Комитет по управлению

Общие сведения о комитете по управлению

Управляющий комитет — это управляющая группа ключевых заинтересованных лиц и руководителей проектов, которые были сгруппены для того, чтобы помочь проекту или программе реализации определенных бизнес-результатов. Комитет по управлению проектами не несет прямой ответственности за его доставку, а за его доставку в бизнес.

Для каждого проекта требуется согласованное представление и устав. Чтобы обеспечить желаемые результаты проектов, необходимо четко определить его представление, его необходимо отслеживать и поддерживать. За это отвечает комитет по управлению: принятие решений, предоставление консультаций, обеспечение стратегического контроля, подача в качестве выступающих в организации по проектам и удаление блокируемых таким образом блокирований.

Вашей организации следует продумыть формирование комитета по управлению. Комитет должен убедиться, что проект соответствует бизнес-целям, которые вы определили для влиянию на изменение в организации, периодически встречается, чтобы обсудить текущий пульс проекта и устранить любые проблемы, которые возникают во время поездки.

Комитет должен определить свой устав, чтобы включить в него некоторые ключевые цели:

  • Согласование между проектной командой и спонсором или руководителем руководства.

  • Предокабь информацию о состоянии проекта руководителю или руководителю.

  • Разрешим спонсорам или руководителям руководства предоставлять направление и участие в проекте, а также обеспечивать его соответствие всем бизнес-целям, настраивая планы проектов, ключевые результаты (OKRS) и другие действия по проекту.

Организационной комитет собирается в течение всего жизненного срока, чтобы обеспечить согласование между руководством организации и командой проекта. Это важное собрание гарантирует, что направление проекта полностью поддерживается руководством и включает в него все отзывы, предоставленные руководством, для достижения успеха. Комитет использует эти собрания для анализа состояния проекта, а также для:

  • Вы соглашаетесь с бизнес-результатами, которые соответствуют бизнес-деятельности, и убедитесь, что проект направлен на их обеспечение.

  • Проверка и утверждение проекта на предмет точности и соответствия бизнес-делу.

  • Просмотрите и проверьте изменения, внесенные в дело, которые могут повлиять на любые определенные результаты.

  • Принятие стратегических решений относительно приоритетов результатов проекта и утверждение промежуточных результатов.

  • Выявлять, устранять и устранять пробелы, риски и проблемы, в которых от комитета требуется дополнительное влияние.

  • Соберем поддержку со стороны финансового спонсора или руководства по вопросам, которые требуют повышения приоритетов, а также устранения любых конфликтов между заинтересованными бизнес-подразделениями.

  • По вопросам предоставления формальных отзывов и рекомендаций руководителям, руководству по изменению, а также другим заинтересованным лицам в области бизнеса и ИТ.

Определение членов оправляющих комитетов

Комитет может действовать так же эффективно, как и его участники. Управляющий комитет должен поддерживать представление как от лиц, принимающих деловые, так и технические решения, а также от любого из основных руководителей проектной группы и групп партнеров, которые вносят участие в решении.

Каждый комитет, который является руководителем, нуждается в сильном руководстве и четко определенных ролях и обязанностях. Чтобы получить реалистичные оценки эффективности работы комитета и участия его участников, необходимо документировать и согласовать назначенную роль и обязанности. Чтобы обеспечить эффективное влияние в организации и обеспечить разнообразную перспективу, в состав этого комитета обязательно должны быть влияющие на него руководители и руководители.

Примечание

Настраивайте роли и обязанности в зависимости от организации и проекта. В небольших организациях эти роли могут перекрываться.

Название Должность Контакт Email
Ответственный спонсор Выступающие за проект, гарантируя, что его направление будет согласовано с представлением организации. Выступать в качестве окончательных полномочий для принятия решений, которые комитет не может принять.
Создатели бизнес-решений Выступающий за проект, убедитесь в том, что его направление не будет меняться в соответствии с представлением организации
Архитектор Убедитесь, что технологические решения достижимы и соответствуют согласованным бизнес-результатам.
Основные Project команды Предоставление подробных сведений о любом конкретном компоненте (техническом или не техническом) (например, о внедрении и управлении изменениями)
Quality Champion Будьте подотчетны за то, что вы совместили показатели качества.
Program/Project Manager Принимайте на себя ответственность за презентацию и сбор отзывов, чтобы включить их в проект.
Группа партнеров по учетной записи Отзывы с точки зрения партнера с точки зрения других партнеров.
Группа партнеров Project Предоставление отзывов с точки зрения партнера относительно реализации проекта

Запланировать собрания комитета по управлению проектами

Несмотря на то что структура каждой организации и каждой группы проекта немного отличается, собрание оправляющих комитетов никогда не должно стать просто очередным собранием по проекту. Продумайте цели собрания оправляющих комитетов: вы имеете возможность отслеживать проект, собирая поддержку и направление со стороны спонсоров и руководителей. Убедитесь, что все присутствуют на собрании, чтобы все ее руководители и руководители приняли непосредственное участие в этом собрании, чтобы все ее руководители и руководители приняли участие в прямом обмене сообщениями, а при отправке сообщения не было никакого несоответствия.

При планировании собрания комитета следует учесть проект и расстановка кадров в организации. Попробуйте запланировать ее на неделю или каждую неделю в зависимости от предпочтений и темпа работы вашей организации.

Совет

Если ваша среда является быстро меняемой, не отдайте слишком много времени на переход между собраниями, что может привести к проблемам, которые можно было бы избежать при частом собрании. Однако в более медленной среде проведение собраний каждую неделю может привести к усталости собрания, что может привести к снижению эффективности комитета по управлению. Используйте свой опыт и опыт, чтобы определить соответствующую постоядность, и всегда помните, что расписание можно изменить. Не встречайтесь только для проведения собрания.

Подготовка к собранию

Чтобы сделать все возможное, необходимо подготовиться к собранию. Основная группа может приступить к подготовке материалов к собранию комитета по управлению. Вы можете создать презентацию PowerPoint, чтобы подготовиться к собранию.

В презентацию для собрания необходимо включить следующие ресурсы:

  • К последующим действиям принятия мер в комитете

  • Комитет по управлению PowerPoint, отчет о состоянии проекта

    • Просмотрите весь проект по ежемесячным, квартальным и годивным проверкам.

    • Определите основные вехи проекта:

      • Обсудите важность и влияние вех (они должны регистрироваться в регистре рисков).

      • На основе подготовки вы можете решить, какие миграции будут предстоящими, особенно для лиц, принимающих деловые решения.

    • Вызовите даты выполнения проекта и высокоохабные действия.

    • отчет о okrs, которые были определены как важные для комитета; не забудьте включить показатели использования, контроля качества и надежности пользователей.

  • Оправляющий PowerPoint, еженедельный отчет о состоянии проекта

    • Содержит основные и личные сведения, ключевые вопросы и действия, а также дальнейшие действия.

    • Содержит более подробные технические сведения о проблемах с каждым днем и меньше о общем состоянии проекта.

  • Журнал вопросов и регистр рисков

    • Поделитесь статусом любых вопросов, которые отслеживает комитет.

      • Будьте готовы предоставить обновление по всем ошибкам.
    • Определите все новые элементы, которые могут повлиять на успех достижения бизнес-результатов.

      • Определите их влияние на проект.

      • Определите затронутых пользователей или бизнес-единицы.

      • Определите дальнейшие действия и определите, какая помощь может потребоваться участникам комитета.

  • Обзор качества. Воспользуйтесь рекомендациями из подготовки сети к Teams.

    • Будьте готовы подробно объяснить результаты этих отчетов о качестве и включить рекомендации по исправлению всех заданных проблем.

    • Настраивать еженедельные отчеты о качестве, чтобы сосредоточиться на следующих областях:

      • Общие тенденции качества в организации

      • Состояние известных проблемных сайтов или сайтов, на которые возникли проблемы, чтобы показать направление, заголовок сайта и , в идеале, сообщить о положительных результатах от исправлений.

      • Состояние качества недавно включенных сайтов на основе хода выполнения проекта

Затем запланировать звонок, чтобы подготовиться к собранию комитета по управлению проектами. Этот вызов должен включать только тех участников группы, которые являются критически важными для основной группы проекта. Это могут быть ресурсы из сети, рабочего стола, операций и других групп, которые будут рассмотрены на собрании комитета. Основные участники проектной группы никогда не должны быть заверяться в материалы, которые вы планируете охватить во время вызова оправляющий комитет.

Этот подготовительный вызов — отличный способ синхронизироваться перед тем, как будет созваться комитет по управлению. Кроме того, настало время убедиться в том, что открытые элементы, несогласия или проблемы в группе проекта будут проявены. Это помогает способствовать открытому общению и предотвратить неприятное сюрпризы во время собрания.

Просмотрите отчеты за неделю с ключевыми заинтересованными лицами и партнерами, а также у вопросами и вопросами. Работайте в команде над корректировкой, добавлением или удалением содержимого на основе ваших обсуждений или соглашаетесь запросить дополнительные пояснения у комитета по управлению. Назначьте участников группы, которые будут представлять каждый раздел, чтобы обеспечить непрерывность и поток.

Проведение собрания

Само собрание должно быть естественным продолжением работы по подготовке, которую уже завершила основная группа. Помните, что цель этих собраний — обеспечить взаимодействие и совместную работу для реализации концепции проекта. Чтобы обеспечить успешность собраний, воспользуйтесь следующими советами:

  1. Запланировать собрание, чтобы лицом к лицу. Определите конференц-зал с таблицей, достаточной для того, чтобы все остальные участники были в ней. Убедитесь, что в комнате собрания есть возможности для видеосвязи. Хотя лучше, чтобы все участники были в зале, это не всегда возможно, поэтому убедитесь, что приглашение на собрание включает конференц-зал и сведения о собрании по сети по крайней мере со звуком, но в идеале — со звуком, видео и совместным доступом. Предложить всем удаленным участникам использовать видео, когда они присоединяются к собранию.

  2. Постарайтесь не отвлекаться от повестки дня, хотя, несомненно, могут возникнуть отвлекающие факторы, которые необходимо решить. Если возможно (в зависимости от их важности), добавьте эти элементы в раздел "автостоянка" и устройте их позже. Если эта тема слишком важна для откладывания, получите согласие, чтобы продолжить обсуждение, но понимаете, что вам потребуется перенести некоторые другие элементы повестки дня на будущие собрания. Вы соглашаетесь выделить некоторое время (от пяти до десяти минут) на решение всех нажатий, которые требуют немедленного внимания комитета.

  3. Будьте готовы обсудить все открытые вопросы поддержки. Постарайтесь не изумять обсуждение на собрании: количество билетов, типы билетов, основные открытые элементы. Вы должны быть готовы решить все проблемы, даже если они незначительны, понимать влияние на бизнес и влияние на проект.

  4. Делегирование заметок. Делать заметки во время презентовки или в середине отаплительного заметок слишком сложно. Убедитесь, что подробные сведения задокументированы для любых решений, принятых в комитете. Будьте готовы отправить эти решения и заметки в рамках последующего сообщения электронной почты.

  5. Всегда старайтесь продвигать положительные новости о трудоемких трудов и отзывах пользователей (если они доступны). Расскажите и продавайте историю. Если отзывы полностью отрицательные, будьте готовы обсудить их и объяснить, что делается для устранения проблем с отрицательным пользовательским интерфейсом.

    а) Вы можете подарить сотрудникам возможность подарить им шансы на отличная работа, над чем они работают. Важно понимать, что участники группы, особенно перед командой руководства, выполняют отличную и трудоемую работу.

  6. Всегда сохраните конец собрания, чтобы согласовать дальнейшие действия и определить владельца тех действий, которые были согласованы во время собрания.

  7. Отправляйте участникам по электронной почте последующие сообщения, включавшие созданную вами презентацию, и включайте все сделанные заметки. Не забудьте включить всех, кто не присутствовал на мероприятии.

Дальнейшие действия

После просмотра обзорного комитета пришло время действовать. Проектной группе следует приступить к работе по внедрению составного комитета на временную шкалу проекта и подготовке регулярной очереди собраний комитетов. В идеальном случае комитет будет создан до начала проекта и будет предоставлять рекомендации на всех его этапах, но если этого не может быть, сформите комитет, чтобы обеспечить команде проекта успешный результат.

  1. Определите членов оправляющих комитетов. Спросите себя:

    • Есть ли у нас правильное представление от бизнеса и руководства?

    • Могут ли участники, которые мы определили, влиять на их бизнес-единицы или коллеги в других единицах?

  2. Создайте сообщение для отправки каждому члену оправляющих комитетов:

    • Включить таблицу ролей.

    • Продавайте важность комитетов.

  3. Настроите первое собрание, чтобы обсудить роли и обязанности, определить устав комитета, а также проверить или определить ОКР. Повестка дня также может включать:

    • Обсудите время проведения собрания.

    • Проверьте, что устав и ООК являются результатом двигаться к осмысленным бизнес-результатам.

    • Убедитесь, что стратегия согласована с okrs.

  4. Начните управлять качеством в каждой беседе:

    • Сформулировать важность на игры в качестве защитника.

    • Определите людей или команду, которые будут принимать роль "Защитник качества".

Успех в управлении комитетом не зависит от успеха. Выбор нужных участников при желании может по-прежнему привести к неудовлетворительной результатам. Чтобы добиться успеха в комитете по управлению, необходимо обеспечить следующее:

  • Согласованная концепция и область охвата проекта с четко определенными измеримыми бизнес-результатами, которые комитет будет использовать в качестве проектов.

  • Хорошо организованная повестка дня, которая является накопительным диском для проведения собраний.

  • Открытое общение.

    • Открытое взаимодействие и совместная работа расширят возможности комитета. Создайте среду, в которой будут слышаться все голоса и соблюдаются мнения. Уникальные перспективы могут оказать наибольшее влияние.

    • Открытая среда может быть включена, когда руководство выступает за развитие совместной работы и общения с членами. Вот несколько рекомендаций:

      • Все члены комитета должны быть сильными представителями для изменения, которое вводится в организацию.

      • Ограничив размер комитетов, ограничив число тех, кто совершенно необходим для точного изображения и кто может принимать решения в разных подразделениях или влиять на них. Понимание иерархии организации и прямой линии влияния каждого участника крайне важно при от появии блокаторов.

      • Вовлеките руководителей проектов и руководителей команд в обсуждения и обсуждения комитетов. Будьте готовы пригласить других основных участников группы, чтобы сделать более подробное обсуждение, которое может потребоваться в определенных областях.

На протяжении всего жизненного цикла решения роль комитета будет меняться. По мере того как проектировка и адаптация переходят на этап адаптации дисковой стоимости, комитету может потребоваться внести в него некоторые корректировки:

  • Настройт время проведения собрания. Взгляните на динамику организации и определите, нужно ли собрание происходить реже. По мере изменения организации частота высокоуровневой связи, скорее всего, ухменься. Изучите изменение ежемесячной или ежекварталной погодности собраний

  • Отрегулировать представителей на собрании. По мере перемещения решения на этап стоимости диска, скорее всего, основная группа проекта будет перена назначена новым проектам. Необходимо обновить команду, которая будет сообщать о состоянии решения в качестве поддержки и операций.

  • Определение и отчетность по рабочим окайм. Ключевые результаты и индикаторы успешности будут меняться на протяжении всего жизненного цикла решения. Желаемые бизнес-результаты следует отслеживать и отслеживать. Продолжайте сообщать о качестве и надежности голосового решения в контексте обеспечения бизнес-результата. Дополнительные метрики и ключевые результаты, такие как учет учетных записей пользователей, внедрение пользователей и поддержка, станут главными индикаторами успешности.

  • Используйте более крупный комитет по управлению, чтобы охватить этапы реализации различных решений. Искомые возможности для более эффективного использования комитетов. Используйте комитет для предоставления рекомендаций по более большому объему решений.