Общие сведения о неактивные почтовые ящики в Office 365Overview of inactive mailboxes in Office 365

Ваша организация может потребоваться сохранить бывших сотрудников электронной почты после окончания организации. В зависимости от требований организации хранения необходимо сохранять содержимое почтовых ящиков для несколько месяцев или лет после окончания занятости или вам может потребоваться сохранять содержимое почтовых ящиков неопределенное время. Независимо от того, как долго необходимо хранить электронной почты можно создать неактивные почтовые ящики в Office 365 для сохранения почтового ящика бывших сотрудников.Your organization might need to retain former employees' email after they leave the organization. Depending on your organization's retention requirements, you might need to retain mailbox content for a few months or years after employment ends, or you might need to retain mailbox content indefinitely. Regardless of how long you need to retain email, you can create inactive mailboxes in Office 365 to retain the mailbox of former employees.

Сведения о неактивных почтовых ящикахWhat are inactive mailboxes?

Когда сотрудник покидает вашей организации (или перехода на расширенного отпуске), вы можете удалить своей учетной записи Office 365. Данные почтовых ящиков сотрудника сохраняются в течение 30 дней после удаления учетной записи. В течение этого периода по-прежнему можно восстановить данные почтового ящика, Отмена удаления учетной записи. Через 30 дней после их данные удаляется без возможности восстановления.When an employee leaves your organization (or goes on an extended leave of absence), you can remove their Office 365 account. The employee's mailbox data is retained for 30 days after the account is removed. During this period, you can still recover the mailbox data by undeleting the account. After 30 days, the data is permanently removed.

Однако если вашей организации необходимо сохранять содержимое почтовых ящиков для бывших сотрудников, можно отключить почтовый ящик в неактивного почтового ящика помещения почтового ящика на хранение для судебного разбирательства или применение политики хранения Office 365 для почтового ящика в Office 365 безопасность & Центр соответствия и затем удаление соответствующей учетной записи Office 365. Содержимое неактивного почтового ящика, сохраняются в течение всего хранение для судебного разбирательства, помещенные на почтовый ящик или период хранения политики хранения Office 365, примененной к нему до удаления почтового ящика. Соответствующая учетная запись пользователя по-прежнему можно восстановить в течение 30-дневного периода. Тем не менее через 30 дней после их неактивного почтового ящика сохраняется в Office 365 пока не будет снято удержание или хранения политики.But if your organization needs to retain mailbox content for former employees, you can turn the mailbox into an inactive mailbox by placing the mailbox on Litigation Hold or applying an Office 365 retention policy to the mailbox in the Office 365 Security & Compliance Center and then removing the corresponding Office 365 account. The contents of an inactive mailbox are retained for the duration of the Litigation Hold placed on the mailbox or the retention period of the Office 365 retention policy applied to it before the mailbox was deleted. You can still recover the corresponding user account for a 30-day period. However, after 30 days, the inactive mailbox is retained in Office 365 until the hold or retention policy is removed.

Важно: Мы отложено крайний срок 1 июля 2017 по созданию новых удержание на месте, чтобы сделать неактивным почтового ящика. Однако в этом году или первых следующего года, не сможет создать удержание на месте в Exchange Online. В этот момент только политики хранения Судебное удержание и Office 365 можно использовать для создания неактивного почтового ящика. Тем не менее существующие неактивные почтовые ящики, которые находятся на хранение на месте по-прежнему будут поддерживаться, и можно продолжить управление удержание на месте на неактивные почтовые ящики. Этот компонент включает изменение длительности хранение на месте и окончательное удаление неактивного почтового ящика, удалив хранение на месте.IMPORTANT: We've postponed the July 1, 2017 deadline for creating new In-Place Holds to make a mailbox inactive. But later this year or early next year, you won't be able to create new In-Place Holds in Exchange Online. At that time, only Litigation Holds and Office 365 retention policies can be used to create an inactive mailbox. However, existing inactive mailboxes that are on In-Place Hold will still be supported, and you can continue to manage the In-Place Holds on inactive mailboxes. This includes changing the duration of an In-Place Hold and permanently deleting an inactive mailbox by removing the In-Place Hold.

Неактивные почтовые ящики и политики хранения Office 365Inactive mailboxes and Office 365 retention policies

В дополнение к хранение для судебного разбирательства, с помощью новой функции политики хранения Office 365 в системы & центре соответствия требованиям — это еще один способ деактивация почтового ящика. Использовать политику хранения для создания неактивного почтового ящика:In addition to Litigation Hold, using the new Office 365 retention policy feature in the Security & Compliance Center is another way to make a mailbox inactive. To use a retention policy to make an inactive mailbox:

  • Примените ее к почтовым ящикам Exchange или расположениям Skype для бизнеса (так как содержимое, связанное со Skype, хранится в почтовом ящике пользователя).It has to be applied to Exchange mailboxes or Skype for Business locations (because Skype-related content is stored in the user's mailbox).

  • Настройте ее на хранение или хранение и удаление содержимого. Если политика хранения настроена только на удаление содержимого, почтовый ящик, к которому применяется политика, не станет неактивным после удаления.It has to be configured to retain content or retain and then deleted content. If a retention policy is configured to just delete content, a mailbox that the policy is applied to won't become inactive when the mailbox is deleted.

  • Настройте поисковый запрос, чтобы хранить только соответствующие ему элементы.It can be query-based so that it retains only items that match a search query.

Дополнительные сведения о настройке политик хранения Office 365 см. в этой статье.For more information about configuring Office 365 retention policies, see Overview of retention policies in Office 365.

Если для деактивации почтового ящика используется политика хранения Office 365, она продолжает применяться к неактивному почтовому ящику. Это означает, что если политика хранения настроена на хранение и удаление содержимого, элементы будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления", когда истечет срок хранения, а затем окончательно удалены из неактивного почтового ящика. Если политика хранения Office 365 не настроена на удаление элементов, элементы, которые не были окончательно удалены пользователем (до того как почтовый ящик стал неактивным), не будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления" и будут храниться в течение неопределенного срока.If you use an Office 365 retention policy to make an inactive mailbox, Office 365 will continue to process the retention policy on the inactive mailbox. This means if the retention policy is configured to retain and then delete content, items will be moved to the Recoverable Items folder when the retention duration expires, and then eventually purged from the inactive mailbox. If the Office 365 retention policy isn't configured to deleted items, then items that haven't been permanently deleted by the user (before the mailbox was made inactive) won't be moved to the Recoverable Items folder and will be retained indefinitely after the mailbox becomes inactive.

Вы можете создать политику хранения Office 365 специально для неактивных почтовых ящиков. Ниже описано, почему стоит это сделать и что необходимо при этом учитывать.You might consider creating an Office 365 retention policy specifically for inactive mailboxes. Here are some reasons for doing this and things to keep in mind.

  • Вы можете настроить политику хранения, чтобы хранить содержимое почтовых ящиков в соответствии с требованиями вашей организации в отношении почты бывших сотрудников.You can configure the retention policy to retain mailbox content only as long as necessary to meet your organization's requirement for former employees.

  • Это простой способ определения неактивные почтовые ящики, так как политика хранения применяется только к неактивные почтовые ящики.It's an easy way to identify inactive mailboxes because the retention policy will only be applied to inactive mailboxes.

  • Можно легко определить политику хранения, назначенная неактивные почтовые ящики в вашей организации. Это облегчит при необходимости измените параметры хранения (или удаления). Оно будет также упростить окончательно удалить неактивного почтового ящика, так как можно просто удалить его из политики с помощью безопасности & центре соответствия требованиям. В противном случае следует использовать Exchange Online PowerShell удалить хранение для судебного разбирательства неактивного почтового ящика или используйте безопасности & PowerShell центр соответствия требованиям для исключения неактивного почтового ящика из политики хранения всей организации Office 365.You'll be able to easily identify the retention policy that's assigned to inactive mailboxes in your organization. This will make it easier to change the retention (or deletion) settings if necessary. It will also make it easier to permanently delete an inactive mailbox because you can just remove it from the policy by using the Security & Compliance Center. Otherwise, you have to use Exchange Online PowerShell to remove a Litigation Hold from an inactive mailbox or use Security & Compliance Center PowerShell to exclude an inactive mailbox from an organization-wide Office 365 retention policy.

  • В политику хранения Office 365 для неактивных почтовых ящиков можно добавить не более 1000 почтовых ящиков. Если у вас очень большая организация, вам может понадобиться создать более одной политики хранения Office 365 для неактивных почтовых ящиков.If you create an Office 365 retention policy specifically for inactive mailboxes, you can add a maximum of 1,000 mailboxes to the policy. If you're a very large organization, you might have to create more than one Office 365 retention policy to use for inactive mailboxes.

Неактивные почтовые ящики и удержания, связанные с делами eDiscoveryInactive mailboxes and eDiscovery case holds

Если удержание, связанной с вариантом eDiscovery в системы & центре соответствия требованиям ставится на почтовый ящик и затем почтового ящика или удаления учетной записи пользователя Office 365, почтового ящика становится неактивного почтового ящика. Тем не менее мы не рекомендуем с помощью случая обнаружения электронных данных содержит деактивация почтового ящика. Вот так как вариантах eDiscovery, предназначены для конкретных, привязанных к времени случаев, связанные с юридическим проблему. В некоторых случаях юридических случая, вероятно, приведет к сбросу и удержания, связанные с вариантом будет удален и случая обнаружения электронных данных будет закрыто. В того, при удержании, помещенные на неактивного почтового ящика связан с вариантом eDiscovery и затем снятия удержания и eDiscovery case закрытия (или удалении), неактивного почтового ящика будут удалены. Кроме того не удается создать удержание электронных данных на основе времени. Это означает, что содержимое в неактивного почтового ящика будут храниться неограниченное время или пока не будет снято удержание и удалении неактивного почтового ящика. Таким образом рекомендуется использовать хранение для судебного разбирательства или политики хранения к Office 365 для неактивных почтовых ящиков.If a hold that's associated with an eDiscovery case in the Security & Compliance Center is placed on a mailbox and then the mailbox or the user's Office 365 account is deleted, the mailbox will become an inactive mailbox. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. Additionally, you can't create a time-based eDiscovery hold. That's means content in an inactive mailbox will be retained forever or until the hold is removed and the inactive mailbox is deleted. Therefore, we recommend using a Litigation Hold or an Office 365 retention policy for inactive mailboxes.

Дополнительные сведения о вариантах eDiscovery и удержания можно вариантах eDiscovery безопасности Office 365 & центре соответствия требованиям.For more information about eDiscovery cases and holds, see eDiscovery cases in the Office 365 Security & Compliance Center.

Неактивные почтовые ящики и метки Office 365Inactive mailboxes and Office 365 labels

Метки в Office 365 помогают классифицировать данные электронной почты в организации и применять правила хранения на основе этой классификации. Метки применяются вручную пользователями или автоматически администраторами, и элементу электронной почты может быть назначена только одна метка. Если хотя бы одному элементу в почтовом ящике пользователя назначена метка, после удаления почтового ящика или учетной записи пользователя Office 365 он станет неактивным. Мы не рекомендуем использовать метки для деактивации почтового ящика. Используйте для этого хранения для судебного разбирательства или политику хранения Office 365. Обратите внимание, что почтовый ящик может стать неактивным при удалении учетной записи пользователя, если к элементу электронной почты применена метка.Labels in Office 365 help you classify email data in your organization for governance, and enforce retention rules based on that classification. A label can be applied to an email item either manually by users or automatically by administrators, and an email item can only have single label assigned to it. If a single email item in a user's mailbox has a label assigned to it and the mailbox or the user's Office 365 account is deleted, the mailbox will become an inactive mailbox. Similar to eDiscovery case holds, we don't recommend using labels to make a mailbox inactive. Instead, we recommend that you use a Litigation Hold or an Office 365 retention policy. Be aware that in the case of labels, you might not realize that a label has been applied to an email item and then inadvertently make an inactive mailbox when you delete the user's account.

Дополнительные сведения о метках см. в этой статье.For more information about labels, see Overview of labels in Office 365.

Неактивные почтовые ящики и политики хранения управления записями сообщений ExchangeInactive mailboxes and Exchange MRM retention policies

Если политики хранения к Exchange (управления записями обмена сообщениями или управления записями сообщений, функцию в Exchange Online) была применена к почтовому ящику, когда было выполнено неактивных, любые политики удаления (которые настроены Удалить действие хранения тегов хранения) будет Продолжение обработки на неактивного почтового ящика. Это означает, что по истечении срока хранения будут перемещены в папку элементов для восстановления элементов, помеченных политики удаления. Эти элементы удаляются из неактивного почтового ящика после истечения удержания. Если продолжительность удержания для неактивного почтового ящика не указан, элементов в папке восстановить элементы будут храниться неограниченное время.If an Exchange retention policy (the Messaging Records Management, or MRM, feature in Exchange Online) was applied to mailbox when it was made inactive, any deletion policies (which are retention tags configured with a Delete retention action) will continue to be processed on the inactive mailbox. That means items that are tagged with a deletion policy will be moved to the Recoverable Items folder when the retention period expires. Those items are purged from the inactive mailbox when the hold duration expires. If a hold duration isn't specified for the inactive mailbox, items in the Recover Items folder will be retained indefinitely.

Напротив, политики архивации (теги хранения с действием MoveToArchive), которые включены в политику хранения, назначенную неактивному почтовому ящику, игнорируются. Это означает, что элементы в неактивном почтовом ящике, помеченные политикой архивации, останутся в основном почтовом ящике после окончания срока хранения. Они не перемещаются в архивный почтовый ящик или папку "Элементы с возможностью восстановления" в архивном почтовом ящике. Они будут храниться бессрочно.Conversely, any archive policies (which are retention tags configured with a MoveToArchive retention action) that are included in the retention policy assigned to an inactive mailbox are ignored. That means items in an inactive mailbox that are tagged with an archive policy will remain in the primary mailbox when the retention period expires. They're not moved to the archive mailbox or to the Recoverable Items folder in the archive mailbox. They will be retained indefinitely.

Создание неактивного почтового ящикаCreating an inactive mailbox

Чтобы сделать неактивного почтового ящика, она должна быть назначена лицензии Exchange Online (план 2), чтобы политику хранения хранение для судебного разбирательства или Office 365 может применяться к почтовому ящику, перед удалением. После удаления почтового ящика Exchange Online лицензии, связанный с ним будут доступны для назначения нового пользователя. Неактивные почтовые ящики не требуют текущей лицензии.To make a mailbox inactive, it must be assigned an Exchange Online (Plan 2) license so that a Litigation Hold or Office 365 retention policy can be applied to the mailbox before it's deleted. After the mailbox is deleted, the Exchange Online license that was associated with it will be available to assign to a new user. Inactive mailboxes don't require ongoing licenses.

В следующей таблице обобщаются процесс подготовки неактивного почтового ящика для хранения различных сценариев. Дополнительные сведения содержатся в разделе Управление неактивными почтовыми ящиками в Office 365.The following table summarizes the process of making an inactive mailbox for different retention scenarios. For more information, see Manage inactive mailboxes in Office 365.

Требуется...To… Выполните следующие действия...Do this... РезультатResult
Хранить содержимое почтового ящика в течение неопределенного срока после ухода сотрудника из организацииRetain mailbox content indefinitely after an employee leaves the organization
Поместите почтовый ящик на хранение для судебного разбирательства или примените к нему политику хранения Office 365.Place the mailbox on Litigation Hold or apply an Office 365 retention policy to the mailbox.
Не указывайте срок хранения для судебного разбирательства и не настраивайте политику хранения Office 365 для удаления элементов. Вы также можете использовать политику хранения без ограничения времени.Don't specify a hold duration for the Litigation Hold or don't configure the Office 365 retention policy to delete items; alternatively you can use a retention policy that retains items forever.
Удалите учетную запись Office 365 пользователя.Remove the user's Office 365 account.
Все содержимое в неактивного почтового ящика, включая элементы в папке элементов для восстановления сохраняется неопределенное время.All content in the inactive mailbox, including items in the Recoverable Items folder, is retained indefinitely.
Хранить содержимое почтового ящика в течение определенного срока после ухода сотрудника из организацииRetain mailbox content for a specific period after an employee leaves the organization and then delete it
Применение политики хранения к Office 365 к почтовому ящику.Apply an Office 365 retention policy to the mailbox.
Настройка политики хранения для удержания и затем удалять элементы при срока их хранения.Configure the retention policy to retain and then delete items when the retention period expires.
Удалите учетную запись Office 365 пользователя.Remove the user's Office 365 account.
По истечении срока хранения для почтового ящика элемента перемещено в папку элементов для восстановления и затем окончательным удалением (очистка) из неактивного почтового ящика по истечении срока хранения удаленного элемента (для почтовых ящиков Exchange). Период хранения политики хранения Office 365 можно настроить на основе исходной даты получен или создания элементов почтового ящика или его последнего изменения.When the retention period for a mailbox item expires, the item is moved to the Recoverable Items folder and then it's permanently deleted (purged) from the inactive mailbox when the deleted item retention period (for Exchange mailboxes) expires. The retention period of the Office 365 retention policy can be configured based on the original date a mailbox item was received or created, or when it was last modified.

Примечание: Если хранение для судебного разбирательства уже размещен на почтовый ящик или политики хранения к Office 365 уже применено к нему, выберите все, что вам потребуется выполнить — удаление соответствующая учетная запись пользователя Office 365 для создания неактивного почтового ящика.NOTE: If a Litigation Hold is already placed on a mailbox, or if an Office 365 retention policy is already applied to it, then all you have to do is delete the corresponding Office 365 user account to create an inactive mailbox.

Управление неактивными почтовыми ящикамиManaging inactive mailboxes

После деактивации почтового ящика с ним можно выполнять различные операции.After you make a mailbox inactive, you can perform various management tasks on inactive mailboxes.

  • Изменить продолжительность удержания для неактивного почтового ящика После внесения в неактивного почтового ящика можно изменить продолжительность удержания политики хранения хранение для судебного разбирательства или Office 365, применяемые к неактивного почтового ящика. Пошаговые процедуры в разделе Изменение продолжительность удержания для неактивного почтового ящика в Office 365.Change the hold duration for an inactive mailbox After a mailbox is made inactive, you can change the hold duration of the Litigation Hold or Office 365 retention policy applied to the inactive mailbox. For step-by-step procedures, see Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365.

  • Восстановление неактивного почтового ящика Если бывший сотрудник (или сотрудников на отпуске) возвращается в вашей организации или работу новых сотрудников будет выполняться для обязанности бывший сотрудник, вы можете восстанавливать контент неактивного почтового ящика. При восстановлении неактивного почтового ящика, почтовый ящик преобразуется в новый почтовый ящик, контент и структура папки неактивного почтового ящика, сохраняются и связанный почтовый ящик учетной записи пользователя. После восстановления, неактивного почтового ящика больше не существует. Пошаговые процедуры и сведений о что происходит при восстановлении неактивного почтового ящика в разделе Восстановление неактивного почтового ящика в Office 365.Recover an inactive mailbox If a former employee (or an employee on a leave of absence) returns to your organization, or if a new employee is hired to take on the job responsibilities of the former employee, you can recover the contents of the inactive mailbox. When you recover an inactive mailbox, the mailbox is converted to a new mailbox, the contents and folder structure of the inactive mailbox are retained, and the mailbox is linked to a new user account. After it's recovered, the inactive mailbox no longer exists. For step-by-step procedures and information about what happens when you recover an inactive mailbox, see Recover an inactive mailbox in Office 365.

  • Восстановление неактивного почтового ящика Если другой сотрудник принимает обязанности бывший сотрудник или другому пользователю требуется доступ к содержимому неактивного почтового ящика, можно восстановить (или объединения) содержимое неактивного почтового ящика для существующего почтового ящика. При восстановлении неактивного почтового ящика содержимое копируется в другой почтовый ящик. Неактивного почтового ящика сохраняется и остается неактивного почтового ящика. Неактивного почтового ящика по-прежнему может осуществляться с помощью средства обнаружения электронных данных, для другого почтового ящика можно было восстановить его содержимое и восстанавливать или удалены в нужный момент. Пошаговые процедуры в разделе Восстановление неактивного почтового ящика в Office 365.Restore an inactive mailbox If another employee takes on the job responsibilities of a former employee, or if another person needs access to the contents of the inactive mailbox, you can restore (or merge) the contents of the inactive mailbox to an existing mailbox. When you restore an inactive mailbox, the contents are copied to another mailbox. The inactive mailbox is retained and remains an inactive mailbox. The inactive mailbox can still be searched using eDiscovery tools, its contents can be restored to another mailbox, and it can be recovered or deleted at a later date. For step-by-step procedures, see Restore an inactive mailbox in Office 365.

  • Удаление неактивного почтового ящика Когда больше не требуется сохранить содержимое неактивного почтового ящика, его можно окончательно удалить путем удаления всех удержаний или политики хранения Office 365, применяемые к неактивного почтового ящика. Если почтовый ящик было выполнено неактивных более 30 дней назад, оно будет помечено для окончательного удаления после удаления удержания. Если почтовый ящик было выполнено неактивные за последние 30 дней, его можно сделать активной еще раз после удаления политики удержания или хранения. Пошаговые процедуры в разделе Удаление неактивного почтового ящика в Office 365.Delete an inactive mailbox When you no longer need to retain the contents of an inactive mailbox, you can permanently delete it by removing all holds or Office 365 retention policies applied to the inactive mailbox. If a mailbox was made inactive more than 30 days ago, it will be marked for permanent deletion after you remove the hold. If the mailbox was made inactive within the last 30 days, you can make it active again after removing the hold or retention policy. For step-by-step procedures, see Delete an inactive mailbox in Office 365.