Управление приложением "Задачи" для вашей организации в Microsoft Teams

Обзор "Задач"

Приложение "Задачи" обеспечивает согласованное управление задачами в Microsoft Teams, объединяя отдельные задачи на основе Microsoft To-Do и командные задачи на основе Планировщика в одном месте. Пользователи могут получить доступ к приложению "Задачи" в левой части Teams, а к вкладке "Задачи" на канале — в отдельных командах. Мои задачи и Общие планы в "Задачах" позволяют пользователям просматривать и управлять всеми индивидуальными и командными задачами, а также определять приоритеты их работы. "Задачи" доступны в классической версии Teams, в Интернете и на мобильных устройствах.

Примечание

По мере развертывания возможностей "Задач" в настольных клиентах Teams имя приложения изначально будет отображаться для пользователей как Планировщик. После этого имя будет временно изменено на Задачи от Планировщика и To-Do, и позже оно будет переименовано в Задачи. В мобильных клиентах Teams пользователи всегда будут видеть имя приложения как Задачи. Возможна небольшая задержка в доступности мобильной версии после того, как станет доступной версия для настольных компьютеров.

Снимок экрана: представление списка задач в Teams списке.

Для организаций, которые хотят упростить управление задачами для рядовых работников, "Задачи" также включает возможности, которые позволяют определять в качестве цели, публиковать и отслеживать задачи рядового работника. Например, региональный или корпоративный руководитель может создавать и публиковать списки задач, предназначенные для соответствующих расположений, например, для определенных розничных магазинов, и отслеживать прогресс с помощью отчетов в режиме реального времени. Руководители могут назначать задачи сотрудникам и руководить действиями в пределах своего расположения. Рядовые работники, в свою очередь, имеют список приоритетов назначенных им задач на мобильном устройстве или компьютере. Чтобы включить публикацию задач, сначала необходимо настроить иерархию целей для организации, которая определяет, как все команды в иерархии связаны друг с другом.

Что нужно знать о "Задачах"

"Задачи" доступны в виде приложения, а также в виде вкладки на канале. Имейте в виду, что приложение включает как отдельные задачи из To-Do, так и командные задачи из Планировщика, тогда как на вкладке отображаются только командные задачи.

С приложением "Задачи" пользователи получают возможность работать на компьютере, в Интернете и на мобильных устройствах. Если "Задачи" установлены в настольном клиенте Teams, пользователи также увидят его в веб-клиентах и мобильных клиентах Teams. Исключением являются гостевые пользователи. Важно знать, что гости могут получить доступ к приложению "Задачи" только из мобильного клиента Teams. Гости будут видеть вкладки задач как на рабочем столе Teams, так и в веб-клиентах.

Мои задачи отображают отдельные задачи пользователя. Общие планы показывают задачи, над которыми работает вся команда, а также любой список задач, добавленный в виде вкладки "Задачи" на канал. Обратите внимание на следующее:

  • Списки задач, которые пользователь создает в приложении "Задачи", также появятся в клиентах To-Do этого пользователя. Точно так же списки задач, которые пользователь создает в To Do, будут отображаться в разделе Мои задачи в "Задачах" для этого пользователя. То же применяется и для индивидуальных задач.

  • Все вкладки "Задач", добавленные в канал, также отображаются в клиентах Планировщика. Когда пользователь создает план в Планировщике, план не будет отображаться в приложениях "Задачи" или "Планировщик", если он не добавлен в виде вкладки в канал. При добавлении новой вкладки в "Задачах" пользователь может создать новый список или план или выбрать один из существующих.

Настройка "Задач"

Важно!

Настроенные для Планировщика параметры и политики будут применимы и к "Задачам".

Включение и отключение "Задач" в организации

По умолчанию приложение "Задачи" включено для всех пользователей Teams в организации. Вы можете отключить или включить приложение на уровне организации на странице Управление приложениями в Центре администрирования Microsoft Teams.

  1. В левой части панели администрирования Microsoft Teams перейдите к разделу Приложения Teams > Политика разрешений.

  2. В списке приложений выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы отключить "Задачи" для организации, найдите приложение "Задачи", выделите его и нажмите Блокировать.
    • Чтобы включить "Задачи" для организации, найдите приложение "Задачи", выделите его и нажмите Разрешить.

Примечание

Если не удается найти приложение "Задачи", выполните поиск по имени в первой заметке этой статьи. Возможно, приложение все еще находится в процессе переименования.

Включение и отключение "Задач" для определенных пользователей в организации

Чтобы разрешить или запретить определенным пользователям в организации использовать "Задачи", убедитесь в том, что приложение "Задачи" включено в вашей организации на странице Управление приложениями, а затем создайте настраиваемую политику разрешений приложения и назначьте ее пользователям. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

Использование политики настройки приложений для закрепления "Задач" в Teams

Политики настройки приложений позволяют настроить Teams, чтобы выделить приложения, которые наиболее важны для пользователей в организации. Приложения, которые настраиваются в политике, закреплены на панели приложения—панели сбоку настольного клиента Teams и в нижней части мобильных клиентов Teams—, где пользователи могут быстро и легко получить к ним доступ.

Чтобы закрепить приложение "Задачи" для пользователей, можно изменить глобальную политику (по умолчанию в пределах организации) или создать и назначить настраиваемую политику настройки приложений. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

"Мои задачи" пользователя отображаются только при наличии у него лицензии на Exchange Online

Если вы не хотите, чтобы пользователь видел раздел Мои задачи, вы можете скрыть его. Чтобы сделать это, удалите лицензию пользователя на Exchange Online. Важно знать, что после удаления лицензии на Exchange Online пользователь больше не будет иметь доступ к своему почтовому ящику. Данные почтового ящика хранятся в течение 30 дней, после чего данные будут удалены и не смогут быть восстановлены, если для почтового ящика не будет установлено удержание на месте или удержание для судебного разбирательства.

Мы не рекомендуем использовать эту возможность для информационных работников, но в некоторых случаях может потребоваться использовать эту возможность, например для рядовых работников, которые не зависят от электронной почты.

Публикация задач

С помощью публикации задач в организации можно публиковать списки задач, предназначенные для определенных расположений (команд) в организации, для определения и предоставления общего доступа к рабочему плану, который должен быть выполнен в этом расположении.

  • Пользователи в команде публикации, такие как корпоративные или региональные руководители, могут создавать списки задач и публиковать их для определенных групп.
    Снимок экрана: публикация задач.
  • Руководители групп получателей могут просматривать опубликованные списки задач и назначать отдельные задачи участникам группы.
    Снимок экрана: назначение задачи.
  • Рядовые сотрудники могут просматривать назначенные им задачи с помощью простого мобильного интерфейса. Они могут прикреплять фотографии, чтобы показать свою работу, когда это необходимо, и отмечать свои задачи как выполненные.
  • Издатели и руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач на каждом уровне, в том числе по расположению (группе), списку задач и отдельной задаче.
    Снимок экрана: задачи, которые назначены на мобильном устройстве.

В приложении "Задачи" можно создавать списки задач, управлять ими и публиковать их в опубликованных списках. Эта вкладка отображается пользователю только в том случае, если в организации настроена иерархия целей для команды, и пользователь входит в состав группы, включенной в эту иерархию. Иерархия определяет, может ли пользователь публиковать или получать списки задач и просматривать отчеты для полученных списков.

Пример сценария

Ниже приведен пример публикации задачи.

Contoso выполняет развертывание новой акции по продаже и доставке еды на вынос. Чтобы поддерживать взаимодействие с брендом, им необходимо координировать последовательное внедрение в более чем 300 магазинов.

Группа маркетинга предоставляет сведения о рекламной акции и соответствующем списке задач с помощью менеджера по связям с общественностью по вопросам розничной торговли. Менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли, который работает в качестве привратника для магазинов, просматривает информацию, создает список задач для продвижения, а затем создает задачу для каждой единицы работы, которую необходимо выполнить в каждом из соответствующих магазинов. После составления списка задач ему нужно выбрать магазины, которые должны выполнить работу. В этом случае акция распространяется только на магазины в США, в которых есть собственный ресторан. В "Задачах" она фильтрует список магазинов на основе атрибута ресторана в магазине, выбирает соответствующие расположения в США в иерархии и затем публикует список задач в этих магазинах.

Менеджеры магазинов в каждом расположении получают копии опубликованных задач и назначают их участникам группы. Менеджеры могут использовать возможности "Задач", чтобы понять всю работу, которая требуется в их магазине. Они также могут использовать доступные фильтры, чтобы сосредоточиться на конкретном наборе работ, например на работе, которая должна быть выполнена сегодня или работа в определенной области.

Рядовые сотрудники в каждом магазине теперь имеют список приоритетных задач в "Задачах" на своем мобильном устройстве. После завершения задачи они помечают их как завершенные. Некоторые могут даже загрузить и прикрепить фотографию к задаче, чтобы показать свою работу.

В центральном офисе Contoso, а также независимые руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач в отдельном магазине и во всех магазинах. Они также могут перейти к конкретной задаче, чтобы просмотреть состояние в разных магазинах. По мере приближения даты запуска они могут выявить любые отклонения и при необходимости связаться со своими командами. Такая видимость позволяет Contoso повысить эффективность развертывания и обеспечить более единообразное взаимодействие в магазинах.

Настройка иерархии целей для команды

Чтобы включить публикацию задач в организации, необходимо сначала настроить схему целей для команды в качестве .CSV-файла. Схема определяет, как все команды в вашей иерархии связаны друг с другом, а также атрибуты, используемые для фильтрации и выбора команд. После создания схемы загрузите ее в Teams, чтобы применить ее к вашей организации. Участники команды публикации, такие как менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли в примере сценария, могут затем фильтровать команды по иерархии, атрибутам или их комбинации, чтобы выбрать соответствующие команды, которые должны получить списки задач, а затем опубликовать списки задач для этих команд.

Пошаговые инструкции по настройке иерархий целей для команды см. в статье Настройка иерархии целей для команды.

Power Automate и API Graph

Задачи поддерживают Power Automate для To-Do и API Graph для Планировщика. Дополнительные сведения: