Политики хранения в Microsoft TeamsRetention policies in Microsoft Teams

Политики хранения помогают эффективнее управлять сведениями в организации.Retention policies help you to more effectively manage the information in your organization. Используйте политики хранения для хранения данных, необходимых для соответствия внутренним политикам организации, отраслевым нормам или юридическим требованиям, а также для удаления данных, считающихся обязательствами, которые больше не требуется хранить, или не имеющих юридической или бизнес-ценности.Use retention policies to keep data that's needed to comply with your organization's internal policies, industry regulations, or legal needs, and to delete data that's considered a liability, that you're no longer required to keep, or has no legal or business value.

По умолчанию данные чата, каналы и файлы сохраняются в течение неограниченного времени, если только не возникает попытка удалить содержимое с помощью политик хранения, удаления пользователей, администраторов и т. д. Администраторы могут настроить политики хранения в группах для сообщений чата и каналов и решить, нужно ли сохранять данные, удалять их или сохранять в течение определенного периода времени, а затем удалять.By default, Teams chat, channel, and files data are retained indefinitely, unless there is an attempt to delete the content via retention policies, user deletes, admin deletes etc. As an admin, you can set up Teams retention policies for chat and channel messages and decide proactively whether to retain the data, delete it, or retain it for a specific period of time and then delete it.

Вы создаете политики хранения для Teams и другие рабочие нагрузки в центре соответствия требованиям Microsoft 365 и управляете ими с помощью командлетов PowerShell центра безопасности &.You create and manage retention policies for Teams and other workloads in the Microsoft 365 compliance center or by using the Security & Compliance Center PowerShell cmdlets. Вы можете применить политику хранения Teams ко всей организации или отдельным пользователям и командам.You can apply a Teams retention policy to your entire organization or to specific users and teams.

Примечание

Мы пока не поддерживаем конфигурацию для хранения сообщений частных каналов.We don't yet support configuration for retention of private channel messages. Поддерживается хранение файлов, к которым предоставлен общий доступ в закрытых каналах.Retention of files shared in private channels is supported.

Чтобы узнать больше о политиках хранения для Microsoft 365 или Office 365, ознакомьтесь с разделами Общие сведения о политиках хранения.To learn more about retention policies for Microsoft 365 or Office 365, see Overview of retention policies.

Что такое политики хранения для TeamsWhat are retention policies for Teams

При настройке политики хранения для Teams или любой другой рабочей нагрузки можно настроить следующее:When you set up a retention policy for Teams or any other workload, you can set them up to:

  • Хранение данных. Используйте политику хранения, чтобы обеспечить хранение данных в течение определенного периода времени независимо от действий в пользовательском приложении.Retain data: Use a retention policy to ensure that your data is retained for a specified period of time, regardless of what happens in the user app. Данные сохраняются по соображениям соответствия требованиям, и они доступны для обнаружения электронных данных до истечения срока хранения, после которого политика указывает нужные действия: ничего не делать или удалить данные.Data is retained for compliance reasons and is available for eDiscovery until the retention period expires, after which your policy indicates whether to do nothing or delete the data. Например, если вы создаете политику хранения Teams для хранения сообщений каналов в течение 7 лет, сообщения сохраняются для обнаружения электронных данных в течение 7 лет, даже если пользователи удаляют свои сообщения в Teams.For example, if you create a Teams retention policy to retain channel messages for 7 years, the messages are retained for eDiscovery for 7 years, even if users delete their messages in Teams.
  • Удаление данных. Используйте политику хранения для удаления данных, чтобы организация не несла за них ответственность.Delete data: Use a retention policy to delete data to ensure that it's not a liability for your organization. При использовании политики хранения Teams, когда вы удаляете данные, они удаляются без возможности восстановления из всех мест хранения в службе Teams.With a Teams retention policy, when you delete data, it's permanently deleted from all storage locations on the Teams service.

С помощью политик хранения для Teams вы можете:With retention policies for Teams, you can:

  • Сохранять чаты и/или сообщения каналов Teams в течение указанного срока и не предпринимать последующих действий.Retain Teams chats and/or channel messages for a specified duration and then do nothing.
  • Сохранять чаты и/или сообщения каналов Teams в течение указанного срока, а затем удалить данные.Retain Teams chats and/or channel messages for a specified duration and then delete the data.
  • Удалить чаты и/или сообщения каналов Teams после указанного срока.Delete Teams chats and/or channel messages after a specified duration.

Примечание

Помните, что в Teams файлы, которыми пользователи делятся в приватных чатах, хранятся в учетной записи OneDrive для бизнеса пользователя, поделившегося файлом.Remember that in Teams, files that users share in private chats are stored in the OneDrive for Business account of the user who shared the file. А файлы, добавляемые участниками команды в беседу канала, сохраняются на сайте SharePoint команды.And, files that team members upload to a channel conversation are stored in the team's SharePoint site. Поэтому чтобы сохранить или удалить файлы в Teams, создайте политики хранения, применяющиеся к OneDrive для бизнеса и SharePoint Online.Therefore, to retain or delete files in Teams, create retention policies that apply to OneDrive for Business and SharePoint Online.

Если данные регулируются политикой хранения, пользователи могут продолжать работать с ними, так как данные хранятся в исходном расположении.When data is subject to a retention policy, users can continue to work with it because the data is retained in place, in its original location. Если пользователь редактирует или удаляет данные, регулируемые политикой хранения, копия сохраняется в безопасном расположении до момента окончания действия политики сохранения.If a user edits or deletes data that's subject to the policy, a copy is saved to a secure location where it's retained while the policy is in effect.

Минимальным требованием к лицензии для политик хранения является Office 365 E3.The minimum licensing requirement for retention policies is Office 365 E3. Дополнительные сведения о лицензировании можно найти в описании службы Microsoft Teams.To learn more about licensing, see Microsoft Teams service description.

Как работают политики хранения TeamsHow Teams retention policies work

Сеансы команды хранятся в скрытой папке (Teamschat) в почтовом ящике каждого пользователя в чате, а сообщения каналов команды хранятся в скрытой папке (Teamschat) в почтовом ящике группы для команды.Teams chats are stored in a hidden folder (Teamschat) in the mailbox of each user in the chat, and Teams channel messages are stored in a hidden folder (Teamschat) in the group mailbox for a team. Teams использует службу чатов на платформе Azure, которая также хранит эти данные, и по умолчанию она хранит их бессрочно.Teams uses an Azure-powered chat service that also stores this data, and by default this service stores the data forever. При использовании политики хранения Teams, когда вы удаляете данные, они удаляются без возможности восстановления как из почтовых ящиков Exchange, так и из базовой службы чатов.With a Teams retention policy, when you delete data, the data is permanently deleted from both the Exchange mailboxes and the underlying chat service.

Когда вы применяете политику хранения хранения к беседам и сообщениям в каналах команд, выполните следующие действия.When you apply a retention-hold policy to Teams chats or channel messages, here's what happens:

  • Если сообщение в чате или канале редактируется или удаляется пользователем в течение срока хранения, оно копируется (если оно было изменено) или перемещено (если оно было удалено) в папку SubstrateHolds и хранится в течение срока хранения.If a chat or channel message is edited or deleted by a user during the retention-hold period, the message is copied (if it was edited) or moved (if it was deleted) to the SubstrateHolds folder and stored there until the retention period expires. Если политика настроена на удаление данных после истечения срока хранения, сообщения окончательно удаляются в день истечения срока хранения.If the policy is configured to delete data when the retention period expires, messages are permanently deleted on the day the retention period expires.
  • Если сообщение чата или канал не удалено пользователем в течение срока хранения, оно перемещается в папку SubstrateHolds в течение одного дня после истечения срока хранения.If a chat or channel message isn't deleted by a user during the retention-hold period, the message is moved to the SubstrateHolds folder within one day after the retention period expires. Если политика настроена на удаление данных после истечения срока хранения, сообщение окончательно удаляется через день после перемещения в папку.If the policy is configured to delete data when the retention period expires, the message is permanently deleted one day after it's moved to the folder.

Когда вы применяете политику удаления сохранения для чатов и сообщений в Teams, вот что происходит:When you apply a retention-delete policy to Teams chats and channel messages, here's what happens:

  • Когда истекает срок действия сообщения в чате или канале, т. е. возраст сообщения больше, чем это разрешено с помощью политики удаления сохранения , серверной службы, определяет просроченные сообщения и начинает удалять их из хранилища базы данных (пользователя или почтового ящика группы).When a chat or channel message expires i.e. age of message is more than allowed by retention-delete policy, a back-end service, identifies expired messages and starts deleting them in the backend storage (user or group mailbox).
  • После того как сообщение удалено на внутреннем хранилище, процесс срабатывает для удаления того же сообщения в службе чата с питанием в Azure и в приложении Teams, предназначенных для пользователей.Once a message is deleted in back-end storage, a process is triggered to delete the same message in the Azure-powered chat service and user’s Teams app. Для удаления сообщений в приложении Teams необходимо подключить приложение к Интернету и войти в состояние простоя (без активности пользователей), чтобы процесс удаления не мог влиять на взаимодействие с пользователем.For the messages to be deleted in Teams app, the app needs to be connected to internet and to be in idle state (no user activity), so that the deletion process would not interfere in user experience. Так как пользователь может иметь несколько устройств, которые могут находиться в разных состояниях, удаления из хранения не будут синхронизироваться с этими устройствами одновременно.Since a user might have multiple devices, which might be in different states, retention deletes would not sync up with those devices at exactly same time.
  • После завершения удаления сообщений в хранилище базы данных эти сообщения будут перестают отображаться в отчетах о поиске соответствия требованиям, например eDiscovery.Once the deletion of messages in backend storage is complete, those messages will stop showing up in compliance search reports such as eDiscovery.

Примечание

Такой же процесс применяется для чатов при взаимодействии Skype для бизнеса Online и Teams.The same flow works for Skype for Business Online and Teams interop chats. Когда чат Skype для бизнеса Online поступает в Teams, он становится сообщением в цепочке чатов Teams и отправляется в соответствующий почтовый ящик.When a Skype for Business Online chat comes into Teams, it becomes a message in a Teams chat thread and is ingested into the appropriate mailbox. Политики хранения Teams будут удалять эти сообщения из цепочки Teams.Teams retention policies will delete these messages from the Teams thread. Однако если журнал бесед включен для Skype для бизнеса Online и на стороне клиента Skype для бизнеса Online они сохраняются в почтовом ящике, эти данные чата не обрабатываются политикой хранения Teams.However, if conversation history is turned on for Skype for Business Online and from the Skype for Business Online client side those are being saved into a mailbox, that chat data isn't handled by a Teams retention policy.

Примечание

Удаление сообщений является окончательным и необратимым.The deletion of messages is permanent and irreversible.

Политики хранения Teams учитывают дату создания сообщений чата или канала и имеют обратную силу.Retention policies in Teams are based on the date the chat or channel messages were created and are retroactive. Другими словами, если вы создаете политику хранения для удаления данных старше 90 дней, данные Teams, созданные более 90 дней назад, удаляются.In other words, if you create a retention policy to delete data older than 90 days, Teams data created more than 90 days ago is deleted.

Политика хранения, примененная к SharePoint Online или OneDrive для бизнеса, может удалить файл, на который ссылается сообщение чата или канала Teams, до удаления этого сообщения.It's possible that a retention policy that's applied to SharePoint Online or OneDrive for Business could delete a file that's referenced in a Teams chat or channel message before those messages get deleted. В этом случае файл по-прежнему отображается в сообщении Teams, но при щелчке по нему возникает ошибка "Файл не найден".In this scenario, the file will still show up in the Teams message, but when users click the file, they'll get a "File not found" error. Это также может произойти при отсутствии политики, если кто-то вручную удаляет файл из SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.This can also happen in the absence of a policy, if someone manually deletes a file from SharePoint Online or OneDrive for Business.

Рекомендации и ограниченияConsiderations and limitations

Ниже приведены некоторые рекомендации и ограничения, которые следует учитывать при работе с политиками хранения Teams.Here's some considerations and limitations to be aware of when working with Teams retention policies:

  • Для Teams требуется политика хранения, отдельная от других рабочих нагрузок.Teams requires a retention policy that's separate from other workloads. Другими словами, вы должны создавать специальные политики хранения для чатов и/или сообщений каналов Teams.In other words, you have to create specific retention policies for Teams chats and/or channel messages. По этой причине вы не можете включить Teams в политики хранения на уровне организации.For this reason, you can't include Teams in org-wide retention policies.

  • Сообщения закрытых каналов не поддерживаются.Private channel messages aren't supported. В настоящее время политики хранения для Teams применяются только к сообщениям стандартных каналов.At this time, retention policies for Teams only apply to standard channel messages.

  • Teams не поддерживает расширенные параметры хранения, такие как возможность применения политики к контенту, содержащему ключевые слова или конфиденциальные сведения.Teams doesn't support advanced retention settings, such as the ability to apply a policy to content that contains keywords or sensitive information. В настоящее время политики хранения в Teams применяются ко всему содержимому сообщений чатов и/или каналов.Currently, retention policies in Teams apply to all chat and/or channel message content.

  • Политика хранения в Teams инициирует процесс удаления сообщений чата и канала при истечении срока действия этих сообщений (на основе даты создания сообщения).A Teams retention policy will trigger a process to delete chat and channel messages when those messages expire (based on message creation date). Тем не менее, в зависимости от загрузки служб может потребоваться до семи дней, чтобы окончательно удалить эти сообщения из базы данных и приложения Teams.However, depending on service load, it may take up-to seven days to permanently delete these messages from backend storage and Teams app. Кроме того, эти сообщения будут доступны для поиска с помощью средств соответствия требованиям (обнаружение электронных данных, поиск конечных пользователей), после чего они окончательно удаляются из внутреннего хранилища.Also, these messages will be searchable with compliance tools (eDiscovery, end user search) till they are permanently deleted from backend storage.

Несколько политик хранения и принципы храненияMultiple retention policies and the principles of retention

Если вы настроили несколько политик хранения Teams с разными сроками, применяются принципы политик хранения.If you set up multiple Teams retention policies with varying durations, the principles of retention policies apply. Ниже представлен обзор приоритетов:Here's an overview of what takes precedence:

  • сохранение всегда имеет приоритет перед удалением;Preservation always wins over deletion
  • самый длительный срок сохранения всегда имеет приоритет;Longest preservation period always wins
  • явное включение имеет приоритет перед неявным применительно к расположениям;Explicit inclusion wins over implicit inclusion in terms of locations
  • приоритет имеет самый короткий срок удаления.Shortest deletion period wins

Когда применять политики хранения для TeamsWhen to use retention policies for Teams

Во многих случаях организации считают данные приватных чатов большей ответственностью, чем сообщения каналов, беседы в которых обычно связаны с проектами.In many cases, organizations consider private chat data as more of a liability than channel messages, which are typically more project-related conversations.

Вы можете настроить отдельные политики хранения для приватных чатов (индивидуальных или групповых чатов) и сообщений каналов.You can set up separate retention policies for private chats (1:1 or 1:many chats) and channel messages. Кроме того, вы можете настроить уникальные политики, применяемые к определенным пользователям или командам в организации.You can also configure unique policies that apply to specific users or teams in your organization. В случае чатов Teams можно выбрать пользователей, к которым применяется политика.For Teams chats, you can select which users the policy applies to. В случае сообщений каналов Teams можно выбрать команды, к которым применяется политика.For Teams channel messages, you can select which teams the policy applies to.

Например, в случае сообщений каналов к определенным командам в организации можно применять политику удаления со сроком один год, а для остальных команд — политику удаления со сроком три года.For example, for channel messages, you can apply a one-year deletion policy to specific teams in your organization and apply a three-year deletion policy to all other teams.

Управление политиками хранения для TeamsManage retention policies for Teams

Использование Центра безопасности и соответствия требованиямUsing the Security & Compliance Center

Создание политики храненияCreate a retention policy

Чтобы создать политику хранения для чатов и сообщений каналов Teams, выполните следующее:To create a retention policy for Teams chats and channel messages, do the following:

  1. В левой панели навигации Центра безопасности и соответствия требованиям выберите Управление информацией > Хранение.In the left navigation of the Security & Compliance Center, go to Information governance > Retention.

  2. Нажмите Создать.Select Create.

  3. На странице Назовите политику введите имя и описание политики и щелкните Далее.On the Name your policy page, enter a name and description for your policy, and then click Next.

  4. На странице Параметры укажите, нужно ли хранить данные или удалять их (или оба варианта), срок хранения и щелкните Далее.On the Settings page, specify whether you want to retain data, delete it, or both, the retention period, and then click Next.

  5. На странице Выберите расположения выполните следующие действия и нажмите Далее:On the Choose locations page, do the following, and then click Next:

    • Чтобы применить политику к сообщениям канала, включите Сообщения каналов Teams.To apply the policy to channel messages, turn on Teams channel messages. Если вы хотите применить политику к определенным командам в организации, нажмите Выбрать команды и выберите нужные команды.If you want to apply the policy to specific teams in your organization, select Choose teams, and then select the teams that you want.

    • Чтобы применить политику к чатам, включите Чаты Teams.To apply the policy to chats, turn on Teams chats. Если вы хотите применить политику к определенным пользователям в организации, нажмите Выбрать пользователей и выберите нужных пользователей.If you want to apply the policy to specific users in your organization, select Choose users, and then select the users that you want.

      Примечание

      Когда вы включаете параметры Сообщения каналов Teams и/или Чаты Teams, все остальные расположения автоматически отключаются.When you turn on Teams channel messages and/or Teams chats, all other locations are automatically turned off. Политика хранения Teams может включать только расположения Teams.A Teams retention policy can only include Teams locations.

      Снимок экрана: параметры "Сообщения каналов Teams" и "Чаты Teams" на странице "Выберите расположения"

      Важно!

      Политики хранения, применяемые к почтовым ящикам Exchange и группам Microsoft 365 , не влияют на сеансы команд и сообщения на канале.Teams chats and channel messages aren't affected by retention policies applied to user or group mailboxes in the Exchange email or Microsoft 365 groups locations. Хотя чаты и сообщения каналов Teams хранятся в Exchange, на них влияет только политика хранения, применяемая к расположениям Teams.Even though Teams chats and channel messages are stored in Exchange, they're only affected by retention policies applied to the Teams locations.

  6. Проверьте параметры и после завершения нажмите Создать политику.Review your settings, and then when you're ready, select Create this policy.

Изменение политики храненияEdit a retention policy

Чтобы изменить политику хранения Teams, выполните следующее:To edit a Teams retention policy, do the following:

  1. В левой панели навигации Центра безопасности и соответствия требованиям выберите Управление информацией > Хранение.In the left navigation of the Security & Compliance Center, go to Information governance > Retention.

  2. В списке политик хранения установите флажок рядом с политикой хранения, которую нужно изменить.In the list of retention policies, select the check box next to the retention policy you want to edit.

  3. Нажмите Изменить рядом с элементом, который нужно изменить, внесите изменения, нажмите Сохранить и щелкните Закрыть.Select Edit next to what you want to edit, make your changes, click Save, and then click Close.

    Снимок экрана: параметры "Сообщения каналов Teams" и "Чаты Teams" на странице "Выберите расположения"

Предупреждение

Если вы настроили определенные команды или конкретные пользователи, которые нужно включить в сообщения канала группы или чат, и изменить их, чтобы удалить последнюю из них для расположения, конфигурация для этого места будет восстановлена.If you have configured specific teams or specific users to include for Teams channel messages or Teams chats, and edit these to remove the last one for the location, the configuration for that location reverts to All. Убедитесь в том, что это конфигурация, которую вы собираетесь использовать перед сохранением политики.Make sure this is the configuration that you intend before you save the policy.

Например, если вы указали одного пользователя в чате, чтобы включить его в политику хранения, которая настроена на удаление данных, а затем изменить политику для удаления этого пользователя, по умолчанию все пользователи будут подвергаться политике хранения, который окончательно удаляет сообщения в чате для участников группы.For example, if you have specified one Teams chat user to include in your retention policy that's configured to delete data, and then edit the policy to remove this user, by default all users will then be subject to the retention policy that permanently deletes their Teams chat messages. Это относится и к сообщениям каналов групп.The same applies to includes for Teams channel messages.

Если вы не хотите, чтобы параметр " все " для сообщений канала группы или сообщений в команде не подключались к политике хранения, переключите расположение.In this scenario, toggle the location off if you don't want the All setting for the Teams channel messages or Teams chat messages to be subject to the retention policy. Кроме того, можно указать исключения, которые следует исключить из политики.Alternatively, specify excludes to be exempt from the policy.

Удаление политики храненияDelete a retention policy

Чтобы удалить политику хранения Teams, выполните следующее:To delete a Teams retention policy, do the following:

  1. В левой панели навигации Центра безопасности и соответствия требованиям выберите Управление информацией > Хранение.In the left navigation of the Security & Compliance Center, go to Information governance > Retention.
  2. В списке политик хранения установите флажок рядом с политикой хранения, которую нужно удалить.In the list of retention policies, select the check box next to the retention policy you want to delete.
  3. Выберите Удалить политику.Select Delete policy.

Работа с конечными пользователямиEnd user experience

Для частных чатов (чатов в 1:1) или групповых чатов конечные пользователи будут видеть, что все сеансы старше конфигурации политики хранения удаляются, а сообщение об ошибке "мы удалили старые сообщения из-за политики хранения", которое отображается поверх еще не удаленных сообщений.For private chats (1:1 chats) or group chats, the end users will see that chats older than the retention policy configuration are deleted and a control message stating" We've deleted older messages due to your org's retention policy" is shown on top of yet undeleted messages. Снимок экрана с удержанием чата

Снимок экрана: удержание группового чата

После истечения срока действия сообщений для канала пользователи (участники канала) увидят удаленные сообщения.For Channel messages, the end users (channel members) will see the deleted messages disappear from view after messages expire. Если удаленное сообщение было родительским сообщением о цепочке разговоров, а затем — на место родительского сообщения, появится сообщение "это сообщение было удалено из-за политики хранения".If the deleted message was a parent message of a threaded conversation, then, in place of parent message, a message stating "This message has been deleted because of a Retention Policy" will be displayed.

Снимок экрана канала перед удержанием

Снимок экрана: канал после удержания

Примечание

В настоящее время конечные пользователи не подменяют доступ к учетным данным пользователей и администраторов.End user messaging is not user or admin modifiable at this time.

Использование PowerShellUsing PowerShell

Чтобы создать политики хранения Teams и управлять ими с помощью оболочки безопасности & центра соответствия требованиям PowerShell, выполните следующие командлеты:To create and manage Teams retention policies by using Security & Compliance Center PowerShell, use the following cmdlets:

ПолитикаPolicy ПравилоRule
New-RetentionCompliancePolicyNew-RetentionCompliancePolicy New-RetentionComplianceRuleNew-RetentionComplianceRule
Get-RetentionCompliancePolicyGet-RetentionCompliancePolicy Get-RetentionComplianceRuleGet-RetentionComplianceRule
Set-RetentionCompliancePolicySet-RetentionCompliancePolicy Set-RetentionComplianceRuleSet-RetentionComplianceRule
Remove-RetentionCompliancePolicyRemove-RetentionCompliancePolicy Remove-RetentionComplianceRuleRemove-RetentionComplianceRule

Известные проблемыKnown issues

Ниже описаны известные проблемы политик хранения в Teams, которые отслеживаются и исследуются.The following are known issues for retention policies in Teams that are being tracked and investigated.

  • В разделе выбор команд в строке расположение сообщений канала Teams могут отображаться группы Microsoft 365, не являющиеся группами.Under Choose teams in the Teams channel messages location row, you may see Microsoft 365 Groups that aren't also Teams. Это будет исправлено в будущем.This will be addressed in the future.

  • В разделе Выбрать пользователей в строке расположения Чаты Teams вы можете видеть гостей и пользователей без почтовых ящиков.Under Choose users in the Teams chats location row, you may see guests and non-mailbox users. Политики хранения не предназначены для гостей, и мы работаем над удалением их из списка.Retention policies aren't meant to be set for guests, and we're working to remove these from the list.

  • Задания для обработки хранения ежедневно выполняются, но задержка в некоторых случаях может быть запущена в течение 7 дней.Retention processing jobs run daily, but the latency is known to have run upto 7 days, in some cases. Это может привести к тому, что при наличии политики хранения Teams, предназначенной для удаления элементов старше 60 дней, такие элементы могут храниться в течение 67 дней.As a result, it's possible that, if you have a Teams retention policy to delete items older than 60 days, these items could persist for up to 67 days. Это не новая ситуация: она сопутствует модели Exchange.This isn't a new situation - it follows the Exchange model. Конечно же, в большинстве случаев задержка не возникает.Of course, in most cases, there's no delay.