Управление политиками хранения для Microsoft Teams

Примечание

Если вы видите в Teams сообщение об удалении ваших чатов или сообщений политикой хранения, см. статью Сообщения Teams о политиках хранения.

Сведения на этой странице предназначены для ИТ-администраторов, которые управляют этими политиками хранения.

Политики хранения и метки хранения в Microsoft 365 помогают эффективнее управлять сведениями в организации. Вы можете настроить параметры хранения, чтобы хранить данные в соответствии со внутренними политиками, отраслевыми нормами или юридическими требованиями вашей организации. Вы можете настроить параметры хранения для удаления данных, которые могут привести к ответственности, больше не требуют хранения либо не имеют юридической или деловой ценности.

Teams поддерживает политики хранения для сообщений чатов и каналов, чтобы администраторы могли заранее решать, следует ли хранить данные, удалить их или сохранить на определенный период времени, а затем удалить. Начало периода хранения для этих действий всегда зависит от того, когда создается сообщение. Вы можете применять политику хранения Teams ко всей организации или к отдельным пользователям и командам. Метки хранения не поддерживаются в Teams.

Примечание

Общие каналы поддерживаются политиками хранения.

Дополнительные сведения о решениях для меток хранения в Microsoft 365 см. в разделе Сведения о политиках и метках хранения.

У пользователей, на которых распространяется политика хранения для Teams, должна быть соответствующая лицензия, например Office 365 E3 или Office 365 A3. Другие варианты лицензирования для этих политик хранения см. в разделе Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview руководства по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения соответствия требованиям & безопасности. Чтобы узнать больше о лицензировании для Teams, см. Описание службы Microsoft Teams.

Как политики хранения Teams поддерживают действия по хранению и удалению

Если вы настроите политику хранения Teams для хранения сообщений чатов или каналов, пользователи по-прежнему смогут редактировать и удалять свои сообщения в своем приложении Teams. Хотя пользователи больше не видят свои предварительно измененные или удаленные сообщения в Teams, данные из этих сообщений хранятся в защищенном расположении, предназначенном для поиска eDiscovery администраторами по соответствию требованиям. Безвозвратное удаление этих данных не происходит до окончания настроенного периода хранения, или если для хранения этих данных настроена другая политика хранения либо на них распространяется удержание при Обнаружении электронных данных.

Если политика хранения настроена на удаление чатов и сообщений каналов, эти сообщения становятся соответствующими для автоматического удаления. Если сообщения по-прежнему отображаются в приложении Teams, они исчезнут оттуда, а пользователи будут проинформированы о том, что политика хранения удалила эти сообщения. Если ранее на сообщения налагалось действие хранения и они были изменены или удалены пользователями, эти сообщения будут удалены из защищенного расположения и больше не будут выводиться при поиске при обнаружении электронных данных.

Подробные сведения о том, как эти политики работают в зависимости от конфигурации политики и действий пользователя, а также о том, какие данные сообщений включены и исключены для политик хранения Teams, см. в сведениях о хранении для Microsoft Teams. На этой странице также объясняется, почему иногда могут возникать задержки при удалении сообщений политиками хранения. Например, сообщения могут быть видны пользователям в приложении Teams в течение 7 дней после истечения срока действия, настроенного в политике хранения.

Если вы настроили несколько политик хранения Teams с разными параметрами хранения, принципы хранения устраняют любые конфликты. Например:

  • Если существует конфликт между сохранением или удалением одного и того же содержимого, содержимое всегда сохраняется в защищенной области, чтобы обеспечить возможность поиска с помощью Обнаружения электронных данных для администраторов соответствия требованиям.

    Этот принцип также применяется к тем сообщениям, которые находятся под контролем Обнаружения электронных данных по юридическим или судебным причинам.

  • Если существует конфликт сроках хранения содержимого, оно будет храниться в надежном расположении в течение самого длительного периода хранения.

Эти два принципа хранения устраняют большинство конфликтов, которые могут возникнуть при нескольких политиках хранения для Teams, но дополнительные сведения см. в статье о принципах хранения.

Когда применять политики хранения для Teams

Во многих случаях организации считают данные приватных чатов большей ответственностью, чем сообщения каналов, беседы в которых обычно связаны с проектами.

Вы можете очень эффективно настроить единую политику хранения для всех сообщений Teams. Кроме того, для более точного управления можно:

  • Используйте отдельные политики хранения для частных чатов (1:1 или 1:1), сообщений из стандартных каналов или сообщений из частных каналов.

  • Применяйте политики только к определенным пользователям или командам в организации. Для чатов Teams и частных каналов можно выбрать пользователей, к которым применяется политика. В случае сообщений каналов Teams можно выбрать команды, к которым применяется политика.

Например, для стандартных сообщений канала: создайте политику хранения для определенных команд в организации и настройте эту политику с действием удаления через 1 год. Затем создайте еще одну политику хранения для стандартных сообщений каналов для всех остальных команд и настройте для нее действие удаления через 3 года.

Создание политик хранения и управление ими в Teams

Чтобы создать или изменить политику хранения для сообщений Teams, используйте инструкции из политики хранения для расположений Teams.

На этой странице есть дополнительные сведения о создании политик хранения и их управлении для других рабочих нагрузок в Microsoft 365. Например, вы также можете создать политику хранения для групп Microsoft 365, чтобы хранить и удалять файлы, которые доступны в Teams и хранятся в OneDrive или SharePoint.

Характер работы пользователей

Для личных или групповых чатов пользователи видят, что чаты со сроком больше, чем конфигурация политики хранения, удаляются, а также автоматически генерируется сообщение "Мы удалили старые сообщения из-за политики хранения вашей организации" в верхней части еще не удаленных сообщений. Например:

Пользователь сообщил в Teams, что сообщение чата удаляется из-за политики хранения Teams.

Пользователь в Teams, объясняя сообщения, удаляется в результате политики хранения Teams.

Для сообщений канала пользователи (участники канала) увидят, что удаленные сообщения исчезают из представления после истечения срока действия сообщений. Если удаленное сообщение является родительским сообщением цепочки беседы, то в качестве родительского сообщения будет отображаться сообщение "Это сообщение удалено из-за политики хранения". Например:

Снимок экрана: канал перед хранением.

Снимок экрана: канал после хранения.

Примечание

Отображаемые сообщения, которые пользователи видят после удаления сообщений, в настоящее время не настраиваются.

Подробности об этих отображаемых сообщениях см. в Сообщения Teams о политиках хранения. Эта документация для пользователей помогает ответить на основные вопросы о том, почему их сообщения были удалены. Однако в рамках развертывания политики хранения сообщите пользователям и службе поддержки о влиянии настроенных параметров.