файла, требуется включить управление версиями для исходного сайта.

Пользователь получит сообщение об ошибке при попытке удалить библиотеку, список, папку или сайт, на которые распространяется политика хранения. Они могут удалить папку без меток при первом перемещении или удалении всех файлов в папке, которые подлежат хранению.

Пользователи также увидят сообщение об ошибке, если попытаются удалить помеченный элемент в любых условиях, указанных ниже. Элемент не копируется в архивную библиотеку, а остается в исходном расположении:

Параметр управления записями, позволяющий пользователям удалять помеченные элементы, отключен.

Чтобы проверка или изменить этот параметр, перейдите к параметрам управления записями на портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview >Метки> храненияУдаление элементов. Для SharePoint и OneDrive применяются отдельные параметры.

Кроме того, если у вас нет доступа к этим параметрам на порталах, можно использовать AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO и AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB из Get-PnPTenant и Set-PnPTenant.
Метка хранения помечает элементы как записи и блокирует их.

Только после разблокирования записи копия последней версии сохраняется в архивной библиотеке.
Метка хранения помечает элемент в качестве нормативной записи, которая всегда запрещает редактирование или удаление элемента.

После назначения параметров хранения контенту в учетной записи OneDrive или сайту SharePoint порядок обработки контента зависит от настроек параметров, предусматривающих хранение и удаление, только хранение или только удаление. В следующих объяснениях измененное содержимое перемещается в библиотеку хранения для политик хранения и меток хранения, которые помечают элементы как записи (и содержимое разблокировано). Элементы, измененные с помощью меток хранения, которые не помечают элементы как записи, не создают копии в библиотеке удержания сохранения, но делают это при удалении элементов.

Если настройки хранения предусматривают хранение и удаление:

Схема жизненного цикла содержимого в SharePoint и OneDrive.

Если содержимое изменяется или удаляется в течение срока хранения, в архивной библиотеке сохраняется копия исходного содержимого по состоянию на момент, когда были применены параметры хранения. Задание, выполняемое по таймеру, определяет элементы, срок хранения которых истек. Эти элементы перемещаются во вторую корзину, откуда они безвозвратно удаляются через 93 дня. Вторая корзина не видна конечным пользователям (видна только первая корзина), но администраторы семейства веб-сайтов могут просматривать и восстанавливать содержимое из нее.

Примечание.

Чтобы предотвратить случайную потерю данных, содержимое из архивной библиотеки больше не удаляется без возможности восстановления. Вместо этого содержимое удаляется без возможности восстановления только из корзины, поэтому весь контент из архивной библиотеки теперь перемещается во вторую корзину.
Если контент не изменяется и не удаляется в течение срока хранения, то по окончании срока хранения задание, выполняемое по таймеру, перемещает этот контент в первую корзину. Если пользователь удаляет это содержимое из корзины или очищает корзину, документ перемещается во вторую корзину. 93-дневный срок хранения включает суммарное время хранения в первой и во второй корзине. Через 93 дня документ окончательно удаляется из того места, где он находится, то есть из первой или из второй корзины. Корзина не индексируется, поэтому недоступна для поиска. В результате при поиске для обнаружения электронных данных не удается найти содержимое корзины для постановки на удержание.

Примечание.

Из-за первого принципа хранения окончательное удаление всегда приостанавливается, если тот же элемент требуется сохранить в рамках другой политики либо метки хранения или на него распространяются удержания при обнаружении электронных данных по юридическим причинам или для расследований.

Если настройки хранения предусматривают только хранение или только удаление, порядок обработки содержимого представляет собой разновидности хранения и удаления:

Порядок обработки содержимого для настроек хранения, предусматривающих только хранение

Если содержимое изменяется или удаляется в течение срока хранения: копия исходного документа создается в архивной библиотеке и хранится до окончания срока хранения, после чего копия, находящаяся в архивной библиотеке, перемещается во вторую корзину, а через 93 дня безвозвратно удаляется.
Если содержимое не изменяется или удаляется в течение срока хранения: ничего не происходит до и после срока хранения, документ остается в исходом месте.

Порядок обработки контента для параметров хранения, предусматривающих только удаление

Если контент удаляется в течение установленного срока, то документ перемещается в первую корзину. Если пользователь удаляет документ оттуда или очищает корзину, то документ перемещается во вторую корзину. 93-дневный срок хранения включает суммарное время хранения в первой и во второй корзине. Через 93 дня документ окончательно удаляется из того места, где он находится, то есть из первой или из второй корзины. Если контент изменяется в течение установленного срока, то действует такой же принцип удаления по истечении установленного срока.
Если содержимое не удаляется в течение установленного срока, то по окончании установленного срока документ перемещается в первую корзину. Если пользователь удаляет документ оттуда или очищает корзину, то документ перемещается во вторую корзину. 93-дневный срок хранения включает суммарное время хранения в первой и во второй корзине. Через 93 дня документ окончательно удаляется из того места, где он находится, то есть из первой или из второй корзины. Корзина не индексируется, поэтому недоступна для поиска. В результате при поиске для обнаружения электронных данных не удается найти содержимое корзины для постановки на удержание.

Как хранение работает с облачными вложениями

Облачные вложения — это внедренные ссылки на файлы, которыми пользователи обмениваются, или ссылки на них в взаимодействиях для Copilot для Microsoft 365. Они могут храниться и удаляться, когда пользователи обмениваются ими в сообщениях электронной почты Outlook и Teams или Viva Engage, и на них ссылаются при взаимодействии с Copilot для Microsoft 365. При автоматическом применении метки хранения к облачным вложениям метка хранения применяется к копии общего файла, хранимой в архивной библиотеке.

Для этого сценария рекомендуется настроить параметр метки так, чтобы начало периода хранения зависело от времени присвоения метки. Если вы настроили период хранения в зависимости от времени создания или последнего изменения элемента, эта дата будет взята из исходного файла в момент предоставления к нему общего доступа. Если начало периода хранения совпадает с моментом последнего изменения, то этот параметр не повлияет на копию в архивной библиотеке.

Однако, если исходный файл изменен, а затем снова предоставлен для общего пользования, в архивной библиотеке сохраняется с присвоением метки новая копия файла в виде новой версии.

Если к исходному файлу снова предоставлен общий доступ, но файл не изменен, то дата метки его копии в архивной библиотеке обновляется. Это действие сбрасывает начало периода хранения, поэтому рекомендуется настроить начало периода хранения в зависимости от времени присвоения метки.

Поскольку метка хранения применяется не к исходному файлу, помеченный файл никогда не изменяется и не удаляется пользователем. Помеченный файл остается в архивной библиотеке до тех пор, пока задание отсчета времени не определит окончание периода хранения. Если параметры хранения настроены на удаление элементов, то файл после этого перемещается во вторую корзину, откуда окончательно удаляется через 93 дня:

Как работает хранение облачных вложений в SharePoint и OneDrive

Копия, хранимая в архивной библиотеке, обычно создается в течение часа после предоставления общего доступа к облачному вложению.

Чтобы защититься от удаления или перемещения исходного файла пользователями перед созданием копии и присвоением меток, файлы в расположениях, включенных в политику автоматической маркировки, автоматически копируются в библиотеку хранения хранения, если они удаляются или перемещаются. Эти файлы имеют временный срок хранения в один день, а затем следуйте стандартному процессу очистки, описанному на этой странице. При удалении или перемещении исходного файла копия для хранения облачных вложений использует эту версию файла. Автоматическое и временное хранение удаленных или перемещенных файлов в библиотеке удержания хранения уникально для политик автоматического присвоения меток для облачных вложений.

Как хранение работает с контентом OneNote

При применении политики хранения к расположению, включающее содержимое OneNote, или метки хранения к папке OneNote различные разделы OneNote наследуют параметры хранения как отдельные файлы. Страницы из каждого раздела содержатся в файле и наследуют параметры хранения от родительского раздела.

Из-за такой структуры каждый раздел будет храниться и удаляться по отдельности (со всеми страницами) в соответствии с заданными параметрами хранения.

Указанные параметры хранения влияют только на разделы. Например, хотя вы видите измененную дату для каждой отдельной записной книжки, эта дата не используется службой хранения Microsoft 365.

Структура папок и файлов OneNote для демонстрации того, как параметры хранения применяются к каждому разделу, а затем наследуются страницами в этом разделе.

Как работает хранение для версий документов

Управление версиями — это функция всех списков документов и библиотек в SharePoint и OneDrive. По умолчанию управление версиями сохраняет не менее 500 основных версий, хотя это ограничение можно изменить. Дополнительные сведения см. в статьях Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки и Как работает управление версиями в списках и библиотеках.

Если к документу с версиями применяются параметры хранения для хранения этого содержимого и он не помечается как запись, в июле 2022 г. изменился способ хранения версий в библиотеке хранения, чтобы повысить производительность. Теперь все версии этого файла хранятся в одном файле в библиотеке сохранения. До этого изменения версии копировались в библиотеку Preservation Hold отдельными файлами, и после изменения они остаются отдельными файлами.

Примечание.

Версии из записи по-прежнему копируются в библиотеку хранения в виде отдельных файлов, что означает, что срок их действия может истечь независимо друг от друга и текущей версии.

Если метка не помечает элемент как запись и параметры хранения настроены для удаления элемента в конце периода хранения:

Если срок хранения основан на момент создания содержимого, метки или запуска события, то срок действия каждой версии совпадает с датой окончания срока действия исходного документа. Исходный документ и все его версии истекают одновременно.
Если срок хранения основан на дате последнего изменения содержимого:
- После этого изменения все версии файла сохраняются в одном файле в библиотеке Preservation Hold: каждая версия имеет тот же срок действия, что и последняя версия документа. Срок действия последней версии документа и других его версий истекает одновременно.
- До изменения версии копировались в архивную библиотеку в виде отдельных файлов: у каждой версии была собственная дата истечения срока действия, основанная на том, когда исходный документ был изменен для создания этой версии. Сроки для исходного документа и его версий истекают независимо друг от друга.

Если действие хранения заключается в удалении документа, все версии, отсутствующие в архивной библиотеке, удаляются одновременно с текущей версией.

Для элементов, на которые распространяется политика хранения (или удержание электронных данных), ограничения управления версиями для библиотеки документов игнорируются до начала периода хранения (или до прекращения удержания электронных данных). В этом случае старые версии не очищаются автоматически и пользователи не могут удалять версии.

Это не относится к меткам хранения, когда на содержимое не распространяется политика хранения (или удержание электронных данных). Напротив, ограничения управления версиями соблюдаются, благодаря чему более ранние версии автоматически удаляются, чтобы можно было разместить новые, но пользователи все равно не могут удалять версии.

Принцип работы хранения с архивом Microsoft 365

Для администраторов очень мало что изменилось в принципе работы политик хранения и меток хранения и управления ими для сайтов, использующих архив Microsoft 365. Например, конфигурация политики по умолчанию для всех сайтов автоматически включает архивные сайты, а также активные сайты. Активный сайт, включенный в политику хранения, а затем измененный на архивный сайт, будет по-прежнему подчиняться параметрам конфигурации в политике хранения. То же самое относится к помеченным элементам на сайте, который становится архивным. Вы можете создать новую политику хранения для архивированного сайта и автоматически применить метки хранения для архивированных сайтов. Элементы по-прежнему поддерживают проверку ликвидации, действия Power Automate, поддерживается режим моделирования, поиск политик, адаптивные области и Microsoft API Graph для программного применения меток хранения и управления ими для архивных сайтов.

Одно исключение — для облачных вложений, где элемент, который сейчас находится на архивном сайте, не будет храниться с политикой автоматического применения меток хранения. Облачные вложения, сохраненные с активного сайта, по-прежнему подчиняются параметрам конфигурации в метке хранения.

Так как пользователи не могут просматривать элементы на архивных сайтах и взаимодействовать с ними, действия пользователей, обычно поддерживаемые для меток хранения, невозможные. Например, применение или удаление меток хранения вручную, блокировка и разблокировка записей, редактирование свойств записей, включающих имя и описание. Аналогичным образом, хотя портал Microsoft Purview и Портал соответствия требованиям Microsoft Purview поддерживает проверку ликвидации, содержимое элемента, на котором выполняется отзыв, не может отображаться, а URL-ссылка на элемент не будет работать.

Когда пользователь покидает организацию

SharePoint:

Когда пользователь покидает вашу организацию, на любое содержимое, созданное этим пользователем, это не влияет, поскольку SharePoint считается средой совместной работы, в отличие от почтового ящика пользователя или учетной записи OneDrive.

OneDrive:

Если пользователь покидает вашу организацию, любые файлы, на которые распространяется политика хранения или которым присвоена метка хранения, будут по-прежнему соответствовать настройкам хранения в течение периода хранения, заданного политикой или меткой. В течение этого времени предоставленный общий доступ продолжает работать, а контент по-прежнему доступен для обнаружения с помощью функций поиска контента и обнаружения электронных данных.

Если период хранения истек, а параметры хранения содержат действие удаления, то контент перемещается в корзину семейства веб-сайтов, и доступ к нему имеет только администратор.