Создание плана управления совместной работойCreate your collaboration governance plan

Всегда лучше начать переход на Microsoft 365 с четкой концепцией:It is always best to start your move to Microsoft 365 with a clear vision:

  • Каковы основные бизнес-цели?What are your key business goals?

  • Как инструменты и возможности будут предоставлять ценность для всей организации и отдельных сотрудников?How will the tools and capabilities provide value to the organization as a whole and to individual employees?

  • Как вы измеряете успешность?How will you measure success?

Четкое заявление о концепции предоставляет критическое руководство по неизбежному компромиссу при принятии решений, которые необходимо принять при планировании управления.A clear vision statement provides critical guidance to the inevitable decision tradeoffs you will need to make in thinking about your governance plan. Степень формальности и глубина, на которую необходимо документировать план управления, должны согласовываться с результатами, которые вы хотите достичь.The degree of formality and the depth to which you need to document the governance plan should align with the outcomes you want to achieve. Таким образом, концепция обеспечивает основу для контекста и инвестиций в управление.The vision, thus, provides a framework for both the context and investment in governance.

Microsoft 365 создает новые парадигмы технологий для поддержки бизнеса.Microsoft 365 creates new paradigms for technologies to support the business. Эти новые парадигмы изменяют способ принятия, управления и управления этими технологиями.These new paradigms change the way these technologies are adopted, managed, and governed.

Управление Microsoft 365 должно дополнять существующие политики, управляющие локальной средой.Microsoft 365 governance should complement existing policies that govern on-premises environments. Но так как облако позволяет создавать новые возможности для поддержки бизнеса, важно понимать эти возможности и подумать о подходе к управлению, который создает подходящий баланс между целями пользователя, бизнес-рисками, а также отраслевыми и нормативными требованиями.But, since the cloud enables new opportunities to support the business, it is important to understand these opportunities and think about a governance approach that creates an appropriate balance between user goals, business risk, and industry and regulatory requirements.

Сначала нужно подумать об управлении, чтобы начать свой путь к облаку, принимая некоторые ключевые решения, чтобы добиться наилучших результатов в целом.Thinking about governance first means starting your journey to the cloud with some key decisions to best position for overall success. Некоторые из этих решений включают:Some of these decisions include:

На эти вопросы нет идеального ответа— правильные ответы — это те, которые будут сбалансировать риски и преимущества для вашей организации.There is no perfect answer to these questions – the right answers are the ones that balance risk and benefit for your organization.

Что означает управление для Microsoft 365?What does governance mean for Microsoft 365?

Планирование управления для Microsoft 365 — это обеспечение защиты критически важных информационных ресурсов и минимизации рисков.Governance planning for Microsoft 365 is about making sure that you are protecting your critical information assets while minimizing risk. Управление включает несколько ключевых областей, каждая из которых должна быть запланирована, скоординирована и адаптирована для адаптации к меняющимся потребностям организации и развитию технологии.Governance includes several key areas, each of which needs to be planned, coordinated, and adapted to align with changing organizational needs and the evolution of the technology.

  • Operational Assurance — обеспечение работоспособности платформы и обеспечение производительности.Operational Assurance – keeping the platform operational, ensuring performance. В значительной степени это ИТ-задача, при этом большая часть работы предоставляется корпорацией Майкрософт.This is largely an IT task with most of the work provided by Microsoft.

  • Information Assurance — управление контентом на протяжении всего жизненного цикла, обрабатывая информацию как актив, включая управление записями, соответствие требованиям и безопасность.Information Assurance – managing content throughout the life cycle, treating information as an asset including records management, compliance, and security. Для контроля информации требуется понимание бизнес-целей и нормативных требований.Information assurance requires an understanding of both business goals and regulatory requirements. В идеале необходимо использовать автоматизированные политики, которые предотвращают ошибки пользователей или предупреждают их в тех случаях, когда им необходимо принять обоснованные решения.Ideally, you want to use automated policies that prevent users from making mistakes or warn them in scenarios where they need to make an informed decision. Если применение политики невозможно, необходимо запланировать обучение и обучение.Where it is not possible to enforced by policy, you need to plan for education and training.

  • Outcomes Assurance — управление уполномоченными владельцами сайтов или команд в правильном направлении для достижения бизнес-результатов.Outcomes Assurance – steering empowered site or team owners in the right direction to achieve business results. Контроль результатов в значительной степени обеспечивает предоставление рекомендаций авторам контента, сайтам, группе и владельцам команд. Это гарантирует, что доступно соответствующее обучение, чтобы убедиться, что они знают, как сделать правильный выбор для получения желаемых результатов в рамках общих организационных стандартов и методик.Outcomes assurance is largely about providing guidance to content authors and site, group and team owners – ensuring that the appropriate training is available to ensure that they know how to make good choices to get desired outcomes within overall organizational standards and practices.

Планирование управления должно быть в первую очередь, но управление должно быть тем, что вы постоянно пересматривали в итеративном процессе.Governance planning should come first, but governance needs to be something that you continuously revisit in an iterative process. По мере изменения объемов данных со временем вам будет необходимо пересмотреть решения по управлению, чтобы адаптироваться к меняющимся бизнес-потребностям и доступности функций.As your data estate changes over time, you will want to revisit your governance decisions to adapt to changing business needs and feature availability. Для обеспечения соответствия может возникнуть необходимость более большого надзора.You may find that you need greater oversight to ensure conformance. Возможно, вам потребуется меньше надзора для более творческого применения основных функций.You may find that you need less oversight to encourage more creative application of core features. Вы можете обнаружить, что роли и обязанности необходимо обновить, чтобы отразить изменения в решении или изменения в том, как пользователи используют различные приложения.You may find that roles and responsibilities need to be updated to reflect changes in the solution or changes in how users are using different applications.

Например, одной из ключевых возможностей Microsoft 365 является возможность легкой совместной работы с людьми за пределами вашей организации.For example, one of the key empowering capabilities of Microsoft 365 is the ability to easily work collaboratively with people outside your organization. Некоторые организации в некоторых отраслях предпочитают блокировать весь внешний общий доступ.Some organizations in some industries choose to block all external sharing. Другие обеспечивают внешний общий доступ в определенных сценариях или с определенными организациями.Others enable external sharing in specific scenarios or with specific organizations. При использовании внешнего общего доступа нет правильных или неправильных решений по управлению. Существует множество различных сценариев, в которых можно включить различные параметры в Microsoft 365, чтобы разрешить общий доступ в некоторых случаях и заблокировать его в других.There is no right or wrong governance decision when it comes to external sharing – and there are many different scenarios where you can enable different settings in Microsoft 365 to allow sharing in some cases and block it in others. Однако если вы только начинаете свой путь от локальной среды к облаку, важно продумать решения по внешнему совместному доступу и понять преимущества и риски, связанные с различными доступными вариантами.However, if you are just beginning your journey from an on-premises environment to the cloud, it is important to think about external sharing decisions and understand the benefits and risks associated with the different available options.

Сначала подумайте об управленииThink about governance first

Ваши инвестиции в Microsoft 365 так же хорошо, как и ценность контента и опыта, которые вы можете включить, поэтому при принятии решения вы не заблокуете и не активуете слишком много средств, прежде чем сможете понять и оценить последствия каждого решения.Your investment in Microsoft 365 is only as good as the value of the content and experiences you enable – so thinking about governance at the start of your journey ensures that you will neither lock down or enable too much before you have had a chance to understand and evaluate the implications of each decision. В Центре администрирования Microsoft 365, а также для отдельных сайтов и групп можно включить несколько "knobs and dials".There are multiple "knobs and dials" you can turn in the Microsoft 365 admin center and for individual sites and teams. Эффективный план управления критически важен для достижения бизнес-целей, но управление — это балансировка рисков с преимуществами.An effective governance plan is critical to achieve business goals – but governance is about balancing risk with benefits. Если мы заблоким все, люди смогут обойти правила, если им потребуется сделать это для работы.If we lock everything down, people will find a way to work around the rules if they need to do so to get work done.

В первую очередь, подумайте об управлении, чтобы:Thinking about governance first allows you to:

  • Сбалансировать риски и преимущества.Balance risks and benefits. Тщательный анализ решений по управлению на ранних стадиях развертывания позволяет организациям понять всю среду — бизнес, нормативы, юридические, соответствия требованиям — и спланировать решение, оптимизирующее для всех результатов — балансировку рисков и преимуществ— иногда принимая риски и в других случаях, не принимая риски.Carefully reviewing governance decisions early in the deployment allows organizations to understand the complete environment – business, regulatory, legal, compliance – and plan a solution that optimizes for all outcomes – balancing risks with benefits – sometimes accepting the risk and other times, choosing not to accept the risk. При принятии обоснованных решений вы получаете более положительные результаты без спрайтов и неугодного содержимого.If you make informed decisions up front, you get better outcomes without sprawl and unmanaged content.

  • Адаптируются к различным организациям и различным типам контента и сценариев.Adapt to different organizations and different types of content and scenarios. Решения по управлению являются уникальными решениями для каждой организации— один размер не подходит для всех.Governance decisions are unique decisions for each organization – one size does not fit all. У каждой организации не только разные потребности в управлении, но и решения по управлению часто не одинаковы для каждого типа контента в Microsoft 365.Not only does each organization have different governance needs, but governance decisions are often not the same for each type of content in Microsoft 365. Например, управление контентом группы может быть отличается от управления контентом интрасети и отдельным контентом в OneDrive.For example, governance for team content may be different from governance for intranet content and from individual content in OneDrive.

  • Соответствие бизнес-приоритетам.Align to business priorities. Самое время подумать об управлении — определить ключевые бизнес-приоритеты для решений, которые вы создаете в Microsoft 365.The time to start thinking about governance is when you are identifying the key business priorities for the solutions you build in Microsoft 365. Эти ключевые бизнес-результаты определяют контекст планирования управления.These key business outcomes define the context for governance planning. Это важно, так как бизнес-цели помогут вам определить, сколько времени и энергии необходимо вложить в управление.This is important because your business goals will help you define how much time and energy you need to invest in governance. Например, если улучшение возможности обнаружения контента в организации не очень важно, вам, вероятно, не придется тратить слишком много времени на применение или планирование соглашений об именоваемости файлов.For example, if improving content discoverability across the organization is not very important, you probably do not need to spend too much time focused on enforcing or planning file naming conventions. С другой стороны, если вы хотите уменьшить количество экземпляров нескольких версий одного документа в различных репозиториях предприятия, то для принятия решений по управлению потребуется процессы, политики и обучение, чтобы авторы контента понимали, как именировать файлы и следовать указаниям "одна копия документа", чтобы гарантировать, что контент опубликован только в одном расположении.If, on the other hand, you want to help reduce instances of multiple versions of the same document in various repositories across the enterprise, then your governance decisions will need processes and policies and training to ensure that content authors understand how to name files and follow "one copy of a document" guidance to make sure content is posted in only one location. Это также означает, что вам необходим процесс, чтобы не создавать несколько сайтов или команд для одной и той же цели.It also means that you need a process to ensure that you are not unnecessarily creating more than one site or team for the same purpose.

Как мы должны общаться об управлении?How should we be communicating about governance?

Многие решения по управлению можно реализовать, включив или отключив функции в Microsoft 365.Many governance decisions can be implemented by turning on or off features in Microsoft 365. Это может помочь обеспечить соблюдение стандартов управления, но может не помочь людям в вашей организации понять, что им доступно и почему (или почему нет).That can help enforce your governance standards but it may not help the people in your organization understand what is available to them and why (or why not).

Традиционно группы управления создавали длинные документы, в которые велись все решения по управлению.Traditionally, governance teams have created long documents outlining every governance decision. К сожалению, эти длинные документы редко читают, что означало, что требования к управлению, которые используют люди, редко сработали.Unfortunately, those long documents rarely got read – which meant that governance requirements that rely on people to enforce rarely worked. Старайтесь не создавать длинные документы, нацеленные на несколько аудиторий, так как вы думаете о том, как сообщить свои ключевые решения по управлению.Try to avoid creating long documents targeted to multiple audiences as you think about how to communicate your key governance decisions. Вместо этого подумайте об этих альтернативах:Instead, think about these alternatives:

  • Встраивайте решения по управлению непосредственно в решения, которые вы создаете.Embed governance decisions directly in the solutions you create. Если вы хотите обеспечить защиту конфиденциальной информации в Microsoft 365, реализуйте метки конфиденциальности, чтобы ваши пользователи не могли случайно раскрыть информацию, которую им не следует делать.If you want to ensure that sensitive information is protected throughout Microsoft 365, implement sensitivity labels to ensure that your users don't accidentally expose information that they shouldn't. Блокируют приложения, в которых нельзя обеспечить соответствующую защиту.Block the applications where you can't provide the appropriate protection. Узнайте больше о метах конфиденциальности.Learn more about sensitivity labels.

  • Подкрепить обучением.Reinforce with training. Адаптируем такие решения, как пути обучения Microsoft 365, чтобы убедиться, что ожидания вашей организации укрепляются учебными курсами, предоставленными корпорацией Майкрософт.Adapt solutions such as Microsoft 365 learning pathways to ensure that your organization-specific expectations are reinforced with Microsoft-provided training.

  • Предоставлять как сайт, а не как документ.Deliver as a site, not a document. Создайте собственный Центр внедрения Microsoft 365 на информационном сайте SharePoint, чтобы авторы контента, владельцы сайтов и команд понимали не только "как", но и "как следует".Create your own Microsoft 365 Adoption Center in a SharePoint communication site to ensure that your content authors and site and team owners understand not just "how to" but also "how should." Создайте тематические страницы, которые будут адресовать различные бизнес-сценарии, чтобы предоставить рекомендации и рекомендации по применению или предоставлению различных возможностей в SharePoint, Teams и других приложениях для достижения бизнес-результатов.Create topic-specific pages that address different business scenarios to provide both guidance and best practice to leverage or enable different capabilities in SharePoint and Teams and other applications to achieve business outcomes.

Каковы основные факторы успеха?What are the key success factors?

Включив эти ключевые факторы успеха, вы обеспечите успешное планирование управления для Microsoft 365.Incorporate these key success factors to ensure successful governance planning for Microsoft 365.

Определение основной группы управленияIdentify your governance core team

Управление — это команда.Governance is a team sport. Убедитесь, что основная группа планирования управления включает представителей как из бизнеса, так и из ИТ-отрасли.Make sure that your core governance planning team includes representatives from both business and IT. Скорее всего, вашей команде придется чаще отвечать в начале вашего выката, а затем периодически проверять новые возможности и новые бизнес-ожидания.Your team will likely need to meet more frequently in the beginning of your rollout and then periodically to review new capabilities and new business expectations.

Проработать ключевые решения по управлению, но не пытайтесь принимать все решения одновременно.Work through the key governance decisions – but don't try to make every decision at once. Принятие критически важных решений о предоставлении и именовом имени, а также внешнем доступе, а затем продумайте оставшиеся решения.Make the critical decisions about provisioning and naming and external access and then work through the remaining decisions.

Помимо внешнего общего доступа, рассмотренного ранее, другим ключевым решением для каждой организации является подготовка сайтов и групп.In addition to external sharing, discussed earlier, another key decision for every organization is how to provision sites and groups. Так, например, необходимо учитывать следующее:For example, consider the following:

  • Так как пользователям так легко создавать группы Microsoft 365, вам может потребоваться открыть создание групп, чтобы ИТ-специалисты не были нагрошены запросами на их создание от имени других людей.Because it is so easy for users to create Microsoft 365 groups, you may want to open group creation so that IT is not inundated with requests to create them on behalf of other people. Чтобы избежать "спрайта группы", можно создать настраиваемый рабочий процесс, который отправляет сообщение электронной почты с информацией об управлении, обучении и другими сведениями создателям групп вскоре после создания группы.To avoid "group sprawl," you could create a custom workflow that sends an email with governance, training, and other information to group creators soon after the group is created. (Например, "Вы только что создали сайт или команду, сообщество и т. д., вот ваши обязанности и ссылки на обучение...") С другой стороны, в зависимости от вашего бизнеса может потребоваться контролировать, кто может создавать группы.(For example, "You just created a site/team, community, etc. -- here are your responsibilities and links to training...") On the other hand, depending on your business, you might want to control who has the ability to create groups.

  • Чтобы управлять созданием сайтов SharePoint, можно скрыть ссылку "Создать сайт" на странице "Начните с SharePoint".If you want to control how SharePoint sites are created, you can hide the Create site link on the SharePoint start page. Создайте настраиваемую форму или создайте настраиваемый дизайн сайта и скрипт сайта для автоматизации подготовки новых современных сайтов SharePoint с использованием предварительно определенной структуры сайтов, которая может включать ссылки на ваши методы управления и обучения.Create a custom form, or create a custom site design and site script to automate provisioning new modern SharePoint sites using a pre-defined site structure that can include links to your governance and training best practices.

Согласование решений с бизнес-целямиAlign decisions to business goals

Цели бизнес-результатов должны быть основными при принятии решений по управлению:Business outcome goals should be the primary driver for your governance decisions:

  • Понимание нормативных требований, влияющих на организацию.Understand the regulatory requirements that affect your organization. Некоторые ключевые решения и требования к реализации, возможно, должны быть согласованы со средой, в которой вы работаете.Some of your key decisions and implementation requirements may need to be aligned to the environment in which you operate.

  • Старайтесь не перехламыться в "Это то, что мы всегда делали".Try not to be trapped in "It's what we've always done." Облако и возрастает глобализация многих организаций, что представляет новые возможности.The cloud and increasing globalization of many organizations introduces new opportunities. Предположения задачи, если они не соответствуют бизнес-целям.Challenge assumptions if they do not align with business goals. Можно ли отумить правила для некоторых сценариев или для некоторых людей?Can you relax the rules for some scenarios or for some people? Можно ли получить такой же бизнес-результат с помощью функций Microsoft 365, а не полностью блокировать действия?Can you get the same business outcome using the features of Microsoft 365 rather than blocking an activity entirely?

  • Если вы заблокировке все, люди найдут обойти.If you lock everything down, people will find a work-around. Попробуйте понять основные бизнес-сценарии, которые пользователи хотят включить, и при необходимости предоставить рекомендации и обучение.Try to understand the key business scenarios your users want to enable and provide guidelines and training as appropriate.

  • Рассмотрите возможность включения действий для просмотра ключевых сайтов и действий, чтобы убедиться, что владельцы сайтов и команд должны следовать вашим рекомендациям по управлению.Consider incorporating activities to review key sites and activities to make sure that site and team owners are following your governance guidance.

Определение ролей и обязанностейDefine roles and responsibilities

Помимо группы управления, существует несколько других ключевых ролей или команд, которые вы захотите расположить для успешной работы с Microsoft 365.In addition to your governance team, there are several other key roles or teams that you will want to think about to position for success with Microsoft 365. Некоторые роли могут быть объединены или заполнены одинаковым человеком, а другие могут быть не подходят для всех организаций.Some roles may be combined or filled by the same person and others may not be appropriate for all organizations. Большинство организаций имеют исполнительного спонсора для Microsoft 365 в целом, а некоторые также имеют руководящий комитет или команду для Microsoft 365 в целом или только для интрасети.Most organizations have an Executive Sponsor for Microsoft 365 as a whole and some also have a Steering Committee or team either for Microsoft 365 as a whole or just for the intranet. Узнайте больше о комплексных ролях и разрешениях администраторов, доступных в Microsoft 365.Learn more about the comprehensive admin roles and permissions available in Microsoft 365.

Вернуться к изменениям бизнеса и технологийRevisit as business and technology changes

Управление Microsoft 365 не "один раз".Governance for Microsoft 365 is not "once and done." Планируйте изменения в Microsoft 365 и при необходимости адаптируйте свои рекомендации по управлению.Have a plan to stay on top of what is changing in Microsoft 365 and adapt your governance guidelines if needed. (Это важная причина, по которой создание длинного документа управления не очень хорошая идея.(This is an important reason why creating a long governance document is not a good idea. Предприятия и технологии изменяются.Businesses and technologies change. Обновить веб-страницу очень просто.Updating a web page is easy. Обновление и повторное распространение документа намного сложнее.)Updating and re-distributing a document is much harder.)

Иметь стратегию для передачи политик и рекомендаций по управлениюHave a strategy for communicating governance policies and guidelines

В конечном счете успешность планирования управления зависит от того, насколько хорошо вы сообщили об ожиданиях членам организации.Ultimately, the success of your governance planning efforts depends on how well you have communicated expectations to the members of your organization. Помимо описанных выше предложений, рассмотрите следующие вопросы.In addition to the suggestions described earlier, consider the following:

  • Можно ли включить "как следует" в обучение по "как"?Can you incorporate "how should" with your "how to" training? Другими словами, можно ли создать "центр ресурсов пользователей" для Microsoft 365, где можно предоставлять ресурсы и учебные курсы для предоставления рекомендаций и обучения, которые помогут пользователям эффективно использовать Microsoft 365?In other words, can you create a "user resource center" for Microsoft 365 where you can provide resources and training to help provide guidance and training that will help users adopt Microsoft 365 effectively? Лучшие материалы по управлению предоставляют рекомендации, которые помогают всем пользователям принятия и получения наибольшей ценности из Microsoft 365.The best governance content provides guidance that helps all users adopt and get the most value from Microsoft 365.

  • Следует ли создать сертификацию и переу сертификацию для владельцев сайтов и команд?Should you create a certification and re-certification for site and team owners?

  • Можно ли создать программу microsoft 365 champions для своей организации?Can you create a Microsoft 365 Champions program for your organization? Кроме того, рассмотрите возможность присоединения к всемирной программе лидеров Microsoft 365, чтобы получить идеи и подходы к программе для собственных лидеров, а также связаться с похожими людьми и руководителями идей из Корпорации Майкрософт и ее партнеров.In addition, consider joining the worldwide Microsoft 365 champions program to get ideas and approaches for your own champions program and to connect with like-minded people and thought leaders from within and around Microsoft.

Пошаговая пошаговая работа по планированию управления совместной работойCollaboration governance planning step-by-step

Управление в microsoft Cloud Adoption Framework для AzureGovernance in the Microsoft Cloud Adoption Framework for Azure

Обзор управления SharePointSharePoint governance overview

Планирование управления организацией и жизненным циклом для служб группPlan organization and lifecycle governance for groups services

Совместная работа с файлами в SharePoint с помощью Microsoft 365File collaboration in SharePoint with Microsoft 365