Совместная работа с гостями над документомCollaborate with guests on a document

Если вам необходимо сотрудничать с людьми за пределами организации в документах в SharePoint или OneDrive, вы можете отправить им ссылку на общий доступ к документу.If you need to collaborate with people outside your organization on documents in SharePoint or OneDrive, you can send them a sharing-link to the document. В этой статье мы проявим действия по настройке Microsoft 365, необходимые для настройки ссылок общего доступа для SharePoint и OneDrive для нужд вашей организации.In this article, we'll walk through the Microsoft 365 configuration steps necessary to set up sharing-links for SharePoint and OneDrive for the needs of your organization.

ВидеодемонстрацияVideo demonstration

В этом видео показаны действия по настройке, описанные в этом документе.This video shows the configuration steps described in this document.

Параметры внешней совместной работы AzureAzure external collaboration settings

Общий доступ в Microsoft 365 настраивается на самом высоком уровне с помощью параметров внешней совместной работы B2B в Azure Active Directory.Sharing in Microsoft 365 is governed at its highest level by the B2B external collaboration settings in Azure Active Directory. Если общий доступ к гостю отключен или ограничен в Azure AD, этот параметр переопределяет все параметры общего доступа, настроенные в Microsoft 365.If guest-sharing is disabled or restricted in Azure AD, this setting overrides any sharing settings that you configure in Microsoft 365.

Проверьте параметры внешней совместной работы B2B, чтобы обеспечить, чтобы общий доступ к гостям не был заблокирован.Check the B2B external collaboration settings to ensure that sharing with guests is not blocked.

Снимок экрана: страница параметров организационных связей Azure Active Directory

Чтобы настроить параметры внешней совместной работы, выполните следующее.To set external collaboration settings

  1. Войдите в Azure Active Directory на сайте https://aad.portal.azure.com.Log in to Azure Active Directory at https://aad.portal.azure.com.
  2. В области навигации слева щелкните Azure Active Directory.In the left navigation pane, click Azure Active Directory.
  3. Нажмите Внешние удостоверения.Click External identities.
  4. На экране Начало работы в области навигации слева щелкните Параметры внешней совместной работы.On the Get started screen, in the left navigation pane, click External collaboration settings.
  5. Убедитесь, что для параметров Администраторы и пользователи с ролью "Приглашающий гостей" могут приглашать и Участники могут приглашать установлено значение Да.Ensure that Admins and users in the guest inviter role can invite and Members can invite are both set to Yes.
  6. Если вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить.If you made changes, click Save.

Обратите внимание на параметры в разделе Ограничения совместной работы.Note the settings in the Collaboration restrictions section. Убедитесь, что домены гостей, с которыми вы хотите сотрудничать, не заблокированы.Make sure that the domains of the guests that you want to collaborate with aren't blocked.

Если вы работаете с гостями из нескольких организаций, вы можете ограничить их доступ к данным каталога.If you work with guests from multiple organizations, you may want to restrict their ability to access directory data. Это не позволит им видеть других гостей в каталоге.This will prevent them from seeing who else is a guest in the directory. Для этого в разделе Ограничения доступа гостевых пользователей выберите Гостевые пользователи имеют ограниченный доступ к свойствам и членству в параметрах объектов каталога или Доступ гостевых пользователей ограничен свойствами и членством в их собственных объектах каталога.To do this, under Guest user access restrictions, select Guest users have limited access to properties and membership of directory objects settings or Guest user access is restricted to properties and memberships of their own directory objects.

Параметры общего доступа на уровне организации SharePointSharePoint organization-level sharing settings

Чтобы у людей за пределами организации был доступ к документу в SharePoint или OneDrive, параметры общего доступа на уровне организации SharePoint и OneDrive должны разрешить совместное использование с пользователями, не входя в организацию.In order for people outside your organization to have access to a document in SharePoint or OneDrive, the SharePoint and OneDrive organization-level sharing settings must allow for sharing with people outside your organization.

Параметры на уровне организации для SharePoint определяют параметры, доступные для отдельных сайтов SharePoint.The organization-level settings for SharePoint determine the settings that will be available for individual SharePoint sites. Параметры сайта не могут разрешать больше, чем параметры на уровне организации.Site settings cannot be more permissive than the organization-level settings. Параметр на уровне организации Для OneDrive определяет уровень общего доступа, который будет доступен в библиотеках OneDrive пользователей.The organization-level setting for OneDrive determines the level of sharing that will be available in users' OneDrive libraries.

Для SharePoint и OneDrive, если вы хотите разрешить неавентированное совместное использование файлов и папок, выберите Anyone.For SharePoint and OneDrive, if you want to allow unauthenticated file and folder sharing, choose Anyone. Если вы хотите убедиться, что люди за пределами организации должны проверить подлинность, выберите новые и существующие гости.If you want to ensure that people outside your organization have to authenticate, choose New and existing guests. Все ссылки — это самый простой способ обмена данными: люди за пределами организации могут открыть ссылку без проверки подлинности и могут бесплатно передавать ее другим.Anyone links is the easiest way to share: people outside your organization can open the link without authentication and are free to pass it on to others.

Для SharePoint выберите наиболее разрешительный параметр, который будет необходим любому сайту в вашей организации.For SharePoint, choose the most permissive setting that will be needed by any site in your organization.

Снимок экрана: настройка параметров общего доступа для SharePoint на уровне организации

Чтобы настроить общий доступ для SharePoint на уровне организации, выполните следующее.To set SharePoint organization-level sharing settings

  1. В Центре администрирования Microsoft 365 в области навигации слева в разделе Центры администрирования выберите SharePoint.In the Microsoft 365 admin center, in the left navigation pane, under Admin centers, click SharePoint.
  2. В центре администрирования SharePoint в левой области навигации в разделе Политики нажмите кнопку Совместное использование.In the SharePoint admin center, in the left navigation pane, under Policies, click Sharing.
  3. Убедитесь, что внешний общий доступ для SharePoint или OneDrive установлен для всех или новых и существующих гостей.Ensure that external sharing for SharePoint or OneDrive is set to Anyone or New and existing guests. (Обратите внимание, что параметр OneDrive не может быть более допустимым, чем параметр SharePoint.)(Note that the OneDrive setting cannot be more permissive than the SharePoint setting.)
  4. Если вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить.If you made changes, click Save.

Параметры ссылок на файлы или папки по умолчанию определяют тип ссылок, которые будет отображаться пользователям по умолчанию при совместном использовании файлов или папок.The default file and folder link settings determine the link option that will be shown to users by default when they share a file or folder. При желании пользователи могут изменить тип ссылки на один из доступных вариантов перед совместным использованием.Users can change the link type to one of the other options before sharing, if desired.

Имейте в виду, что этот параметр влияет на сайты SharePoint в вашей организации, а также OneDrive.Keep in mind that this setting affects SharePoint sites in your organization, as well as OneDrive.

Выберите ссылку из любого из следующих типов, которые затем выбираются по умолчанию при совместном доступе пользователей к файлам и папок:Choose a link from any of the following types which is then selected by default when users share files and folders:

  • Любой человек со ссылкой — выберите этот параметр, если вы ожидаете сделать много неавентированных файлов и общего доступа к папкам.Anyone with the link - Choose this option if you expect to do a lot of unauthenticated file and folder sharing. Если вы хотите разрешить тип ссылок Все, но беспокоитесь о случайном общем доступе без проверки подлинности, рассмотрите один из следующих вариантов в качестве варианта по умолчанию.If you want to allow Anyone links but are concerned about accidental unauthenticated sharing, consider one of the other options as the default. Этот тип ссылки доступен, только если включен общий доступ для всех.This link type is only available if you've enabled Anyone sharing.
  • Только люди в вашей организации. Выберите этот вариант, если ожидается, что совместное использование большей части файлов и папок будет осуществляться пользователями внутри вашей организации.Only people in your organization - Choose this option if you expect most file and folder sharing to be with people inside your organization.
  • Конкретные люди. Рассмотрите этот вариант, если ожидается совместное использование большого количества файлов и папок гостями.Specific people - Consider this option if you expect to do a lot of file and folder sharing with guests. Этот тип ссылки работает с гостями и требует от них прохождения проверки подлинности.This type of link works with guests and requires them to authenticate.

Снимок экрана: настройка параметров общего доступа к файлам и папкам в SharePoint на уровне организации

Настройка параметров ссылок по умолчанию на уровне организации SharePoint и OneDriveTo set the SharePoint and OneDrive organization-level default link settings

  1. Перейдите на страницу общего доступа в Центре администрирования SharePoint.Navigate to the Sharing page in the SharePoint admin center.
  2. В разделе Ссылки на файлы и папки выберите ссылку для общего доступа, которая будет использоваться по умолчанию.Under File and folder links, select the default sharing link that you want to use.
  3. Если вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить.If you made changes, click Save.

Чтобы установить разрешение для ссылки общего доступа, выберите разрешение, выбранное по умолчанию для обмена ссылками.To set the permission for the sharing link, under Choose the permission that's selected by default for sharing links.

  1. Выберите View, если не хотите, чтобы неавентированные пользователи внося изменения в файлы и папки.Select View if you do not want unauthenticated users to make changes to the files and folders.
  2. Выберите Изменить, если вы хотите разрешить неавентическим пользователям вносить изменения в файлы и папки.Select Edit if you want to allow unauthenticated users to make changes to the files and folders.

Обратите внимание, что эти два параметра предварительной миссии могут применяться не только для гостей и внешних пользователей, но и для внутренних пользователей.Note that the above two premission-options can be applied not only for guests/external users but also for internal users. Выбор разрешения определяется по собственному усмотрению.The permission-option you choose is determined by self-discretion.

Настройка разрешений для ссылок, позволяющих делиться с кем-либоTo set permissions for links that allow sharing with anyone

  1. В соответствии с этими ссылками можно предоставить такие разрешения:Under the These links can give these permissions: sub-pane,
    1. Из выпадаемого списка FilesFrom the Files drop-down list,
      • Выберите Просмотр и изменение, если вы хотите разрешить неавентическим пользователям вносить изменения в файлы.Select View and edit if you want to allow unauthenticated users to make changes to the files.
      • Выберите View, если не хотите, чтобы неавентированные пользователи внося изменения в файлы.Select View if you do not want unauthenticated users to make changes to the files.
    2. Из выпадаемого списка папокFrom the Folders drop-down list,
      • Выберите Просмотр, редактирование и отправку, если вы хотите разрешить неавентическим пользователям вносить изменения в папки.Select View, edit, and upload if you want to allow unauthenticated users to make changes to the folders.
      • Выберите Просмотр, если вы не хотите, чтобы неавентированные пользователи внося изменения в папки.Select View if you do not want unauthenticated users to make changes to the folders.

Настройка параметров общего доступа на уровне сайта SharePointSharePoint site-level sharing settings

Если вы делитесь файлами и папками, которые находятся на сайте SharePoint, вам также необходимо проверить параметры общего доступа на уровне сайта для этого сайта.If you're sharing files and folders that are in a SharePoint site, you also need to check the site-level sharing settings for that site.

Снимок экрана: настройка параметров внешнего общего доступа для сайта SharePoint

Чтобы настроить параметры общего доступа на уровне сайта, выполните следующее.To set site-level sharing settings

  1. В Центре администрирования SharePoint в области навигации слева разверните раздел Сайты и нажмите Активные сайты.In the SharePoint admin center, in the left navigation pane, expand Sites and click Active sites.
  2. Выберите сайт, на котором необходимо обмениваться файлами и папками с гостями.Select the site on which you want to share files and folders with guests.
  3. Прокрутите правую строку (в которой присутствует выбранный сайт) и нажмите кнопку в любом месте в столбце Внешний общий доступ.Scroll right across the row (in which the selected site is present) and click anywhere in the External sharing column.
  4. На всплываемой странице нажмите вкладку Политики.From the page that pops up, click Policies tab.
  5. В области внешнего общего доступа нажмите кнопку Изменить.Under the External sharing pane, click Edit.
  6. Убедитесь, что для параметра общего доступа установлено значение Все или Новые и существующие гости.Ensure that sharing is set to Anyone or New and existing guests.
  7. Если вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить.If you made changes, click Save.

Приглашение пользователейInvite users

Параметры обмена гостями теперь настроены; чтобы теперь пользователи могли обмениваться файлами и папками с людьми за пределами организации.Guest-sharing settings are now configured; so users can now share files and folders with people outside your organization. Дополнительные сведения см. в разделе Share OneDrive files and folders and Share SharePoint files or folders.See Share OneDrive files and folders and Share SharePoint files or folders for more information.

См. такжеSee also

Рекомендации по предоставлению общего доступа к файлам и папкам непроверенным пользователямBest practices for sharing files and folders with unauthenticated users

Ограничение возможности случайного раскрытия файлов при предоставлении доступа гостямLimit accidental exposure to files when sharing with guests

Интеграция SharePoint и OneDrive с Azure AD B2BSharePoint and OneDrive integration with Azure AD B2B