Доступность приложения "Утверждения" TeamsTeams Approvals app availability

Приложение "Утверждения" доступно в качестве персонального приложения для всех пользователей Microsoft Teams.The Approvals app is available as a personal app for all Microsoft Teams users. Приложение "Утверждения" обеспечивает простой способ обеспечения аудита, соответствия требованиям, подотчетности и рабочих процессов как для структурированных, так и для неструктурированных утверждений в Teams.The Approvals app provides a simple way to bring auditing, compliance, accountability, and workflows to both structured and unstructured Approvals in Teams.

изображение приложения "Утверждения"

Пользователи могут закрепить приложение "Утверждения" в строке менюUsers can pin the Approvals app to save it to the menu bar.

изображение приложения "Утверждения" с функцией закрепления

Первое утверждение, созданное в приложении "Утверждения", станет сигналом к подготовке решения для утверждений в заданной по умолчанию среде Common Data Service (CDS).The first approval created from the Approvals app will trigger the provisioning of the Approval Solution in the default Common Data Service (CDS) environment. Утверждения, созданные в приложении "Утверждения", хранятся в заданной по умолчанию среде CDS.Approvals created from the Approvals app will be stored in the default CDS environment.

В этой статье содержится информация о требованиях и ролях приложения "Утверждения".This article describes the Approvals app requirements and roles.

Примечание

Эта функция еще не выпущена для пользователей облако сообщества для государственных организаций (GCC), облако сообщества для государственных организаций High (GCCH) и Department of Defense (DOD).This feature hasn't been released to Government Community Cloud (GCC), Government Community Cloud High (GCCH), and Department of Defense (DOD) users yet.

Необходимые разрешения и лицензииRequired permissions and licenses

Для использования приложения "Утверждения" вам необходимы перечисленные ниже разрешения.To use the Approvals app, you need permission for the following items:

  • Разрешения на создание базы данных Microsoft CDS.Permissions to create a Microsoft CDS database.

  • Учетная запись flow.microsoft.comAn account on flow.microsoft.com

  • Роль администратора в целевой средеAdministrator Role in the target environment.

  • Лицензия на Power Automate, Office 365 или Dynamics 365.License for a Power Automate, an Office 365, or a Dynamics 365.

  • Для того чтобы пользователи настроили новые шаблоны утверждения, необходима лицензия на Microsoft Forms.License for Microsoft Forms is required for users to set up new approval templates.

Хранилище CDSStorage with CDS

Common Data Model (CDM) — это язык общих данных, используемый в приложениях для бизнеса и аналитики в CDS.The Common Data Model (CDM) is the shared data language used by business and analytical applications in the CDS. Он состоит из набора стандартизованных расширяемых схем данных, публикуемых корпорацией Майкрософт и ее партнерами, и позволяет поддерживать согласованность данных и их значение во всех приложениях и бизнес-процессах.It consists of a set of a standardized, extensible data schemas published by Microsoft and our partners that enables consistency of data and its meaning across applications and business processes. Подробнее о языке Common Data Model Microsoft Power Platform.Learn more about the Common Data Model of the Microsoft Power Platform.

Подробнее о рабочем процессе утверждений.Learn more about the Approval workflow.

Утверждения, созданные на 2016 г., по-прежнему хранят данные в CDS, такие как название, сведения, ИД шаблона и другие.Approvals that are created from a template still store data in CDS, such as their title, details, template ID, and more. Ответы, отправленные по запросу на утверждение, хранятся в Forms.Responses that are submitted on the approval request are stored in Forms. Дополнительные сведения о  хранении данных в Microsoft Forms.Learn more about  Data storage for Microsoft Forms.

Примечание

Если вы удалите шаблон формы на сайте Microsoft Forms, шаблон утверждения будет разорвано, и пользователи не смогут запустить запрос.If you delete the Form template on the Microsoft Forms site, it will break your Approval template and users will not be able to start the request. При попытке открыть шаблон утверждения, удаленный в Microsoft Forms, пользователи получают сообщение об ошибке "CDB TableNotFound".Users will get an error "CDB TableNotFound" when trying to open an Approval template that has been deleted on Microsoft Forms.

Шаблоны утверждения хранятся в SDS служба хранилища, которая соответствует требованиям для хранения данных внутри корпорации Майкрософт.The approval templates are stored in Substrate Data Storage (SDS), which is a compliant storage platform used internally only inside Microsoft. Шаблоны на масштабе организации хранятся в SDS-клиенте, а шаблоны для группы — в SDS.The organization-scoped templates are stored in “tenant shard” of SDS, and team-scoped templates are stored in “group shards” of SDS. Это означает, что шаблоны на уровне организации имеют одно и то же время существования шаблонов на уровне клиента и группы.This means that the org-scoped templates share the same lifetime of the tenant and team-scoped templates share the same lifetime of the team. Таким образом, при окончательном удалении группы связанные шаблоны удаляются.So, permanently deleting the team deletes the related templates.

Разрешения приложения "Утверждения" TeamsApprovals Teams app permissions

Приложение "Утверждения" Teams позволяет получать доступ к перечисленным ниже возможностям.The Approvals Teams app lets you access the following features:

  • Получение сообщений и данных, которые вы ему предоставляете.Receive messages and data that you provide to it.

  • Отправка вам сообщений и уведомлений.Send you messages and notifications.

  • Отрисовка персональных приложений и диалогов без колонтитула Teams.Render personal apps and dialogs without a Teams-provided header.

  • Получение доступа к информации вашего профиля, такой как ваше имя, адрес электронной почты, название компании и предпочтительный язык.Access your profile information such as your name, email address, company name, and preferred language.

  • Получение сообщений и данных, которые участники команды предоставляют ему в канале.Receive messages and data that team members provide to it in a channel.

  • Отправка сообщений и уведомлений в канале.Send messages and notifications in a channel.

  • Получение доступа к следующей информации о вашей команде:Access your team's information:

    • название командыteam name
    • список каналовchannel list
    • состав (имена и адреса электронной почты участников команды).roster (team member's names and email addresses).
  • Использование информации о команде для контакта с ней.Use the team's information to contact them.

Разрешения шаблона утвержденияApproval Template Permissions

  • Все владельцы команд могут создать шаблон утверждения для своих команд.All team owners can create an approval template for teams that they own.

  • Когда администратор впервые создает шаблон для всей организации, он автоматически создает группу Teams для всех администраторов клиента, включая глобальных администраторов и администраторов служб группы.When an Admin creates a template for their entire organization for the first time, it will automatically create a new Teams team for all admins of the tenant, including the global and Team’s service admins. Эти администраторы будут добавлены в качестве владельцев команды, чтобы они могли совместно управлять шаблонами организации.These admins will be added as owners of the team, so they can co-manage organizational templates. Администраторов, которые еще не были добавлены в организацию после создания команды, необходимо вручную добавить в качестве владельцев команд, чтобы они могли управлять шаблонами для всей организации.Admins that are new to the organization after the team has been created need to be manually added as team owners so they have the same permissions to manage organization-wide templates.

Примечание

Если администратор удаляет группу, у вас есть месяц на ее восстановление на портале Azure Active Directory AAD, чтобы восстановить все связанные данные.If an admin deletes the team, you have one month to restore it within the Azure Active Directory (AAD) portal to restore all related data. Если администратор удалит эту группу из корзины через один месяц, вы потеряете все связанные данные.After one month, or if the admin deletes this team within the recycle bin, you will lose all the related data.

Отключение приложения "Утверждения" в TeamsDisable the Approvals app

Приложение "Утверждения" доступно по умолчанию.The Approvals app is available by default. Вы можете отключить его в Центре администрирования Teams.You can disable the app in the Teams admin center.

  1. Войдите в Центр администрирования Teams.Sign in to the Teams admin center.

  2. Разверните раздел Приложения Teams и выберите Управление приложениями.Expand Teams apps and select Manage apps.

  3. Выполните поиск приложения "Утверждения".Search for the Approvals app.

    изображение навигации в Центре администрирования с выделенными элементами "Приложения Teams" > "Управление приложениями"

  4. Выберите "Утверждения".Select Approvals.

  5. Выберите положение переключателя, соответствующее отключению приложения для вашей организации.Select the toggle to disable the app for your organization.

    изображение сведений о приложении "Утверждения"

Политика храненияRetention policy

Утверждения, созданные в приложении "Утверждения", хранятся в заданной по умолчанию среде CDS, которая пока не поддерживает создание резервных копий.Approvals created from the Approvals App are stored in the default CDS environment, which doesn’t support backups at this time. Подробнее на тему Создание резервных копий и восстановление среды — Power Platform | Документация Майкрософт.Learn more about how to Back up and restore environments - Power Platform | Microsoft Docs.

Данные, хранимые в Forms, не будут удалены, пока владельцы команды не очистят их с вкладки "Удаленные формы" в веб-приложении Microsoft Forms. Data stored in Forms will not be deleted until the team owners clean it up from the deleted forms tab in the Microsoft Forms web app.

Ограничения данныхData limitations

Каждая команда может содержать не более 400 шаблонов утверждений, каждый из которых может собрать не более 50 000 запросов с учетом текущих возможностей Microsoft Forms.Each team can contain at most 400 approvals templates, and each template can collect a maximum of 50,000 requests based on the current capability in Microsoft Forms.

АудитAuditing

Приложение "Утверждения" ведет журнал событий аудита в Центре безопасности и соответствия требованиям Microsoft 365.The Approvals App logs audit events within the Microsoft 365 Security and Compliance Center. Вы можете просмотреть этот журнал аудита.You can view the audit log.

  1. Перейдите в Центр соответствия требованиям Microsoft 365Go to the Microsoft 365 Compliance Site.

  2. Зайдите в раздел Аудит.Select the Audit section.

  3. Выполните поиск в секции Действия в Microsoft Teams, связанные с утверждениями.Search for activities under Microsoft Teams approvals activities.

Вы можете выполнять поиск по перечисленным ниже действиям.You can search for the following activities:

  • Создание запроса на утверждениеCreate new approval request

  • Просмотр сведений о запросе на утверждениеView approval request details

  • Утвержденный запрос на утверждениеApproved approval request

  • Отклоненный запрос на утверждениеRejected approval request

  • Отмененный запрос на утверждениеCanceled approval request

  • Общий запрос на утверждениеShared approval request

  • Файл, вложенный в запрос на утверждениеFile attached to approval request

  • Повторно назначенный запрос на утверждениеReassigned approval request

  • Добавленная цифровая подпись к запросу на утверждениеAdded e-signature to approval request

  • Просмотр сведений о запросе электронной подписиViewed e-signature request details

  • Просмотренное запрос на электронную подписьReviewed e-signature request

  • Отменен запрос на электронную подписьCanceled e-signature request

  • Создание шаблонаCreate a new template

  • Изменение существующего шаблонаEdit an existing template

  • Включить и отключить шаблонEnable/disable a template

  • Просмотримый шаблонViewed template

Для доступа к другим данным аудита утверждений в рамках Flow включите и настройте аудит в заданной по умолчанию среде для главных элементов, связанных с утверждениями: "утверждение", "запрос на утверждение" и "ответ на запрос на утверждение".For access to more auditing approvals within Flow, enable and configure auditing in the default environment for the primary approval entities Approval, Approval Request, and Approval Response. Операции создания, обновления и удаления являются подлежащими аудиту событиями в записях приложения "Утверждения".Create, update, and delete operations are auditable events for Approval records. Подробнее на тему Аудит данных и действий пользователей для обеспечения безопасности и соответствия требованиям — Power Platform | Документация Майкрософт.Learn more about Audit data and user activity for security and compliance - Power Platform | Microsoft Docs.

Можно выполнить дополнительную настройку аудита в Центре безопасности и соответствия требованиям Microsoft 365.Auditing can be customized further in the Microsoft 365 Security and Compliance Center.

  1. Чтобы воспользоваться предварительно настроенными отчетами, войдите в Центр безопасности и соответствия требованиям Microsoft 365.To use the preconfigured reports, sign in to Microsoft 365 Security and Compliance.

  2. Выберите Поиск и исследование.Select Search & investigation.

  3. Выполните поиск в журнале аудита и выберите вкладку Действия в Dynamics 365.Search the Audit log and select the Dynamics 365 activities tab.

Подробнее на тему Microsoft Dataverse и ведение журнала действий в приложениях на основе моделей — Power Platform.Learn more about Microsoft Dataverse and model-driven apps activity logging - Power Platform.

БезопасностьSecurity

В приложении "Утверждения" Teams пользователи могут создавать утверждения, а также просматривать отправленные и полученные утверждения.From the Teams Approvals app, users have access to create new Approvals and view Approvals that they have sent and received. Пользователи не имеют доступа к утверждениям, созданным другими пользователями, если не указаны в качестве адресата или наблюдателя в соответствующем запросе.Users won't have access to Approvals that are created by others unless they're either a responder or a viewer of the request.

Примечание

Пользователю назначается роль наблюдателя запроса, если он является участником чата или канала, где было создано утверждение.A user will be given a viewer role of a request if they are part of the chat or channel where the approval was created. У него нет возможности совершать действия в отношении запроса, если при создании утверждения ему не была присвоена соответствующая роль.They won't have the ability to take action on the request if they weren't given that role when the approval was created.

Интеграция с электронной подписью "Утверждения"Approvals e-signature integration

Утверждения электронной подписи, созданные в приложении "Утверждения", хранятся в облачной среде выбранного поставщика.E-signature approvals created from the Approvals app are stored in the selected provider's cloud environment. Дополнительные сведения о хранилище в рамках соглашения об электронной подписи можно получить в документации выбранного поставщика.For further information about storage around the e-signature agreement, view the selected provider's storage documentation.

Чтобы использовать функцию электронной подписи в приложении "Утверждения", вам нужны следующие элементы:To use the Approvals app e-signature feature, you need the following items:

  • Лицензия для конкретного поставщика электронной подписи, который вы выбираете.License for the specific e-signature provider you're choosing to use. Чтобы получить лицензию для своей организации, необходимо перейти на сайт поставщика.In order to obtain a license for your organization, you'll need to go to the provider’s site.

Для функций работы с электронной подписью "Утверждения" партнеры по подписи сторонних разработчиков по умолчанию отображаются в Teams "Утверждения".For the Approvals e-signature functionality, third-party signature partners will appear in the Teams Approvals app by default. Вы можете отключить определенные поставщики электронной подписи, задав параметры приложения Teams центре администрирования.You can disable specific e-signature providers by accessing app settings in the Teams admin center.

  1. В центре Teams администрирования в области Управление приложениями выберите приложение Утверждения и Параметры.In the Teams admin center, under Manage apps, select the Approvals app and choose Settings.

  2. Каждый поставщик электронной подписи по умолчанию имеет для него значение в положении "вкл." (справа).Each e-signature provider has a toggle next to it that is in the on position (right) by default. Чтобы отключить определенного поставщика электронной подписи, перевиньте его влево.Slide the toggle to the left to disable a specific e-signature provider. Если администратор Teams отключает поставщика, конечные пользователи не будут видеть его при создании утверждения.If a Teams admin disables a provider, end users won't see the provider when creating an approval. Кроме того, конечные пользователи не смогут просматривать запросы на электронную подпись, сделанные с этим поставщиком.End users will also be unable to view any e-signature requests that were made with that provider.

Утверждения электронной подписи, созданные в приложении "Утверждения", хранятся в облаке выбранного поставщика.E-signature Approvals created from the Approvals App are stored in the selected provider’s cloud. Поэтому для экспорта данных об электронных подписях необходимо перейти на сайт поставщика.You will therefore need to go to the provider's site in order to export any data about e-signatures. Обратитесь к документации поставщика об экспорте и хранении этих соглашений.Refer to the provider's documentation about export and retention of these agreements.