Сведения о хранении в Microsoft Teams

  • Статья

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Примечание.

Если вы видите в Teams сообщение об удалении ваших чатов или сообщений политикой хранения, см. статью Сообщения Teams о политиках хранения.

Сведения на этой странице предназначены для ИТ-администраторов, которые управляют этими политиками хранения.

Сведения в этой статье дополняют статью Сведения о хранении, поскольку здесь содержится информация, относящаяся к сообщениям Microsoft Teams.

Другие нагрузки:

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Что включается в хранение и удаление

Microsoft Copilot для Microsoft 365 сообщения автоматически включаются в расположение политики хранения с именами чаты Teams и взаимодействия Copilot, так как они сохраняются и удаляются с помощью одинаковых механизмов. Пользователи не должны использовать оба приложения для применения политики хранения.

Дополнительные сведения см. в статье Сведения о хранении для Microsoft Copilot для Microsoft 365

Примечание.

Политики хранения поддерживают общие каналы. Все общие каналы наследуют параметры хранения от родительская команда.

Политики хранения также поддерживают сообщения, публикуемые с помощью функции чата с самим собой .

Сообщения чатов Teams, сообщения каналов и сообщения приватного канала можно удалять с помощью политик хранения для Teams. В дополнение к тексту в сообщениях для обеспечения соответствия требованиям могут храниться следующие элементы: видеоклипы, внедренные изображения, таблицы, гипертекстовые ссылки, ссылки на другие сообщения и файлы Teams, а также карта содержимое.

Эти сообщения чата и сообщения приватного канала включают все имена людей в беседе, а сообщения канала включают имя команды и название сообщения (если указано).

Фрагменты кода, записанные голосовые напоминания из мобильного клиента Teams, эскизы, изображения объявлений и реакции других пользователей в виде смайликов не сохраняются при использовании политик хранения для Teams.

Поддерживаются записи данных вызовов. Записи данных звонков — это системные сообщения, содержащие метаданные для собраний и звонков.

Поддерживаются некоторые сообщения элемента управления. Управляющие сообщения — это системные сообщения, которые отображаются в клиенте Teams. Типы сообщений элементов управления, поддерживаемые политиками хранения, являются теми же типами сообщений управления, которые доступны в API экспорта Microsoft Teams.

Сообщения электронной почты и файлы, которые вы используете в Teams, не включаются в политики хранения для Teams. Эти элементы имеют собственные политики хранения , которые используют почтовые ящики групп Microsoft 365 & сайтов или классических сайтов SharePoint и информационных сайтов . Записи собраний Teams и их сопроводительные записи из собраний каналов включаются в эти файлы. Однако для файлов и записей собраний Teams из пользовательских чатов потребуется политика хранения, которая включает в себя учетную запись Организатора OneDrive в качестве расположения.

Совет

Если вы хотите сохранить или удалить только записи собраний Teams с сопроводительными расшифровками, используйте политику автоматического применения меток хранения , которая идентифицирует эти файлы.

Как работает хранение в Microsoft Teams

В этом разделе содержится информация о том, как убедиться в соответствии требованиям внутренних система хранения и процессов, как проверить соответствие с помощью инструментов обнаружения электронных данных, а не сообщений, отображаемых в приложении Teams.

Политику хранения можно использовать для хранения данных из чатов и сообщений каналов в Teams, а также для удаления этих чатов и сообщений. С технической точки зрения для хранения данных из таких сообщений используются почтовые ящики Exchange. Данные чатов Teams хранятся в скрытой папке в почтовом ящике каждого пользователя, участвующего в чате, а для сообщений каналов Teams используется похожая скрытая папка в почтовом ящике группы. Эти скрытые папки не предназначены для непосредственного доступа пользователей и администраторов. В этих папках хранятся данные, доступные для поиска администраторам по соответствию требованиям, использующим инструменты обнаружения электронных данных.

Вот эти почтовые ящики, перечисленные по атрибуту RecipientTypeDetails:

  • UserMailbox: эти почтовые ящики хранят данные сообщений для частных каналов Teams и облачных пользователей Teams.
  • MailUser: в этих почтовых ящиках хранятся данные сообщений для локальных пользователей Teams.
  • GroupMailbox. Эти почтовые ящики хранят данные сообщений для стандартных каналов Teams.
  • SubstrateGroup. Эти почтовые ящики хранят данные сообщений для общих каналов Teams.

Другие типы почтовых ящиков, например RoomMailbox, используемые для конференц-залов Teams, не поддерживаются в политиках хранения Teams.

В качестве основного хранилища для всех сообщений (чатов и каналов) в Teams используется служба чата на платформе Azure. Если нужно удалить сообщения Teams для обеспечения соответствия требованиям, политики хранения для Teams могут удалять сообщения после истечения определенного периода времени в зависимости от даты создания сообщений. Затем сообщения окончательно удаляются как из почтовых ящиков Exchange, в которых они хранятся для соответствия требованиям, так и их основного хранилища, используемого базовой службой чата на платформе Azure. Дополнительные сведения о базовой архитектуре см. в разделе Безопасность и соответствие требованиям в Microsoft Teams и, в частности, в разделе Архитектура защиты информации.

Хотя эти данные из чатов Teams и сообщений каналов хранятся в почтовых ящиках, политику хранения необходимо настроить для расположений сообщений в каналах Teams и чатов Teams. Чаты Teams и сообщения каналов не включаются в политики хранения, настроенные для почтовых ящиков Exchange пользователей и групп. Политики хранения для Teams не влияют на другие элементы электронной почты, хранящиеся в почтовых ящиках.

Если пользователь добавлен в чат, в его почтовый ящик попадают экземпляры всех сообщений, к которым ему предоставлен доступ. Дата создания этих сообщений не меняется для нового пользователя и остается одинаковой для всех пользователей.

Примечание.

Если пользователь включен в активную политику хранения, сохраняющую сообщения Teams, и вы удаляете почтовый ящик пользователя, включенного в эту политику, для сохранения данных Teams почтовый ящик преобразуется в неактивный почтовый ящик. Если вам не нужно сохранять эти данные Teams для конкретного пользователя, исключите учетную запись пользователя из политики хранения и дождитесь, пока это изменение вступит в силу, прежде чем удалять почтовый ящик этого пользователя.

После настройки политики хранения для сообщений чатов и каналов задание таймера службы Exchange периодически оценивает элементы в скрытой папке почтового ящика, где хранятся эти сообщения Teams. Выполнение задания таймера занимает 1–7 дней. Когда период хранения этих элементов завершается, они перемещаются в папку SubstrateHolds — другую скрытую папку, которая есть в каждом почтовом ящике пользователя или группы для хранения обратимо удаленных элементов до их окончательного удаления.

Сообщения остаются в папке SubstrateHolds по крайней мере 1 день. Затем, если они подлежат удалению, задание таймера безвозвратно удаляет их при следующем запуске.

Важно!

Из-за первого принципа хранения и по причине хранения сообщений в чатах и каналах Teams в почтовых ящиках Exchange Online окончательное удаление из папки SubstrateHolds всегда приостанавливается, если к почтовому ящику применяется другая политика хранения Teams для того же расположения, удержание для судебного разбирательства, удержание с задержкой или удержание при обнаружении электронных данных по юридическим причинам или для расследований.

Если почтовый ящик включен в применимое удержание, удаленные сообщения чатов и каналов Teams больше не будут отображаться в приложении Teams, но будут по-прежнему доступны для обнаружения с помощью обнаружения электронных данных.

После настройки политики хранения для сообщений чатов и каналов, пути к содержимому зависят от настроек политики хранения: хранение и удаление, только хранение или только удаление.

Если политика хранения предусматривает хранение и удаление:

Схема потока хранения для сообщений в чатах и каналах Teams.

Для двух путей на схеме:

  1. Если пользователь редактирует или удаляет сообщение чата или канала в течение периода хранения, то исходное сообщение копируется (если оно было отредактировано) или перемещается (если оно было удалено) в папку SubstrateHolds. Когда пользователь удаляет сообщение Teams, несмотря на то, что сообщение исчезает из приложения Teams, оно не попадает в папку SubstrateHolds в течение 21 дня. Сообщение хранится в папке SubstrateHolds не менее 1 дня. По истечении периода хранения сообщение окончательно удаляется при следующем запуске задания таймера (обычно в течение 1–7 дней).

  2. Если пользователь не удаляет сообщение чата или канала, то оно перемещается в папку SubstrateHolds после окончания периода хранения. Это же касается текущих сообщений после редактирования. Это действие обычно занимает 1–7 дней с даты окончания срока действия. Если сообщение находится в папке SubstrateHolds, оно хранится в ней не менее 1 дня, а затем окончательно удаляется при следующем запуске задания таймера (обычно в течение 1–7 дней).

Примечание.

Сообщения, хранящиеся в почтовых ящиках, включая скрытые папки, доступны для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных. Сообщения остаются доступными поиска с помощью средств обнаружения электронных данных вплоть до окончательного удаления из папки SubstrateHolds.

Когда срок хранения истекает и сообщение перемещается в папку SubstrateHolds операция удаления передается в базовую службу чата Azure, которая передают эту же операцию в клиентское приложение Teams. Задержки при этом перемещении или кэшировании могут объяснить, почему в течение короткого периода времени пользователи продолжают видеть эти сообщения в своих приложениях Teams.

В этом сценарии, когда служба чата Azure получает команду удаления из-за политики хранения, соответствующее сообщение в клиентском приложении Teams удаляется для всех пользователей в беседе. Иногда такое поведение может казаться неожиданным, поскольку некоторые из этих пользователей могут быть из другой организации, им может быть назначена политика хранения с более длительным периодом хранения или может быть не назначено никакой политики хранения. Для этих пользователей копии сообщений по-прежнему сохраняются в их почтовых ящиках и остаются доступными для поиска средствами обнаружения электронных данных до тех пор, пока сообщения не будут окончательно удалены другой политикой хранения.

Важно!

Отображение сообщений в клиентском приложении Teams не является точным признаком хранения сообщений или их окончательного удаления для соответствия требованиям.

Если политика хранения предусматривает только хранение или только удаление, пути к содержимому представляют собой разновидности путей политики хранения и удаления.

Пути к содержимому для политики хранения, предусматривающей только хранение

  1. Если сообщение чата или канала редактируется или удаляется пользователем в течение периода хранения: Исходное сообщение копируется (если редактируется) или перемещается (если удаляется) в папку SubstrateHolds. Когда пользователь удаляет сообщение Teams, несмотря на то, что сообщение исчезает из приложения Teams, оно не попадает в папку SubstrateHolds в течение 21 дня. Сообщение хранится в папке SubstrateHolds не менее 1 дня. Если политика хранения настроена для постоянного хранения, то элемент остается там. Если в политике хранения указана дата окончания периода хранения, то по истечении этого периода хранения сообщение окончательно удаляется при следующем запуске задания таймера (обычно в течение 1–7 дней).

  2. Если пользователь не изменил и не удалил сообщение чата или канала, то ничего не происходит до и после периода хранения, сообщение остается в исходном расположении. Это же касается текущих сообщений после редактирования в течение периода хранения.

Пути к содержимому для политики хранения, предусматривающей только удаление

  1. Если пользователь редактирует или удаляет сообщение чата или канала в течение периода хранения, то исходное сообщение копируется (если оно было отредактировано) или перемещается (если оно было удалено) в папку SubstrateHolds. Когда пользователь удаляет сообщение Teams, несмотря на то, что сообщение исчезает из приложения Teams, оно не попадает в папку SubstrateHolds в течение 21 дня. Сообщение хранится в папке SubstrateHolds не менее 1 дня и безвозвратно удаляется при следующем запуске задания таймера (обычно от 1 до 7 дней).

  2. Если пользователь не удаляет сообщение чата или канала в течение периода хранения, то в конце периода хранения сообщение перемещается в папку SubstrateHolds. Это действие обычно занимает 1–7 дней с даты окончания срока действия. Сообщение хранится там не менее 1 дня и окончательно удаляется при следующем запуске задания таймера (обычно в течение 1–7 дней).

Примеры рабочих процессов и сроков в политиках хранения

Следующие примеры помогут понять, как процессы и сроки, описанные в предыдущих разделах, применяются к политикам хранения по следующими конфигурациями:

Во всех примерах, где используется безвозвратное удаление, действуют принципы хранения, в силу которых это действие приостанавливается, если в отношении сообщения действует другая политика хранения, предусматривающая хранение элемента, или действует удержание для обнаружения электронных данных.

Пример 1. Только хранить в течение 7 лет

В первый день пользователь создает сообщение чата или канала.

На пятый день пользователь редактирует это сообщение.

На тридцатый день пользователь удаляет текущее сообщение.

Результаты хранения:

  • Исходное сообщение:

    • На пятый день сообщение копируется в папку SubstrateHolds, где оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных в течение не менее 7 лет после первого дня (период хранения).

  • Текущее (отредактированное) сообщение:

    • На 30-й день сообщение больше не отображается в приложении Teams и перемещается в папку SubstrateHolds через 21 день, где оно по-прежнему доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных в течение как минимум 7 лет, начиная с первого дня (периода хранения).

Если пользователь удалил текущее сообщение по истечении указанного срока хранения, а не в течение срока хранения, сообщение все равно будет перемещено в папку SubstrateHolds через 21 день. Но в этом случае, поскольку период хранения истек, сообщение будет окончательно удалено через минимум 1 день, а затем, как правило, в течение 1-7 дней.

Пример 2. Хранить в течение 30 дней, затем удалить

В первый день пользователь создает сообщение чата или канала.

На десятый день пользователь редактирует это сообщение.

После этого пользователь больше не редактирует это сообщение и не удаляет его.

Результаты хранения:

  • Исходное сообщение:

    • На десятый день сообщение копируется в папку SubstrateHolds, где оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
    • По окончании срока хранения (30 дней с первого дня) сообщение окончательно удаляется обычно в течение 1–7 дней после как минимум 1 дня. После удаления сообщение не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

  • Текущее (отредактированное) сообщение:

    • В конце срока хранения (30 дней с первого дня) сообщение перемещается в папку SubstrateHolds в течение 1–7 дней. В этой папке оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
    • После этого сообщение окончательно удаляется обычно в течение 1–7 дней после как минимум 1 дня. После удаления сообщение не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
Пример 3. Только удалить через 1 день

Примечание.

Поскольку в этой конфигурации используется краткая длительность (всего один день), а процессы хранения данных работают в течение 1–7 дней, в этом разделе указаны типичные примеры сроков.

В первый день пользователь создает сообщение чата или канала.

Пример результата хранения, если пользователь не редактирует или не удаляет сообщение:

  • День 5 (обычно через 1–7 дней после начала периода хранения на второй день):

    • сообщение перемещается в папку SubstrateHolds, где оно хранится не менее 1 дня и будет по-прежнему доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

  • День 9 (обычно через 1–7 дней после как минимум одного дня в папке SubstrateHolds):

    • сообщение окончательно удаляется, оно не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

Как показано в этом примере, можно настроить политику хранения для удаления сообщений всего через один день, но служба использует несколько процессов, чтобы обеспечить удаление в соответствии с требованиями. Поэтому действие удаления, примененное через один день, может привести к тому, что сообщение будет окончательно удалено (и станет недоступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных) через 16 дней.

Skype для бизнеса и чаты Teams

Когда чат Skype для бизнеса входит в Teams, он становится сообщением в ветке чата Команды и попадает в соответствующий почтовый ящик. к этим сообщениям из цепочки Teams будут применяться политики хранения Teams.

Однако, если история разговоров включена для Skype для бизнеса и со стороны клиента Skype для бизнеса, эта история сохраняется в почтовом ящике, эти данные чата не обрабатываются политикой хранения Teams. Для этого контента используйте политику хранения, настроенную для Skype для бизнеса.

Сообщения и внешние пользователи

При включении внешних пользователей в собрание или чат, которые размещены в вашей организации:

  • Если внешний пользователь присоединяется с помощью гостевой учетной записи в клиенте, все сообщения Teams хранятся как в почтовом ящике пользователей, так и в теневых почтовых ящиках, предоставленных гостевой учетной записи. Однако политики хранения не поддерживаются для теневых почтовых ящиков даже несмотря на то, что они могут обозначаться как включенные в политику хранения для всего расположения (иногда это называется "политикой в пределах организации").

  • Если внешний пользователь присоединяется с использованием учетной записи другой организации Microsoft 365, ваши политики хранения не могут удалять сообщения для этого пользователя, поскольку они хранятся в почтовом ящике этого пользователя в другом клиенте. Однако для того же собрания или чата политики хранения могут удалять сообщения для пользователей.

Когда пользователь покидает организацию

Если пользователь, у которого есть почтовый ящик в Exchange Online, покидает организацию, а его учетная запись Microsoft 365 удаляется, его сообщения чата, подлежащие хранению, находятся в неактивном почтовом ящике. Сообщения чата не удаляются, но при этом подчиняются любой политике хранения, которая была установлена для почтового ящика до того, как он стал неактивным, и содержимое доступно для поиска eDiscovery. Дополнительные сведения см. в статье Сведения о неактивных почтовых ящиках.

Если пользователь хранил файлы в Teams, см. аналогичный раздел в SharePoint и OneDrive.

Рекомендации по настройке

Если вы не знакомы с настройкой хранения в Microsoft 365, ознакомьтесь со статьей Начало работы с управлением жизненным циклом данных.

Если вы готовы настроить политику хранения для Teams, см. статью Создание и настройка политик хранения.