Управление темами в масштабе в Microsoft Viva TopicsManage topics at scale in Microsoft Viva Topics

При индексации SharePoint сайтов или всей организации для Viva Topics может возникнуть множество тем.When you index your SharePoint sites or your entire organization for Viva Topics, many topics might be generated. Когда это произойдет, и вы увидите тысячи предлагаемых тем на странице Управление темами, может быть сложно узнать, с чего начать.When this happens and you see thousands of suggested topics on the Manage topics page, it can be challenging to know where to start. В этой статье описывается, как Viva Topics помогает оптимизировать, какие темы и сведения показаны пользователям, которые ищут информацию, даже в крупных организациях с большим количеством тем.This article describes how Viva Topics helps you optimize which topics and information are shown to users who are searching for information, even in large organizations with large numbers of topics.

Во-первых, напоминание о четырех этапах для тем:First, a reminder of the four stages for topics:

  • Рекомендуемые. Тема определена с помощью ИИ и содержит достаточно вспомогательных ресурсов, связей и свойств.Suggested: A topic has been identified by AI and has enough supporting resources, connections, and properties. (Они помечены как рекомендуемая тема в пользовательском интерфейсе.)(These are marked as a Suggested Topic in the UI.)

  • Подтверждено. Тема, обнаруженная ИИ и проверенная.Confirmed: A topic that has been discovered by AI and has been validated. Проверка темы возникает, когда либо:Topic validation occurs when either:

    • Руководитель знаний подтверждает тему.A knowledge manager confirms a topic. Руководитель знаний подтверждает тему на странице Управление темами.A knowledge manager confirms a topic on the Manage topics page.

    • Несколько пользователей подтверждают тему.Multiple users confirm a topic. Должна быть сеть из двух положительных голосов, полученных от пользователей, голосовавших с помощью механизма обратной связи на карточке темы.There must be a net of two positive votes received from users who voted using the feedback mechanism on the topic card. Например, если один пользователь голосовал положительно, а один — отрицательный для определенной темы, для подтверждения этой темы по-прежнему потребуется еще два положительных голоса.For example, if one user voted positive and one user voted negative for a particular topic, you would still need two more positive votes for the topic to be confirmed.

  • Опубликовано. Тема, которая была куратором.Published: A topic that has been curated. Вручную были сделаны изменения, чтобы улучшить его качество, или он был создан пользователем.Manual edits have been made to improve its quality, or it has been created by a user.

  • Удалено. Тема, которая была отклонена и больше не будет видна для зрителей.Removed: A topic that has been rejected and will no longer be visible to viewers. Тема может быть удалена в любом состоянии (предложено, подтверждено или опубликовано).A topic can be removed in any state (suggested, confirmed, or published). Удаление темы происходит, когда либо:Topic removal occurs when either:

    • Менеджер знаний удаляет тему.A knowledge manager removes a topic. Менеджер знаний удаляет тему на странице Управление темами.A knowledge manager removes a topic on the Manage topics page.

    • Несколько пользователей отдали отрицательные голоса с помощью механизма обратной связи на карточке темы.Multiple users cast negative votes using the feedback mechanism on the topic card. Для удаления темы должна быть сеть из двух отрицательных голосов, полученных от пользователей.For a topic to be removed, there must be a net of two negative votes received from users. Например, если один пользователь голосовал отрицательно, а один — положительно для определенной темы, для удаления темы по-прежнему потребуется еще два отрицательных голоса.For example, if one user voted negative and one user voted positive for a particular topic, you would still need two more negative votes for the topic to be removed.

    После удаления опубликованной темы страницу с кураторами необходимо удалять вручную через Библиотеку страниц центра темы.When a published topic is removed, the page with the curated details will need to be deleted manually through the Pages Library of the topic center.

Роль диспетчера знанийKnowledge manager role

При настройке Viva Topics вы добавите группу пользователей, которым предоставлены разрешения, чтобы увидеть страницу Управление темами в центре тем.When you configure Viva Topics, you'll add a group of users who are granted permissions to see the Manage topics page in the topic center. Он появится только для тех пользователей, которые занимают роль основного куратора для тем.It will appear only for these users who hold the role of primary curation for the topics. Они будут иметь доступ к данным по темам и смогут видеть списки всех тем, которые они имеют доступ к обзору и куратору.They'll have access to data about the topics and will be able to see lists of all topics that they have access to review and curate.

Сотрудники в этой роли должны иметь широкие разрешения на просмотр широкого спектра тем.Employees in this role should have broad permissions to view a wide array of topics. Если разрешения сегментировать, может потребоваться выбрать группу пользователей, которые представляют различные области бизнеса и могут курировать для своих областей.Or if permissions are segmented, you might want to select a group of users that represent different areas of the business and can curate for their own areas.

При первом просмотре тем в центре темы предлагаемые темы являются чисто ИИ-определением.When you first review topics in the topic center, suggested topics are purely AI-defined. Руководителям знаний может потребоваться просмотреть каждый из них перед развертыванием Viva Topics для широкого сообщества пользователей.Knowledge managers might want to review each one before rolling out Viva Topics to a broad user community. При работе в масштабе этот подход редко является практическим из-за тысяч тем.When working at scale, this approach is rarely a practical because of the thousands of topics.

Рекомендуемый подход — найти баланс наиболее актуальных или важных тем для первоначального набора пользователей и сосредоточиться на курированиях этих тем перед выкатом Viva Topics.The recommended approach is to find a balance of the most pertinent or important topics for your initial set of users and focus on curation of those topics before rollout of Viva Topics. Начните собирать отзывы пользователей и разрешать краудсорсингу определять шаблоны использования и вклада пользователей для информирования о стратегиях, предложенных в этой статье.Begin to collect feedback from the users and allow crowdsourcing to determine the usage and contribution patterns of your users to inform the strategies suggested in this article.

Важно признать, что система будет выявлять и показывать всем пользователям опубликованные темы, предложенные ИИ, и опубликованные под куратором человека.It's important to recognize that the system will identify and show both AI-suggested and human-curated published topics to all users. Однако это не означает, что каждая предлагаемая тема будет показана всем конечным пользователям.However, this doesn't mean that every suggested topic will be shown to all end users. В установленных параметрах безопасности будут показываться только те темы, к которые каждый сотрудник может получить доступ на основе разрешений, установленных на самом содержимом.The security settings in place will show only the topics that each employee can access based on the permissions that are set on the content itself.

В качестве менеджера знаний с разрешениями на просмотр страницы Управление темами можно увидеть гораздо большее число тем, перечисленных из-за собственных повышенных разрешений, в зависимости от роли в организации и уровня доступа.As a knowledge manager with permissions to view the Manage topics page, you might see a much larger number of topics listed because of your own elevated permissions, depending on your role in the organization and level of access. Вы также будете иметь доступ к представлениям, которые позволяют видеть темы, перечисленные в одном расположении, а не получать к ним доступ с помощью выделенок или поиска.You'll also have access to views that allow you see topics listed in a single location rather than accessing them by using highlights or search.

Кроме того, существует, скорее всего, меньший процент тем, которые будут рассматриваться большинством пользователей, и больший набор других тем, которые будут рассматриваться гораздо реже из-за разрешений.In addition, there is likely a smaller percentage of topics that will be viewed by most users and a larger set of more topics that will be seen much less frequently due to permissions. В результате следует сначала сосредоточить любые задачи куратора на наиболее важных для вашей организации темах, которые, скорее всего, будут рассматриваться более широко.As a result, it is good to first focus any curation tasks on the topics that are the most important for your organization and that are the most likely to be seen more broadly.

В этой статье описывается несколько стратегий для курирования.This article covers a few strategies for curation. Эти стратегии могут означать, что менее частые или менее распространенные темы не могут быть полностью курированы руководителями знаний.These strategies might mean that the less frequent or less common topics might not be fully curated by knowledge managers. Тем не менее, эти предложенные темы остаются полезными и могут предоставить человеку представление или указатель, что может сохранить часы работы сотрудника в поиске отправной точки.However, these suggested topics remain useful and can provide insight or a pointer to a person, which can save an employee hours of looking for a starting point. Разрешение краудсорсингом обновлений темам полезно и обеспечивает больше контента и освещения для менее распространенных тем.Allowing crowdsourced updates to topics is beneficial and provides more content and coverage for the less common topics.

В этой статье данная статья содержит рекомендации и рекомендации по подходу к управлению темами и курации.This article provides some guidance and best practices to approach topic management and curation.

Понимание предложенных темUnderstanding suggested topics

Когда темы обнаруживаются ИИ, они помечены как рекомендуемая тема, как на странице Управление темами, так и в карточках тем, которые представлены пользователям.When topics are discovered by AI, they're marked as a Suggested Topic, both on the Manage topics page, and in the topic cards that are presented to users. Любая тема, которая не была помечена как удалена, будет показана пользователям, включая подтвержденные, опубликованные и предложенные темы.Any topic that hasn't been marked as removed will be shown to users—this includes confirmed, published, and suggested topics. Темы во всех трех штатах доступны конечным пользователям.Topics in all three states are available to end users.

В карточке или странице темы мы используем различные подсказки, чтобы показать, как ИИ сгенерирует информацию.Within a topic card or page, we use various cues to show how the AI has generated the information. Система использует различные доказательства для добавления ресурсов, в первую очередь с помощью самого контента.The system uses a variety of evidence to add the resources, primarily through the content itself.

  • Метки показывают, что тема предлагается и что она была обнаружена в Viva Topics.Labels show that a topic is suggested and that it was discovered by Viva Topics.

    Пример карты с рекомендуемой темой и включает в себя предложенные люди и предложенные ресурсы.

  • Сведения о карте указывают, откуда пришло определение, указав ее источник.Information on the card states where a definition has come from by specifying its source.

  • Предлагаемые люди получают путем агрегации людей, которые написали или отредактировали документы с доказательствами темы.Suggested people are derived by aggregating people who have written or edited documents with topic evidence. Если человек пишет документ с именем темы в заголовке и имеет много представлений, может потребоваться только один документ, чтобы установить его как связанное.If a person writes a document that has a topic name in the title, and that document has many views, it might only require one document to establish the person as related. Однако во многих случаях больше доказательств лучше, и указанные в списке люди работали над несколькими документами.However, in many cases more evidence is better, and people who are listed have worked on multiple documents.

    Страница, показывающая предложенную тему и включаем в нее предложенные люди, файлы и страницы.

  • Для показанных файлов и страниц система определяет, сколько раз тема упоминалась в документе, но эта тема также должна быть упомянута в определенном контексте, который определяет ссылку на тему определенного типа (например, проект или группа).For the files and pages shown, the system identifies how many times the topic has been mentioned in the document, but the topic also must be mentioned in a specific context that identifies the reference to the topic of specific type (such as project or team). Это то, что считается доказательством для ИИ.This is what counts as evidence for the AI. Система также рассматривает появление имени темы в заголовках документов, типов документов и других функций аналитики (например, представления).The system also considers the occurrence of a topic name in the titles of documents, types of documents, and other analytics features (such as views).

    Изображение баннера с надписью "Предложенная тема" и "Microsoft Viva" обнаружило эту тему.

    Изображение баннера, на который указывается предложенная тема, и изменить эту страницу, чтобы описать ваше участие в этой теме.

    Изображение баннера, на который указывается предложенная тема, и изменить эту страницу, если можно добавить людей, подключенных к этой теме.

Эти атрибуты показывают, что содержимое было добавлено ИИ, и как ИИ сделал это определение.These attributes demonstrate that the content has been added by AI, and how the AI has made that determination.

КоммуникацииCommunication

При общении с пользователями о Viva Topics важно уточнить разницу между темами и контентом, предложенными ИИ, и их кураторными эквивалентами.When communicating to your users about Viva Topics, it's important to clarify the difference between AI-suggested topics and content and their curated equivalents.

Как читатель, вы должны просматривать предлагаемые темы с более критическим глазом.As a reader, you should view suggested topics with a more critical eye. Они не должны восприниматься как авторитетные источники организационной истины.They shouldn't be perceived as authoritative sources of organizational truth. Скорее, это средство поиска способов получения доступа к молчаливому знанию, которое представлено через контент, к который вы имеете доступ.Rather, they're a way-finding tool to access tacit knowledge that is presented through the content that you have access to. AI обнаружил тему и имеет достаточно доказательств, чтобы показать его вам, но его значение не было подтверждено человеком.The AI has discovered the topic and has enough evidence to show it to you, but its value hasn't been confirmed by a person.

Элементы управления crowdsourcedCrowdsourced controls

Предлагаемые темы можно улучшить путем курирования страницы и с помощью краудсорсирования отзывов по этой теме.Suggested topics can be improved by curation of the page and through crowdsourced feedback on the topic.

Когда пользователи взаимодействуют с предложенной темой, им может быть задан простой вопрос в пользовательском интерфейсе.When users interact with a suggested topic, they might be asked a simple question in the UI. Например: Была ли эта тема актуальной для страницы?For example: Was this topic relevant to the page? Является ли этот человек актуальным для этой темы?Is this person relevant for the topic? Было ли это определение точным?Was this definition accurate? С помощью обратной связи с такими вопросами точность тем может повыситься без необходимости курировать страницу имени человека.By using the feedback to such questions, the accuracy of the topics can increase without the need for a named individual to curate the page.

Домашняя страница центра тем является еще одним местом, где собираются отзывы по предложенным темам.The home page of a topic center is another location where feedback on suggested topics is gathered. В центре тем пользователь может увидеть связанные с ним темы и получить возможность либо подтвердить эту связь, либо удалить ее.In the topic center, a user can see the topics that they have been associated with and are given the option to either confirm this association or have it removed.

Пример центра тем, отображающих предлагаемые темы для пользователя для подтверждения или удаления подключения к предложенным темам.

Если вы разрешаете широкое краудсорсинг тем, следует учитывать следующие факторы:When you allow broad crowdsourcing of topics, you should consider the following factors:

  • Пользователи увидят параметр Edit на страницах темы и смогут изменять страницы в том же опыте, что и другие современные SharePoint страниц.Users will see the Edit option on topic pages and can edit the pages in the same experience as other modern SharePoint pages.

  • Некоторые веб-части рекомендуемой темы не могут быть удалены.Some Suggested Topic web parts can't be removed. Имя темы, альтернативные имена, определение, предложенные люди и предлагаемые ресурсы удалить нельзя.The topic name, alternate names, definition, suggested people, and suggested resources can't be removed.

  • Может занять некоторое время, чтобы предлагаемая или подтвержденная тема, опубликованная, была перенесена в опубликованный список на странице Управление темами.It can take some time for a suggested or confirmed topic that has been published to be moved to the Published list on the Manage topics page.

    • Предполагаемое время появления темы в поиске, выделениях, хэштегах или аннотациях — 2 часа.The estimated time for a topic to appear in search, highlights, hashtags, or annotations is 2 hours.

    • Предполагаемое время появления темы в опубликованном списке на странице Управляемые темы в большинстве случаев не превышает 24 часов.The estimated time for a topic to appear in Published list on the Managed topics page is no more than 24 hours in most cases. Вы должны видеть их в течение 2 часов, но так как синхронизация будет полностью синхронизирована каждые 24 часа, ожидание не должно быть дольше 24 часов.You should see them within 2 hours, but because there's a full sync every 24 hours, the wait shouldn't be longer than 24 hours.

  • Возможно, пользователь может оставить опубликованную тему в состоянии проверки или редактирования.It's possible that a user might leave a published topic in a checked-out or editing state. Менеджер знаний может увидеть эти сведения в библиотеке страниц центра темы и отменить изменения пользователя, чтобы переиздание темы, или связаться с этим пользователем, чтобы попросить его проверить в этой теме.A knowledge manager can see these in the Pages Library of the topic center and either can discard the user's changes to republish the topic or contact that user to request that they check in the topic.

Видимость и содержимое тем основаны на разрешениях пользователяTopic visibility and content is based on a user's permissions

При просмотре списка предлагаемых тем в качестве менеджера знаний имейте в виду, что содержимое по предложенной теме будет динамически основано на разрешениях.When you review the list of suggested topics as a knowledge manager, keep in mind that the contents on a suggested topic will be dynamically based on permissions. Предлагаемый контент и люди, которые показаны вам, могут быть не теми, которые представлены любому пользователю или другому менеджеру знаний.The suggested content and people that are shown to you might not be the same as those who are presented to any user or another knowledge manager.

На основании разрешений на просмотр контента, связанного с темой, каждый пользователь может видеть различные наборы предлагаемых ресурсов, людей, альтернативных имен и определений.Based on the permissions to view content that is associated with a topic, each user might see a different set of suggested resources, people, alternative names, and definition.

Приоритеты тем для курированияPrioritize the topics for curation

Вы можете использовать следующие стратегии для определения тем, которые могут быть заметными, и поэтому являются хорошими кандидатами для курирования.You can use the following strategies to identify topics that are likely to be prominent, and therefore are good candidates for curation.

ТаксономииTaxonomies

Использование существующих таксономий может предоставить список тем, которые могут быть видны для пользователей.Using existing taxonomies can provide a list of topics that are likely to be prominent for users. Например, это могут быть:For example, these could be:

  • Продукты и службы, которые предоставляет организацияProducts and services that your organization provides

  • Teams организацииTeams in your organization

  • Проекты с высоким профилемHigh-profile projects

Этот подход можно также использовать на уровне департамента или на функциональном уровне с помощью специалистов по темам, которые понимают эту область организации.This approach could also be taken on a departmental or functional level, with subject-matter experts who understand that area of your organization. Цель состоит не в том, чтобы они рассмотрели выбор или все темы.The goal isn't to have them review a selection or all of the topics. Вместо этого они привнося свой собственный опыт в области домена, чтобы направлять выборочное кураторирование.Rather, they bring their own domain expertise to guide selective curation.

Общие термины поиска часто обнаруживаются в качестве тем.Common search terms are often discovered as topics. С помощью верхних отчетов о запросахв Microsoft Search можно определить наиболее частые термины поиска в организации.By using the top query reports in Microsoft Search, you can identify the most frequent search terms in your organization. Если для этих терминов были открыты темы, они могут быть хорошими кандидатами для курирования.If topics have been discovered for these terms, they're good candidates for curation. Эти темы могут быть представлены как карточки ответа в Microsoft Search.These topics can be presented as answer cards in Microsoft Search.

Если вы в настоящее время используете закладки Microsoft Search,рассмотрите, какие из них можно заменить темой.If you're currently using Microsoft Search bookmarks, consider which of these can be replaced with a topic. Карточка ответов закладки содержит название, описание и URL-адрес.A bookmark answer card contains a title, description, and URL. В некоторых случаях карточка темы может быть более полезной для пользователя, а в карточке темы также показаны ресурсы и люди.In some circumstances, a topic card might be more useful to a user, and a topic card also shows resources and people.

В опытом поиска пользователя, когда пользователь ищет термин, такой как путешествия, результаты поиска отображаются в следующем порядке приоритета в Microsoft Search:In the user's search experience, when a user searches for a term like travel, search results are displayed in the following priority order in Microsoft Search:

  1. Опубликованные или подтвержденные темыPublished or confirmed topics

  2. ЗакладкиBookmarks

  3. Предлагаемые темыSuggested topics

Впечатления и оценка качестваImpressions and quality score

Количество показов и оценка качества — важные показатели для понимания поведения темы.The impressions count and quality score are important metrics for understanding the behavior of a topic. Значение этих показателей будет ограничено, если только руководители знаний или ИТ-группы имеют доступ к темам.The value of these metrics will be limited when only knowledge managers or IT teams have access to topics. В результате передачи тем пилотной группе пользователей будут создаваться более представительные данные для этих мер.Exposing topics to a pilot group of users will generate more representative data for these measures.

Темы с высоким количеством показов, скорее всего, будут чаще взаимодействовать.Topics with a high impression count are likely to be more frequently interacted with. Оценка качества для этих тем даст ощущение того, насколько богаты эти темы.The quality score for these topics will give a sense of how rich those topics are. Темы с высоким количеством показов и низкой оценкой качества являются хорошими целями для курирования.Topics with a high impression count and a low quality score are good targets for curation.

Ключевые термины из информационной архитектуры крупных организационных сайтовKey terms from the information architecture of larger organizational sites

Крупные сайты порталов в организации, возможно, вложили время в организацию своей информационной архитектуры и навигации своего сайта вокруг ключевых областей тем для своих бизнес-подразделений, продуктовых линий, крупных проектов и так далее.Larger portal sites within your organization might have invested time in organizing their information architecture and the navigation of their site around key topic areas for their business units, product lines, major projects, and so on. Анализ этих терминов и определение и кураторирование тем для этих терминов могут помочь пользователям, которые ищут информацию по этим областям.Reviewing these terms and identifying and curating topics for these terms can help users who are looking for information on these areas.

Использование внутренних баз знаний или сайтов вики-сайтовLeverage internal knowledge bases or wiki sites

Если ваша организация вложила средства в базы знаний или сайты вики-сайтов, они могут предоставить список тем, которые можно использовать для первоначальных усилий по кураторской работе.If your organization has invested in knowledge bases or wiki sites, these can provide a list of topics to use for your initial curation efforts. Если они особенно крупные, выберите в качестве отправной точки наиболее просматриваемые или измененные темы.If they're particularly large, select the most viewed or edited topics as a starting point.

См. такжеSee also

Управление темами в центре темManage topics in the topic center

Обзор центра темTopic center overview